¿Por cuánto tiempo debería guardar mis registros?

El tiempo que debe guardar un documento depende de qué tipo de acción, gasto, o evento que dicho documento registra. Generalmente debe guardar todo registro que comprueba una fuente de ingresos o su derecho a tomar cualquier deducción o crédito que ha reclamado en su declaración de impuestos hasta que venza el período de prescripción para esa declaración.

El período de prescripción es el período de tiempo durante el cual se le permite enmendar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, o en que el IRS puede imponerle impuesto adicional. La información a continuación detalla los períodos de prescripción aplicables a las declaraciones del impuesto sobre los ingresos. A menos que se indique lo contrario, los años se refieren al período después de presentar la declaración. Las declaraciones que fueron presentadas antes de su fecha de vencimiento se tratan como si fueran presentadas en la fecha de vencimiento.

Nota: Guarde copias de las declaraciones de impuestos que presenta. Son útiles al momento de preparar declaraciones futuras de impuestos y al realizar sus cálculos si presenta una declaración enmendada.

Períodos de prescripción aplicables a las declaraciones de impuestos sobre los ingresos

1. Guarde sus registros por 3 años si no le corresponde la situación (4), (5), o (6), a continuación.
2. Guarde sus registros por 3 años a partir de la fecha que presentó su declaración original, o 2 años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, la que sea posterior, si  es que presenta una reclamación de un crédito o reembolso después de presentar la declaración de impuestos.
3. Guarde sus registros por 7 años si presenta una reclamación de pérdida por acciones sin valor, o una deducción por deuda incobrable.
4. Guarde sus registros por 6 años si no declaró ingresos que debía de haber declarado, y representan más del 25% de los ingresos brutos mostrados en su declaración.
5. Guarde indefinidamente sus registros si no presenta una declaración de impuestos.
6. Guarde indefinidamente sus registros si presenta una declaración fraudulenta.
7. Guarde por un mínimo de 4 años a partir de la fecha de vencer o pagar el impuesto, la que sea posterior, sus registros relacionados con el impuesto sobre la nómina.

Debe hacerse las preguntas siguientes referentes a cada registro al momento de decidir si guardar el documento o tirarlo a la basura.

¿Los registros están vinculados con propiedad?

Debe generalmente guardar registros vinculados con propiedades hasta que venza el período de prescripción en el año en el que enajena la propiedad. Debe guardar estos registros para calcular cualquier deducción por depreciación, amortización, o agotamiento; y para calcular su ganancia o pérdida al vender o de otra manera enajenar la propiedad.

Si recibió propiedad como parte de un intercambio no tributable, su base en la propiedad es la misma que la base de la propiedad que cedió, más cualquier dinero que pagó. Debe guardar los registros correspondientes a la propiedad anterior, además de las de la nueva, hasta que venza el período de prescripción para el año en el que enajena la propiedad nueva.

¿Qué hago con mis registros que no son necesarios para propósitos tributarios?

Cuando sus registros ya no son necesarios para propósitos tributarios, no los tire hasta que verifique si tiene que guardarlos durante más tiempo para otros propósitos. Por ejemplo, si su compañía de seguro o acreedores le requieren guardar los registros durante más tiempo que lo que requiere el IRS.