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Cómo obtener respuestas a sus preguntas sobre los impuestos.

Si tiene una pregunta sobre impuestos que no ha sido contestada con la información presentada en esta publicación, consulte IRS.gov/Espanol y Cómo Obtener Ayuda con los Impuestos, al final de esta publicación.

Cómo obtener formularios, instrucciones y publicaciones de impuestos.

Acceda a IRS.gov/Forms, para descargar los formularios, instrucciones y publicaciones del año actual o de años anteriores.

Cómo ordenar formularios, instrucciones y publicaciones de impuestos.

Acceda a IRS.gov/OrderForms y pulse sobre Español para pedir los formularios, instrucciones y publicaciones del año actual; llame al 800-829-3676 para hacer pedidos de formularios e instrucciones de años anteriores. El IRS tramitará su pedido de formularios y publicaciones lo antes posible. No vuelva a enviar pedidos que ya nos haya enviado. Usted puede obtener formularios y publicaciones más rápido en línea.

Empleados del gobierno federal.

La información en esta publicación, incluyendo las reglas para hacer los depósitos de impuestos federales, aplica a las agencias federales.

Empleados del gobierno estatal y local.

Los pagos a empleados por servicios prestados cuando trabajan para empleadores de gobiernos estatales y locales generalmente están sujetos a la retención de impuestos federales sobre los ingresos pero no al impuesto FUTA. La mayoría de los funcionarios públicos, electos y designados por los gobiernos estatales o locales, son empleados conforme al derecho común. Vea el capítulo 3 de la Publicación 963, Federal–State Reference Guide (Guía de referencia federal-estatal). Además, los salarios, con ciertas excepciones, están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Vea el apartado 15 para más información sobre las excepciones.

Si un trabajador electoral está empleado en otra capacidad dentro de la misma entidad gubernamental, vea el Revenue Ruling 2000-6 (Resolución Administrativa Tributaria 2000-6) que se encuentra en la página 512 del Internal Revenue Bulletin 2000-6 (Boletín Administrativo Tributario 2000-6) en IRS.gov/pub/irs-irbs/irb00-06.pdf.

Usted puede obtener información sobre cómo declarar y la cobertura del Seguro Social de su oficina local del IRS. Si usted tiene preguntas sobre la cobertura bajo un acuerdo conforme a la sección 218 de la Social Security Act (Ley del Seguro Social), comuníquese con el oficial estatal apropiado. Para localizar su Administrador estatal del Seguro Social, acceda al sitio web de la National Conference of State Social Security Administrators (Conferencia nacional de administradores estatales del Seguro Social o NCSSSA, por sus siglas en inglés) en NCSSSA.org.

Gobiernos tribales indígenas.

Vea la Publicación 4268 para información tributaria de los gobiernos tribales indígenas.

Entidades no consideradas como separadas de sus dueños y compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs).

Las entidades no consideradas como separadas de sus dueños (disregarded entities) que tienen un solo dueño y que reúnen los requisitos y las compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs, por sus siglas en inglés), son tratadas como si fueran entidades separadas de sus dueños para propósitos de los impuestos sobre la nómina. Las entidades de un solo miembro que reúnen los requisitos tienen que declarar y pagar el impuesto sobre la nómina correspondiente a los salarios de los empleados usando el nombre y el EIN de la entidad. Vea las secciones 1.1361-4(a)(7) y 301.7701-2(c)(2)(iv) del Reglamento.

Empleadores agropecuarios que tienen líderes de cuadrilla.

Un empleador agropecuario tiene que registrar el nombre, la dirección y el EIN del líder de cuadrilla. Vea el apartado 2 y el apartado 14.

Condición del empleado conforme al derecho común.

Por lo general, un trabajador que le presta servicios es su empleado si usted tiene derecho a controlar qué se hará y cómo se hará el trabajo. Esto es así incluso cuando le da libertad de acción al empleado. Lo que importa es que usted tiene el derecho de controlar los detalles de cómo se realizan los servicios. Vea la Publicación 15-A para más información sobre cómo determinar si un individuo es un un contratista independiente o un empleado.

Por lo general, las personas que trabajan por cuenta propia no son empleados. Por ejemplo, médicos, abogados, veterinarios y otros con ocupaciones independientes que ofrecen sus servicios al público en general no son empleados. Si el negocio se incorpora, los funcionarios del negocio quienes trabajan en la sociedad anónima son empleados de la sociedad anónima.

Si existe una relación empleador-empleado, no importa cómo se llame. El empleado puede ser llamado agente o contratista independiente. Tampoco importa cómo se midan o paguen los pagos, cómo se llamen o si el empleado trabaja a jornada completa o a jornada parcial.

Empleados estatutarios.

Si alguien que trabaja para usted no es un empleado conforme al derecho común discutido anteriormente, no retenga el impuesto federal sobre el ingreso de su paga, a menos que la retención adicional de impuesto corresponda. Aunque las siguientes personas descritas a continuación no sean empleados conforme al derecho común, se consideran empleados por ley para propósitos de los impuestos del Seguro Social y del Medicare si se cumplen las condiciones bajo Requisitos, más adelante.

Requisitos.

Retenga los impuestos del Seguro Social y del Medicare de los salarios de los empleados estatutarios si corresponden los tres siguientes requisitos.

Las personas que se encuentran en la categoría a o d, anteriormente, también son empleados para efectos del impuesto FUTA, si se cumplen los requisitos 1 a 3.

La Publicación 15-A, ofrece ejemplos de la relación empleador-empleado.

Individuos que no son empleados estatutarios.

Los vendedores directos, los agentes de bienes inmuebles calificados y ciertos cuidadores acompañantes son, por ley, considerados no empleados. Por lo general, se les trata como trabajadores por cuenta propia para propósitos de todos los impuestos federales, incluyendo los impuestos sobre el ingreso y sobre la nómina. Vea la Publicación 15-A para más información.

Trabajadores agropecuarios.

Por lo general, usted es un empleador de trabajadores agropecuarios si sus empleados:

Con este fin, el término “granja” incluye ganaderas, lácteas, avícolas, frutales, de animales peleteros y de camiones, así como plantaciones, ranchos, viveros, pasturas, invernaderos u otras estructuras similares utilizadas principalmente para la cría de productos agropecuarios u hortícolas y los huertos.

Trabajo agropecuario no incluye actividades de reventa que no impliquen una actividad sustancial de cultivo de productos agropecuarios u hortícolas, tales como una tienda al por menor o un invernadero utilizado principalmente para la exhibición o el almacenaje. Tampoco incluye los servicios de procesamiento, que cambian una mercancía de su estado bruto o natural, o los servicios prestados después de que una mercancía ha sido cambiada de su estado bruto o natural.

Líderes de cuadrilla.

Usted es un empleador de trabajadores agropecuarios si usted es un líder de cuadrilla. Un líder de cuadrilla es una persona que suministra y paga (ya sea en su propio nombre o en nombre del operador de la granja) a trabajadores que prestan servicios agropecuarios para el operador de una granja. Si no hay un acuerdo escrito entre usted y el operador de la granja que indique que usted es su empleado, y si usted le paga a los trabajadores (ya sea en su propio nombre o en nombre del operador de la granja), entonces se le considera un líder de cuadrilla. Para información sobre cómo se aplican las reglas del impuesto FUTA, vea el apartado 14.

