Fechas de vencimiento para el impuesto sobre la nómina

Cómo declarar las fechas de vencimiento

Todo empleador que participe en una ocupación o negocio, que pague una remuneración por los servicios prestados por los empleados, tiene que declarar al IRS los pagos de salarios y los impuestos sobre la nómina relacionados, incluida la retención del impuesto sobre los ingresos, el impuesto al Seguro Social, el impuesto al Medicare y, si corresponde, el impuesto adicional de Medicare. Por lo general, los empleadores tienen que declarar los salarios, las propinas y otras remuneraciones que le pagan a un empleado, presentando el Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador. Los pequeños empleadores (aquellos con obligaciones de impuestos anuales sobre la nómina de $1,000 o menos) pueden presentar el Formulario 944 (SP), Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador, si el IRS lo aprueba, y los empleadores presentan el Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios. La mayoría de los empleadores también tienen que presentar el Formulario 940, Declaración Federal Anual del Empleador del Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA)), para declarar los salarios pagados sujetos a la Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) y calcular el impuesto. Todos los impuestos sobre la nómina, incluido el impuesto FUTA, tienen que depositarse de manera oportuna y por el método requerido.

A fin de año, el empleador tiene que presentar un Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos, para informar a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés), los salarios, propinas y otras remuneraciones pagadas a un empleado y proporcionar de manera oportuna una copia al empleado para que éste pueda presentar correctamente su declaración de impuestos.

Toda persona que se dedique a una ocupación o negocio que realice ciertos tipos de pagos declarables, tiene que informar el pago al IRS. El Formulario 1099-NEC se utiliza para informar los pagos de remuneración a los que no son empleados de $600 o más a un beneficiario. El Formulario 1099-MISC o cualquier otro tipo de declaración informativa se utiliza para informar los pagos que no sean de remuneración a los que no son empleados.

Un empleador tiene que presentar los formularios requeridos para la fecha de vencimiento requerida. Si la fecha de vencimiento para presentar una declaración cae en un sábado, domingo o un día feriado oficial, entonces puede presentar la declaración el próximo día laborable.

Formularios que se presentan trimestralmente con las fechas de vencimiento del 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero (para el cuarto trimestre del año calendario anterior)

• Presente el Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador (en inglés), si usted pagó salarios sujetos a los impuestos sobre la nómina ante el IRS para cada trimestre, para el último día del mes siguiente al final del trimestre. Si depositó de manera oportuna todos los impuestos a su vencimiento, entonces usted tiene 10 días calendario adicionales para presentar la declaración. Consulte la Publicación 15, (Circular E), Guía Tributaria para Empleadores (en inglés), para obtener más información.

Formularios que se presentan anualmente con la fecha de vencimiento del 31 de enero

