В течение какого периода времени я должен хранить документацию?

Продолжительность того периода времени, в течение которого вы должны хранить документацию, зависит от ее содержания и регистрируемых ею расходов и событий. Обычно вы должны хранить свою документацию, обосновывающую статью дохода или вычитания из налогооблагаемой базы, указанную в налоговой декларации, в течение всего того периода, когда сохраняются ограничения, наложенные на эту налоговую декларацию.

Период, в течение которого сохраняются ограничения, наложенные на эту налоговую декларацию, – это тот период, в течение которого вы можете внести изменения в свою налоговую декларацию, чтобы указать налоговый зачет или возврат, а Налоговое управление США (IRS) может начислить дополнительный налог. Ниже приведена информация о периодах, в течение которых сохраняются ограничения, наложенные на налоговые декларации. Если не указано обратное, продолжительность в годах отсчитывается с момента подачи налоговой декларации. Налоговые декларации, поданные до срока их подачи, рассматриваются как поданные в срок.

Примечание: храните копии поданных налоговых деклараций. Это помогает готовить налоговые декларации в будущем и выполнять расчеты при подаче налоговых деклараций с поправками.

Период действия ограничений для подоходных налоговых деклараций

1. Указанные ниже в пунктах (4), (5) и (6), на вас не распространяются, храните документацию в течение 3 лет.
2. Если вы указали налоговый зачет или возврат переплаченных налогов после подачи налоговой декларации, храните документацию в течение 3 лет с даты подачи налоговой декларации, а если к этому моменту еще не истекут 2 года с даты уплаты вами налога, храните документацию до тех пор, пока не истечет последний срок.
3. Если вы указали потерю от обесценившихся ценных бумаг или вычитание из налогооблагаемый базы в счет долга, не подлежащего возврату, храните документацию в течение 7 лет.
4. Если вы не указали в своей налоговой декларации доход, который были обязаны указать, и размер этого неуказанного дохода превышает 25% вашего валового дохода, указанного в налоговой декларации, храните документацию в течение 6 лет.
5. Если вы не подали налоговую декларацию, храните документацию без ограничения срока давности.
6. Если вы подали налоговую декларацию, содержащую заведомый обман, храните документацию без ограничения срока давности.
7. Храните все данные о налогах, удержанных работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму, в течение 4 лет после установленного срока выплаты налогов или даты их фактической выплаты, если она была выполнена позднее установленного срока.

Задавайте себе приведенный ниже вопрос каждый раз, когда вы решаете, уничтожить ли или сохранить тот или иной документ.

Связаны ли эти документы с активами?

Храните документы, связанные с собственностью, до тех пор, пока не истечет период ограничения за тот год, в течение которого вы ликвидировали собственность посредством операции, доход от которой облагается налогом. Вы должны хранить эти документы для того, чтобы вычислить вычитание из налогооблагаемой базы за снижение стоимости, амортизацию или исчерпание актива, а также для того, чтобы подсчитать доход или убыток при продаже собственности или ее ликвидации каким-либо иным образом.

Обычно, если вы получаете собственность при обмене, не подлежащем налогообложению, принадлежащая вам стоимость новой собственности равняется принадлежащей вам стоимости старой собственности плюс уплаченная вами при обмене сумма. Вы должны хранить документацию как о старой собственности, так и о новой собственности до тех пор, пока не истечет период действия ограничений для того налогового года, в течение которого вы ликвидируете новую собственность посредством операции, облагаемой налогом.

Что я должен делать с моей отчетностью в целях, не имеющих отношения к налогообложению?

Когда ваша отчетность уже не нужна для целей налогообложения, не торопитесь избавляться от нее, сначала удостоверьтесь в том, что она не нужна вам для других целей. Например, ваша страховая компания или кредиторы могут потребовать от вас сохранения отчетности в течение более длительного времени, чем требует Налоговое управление США.