Si usted es un líder de cuadrilla, no se le considera el empleado del operador agropecuario por los servicios prestados en el suministro de trabajadores agropecuarios y como miembro de la cuadrilla.

Trabajadores agropecuarios con visa H-2A.

No marque el recuadro 13 (Empleado estatutario) en el Formulario W-2, ya que los trabajadores con visa H-2A no son empleados estatutarios.

Clasificación de empleados como personas que no son empleados.

Por lo general, usted será responsable de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del impuesto sobre el ingreso retenido si no deduce ni retiene estos impuestos porque consideró a un empleado como no empleado. Es posible que pueda calcular su obligación usando las tasas especiales conforme a la sección 3509 para la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare y la retención del impuesto sobre el ingreso. Las tasas correspondientes dependen de si usted presentó los Formularios 1099 requeridos. No puede recuperar la parte correspondiente del empleado del impuesto del Seguro Social, del impuesto del Medicare o de la retención del impuesto federal sobre el ingreso del empleado si el impuesto se paga conforme a la sección 3509. Usted es responsable de la retención del impuesto sobre el ingreso independientemente de si el empleado pagó impuesto sobre el ingreso sobre sus salarios. Usted continúa debiendo la cantidad completa de la parte correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y del Medicare. El empleado permanece responsable de la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Vea la sección 3509 para detalles. También vea las Instrucciones para el Formulario 941-X, las Instrucciones para el Formulario 943-X o las Instrucciones para el Formulario 944-X.

Las tasas conforme a la sección 3509 no están disponibles si usted intencionalmente hace caso omiso del requisito para retener los impuestos del empleado o si retuvo los impuestos sobre el ingreso, pero no retuvo los impuestos del Seguro Social y del Medicare. La sección 3509 no está disponible para la reclasificación de empleados estatutarios. Vea Empleados estatutarios, anteriormente en esta sección.

Si el empleador emite las declaraciones informativas requeridas, las tasas conforme a la sección 3509 son las siguientes:

Si el empleador no emitió las declaraciones informativas requeridas, las tasas conforme a la sección 3509 son las siguientes.

Disposiciones de alivio.

Si tiene una base razonable para no tratar a un trabajador como un empleado, es posible que se le exima de tener que pagar impuestos sobre la nómina por ese trabajador. Para obtener este alivio tiene que presentar todas las declaraciones de impuestos federales incluyendo las declaraciones informativas de una manera uniforme con respecto a la forma en que clasifica al trabajador. Usted (o su predecesor) no pudo haber tratado a ningún trabajador que tenga una posición sustancialmente similar como empleado durante ningún período que comience después de 1977. Vea la Publicación 1976, Do you qualify for Relief Under Section 530 (¿Califica usted para el alivio de la sección 530?).

Ayuda proporcionada por el IRS.

Si desea que el IRS determine si un trabajador es un empleado, presente el Formulario SS-8.

Programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores (VCSP).

Los empleadores quienes en la actualidad clasifican a sus trabajadores (o a una clase o grupo de trabajadores) como contratistas independientes u otras personas que no son empleados y que desean reclasificar voluntariamente a sus trabajadores como empleados para períodos tributarios futuros pueden ser elegibles para participar en el VCSP si se cumplen ciertos requisitos. Presente el Formulario 8952, Application for Voluntary Classification Settlement Program (VCSP) (Solicitud del programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores). Para más información, acceda a IRS.gov/VCSP.

Hijos empleados por los padres.

Los pagos por servicios de un hijo menor de 18 años de edad que trabaja para sus padres en una ocupación o negocio, no están sujetos al impuesto del Seguro Social y del Medicare si la ocupación o negocio es un negocio por cuenta propia o una sociedad colectiva en la cual cada socio es el padre del hijo. Si estos pagos son por un trabajo que no sea en la ocupación o negocio, como el trabajo doméstico en la casa de los padres domicilio particular, no están sujetos al impuesto del Seguro Social y del Medicare hasta que el hijo alcance los 21 años de edad. Sin embargo, vea Servicios cubiertos de un hijo o cónyuge, más adelante. Los pagos por servicios de un hijo menor de 18 años de edad que trabaja para sus padres en una ocupación o negocio, no están sujetos al impuesto FUTA. Los pagos por servicios de un hijo de cualquier edad que trabaje para sus padres están generalmente sujetos a la retención de los impuestos sobre el ingreso a menos que los pagos sean por trabajo doméstico en la casa de sus padres o a menos que los pagos sean por otro trabajo que no sea de la ocupación o negocio y sean menos de $50 en el trimestre o el hijo no esté empleado regularmente para hacer ese trabajo.

Cónyuge que presta servicios para el otro cónyuge.

Los salarios por servicios a un individuo que trabaja para su cónyuge en una ocupación o negocio están sujetos a la retención del impuesto sobre el ingreso y los impuestos del Seguro Social y del Medicare, pero no al impuesto FUTA. Sin embargo, los pagos por servicios de un cónyuge empleado por otro en otro trabajo que no tenga relación con la ocupación o negocio, tal como trabajo doméstico en una residencia particular, no están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA.

Servicios cubiertos de un hijo o cónyuge.

Los salarios por servicios prestados por un hijo o cónyuge están sujetos a la retención del impuesto sobre el ingreso al igual que a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA si trabajan para:

En estas situaciones, el hijo o cónyuge se considera que trabaja para la sociedad anónima, la sociedad colectiva o caudal hereditario, no para usted.

Padre que presta servicios para su hijo.

Cuando el empleador es un hijo que emplea a su padre las siguientes reglas aplican:

.Los impuestos del Seguro Social y del Medicare corresponden a los pagos hechos a un padre por servicios domésticos si todo lo siguiente aplica:.

Los pagos hechos a un padre empleado por su hijo no están sujetos al impuesto FUTA, sin importar la clase de servicios prestados.

Cómo solicitar una tarjeta de Seguro Social.

Cualquier empleado que tiene el derecho legal de trabajar en los Estados Unidos y no tiene una tarjeta de Seguro Social puede solicitar una completando el Formulario SS-5, Solicitud para una tarjeta de Seguro Social y enviar la documentación necesaria. Puede obtener el Formulario SS-5 accediendo al sitio web de la SSA en SSA.gov/forms/ss-5sp.pdf, en las oficinas de la SSA o llamando al 800-772-1213 o al 800-325-0778 si es usuario de equipo TDD/TTY. El empleado tiene que completar y firmar el Formulario SS-5; el empleador no lo puede presentar. Si el empleado ha superado su límite anual y de por vida para el número de tarjetas de reemplazo permitidos, se le puede pedir que proporcione una carta para acompañar al Formulario SS-5.

Dónde obtener y presentar el Formulario SS-5 en los territorios de los Estados Unidos.