• Presente los Formularios W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés), con el Formulario W-3, Transmisión de Comprobantes de Retención (en inglés), ante la SSA para informar los salarios pagados y los impuestos sobre la nómina retenidos de estos salarios durante el año tributario anterior. Los Formularios W-2 y W-3 se pueden presentar electrónicamente, y ciertos empleadores también pueden presentarlos en papel. Actualmente, los empleadores que presentan 250 o más Formularios W-2 tienen que presentarlos electrónicamente.
• Para conocer los cambios en los requisitos de presentación electrónica, consulte Los requisitos de presentación electrónica cambiarán a partir de 2024 o consulte las Instrucciones e información de la presentación del Formulario W-2 del empleador (en inglés) en el sitio web de la SSA para obtener más información sobre estos formularios, incluida la ayuda para presentar los formularios electrónicamente. También se requiere que los Formularios W-2 se proporcionen a los empleados para el 31 de enero.
• Presente el Formulario 940, Declaración Federal Anual del Empleador del Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA) (en inglés), ante el IRS para declarar los salarios sujetos al impuesto FUTA pagados en el año anterior. Si depositó todo el impuesto FUTA a su vencimiento, entonces usted tiene 10 días calendario adicionales para presentar el Formulario 940. Consulte la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA) (en inglés) en la Publicación 15 para obtener más información.
• Presente el Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios (en inglés), ante el IRS, si pagó salarios sujetos a los impuestos sobre la nómina a trabajadores agrícolas en el año anterior. El Formulario 943 se utiliza solamente para declarar los salarios pagados a los trabajadores agrícolas y estos mismos salarios no son declarados en los Formularios 941 y 944.
• Presente el Formulario 944 (SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador, ante el IRS, si el IRS le notificó por escrito que debe presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 944 para el año, y desea cambiar, entonces siga las instrucciones del Formulario 944 para solicitar este cambio. Hasta que usted reciba una confirmación por escrito de que su requisito de presentación ha cambiado, continúe presentando el formulario que el IRS le notificó previamente que presentara.
• Presente el Formulario 943, Declaración del impuesto federal anual del empleador de empleados agropecuarios (en inglés), ante el IRS, si pagó salarios sujetos a los impuestos sobre la nómina a trabajadores agrícolas en el año anterior. El Formulario 943 se utiliza solamente para declarar los salarios pagados a los trabajadores agrícolas y estos mismos salarios no son declarados en los Formularios 941 y 944.
• Presente el Formulario 944 (SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador, ante el IRS, si el IRS le notificó por escrito que debe presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 944 para el año, y desea cambiar, entonces siga las instrucciones del Formulario 944 para solicitar este cambio. Hasta que usted reciba una confirmación por escrito de que su requisito de presentación ha cambiado, continúe presentando el formulario que el IRS le notificó previamente que presentara.
• Presente el Formulario 1099-NEC, Remuneración a los que no son empleados (en inglés), con el Formulario 1096, Resumen anual y transmisión de las declaraciones informativas de los EE. UU. (en inglés) ante el IRS, si realizó pagos en el transcurso de su ocupación o negocio por un total de más de $600 a un beneficiario, por servicios prestados por alguien que no es su empleado, los pagos en efectivo por la pesca o los honorarios de los abogados. Los Formularios 1099-NEC deben entregarse a los destinatarios antes del 31 de enero. Para obtener más información sobre los Formularios 1099-NEC, consulte Cómo Informar los Pagos a los Contratistas Independientes. Para ver los cambios en los requisitos de presentación electrónica, consulte Los requisitos de presentación electrónica cambiarán a partir de 2024.
• Presente el Formulario 945, Declaración Anual del Impuesto Federal sobre los Ingresos Retenidos (en inglés), ante el IRS, para declarar el impuesto federal sobre el ingreso retenido (u obligado a ser retenido) de los pagos que no son de la nómina. Si depositó a su vencimiento todos los impuestos sobre los ingresos retenidos, entonces usted tiene 10 días calendario adicionales para presentar. Para obtener más información, consulte la Retención del impuesto sobre el ingreso no relacionado con la nómina en la Publicación 15 (en inglés).

Formularios que se presentan anualmente con fecha de vencimiento del 28 de febrero (o el 31 de marzo si se presentan electrónicamente)

• Presente el Formulario 1099-MISC, Ingresos misceláneos (en inglés), con el Formulario 1096, Resumen anual y transmisión de las declaraciones informativas de los EE. UU. (en inglés), ante el IRS, para informar los ingresos, regalías, premios y galardones y otros ingresos fijos o determinables pagados el año calendario anterior. Consulte las instrucciones para el Formulario 1099-MISC para conocer todos los diferentes tipos de ingresos que tienen que informarse y el límite de información de la cantidad en dólares aplicables. Los Formularios 1099-MISC y 1096 se pueden presentar electrónicamente, para obtener más información, consulte la Publicación 1220 (en inglés) PDF. Si usted presenta los Formularios 1099-MISC y 1096 electrónicamente, entonces la fecha de vencimiento es el 31 de marzo. Por lo general, los Formularios 1099-MISC tienen que proporcionarse a los beneficiarios para el 31 de enero. Para conocer los cambios en los requisitos de presentación electrónica, consulte Los requisitos de presentación electrónica cambiarán a partir de 2024.
• Presente el Formulario 8027, Declaración informativa anual del empleador sobre los ingresos de propinas y propinas asignadas (en inglés), ante el IRS, para realizar un informe anual sobre sus recibos de alimentos y bebidas del año anterior y para declarar las propinas que los empleados le informaron a usted, si usted es "un establecimiento grande de alimentos y bebidas". Consulte la Publicación 15 (en inglés) para obtener más información, incluida la definición de un "establecimiento grande de alimentos y bebidas" y consulte la Publicación 1239, Especificaciones para la presentación electrónica del Formulario 8027, Declaración anual del empleador sobre los ingresos de propinas y propinas asignadas (en inglés) PDF, para obtener ayuda con la presentación electrónica del Formulario 8027. Si usted presenta electrónicamente el Formulario 8027, entonces la fecha de vencimiento es el 31 de marzo.

