Tôi phải lưu giữ hồ sơ trong bao lâu?

Quãng thời gian phải lưu giữ tài liệu còn tùy vào hành động, chi phí hay sự kiện được ghi trong tài liệu đó. Nói chung bạn phải lưu giữ những hồ sơ chứng minh cho thu nhập, khấu trừ hoặc tín thuế trên tờ khai thuế cho tới khi thời kỳ hạn định đối với tờ khai đó không còn hiệu lực nữa.

Thời kỳ hạn định là khoảng thời gian bạn có thể điều chỉnh tờ khai thuế của mình để yêu cầu tín thuế hay hoàn tiền, hoặc khoảng thời gian IRS có thể định mức thuế bổ sung. Thông tin dưới đây chỉ rõ các thời kỳ hạn định áp dụng cho tờ khai thuế thu nhập. Các năm nhắc đến tại đây là thời kỳ sau khi nộp tờ khai thuế, trừ khi có quy định khác. Tờ khai đã nộp trước ngày đáo hạn được xem như đã nộp vào ngày đáo hạn.

Ghi chú: Hãy lưu giữ bản sao của những tờ khai thuế đã nộp. Chúng giúp chuẩn bị các tờ khai thuế trong tương lai và thực hiện tính toán nếu bạn nộp tờ khai được điều chỉnh.

Thời kỳ hạn định áp dụng cho tờ khai thuế thu nhập

1. Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm nếu các trường hợp (4), (5), (6) ở dưới không áp dụng cho bạn.
2. Lưu giữ hồ sơ muộn hơn 3 năm kể từ ngày bạn nộp bản gốc hoặc 2 năm sau khi đã trả tiền thuế tính từ ngày đã trả tiền thuế, nếu bạn yêu cầu tín thuế hoặc hoàn tiền sau khi đã nộp tờ khai.
3. Lưu giữ hồ sơ trong 7 năm nếu bạn yêu cầu khấu trừ cho lỗ do chứng khoán bị mất giá trị hoặc nợ khó đòi.
4. Lưu giữ hồ sơ trong 6 năm nếu bạn không khai báo thu nhập phải được khai báo, và số này lớn hơn 25% tổng thu nhập ghi trên tờ khai của bạn.
5. Lưu giữ hồ sơ vô hạn định nếu bạn không khai thuế.
6. Lưu giữ hồ sơ vô hạn định nếu bạn nộp tờ khai gian lận.
7. Lưu giữ hồ sơ thuế việc làm muộn hơn ít nhất 4 năm sau ngày đáo hạn tiền thuế hoặc ngày trả tiền thuế.

Các câu hỏi sau đây nên được áp dụng cho từng hồ sơ khi bạn quyết định nên giữ tài liệu hay vứt nó đi.

Hồ sơ này có liên quan tới tài sản không?

Nói chung, hãy lưu giữ hồ sơ liên quan đến tài sản cho tới khi thời kỳ hạn định không còn hiệu lực cho năm bạn xử lý tài sản. Bạn phải lưu giữ những hồ sơ này để tính mọi khoản khấu hao, trừ dần hoặc chiết khấu hư mòn, và tính tiền lời hay lỗ khi bán hoặc xử lý tài sản theo cách khác.

Nếu bạn nhận tài sản theo phương thức trao đổi không bị đánh thuế, thì giá gốc của tài sản đó cũng giống y như giá gốc của tài sản đã trao đi, cộng với bất cứ số tiền nào bạn phải trả. Bạn phải lưu giữ hồ sơ về tài sản cũ, cũng như tài sản mới, cho tới khi thời kỳ hạn định không còn hiệu lực cho năm bạn xử lý tài sản mới.

Tôi nên làm gì với các hồ sơ không liên quan đến mục đích thuế?

Khi hồ sơ của bạn không còn cần thiết cho mục đích thuế nữa, đừng bỏ hồ sơ này cho đến khi bạn biết chắc là sẽ không cần phải giữ lại hồ sơ cho các mục đích khác. Ví dụ như hãng bảo hiểm hoặc những nơi cho vay có thể yêu cầu bạn giữ hồ sơ này lâu hơn là yêu cầu của IRS.