A continuación, hay una lista de dónde están ubicadas las oficinas de la SSA de los EE. UU. ubicadas en los territorios de los Estados Unidos.

Información adicional está disponible en la página del Localizador de Oficinas del Seguro Social en secure.ssa.gov/ICON. Acceda también a este sitio web y escriba su código postal (ZIP code) para encontrar su oficina de la SSA más cercana en Puerto Rico.

Cómo solicitar un SSN.

Si presenta el Formulario W-2 en papel y su empleado solicitó un SSN pero aun no lo tiene cuando usted tiene que presentar el Formulario W-2, anote “Applied for” (Solicitado) en el formulario. Si presenta electrónicamente, anote todos los ceros (000-00-0000 si crea los formularios en línea o 000000000 si sube un archivo) en el campo donde corresponde el SSN. Cuando el empleado recibe su SSN, presente la Copia A del Formulario W-2c, Corrección al Comprobante de Retención, ante la SSA para incluir el SSN del empleado. Entregue las Copias B, C y 2 del Formulario W-2c al empleado. Se pueden presentar hasta 25 Formularios W-2c por cada Formulario W-3c, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements (Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos) por sesión en línea sin limitar el número de sesiones. Para más información, acceda a la página web de las Instrucciones e información para la Presentación del W-2 del Empleador de la SSA en SSA.gov/employer. Aconseje a su empleado que corrija el SSN en su Formulario W-2 original.

Registre correctamente el nombre y el SSN del empleado.

Registre el nombre y el SSN de cada empleado, tal como aparecen en la tarjeta de Seguro Social del empleado. Si el nombre del empleado no es el correcto como se muestra en la tarjeta (por ejemplo, debido a un matrimonio o divorcio), el empleado debe solicitar una tarjeta actualizada a la SSA. Continúe declarando los salarios del empleado con el nombre anterior hasta que el empleado le muestre la tarjeta de Seguro Social actualizada con el nombre corregido.

Número de identificación personal del contribuyente del IRS (ITIN) para extranjeros.

No acepte un ITIN en lugar de un SSN para identificar a un empleado, ni para otros propósitos del trabajo. El ITIN es sólo para extranjeros residentes y no residentes que no son elegibles para trabajar en los EE. UU. y necesitan identificación para otros propósitos tributarios. Puede identificar un ITIN porque éste consta de nueve dígitos, comienza con el número “9”, contiene los números del “50” al “65”, “70” al “88”, “90” al “92” y “94” al “99” en la cuarta y quinta posición de la serie de dígitos y tiene el mismo formato que el SSN: por ejemplo, 9NN-7N-NNNN. Para más información sobre los ITIN, vea las Instrucciones para el Formulario W-7 o acceda a IRS.gov/ITIN y pulse sobre Español.

.Un individuo con un ITIN que luego sea elegible para trabajar en los Estados Unidos tiene que obtener un SSN. Si el individuo actualmente es elegible para trabajar en los Estados Unidos, indíquele que solicite un SSN y siga las instrucciones bajo Cómo solicitar un SSN , anteriormente en este apartado. No utilice un ITIN en lugar de un SSN en el Formulario W-2..

Verificación de SSN.

Los empleadores y los agentes declarantes autorizados pueden utilizar el Servicio de verificación de números de Seguro Social (conocido en inglés como Social Security Number Verification Service o SSNVS, por sus siglas en inglés) para verificar inmediatamente que el nombre de un empleado coincida con un número de Seguro Social hasta 10 nombres y números de Seguro Social (por cada pantalla) en una sesión o enviar un archivo electrónico de hasta 250,000 nombres y números de Seguro Social y, por lo general, recibir los resultados el próximo día laborable. Para más información, acceda a SSA.gov/employer/ssnv.htm. Una persona puede tener un SSN válido pero no estar autorizada para trabajar en los Estados Unidos. Los empleadores pueden utilizar E-Verify en E-Verify.gov para confirmar la elegibilidad de empleo de sus empleados recién contratados.

Cómo acceder al SSNVS.

El BSO se utiliza para obtener acceso al SSNVS. Los usuarios del BSO necesitarán una cuenta en línea del Seguro Social. Puede utilizar su cuenta personal de my Social Security creada antes del 18 de septiembre de 2021 o una credencial existente de Login.gov o ID me. Si no tiene una cuenta en línea del Seguro Social, o una credencial de Login.gov o ID me necesitará crear una. Para información adicional acceda al sitio web de la SSA en SSA.gov/BSO.

Salarios en efectivo pagados a trabajadores agropecuarios.

Los salarios en efectivo que le paga a los trabajadores agropecuarios por lo general están sujetos al impuesto del Seguro Social y al impuesto del Medicare. Puede que usted esté requerido a retener, depositar y declarar el Impuesto Adicional del Medicare. Vea el apartado 9 para más información. Si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare también están sujetos a la retención del impuesto federal sobre el ingreso. Usted es responsable del pago de estos impuestos al gobierno federal los haya cobrado usted o no de sus empleados. Si, por ejemplo, si retiene menos del impuesto correcto del salario de un empleado, aun será responsable de la cantidad total. Usted también puede ser responsable por el impuesto FUTA, que no haya sido retenido por usted o pagado por el empleado. El impuesto FUTA se discute en el apartado 14. Los salarios en efectivo incluyen cheques, giros y todo tipo de dinero o efectivo.

Información adicional.

Vea el apartado 6 para una discusión sobre propinas y el apartado 7 para una discusión sobre salarios suplementarios. También vea el apartado 15 para excepciones a las reglas generales para salarios. La Publicación 15-A provee información adicional sobre salarios incluyendo la compensación diferida no calificada y otra compensación. La Publicación 15-B provee información sobre otras maneras de compensación incluyendo:

Salarios que no sean en efectivo incluyendo salarios de mercancías pagados a los trabajadores agropecuarios.

Los salarios que no sean en efectivo incluyen comida, alojamiento, ropa, pases de transporte, productos agropecuarios u otros bienes o productos. Los salarios que no sean en efectivo pagados a los trabajadores agropecuarios, incluyendo los salarios de mercancías, no están sujetos a los impuestos del Seguro Social, los impuestos del Medicare o la retención del impuesto sobre el ingreso. Sin embargo, usted y su empleado pueden estar de acuerdo en retener el impuesto federal sobre el ingreso de los salarios que no sean en efectivo.

Los salarios que no sean en efectivo, incluyendo los salarios de productos, se tratan como salarios en efectivo si el contenido de la transacción es un pago en efectivo. Los salarios que nos sean en efectivo tratados como salarios en efectivo están sujetos a los impuestos del Seguro Social, los impuestos del Medicare y a la retención del impuesto federal sobre el ingreso.

Declare el valor de los salarios que no sean en efectivo en la casilla 1 del Formulario W-2 (la casilla 7 del Formulario 499R-2/W-2PR) junto con los salarios en efectivo. Los salarios que no sean en efectivo pagados por el trabajo agropecuario están sujetos a la retención del impuesto federal sobre el ingreso a menos que una exclusión específica le aplique. No incluya los salarios que no sean en efectivo en la casilla 3 o 5 del Formulario W-2 (la casilla 20 o 22 del Formulario 499R-2/W-2PR), a menos que el contenido de la transacción sea un pago en efectivo y hayan sido tratados como salarios en efectivo.