Los requisitos de presentación electrónica cambiarán a partir de 2024

El Departamento del Tesoro y el Servicio de Impuestos Internos emitieron reglamentos finales (en inglés) que modifican las reglas para la presentación electrónica de las declaraciones y otros documentos (presentación electrónica). Estos reglamentos afectan a quienes presentan muchos tipos de declaraciones, incluidas las declaraciones informativas (por ejemplo, los Formularios 1099 o W-2) y las declaraciones de retención de impuestos (por ejemplo, los Formularios 945 y 1042). Para las declaraciones informativas que tienen que presentarse a partir del 1 de enero de 2024, los reglamentos finales:

• reducen el límite de 250 declaraciones promulgado en los reglamentos anteriores para requerir que por lo general los declarantes presenten electrónicamente 10 o más declaraciones en un año calendario.
• requieren que los declarantes agreguen casi todos los tipos de declaraciones informativas cubiertas por el reglamento para determinar si un declarante cumple con el límite de 10 declaraciones y está obligado a presentar electrónicamente sus declaraciones informativas.

Fechas de vencimiento del depósito de impuestos

En general, existen diferentes fechas de vencimiento para el depósito de impuestos, que dependen de la declaración en la que se declaran los impuestos, el historial de las presentaciones anteriores y factores adicionales. Frecuentemente, estas fechas de vencimiento de depósito son diferentes de las fechas de vencimiento de la presentación de las declaraciones de impuestos.

Usted tiene que utilizar el Sistema de pago electrónico del impuesto federal (EFTPS, por sus siglas en inglés) (en inglés) para efectuar todos los depósitos de impuestos federales. El depositar los impuestos por sí solos no declara los impuestos ni lo exime a usted del requisito de presentar una declaración. Si la fecha de vencimiento para realizar su depósito cae en un sábado, domingo o día feriado oficial, entonces usted puede realizar su depósito el siguiente día laborable.

Depósitos de los impuestos federales sobre los ingresos retenidos, de los impuestos al Seguro Social y al Medicare

Para los impuestos declarados en los Formularios 941, 943, 944 o 945, existen dos itinerarios de depósito: mensual y bisemanal. Antes del comienzo de cada año calendario, usted tiene que determinar cuál de los dos itinerarios de depósito tiene que utilizar. El itinerario de depósito que tiene que utilizar es con base en la obligación tributaria total que declaró en los formularios anteriores durante el período retrospectivo especificado. El período restrospectivo es diferente según el tipo de formulario. Consulte las instrucciones para el formulario o la Publicación 15 (en inglés), para obtener más información sobre el período restrospectivo y cómo determinar qué tipo de depositante es usted.

Depositante mensual

Según el itinerario de depósitos mensuales, deposite los impuestos sobre la nómina de los pagos realizados durante un mes para el día 15 del mes siguiente.

Depositante bisemanal

Según el itinerario de depósito bisemanal, deposite los impuestos sobre la nómina de los pagos realizados el miércoles, jueves y/o viernes, para el miércoles siguiente. Deposite los impuestos de los pagos realizados el sábado, domingo, lunes y/o martes para el viernes siguiente.

Regla de depósito al día siguiente

Si en cualquier día durante un período de depósito mensual o bisemanal, usted acumula $100,000 o más en impuestos, entonces usted tiene que depositar el impuesto para el siguiente día laborable.

Depósitos del impuesto FUTA

Usted tiene que determinar cuándo depositar su impuesto FUTA, de acuerdo a la cantidad de su obligación tributaria según lo determinado trimestralmente. Si su obligación del impuesto FUTA es de $500 o menos en un trimestre, entonces transfiérala al siguiente trimestre. Para cualquier trimestre en el que su obligación del impuesto FUTA para ese trimestre (más cualquier cantidad no depositada de cualquier trimestre anterior) sea de $500 o más, deposite (en inglés) la cantidad total de su obligación del impuesto FUTA para el final del trimestre, para el último día del primer mes que sigue al final del trimestre. Si es $500 o menos para el cuarto trimestre, entonces usted puede realizar un depósito o pagar el impuesto con su Formulario 940 para el 31 de enero.