Aparceros.

Usted no tiene que retener o pagar impuestos del Seguro Social o del Medicare sobre las cantidades pagadas a aparceros conforme a los acuerdos de aparcería.

Un “aparcero” que trabaja para usted no es su empleado. Sin embargo, el aparcero puede estar sujeto a los impuestos del trabajo por cuenta propia. Por lo general, la aparcería es un acuerdo por el cual ciertos productos básicos se comparten entre el granjero y el dueño (o arrendatario) del terreno. Para detalles vea, la sección 31.3121(b)(16)-1 del Reglamento.

Remuneración pagada a trabajadores agropecuarios con visa H-2A.

Declare la compensación de $600 o más pagada a trabajadores agropecuarios extranjeros que entraron al país con visa H-2A en la casilla 1 del Formulario W-2 (la casilla 7 del Formulario 499R-2/W-2PR) pero no lo declare como salarios del Seguro Social (en la casilla 3 del Formulario W-2 o en la casilla 20 del Formulario 499R-2/W-2PR) o salarios del Medicare (en la casilla 5 del Formulario W-2 o en la casilla 22 del Formulario 499R-2/W-2PR) en el Formulario W-2 porque la compensación que le paga a los trabajadores por trabajo agropecuario realizado con esta visa no está sujeta a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. En el Formulario W-2, no marque el recuadro 13 (Empleado estatutario), ya que los trabajadores con visa H-2A no son empleados estatutarios.

Un empleador no está obligado a retener el impuesto federal sobre el ingreso de la compensación pagada a trabajadores que poseen una visa H-2A por un trabajo agropecuario realizado en relación con este tipo de visa pero puede retenerlo si el trabajador le pide que le retenga y el empleado está de acuerdo. En este caso, el empleado le tiene que proveer un Formulario W-4 completados. El impuesto federal sobre el ingreso retenido debe declararse en la casilla 2 del Formulario W-2.

Estas reglas de presentación corresponden cuando el trabajador que posee una visa H-2A facilita su número de identificación del contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés) al empleador. Si el trabajador que posee la visa H-2A no le facilita un TIN y el total de salarios anuales pagados al trabajador que posee la visa H-2A son al menos $600, el empleador está obligado a la retención adicional de impuesto. Vea las Instrucciones para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC y las Instrucciones para el Formulario 945.

Para más información sobre trabajadores agropecuarios extranjeros con visa H-2A, acceda a IRS.gov/H2A y pulse sobre Español.

Reembolsos de los gastos de sus empleados.

Un acuerdo de reembolso o subsidio es un sistema mediante el cual usted paga los anticipos, reembolsos y cargos por los gastos de negocio de sus empleados. La forma de declarar la cantidad de un reembolso o asignación, depende de si tiene un plan con rendición de cuentas o un plan sin rendición de cuentas. Si un solo pago incluye tanto el pago de salarios como el reembolso de gastos, debe especificar la cantidad del reembolso.

Estas reglas se aplican a todos los gastos comerciales ordinarios y necesarios de los empleados.

Plan con rendición de cuentas.

Para ser un plan con rendición de cuentas, su acuerdo de reembolso o asignación tiene que requerir que sus empleados cumplan con las siguientes tres reglas:

Las cantidades pagadas conforme a un plan con rendición de cuentas no son salarios y no están sujetas a los impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social, del Medicare y del FUTA.

Si los gastos cubiertos por este acuerdo no están justificados (o las cantidades que exceden los gastos justificados no se devuelven dentro de un período de tiempo razonable), la cantidad pagada conforme al acuerdo que excede de los gastos justificados se trata como pagada bajo un plan sin rendición de cuentas. Esta cantidad está sujeta a los impuestos sobre ingresos, los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA para el primer período de nómina después del final del período razonable.

Un período de tiempo razonable depende de los hechos y circunstancias. En general, se considera razonable que sus empleados reciban su anticipo dentro de los 30 días posteriores al momento en que pagan o incurren en los gastos, que rindan cuentas adecuadamente los gastos dentro de los 60 días después que los gastos fueron pagados o incurridos, y devuelven toda cantidad en exceso de los gastos dentro de 120 días después que los gastos fueron pagados o incurrido. Alternativamente, se considera razonable si provee a sus empleados un estado de cuenta periódico (al menos trimestral) que les pida que devuelvan o rindan cuentas adecuadamente de las cantidades pendientes y lo hagan dentro de los 120 días.

Plan sin rendición de cuentas.

Los pagos a su empleado por gastos de viaje y otros gastos necesarios de su negocio conforme a un plan sin rendición de cuentas, son salarios y son tratados como salarios suplementarios y están sujetos a los impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Sus pagos son tratados como pagados conforme a un plan sin rendición de cuentas si:

Vea el apartado 7 para más información sobre salarios suplementarios.

Dieta u otras asignaciones fijas.

Usted puede reembolsar a sus empleados los días de viaje, millaje u otra asignación fija conforme al procedimiento administrativo tributario correspondiente. En estos casos, se considera que su empleado es responsable ante usted si su reembolso no excede las tasas establecidas por el gobierno federal. La tasa de millaje estándar para los gastos de vehículo se provee en la Publicación 15-B.

Las tasas gubernamentales de dietas para comidas y alojamiento en los Estados Unidos continentales se encuentran en el sitio web de la Administración de Servicios Generales de los EE. UU. en GSA.gov/PerDiemRates. Aparte de estos gastos, los gastos de negocio de sus empleados tienen que ser justificados (por ejemplo, el propósito comercial del viaje o el número de millas recorridas por negocio). Para información acerca de los métodos de justificación, vea la Publicación 463.

Si la dieta o la asignación pagada excede las cantidades justificadas, usted tiene que declarar el exceso como salarios. Esta cantidad en exceso está sujeta a la retención del impuesto sobre el ingreso y al pago de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Muestre la cantidad equivalente a la cantidad justificada (esta es la porción no tributable) en la casilla 12 del Formulario W-2 usando el código “L”. Los empleadores ubicados en Puerto Rico declararán la cantidad en la casilla 12 (no necesitan código).

Salarios no pagados en dinero.

Si en el transcurso de su ocupación o negocio usted paga a sus empleados en un medio que no sea ni efectivo ni un instrumento negociable, tal como un cheque, se dice que pagó “en especie”. Los pagos en especie pueden ser en forma de bienes, comidas, alojamiento, ropas o servicios. Por lo general, el valor justo de mercado (FMV, por sus siglas en inglés) de esos pagos al momento en que se dieron están sujetos a la retención del impuesto federal sobre el ingreso, del impuesto del Seguro Social, del impuesto del Medicare y del impuesto FUTA.

Sin embargo, los pagos que no sean en efectivo por trabajo doméstico, trabajo agropecuario y servicios que no estén en la ocupación o negocio del empleador, están exentos de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Retenga el impuesto sobre el ingreso sobre estos pagos sólo si usted y el empleado acuerdan hacerlo. Ninguno de estos pagos por trabajo agropecuario que no sean en efectivo, tales como salarios por productos básicos, son considerados salarios en efectivo sujetos a los impuestos sobre la nómina si la base de la transacción es un pago en efectivo. Vea Salarios que no sean en efectivo (incluyendo salarios de mercancías pagados a los trabajadores agropecuarios), anteriormente en este apartado, para más información.

Comidas y alojamiento.

El valor de las comidas no es ingreso tributable y no está sujeto a la retención del impuesto sobre el ingreso, ni a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA si las comidas se proporcionan para conveniencia del empleador y en las instalaciones del empleador. El valor del alojamiento no está sujeto a la retención del impuesto federal sobre el ingreso, ni a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA si el alojamiento se proporciona para conveniencia del empleador, en las instalaciones del empleador y como una condición de empleo.

“Para conveniencia del empleador” significa que usted tiene una razón de negocio justificada para proveer comidas y alojamiento en lugar de proveer otra compensación adicional al empleado. Por ejemplo, las comidas que usted provee en el lugar de trabajo para que un empleado esté disponible para emergencias durante su hora de almuerzo generalmente se consideran para su conveniencia. Usted tiene que poder demostrar que estas llamadas de emergencia han ocurrido o se pueda esperar razonablemente que ocurran y que las llamadas han resultado o resultarán en pedir a sus empleados que realicen su trabajo durante su período de comida.

El hecho de que las comidas o el alojamiento se proporcionen para la conveniencia del empleador depende de todos los hechos y circunstancias. Una declaración por escrito que las comidas o el alojamiento son para su conveniencia no es suficiente.

Requisito del 50%.

Si más del 50% de los empleados a los que se les proporciona comidas en las instalaciones comerciales de un empleador reciben estas para la conveniencia del empleador, todas las comidas proporcionadas en las instalaciones se tratan como proporcionadas para la conveniencia del empleador. Si se cumple con este requisito del 50%, el valor de las comidas se puede excluir de los ingresos de todos los empleados y no está sujeto a la retención del impuesto federal sobre el ingreso ni los impuestos sobre la nómina. Para más información vea la Publicación 15-B.

Planes de seguro de salud.

Si paga el costo de un plan de seguro de accidente o de salud para sus empleados, incluyendo los cónyuges y dependientes de un empleado, sus pagos no son salarios y no están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA ni a la retención del impuesto federal sobre el ingreso. Por lo general, esta exclusión también corresponde a los contratos de seguro de salud a largo plazo calificados. Sin embargo, para la retención del impuesto sobre el ingreso, el valor de los beneficios del seguro de salud tienen que incluirse en los salarios de los empleados que poseen más de un 2% de la Sociedad anónima S (accionistas del 2%). Para propósitos de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA, los beneficios del seguro de salud están excluidos de los salarios de los accionistas del 2%. Vea el Announcement 92-16 (Anuncio 92-16) para más información. Usted puede encontrar el Announcement 92-16 (Anuncio 92-16) en la página 53 del Internal Revenue Bulletin 1992-5) (Boletín de Impuestos Internos 1992-5).

Cuentas de ahorros para gastos médicos (HSA) y cuentas de ahorros médicos (Archer MSA).

Las aportaciones hechas a una cuenta HSA o Archer MSA, por sus siglas en inglés, de un empleado, no están sujetas a los impuestos del Seguro Social, del Medicare o del FUTA, o a la retención del impuesto federal sobre el ingreso si es razonable creer que al momento del pago de las aportaciones, éstas serán excluibles del ingreso del empleado. En la medida en que no sea razonable creer que serán excluibles, sus aportaciones están sujetas a estos impuestos. Las aportaciones de los empleados a sus HSA o MSA por medio de un plan de deducción de nómina tienen que incluirse en los salarios y están sujetas a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA y la retención del impuesto sobre el ingreso. Sin embargo, las aportaciones hechas bajo un acuerdo de reducción salarial en un Cafeteria Plan (Plan de cafetería) conforme a la sección 125 no son salarios ni están sujetos a los impuestos sobre la nómina ni retenciones. Para más información, vea las Instrucciones para el Formulario 8889.

Reembolos por cuidado médico.

Por lo general, los reembolsos por cuidado médico pagados por un empleado bajo un plan de reembolso médico autoasegurado de un empleado no son salarios y no están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA ni a la retención de impuestos sobre el ingreso. Vea la Publicación 15-B para una regla sobre la inclusión de ciertos reembolsos en el ingreso bruto de las personas altamente remuneradas.

Pagos de salarios diferenciales.

Los pagos de salarios diferenciales se definen como cualquier pago que le haya hecho un empleador y que corresponda a cualquier período de más de 30 días durante el cual preste servicio activo como miembro de los servicios uniformados y representan la totalidad, o una parte de, los salarios que hubiera recibido del empleador durante ese período.

Se considera que estos pagos son salarios y están sujetos a la retención del impuesto federal sobre los ingresos pero no están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Los empleadores deben declarar los pagos de salarios diferenciales en la casilla 1 del Formulario W-2 (casilla 7 del Formulario 499R-2/W-2PR). Para más información sobre el tratamiento tributario de los pagos de salarios diferenciales vea el Revenue Ruling 2009-11 (Resolución Administrativa Tributaria 2009-11) que se encuentra en la página 896 del Internal Revenue Bulletin 2009-18 (Boletín de Impuestos Internos 2009-18)), disponible en IRS.gov/irb/2009-18_IRB#RR-2009-11.

Prestaciones suplementarias.

Por lo general usted tiene que incluir las prestaciones suplementarias en el salario de un empleado (pero vea Prestaciones suplementarias no tributables. a continuación). Las prestaciones están sujetas a la retención del impuesto sobre el ingreso y a los impuestos sobre la nómina. Las prestaciones suplementarias incluyen automóviles que proporcione; vuelos en aviones que proporcione; vuelos comerciales libre de costo o con valor de descuento; vacaciones; descuentos en propiedades o servicios; afiliaciones a un club de campo u otros clubes sociales y boletos para eventos deportivos o entretenimiento. En general, la cantidad que usted tiene que incluir es la cantidad por la que el valor justo de mercado de la prestación excede la suma de lo que el empleado pagó por él más cualquier cantidad excluida por ley. Existen otras reglas especiales que usted y sus empleados pueden utilizar para valorar ciertas prestaciones suplementarias. Vea la Publicación 15-B para más información.

Prestaciones suplementarias no tributables.

Algunas prestaciones suplementarias no son tributables (o tributan al mínimo) si cumplen con ciertas condiciones. Vea la Publicación 15-B para detalles. Los siguientes son ejemplos de prestaciones suplementarias no tributables:

Sin embargo, no excluya las siguientes prestaciones suplementarias de los salarios de los empleados altamente compensados a menos que las prestaciones estén disponible para otros empleados sobre una base no discriminatoria.

Cuándo las prestaciones suplementarias tributables se tratan como pagadas.

Usted puede optar por tratar ciertas prestaciones suplementarias tributables que no sean en efectivo como pagadas por el período de pago, por el trimestre o cualquier otra base que elija, siempre y cuando trate las prestaciones como pagadas al menos una vez al año. Usted no tiene que hacer una elección formal de las fechas de pago ni notificar al IRS de las fechas que seleccione. Usted no tiene que hacer esta elección para todos los empleados. Usted puede cambiar los métodos con la frecuencia que desee siempre y cuando usted considere todas las prestaciones proporcionadas en un año natural como pagadas al 31 de diciembre del mismo año natural. Vea el apartado 4 de la Publicación 15-B para más información incluyendo un análisis de la regla especial de contabilidad para las prestaciones suplementarias proporcionadas durante noviembre y diciembre.

Valoración de las prestaciones suplementarias.

Por lo general, usted tiene que determinar el valor de las prestaciones suplementarias a más tardar el 31 de enero del próximo año. Antes del 31 de enero, usted puede estimar razonablemente el valor de las prestaciones suplementarias para propósitos de la retención y los depósitos a tiempo.

Retención del impuesto federal sobre el ingreso sobre las prestaciones suplementarias.

Usted puede sumar el valor de las prestaciones suplementarias a los salarios regulares para un período de nómina y calcular los impuestos retenidos sobre el total, o puede retener el impuesto federal sobre los ingresos sobre el valor de las prestaciones suplementarias a la tasa salarial fija opcional del 22%. Sin embargo, vea Retención de salarios suplementarios cuando un empleado recibe más de $1 millón en salarios suplementarios en el año natural en el apartado 7.

Usted puede optar por no retener el impuesto sobre el ingreso sobre el valor del vehículo que usted le proveyó al empleado para su uso personal. Usted puede, sin embargo, retener el impuesto del Seguro Social y el impuesto del Medicare sobre el uso del vehículo. Vea la Publicación 15-B para más información sobre esta elección.

Retención del impuesto del Seguro Social y del Medicare sobre las prestaciones suplementarias.

Usted puede sumar el valor de las prestaciones suplementarias a los salarios regulares durante un período de nómina y calcular los impuestos del Seguro Social y del Medicare en el total.

Si retiene menos de la cantidad requerida de impuestos del Seguro Social y del Medicare del empleado durante en un año natural, pero declara y paga la cantidad adecuada, puede recuperar los impuestos del empleado. Vea la Publicación 15-B para más información.

Cómo depositar los impuestos sobre las prestaciones suplementarias.

Una vez que elija cuándo se pagan las prestaciones suplementarias tiene que depositar los impuestos en el mismo período de depósito en el que trata las prestaciones suplementarias como pagadas. Para evitar una multa, deposite los impuestos siguiendo las siguientes reglas generales de depósito para ese período de depósito.

Si usted determina para el 31 de enero que sobreestimó el valor de las prestaciones suplementarias en el momento en que la retuvo y depositó, usted puede reclamar un reembolso por el sobrepago o hacer que se aplique a su próxima declaración de impuestos sobre la nómina. Vea Valorización de prestaciones suplementarias, anteriormente en este apartado. Si usted subestimó el valor y depositó de menos, usted puede estar sujeto a la multa “promediada” por no depositar (FTD, por sus siglas en inglés). Vea el apartado 11 para información sobre las multas por los depósitos.

Si usted depositó la cantidad requerida de impuestos pero retuvo una cantidad menor del empleado, usted puede recuperar del empleado los impuestos del Seguro Social, del Medicare o el impuesto sobre el ingreso depositado en su nombre e incluirlos en el Formulario W-2 del empleado. Sin embargo, tiene que recuperar los impuestos sobre el ingreso antes del 1 de abril del siguiente año.

Pago retroactivo.

Los pagos retroactivos, incluyendo los aumentos salariales retroactivos (pero no las cantidades pagadas como daños y perjuicios), se gravan como salarios ordinarios en el año en que se pagan. Para información sobre cómo declarar el pago retroactivo a la SSA vea la Publicación 957.

Compensación por enfermedad.

Por regla general, la compensación por enfermedad es toda cantidad que usted paga conforme a un plan a un empleado que no puede trabajar debido a una enfermedad o lesión. Estas cantidades a veces son pagadas por un tercero, como una compañía de seguros o un fideicomiso de empleados. En cualquier caso, estos pagos están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Estos impuestos no se aplican a la compensación por enfermedad pagada más de 6 meses natural después del último mes natural en que el empleado trabajó para el empleador. Los pagos siempre están sujetos al impuesto federal sobre el ingreso. Vea el apartado 6 de la Publicación 15-A para más información.

.Para propósitos de esta publicación, todas las referencias a “compensación por enfermedad” significan compensación normal por enfermedad, no “salarios de licencia por enfermedad calificados” conforme a la FFCRA según enmendada por la Ley de Alivio Tributario relacionado con el COVID de 2020 y la Ley ARP..

Servicios de protección de identidad.

El valor de los servicios de protección de identidad proporcionados a un empleado por el empleador no está incluyendo en el ingreso bruto del empleado y no necesariamente tiene que declararse en una declaración informativa (como el Formulario W-2) presentado para un empleado. Esto incluye los servicios de protección de identidad proporcionados antes de que ocurra una filtración de datos. Esta excepción no aplica a efectivo recibido en lugar de servicios de protección de identidad o ingresos recibidos bajo una póliza de seguro contra robo de identidad. Para más información, vea el Announcement 2015-22 (Anuncio 2015-22) que se encuentra en la página 288 del Internal Revenue Bulletin 2015-35 (Boletín de Impuestos Internos 2015-35), disponible en IRS.gov/irb/2015-35_IRB#ANN-2015-22; y el Announcement 2016-02 (Anuncio 2016-02) que se encuentra en la página 283 del Internal Revenue Bulletin 2016-3 (Boletín de Impuestos Internos 2016-03), disponible en IRS.gov/irb/2016-03_IRB#ANN-2016-02.

Cómo recaudar los impuestos sobre las propinas.

Usted tiene que recaudar el impuesto federal sobre el ingreso, el impuesto del Seguro Social y el impuesto del Medicare sobre el total de propinas de los empleados. Las reglas que corresponden a la retención de la parte correspondiente al empleado del impuesto del Medicare sobre las propinas también corresponden a la retención del Impuesto Adicional del Medicare una vez que los salarios y las propinas excedan de $200,000 en el año natural.

Puede recaudar estos impuestos de los salarios (excluyendo las propinas) o de otros fondos que el empleado ponga a su disposición. Vea Propinas consideradas como salarios suplementarios en el apartado 7 para más información. Deje de retener el impuesto del Seguro Social de los salarios y propinas de los empleados cuando el total de los mismos alcance $168,600 para 2024; recaude el impuesto sobre el ingreso y el impuesto del Medicare para todo el año sobre la totalidad de salarios y propinas. Usted es responsable de la parte del impuesto del Seguro Social correspondiente al empleador hasta que el total de salario pagado a cada empleado, incluyendo propinas, llegue al máximo establecido para el año. Usted es responsable de pagar el impuesto del Medicare correspondiente al empleador durante todo el año sobre los salarios y propinas. Se considera que las propinas se pagan en el momento en que el empleado se las declara. Deposite los impuestos sobre las propinas según su itinerario de depósitos, como se describe en el apartado 11. Presente el Formulario 941 o el Formulario 944 para declarar la retención y los impuestos sobre la nómina sobre las propinas.

Regla de disposición.

Si, a más tardar el día 10 del siguiente mes después del mes para el cual recibió un informe de un empleado sobre las propinas, no tiene suficientes fondos del empleado disponibles para deducir el impuesto del empleado, no tiene que recaudarlo. Si no hay suficientes fondos disponibles, retenga impuestos en el siguiente orden:

Cómo declarar las propinas.

Declare las propinas y cualquier cantidad de los impuestos del Seguro Social y del Medicare recaudados o no recaudados en el Formulario W-2 (Formulario 499R-2/W-2PR para empleadores ubicados en Puerto Rico), y en las líneas 5b, 5c y, si corresponde, 5d del Formulario 941 (en las líneas 4b, 4c y, si corresponde, 4d del Formulario 944). Declare un ajuste negativo en la línea 9 del Formulario 941 (en la línea 6 del Formulario 944) para los impuestos no recaudados del Seguro Social y del Medicare. Anote la cantidad de los impuestos no recaudados del Seguro Social y del Medicare en la casilla 12 del Formulario W-2 con los códigos A y B, respectivamente. En el Formulario 499R-2/W-2PR, anote la cantidad no recaudada del impuesto del Seguro Social y del Medicare en las casillas 25 y 26, respectivamente. No incluya en la casilla 12 del Formulario W-2 (la casilla 26 del Formulario 499R-2/W-2PR) el Impuesto Adicional del Medicare que no pudo recaudar. Para información adicional sobre cómo declarar las propinas, vea el apartado 13 y las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3). Los empleadores ubicados en Puerto Rico, vean las Instrucciones para el Formulario W-3 (PR).

El Revenue Ruling 2012-18 (Resolución Administrativa Tributaria 2012-18), provee pautas a empleadores sobre los impuestos del Seguro Social y del Medicare que se gravan sobre las propinas, incluyendo información sobre cómo se declara la parte correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y del Medicare conforme a la sección 3121(q), la diferencia entre las propinas y los cargos administrativos y el crédito conforme a la sección 45B. Vea el Revenue Ruling 2012-18 (Resolución Administrativa Tributaria 2012-18) que se encuentra en la página 1032 del Internal Revenue Bulletin 2012-26 (Boletín de Impuestos Internos 2012-26), disponible en IRS.gov/irb/2012-26_IRB#RR-2012-18.

Impuesto FUTA sobre propinas.

Si un empleado le declara por escrito $20 o más en propinas en un mes, las propinas están también sujetas al impuesto FUTA.

Propinas asignables.

Si usted opera un establecimiento grande de comida o bebidas, usted tiene que declarar las propinas asignables en ciertas circunstancias. Sin embargo, no retenga los impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social o del Medicare sobre las propinas asignables.

Un establecimiento grande de comida o bebidas es aquél que está ubicado en los 50 estados o en el Distrito de Columbia, provee comida o bebidas para consumo en instalaciones donde se acostumbra dar propinas y donde normalmente había más de 10 empleados en un día laborable típico durante el año anterior.

Las propinas pueden ser asignables por uno de tres métodos: horas trabajadas, entradas brutas o un acuerdo de buena fe. Para información sobre estos métodos de asignación y para información sobre la presentación electrónica del Formulario 8027, vea las Instrucciones para el Formulario 8027. Para información adicional sobre cómo presentar electrónicamente el Formulario 8027 ante el IRS, vea la Publicación 1239.

Programa de determinación de tasa de propina y educación.

Los empleadores pueden participar en el Programa de Determinación de Tasa de Propina y Educación. El programa consiste principalmente de dos acuerdos voluntarios desarrollados para mejorar la declaración de propinas ayudando a los contribuyentes a entender y cumplir con sus responsabilidades al declarar las propinas. Los dos acuerdos son el Tip Rate Determination Agreement (Programa de determinación de tasa de propina y educación o TRDA, por sus siglas en inglés) y el Tip Reporting Alternative Commitment (Compromiso alternativo de notificación, o TRAC, por sus siglas en inglés). Un acuerdo de propina, el Gaming Industry Tip Compliance Agreement (Acuerdo de cumplimiento de propinas de la industria de los juegos de azar o GITCA, por sus siglas en inglés), está disponible para la industria de los juegos de azar (casinos). Para información adicional, vea la Publicación 3144.

Información adicional.

Aconseje a sus empleados que vean la Publicación 531 o utilicen el IRS Interactive Tax Assistant (el Asistente tributario interactivo del IRS) en IRS.gov/TipIncome para ayuda en la determinación de si su ingreso de propinas es tributable y para información sobre cómo declarar el ingreso de propinas.

Retención de salarios suplementarios cuando un empleado recibe $1 millón o más en salarios suplementarios durante el año natural.

Reglas especiales aplican en la medida en que los salarios suplementarios pagados a cualquier empleado durante el año natural excedan $1 millón. Si un pago de salario suplementario, junto con otros pagos de salario suplementario realizados al empleado durante el año natural, excede $1 millón, el exceso está sujeto a la retención del 37% (o la tasa más alta de impuesto sobre el ingreso para el año). Retenga usando la tasa del 37% sin tener en cuenta el Formulario W-4 del empleado. Al determinar los salarios suplementarios pagados al empleado durante el año, incluya los pagos de todas los negocios bajo control común. Para más información, vea la Treasury Decision 9276 (Decisión del Tesoro 9276) que se encuentra en la página 423 del Internal Revenue Bulletin 2006-37 (Boletín de Impuestos Internos 2006-37), disponible en IRS.gov/irb/ 2006-37_IRB#TD-9276.

Retención de salarios suplementarios cuando un empleado no recibe $1 millón en salarios suplementarios durante el año natural.

Si los salarios suplementarios pagados a cualquier empleado durante el año natural son menos o iguales a $1 millón, las siguientes reglas aplican para determinar la cantidad de impuestos sobre el ingreso a retener.

Salarios suplementarios combinados con salarios regulares.

Si pagó salarios suplementarios en conjunto con salarios regulares, pero no especifica la cantidad de cada uno, retenga el impuesto federal sobre el ingreso como si el total fuera un solo pago para un período de nómina regular.

Salarios suplementarios identificados separadamente de los salarios regulares.

Si pagó salarios suplementarios por separado (o los combina en un solo pago especificando la cantidad de cada uno), el método de retención del impuesto federal sobre el ingreso depende parcialmente si retuvo el impuesto sobre el ingreso de los salarios regulares de su empleado.

Propinas tratadas como salarios suplementarios.

Retenga el impuesto sobre el ingreso sobre las propinas de los salarios ganados por el empleado o de otros fondos que el empleado ponga a su disposición. No retenga el impuesto sobre el ingreso adeudado sobre las propinas del empleado. Si un empleado recibe salarios regulares y declara propinas, calcule la retención del impuesto sobre el ingreso como si las propinas fueran salarios suplementarios. Si retuvo el impuesto sobre el ingreso de los salarios regulares en el año natural actual o el año natural inmediatamente anterior, usted puede hacer la retención sobre las propinas usando el método (1)(a) o (1)(b) discutidos anteriormente en este apartado bajo Salarios suplementarios identificados separadamente de los salarios regulares. Si no retuvo el impuesto sobre el ingreso sobre los salarios regulares en el año natural actual o el año natural inmediatamente anterior, sume las propinas a los salarios regulares y retenga el impuesto sobre el ingreso sobre el total usando el método (1)(b) discutido anteriormente. Los empleadores también tienen la opción de tratar las propinas como salarios regulares en lugar de salarios suplementarios. Los cargos por servicios no son propinas, por lo tanto, retenga los impuestos sobre los cargos como lo haría sobre los salarios regulares.

Pago de vacaciones.

El pago de vacaciones está sujeto a retención como si fuera un pago de salario regular. Cuando el pago por vacaciones es adicional a los salarios regulares por el período de vacaciones (por ejemplo, un pago único anual de licencia de vacaciones no utilizadas), trátelo como un pago suplementario. Si el pago de vacaciones es por un período de tiempo más largo que su período de nómina regular, distribúyalo entre los períodos de pago por los que lo paga.

No hay período de nómina regular.

Cuando usted no tenga un período de nómina regular, retenga el impuesto como si pagara salarios por un período de nómina diario o misceláneo. Calcule el número de días (incluyendo domingos y días de fiesta) en el período cubierto por el pago del salario. Si los salarios no están relacionados con un período de tiempo específico (por ejemplo, las comisiones pagadas al finalizar una venta), cuente hacia atrás el número de días desde el período de pago hasta el último de los siguientes:

Empleado pagado por un período de menos de 1 semana.

Cuando le paga a un empleado por un período de menos de 1 semana, y el empleado firma una declaración bajo pena de perjurio indicando que no está trabajando para ningún otro empleador durante la misma semana por salarios sujetos a retención, calcule la retención basada en un período de nómina semanal. Si el empleado más tarde comienza a trabajar para otro empleador por salarios sujetos a retención, el empleado tiene que notificarle dentro de los 10 días. A continuación, calcula la retención basado en un período diario o misceláneo.

Pago con la declaración.

Puede hacer un pago con un Formulario 941, un Formulario 943, un Formulario 944 o un Formulario 945 presentado a tiempo en lugar de depositar, sin incurrir en una multa, si alguna de las siguientes condiciones aplica:

Requisitos de depósito por separado para las obligaciones tributarias no relacionadas con la nómina (Formulario 945).

Se requieren depósitos separados para la retención de impuestos sobre el ingreso relacionados o no relacionados con la nómina. No combine los depósitos para las obligaciones tributarias del Formulario 941 (del Formulario 943 o del Formulario 944) y del Formulario 945. Por lo general, las reglas de depósito para las obligaciones no relacionadas con la nómina son las mismas que se discuten a continuación, excepto que las reglas se aplican a un período de declaración anual en lugar de trimestral. Si la cantidad total de impuestos para el año declarado en el Formulario 945 es menos de $2,500, no está obligado a hacer depósitos durante el año. Vea las Instrucciones para el Formulario 945 por separado para más información.

Requisitos de depósito por separado para los empleadores de trabajadores agropecuarios y no agropecuarios.

Si emplea tanto a trabajadores agropecuarios como no agropecuarios, tiene que tratar los impuestos sobre la nómina de los trabajadores agropecuarios (los impuestos del Formulario 943) por separado de los impuestos sobre la nómina de los trabajadores no agropecuarios (los impuestos del Formulario 941/944). Los impuestos del Formulario 943 y los impuestos del Formulario 941/944 no se combinan para propósitos de aplicar cualquiera de las reglas de itinerario de depósitos. Si se tiene que realizar un depósito, deposite los impuestos del Formulario 941/944 y los impuestos del Formulario 943 haciendo depósitos por separado. Por ejemplo, si usted es depositante de itinerario mensual tanto para los impuetos del Formulario 941/944 como para los impuestos del Formulario 943 y su obligación tributaria al final de abril es de $1,500 declarable en el Formulario 941/944 y de $1,200 declarable en el Formulario 943, deposite ambas cantidades a más tardar el 15 de mayo. Use una transacción para depositar los $1,500 de impuestos del Formulario 941/944 y otra transacción para depositar los $1,200 de impuestos del Formulario 943.

Formulario 941.

Si usted pagó salarios sujetos a la retención del impuesto federal sobre el ingreso (incluyendo el pago de compensación por enfermedad y las prestaciones suplementarias por desempleo) o los impuestos del Seguro Social y del Medicare, usted tiene que presentar el Formulario 941 trimestral aun si no tiene impuestos que declarar a menos que presente una declaración final, reciba del IRS una notificación de que reúne los requisitos para presentar el Formulario 944 o alguna de las excepciones discutidas más adelante apliquen. Además, si se le requiere presentar los Formularios 941 pero cree que sus impuestos sobre la nómina para el año natural serán de $1,000 o menos y a usted le gustaría presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 941, usted tiene que comunicarse con el IRS durante el primer trimestre natural del año tributario para solicitar el permiso para presentar el Formulario 944. Antes de poder presentar este formulario, tiene que recibir una notificación por escrito del IRS que dé permiso para presentar el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. Para más información sobre cómo solicitar presentar el Formulario 944, incluyendo los métodos y la fecha límite para realizar una una solicitud, vea las Instrucciones para el Formulario 944. El Formulario 941 tiene que ser presentado para el último día del mes siguiente al final del trimestre. Sin embargo, si realizó depósitos a tiempo en el pago total de sus impuestos para el trimestre, puede presentar su declaración a más tardar el día 10 del segundo mes siguiente al final del trimestre.

Formulario 943.

Tiene que presentar el Formulario 943 por cada año natural a partir del primer año en que pague $2,500 o más por trabajo agropecuario o emplee a un trabajador agropecuario que cumpla con el requisito de $150 explicado bajo Impuestos del Seguro Social y del Medicare , en el apartado 9. No declare estos salarios en el Formulario 941, en el Formulario 944 o en el Formulario 945. Presente su Formulario 943 para 2023 antes del 31 de enero de 2024. Sin embargo, si usted hizo depósitos a tiempo en el pago total de sus impuestos para el año, puede presentar antes del 12 de febrero de 2024.

Formulario 944.

Si usted recibe notificación escrita de que califica para el programa del Formulario 944, usted tiene que presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 941. Usted tiene que presentar el Formulario 944 aun si no tiene impuestos que declarar (o tiene impuestos a declarar que exceden los $1,000) a menos que presente una declaración final para el año anterior. Si usted recibe una notificación para presentar el Formulario 944, pero prefiere presentar el Formulario 941, usted puede solicitar que le cambien los requisitos de presentación al Formulario 941 durante el primer trimestre natural del año tributario. Para obtener más información sobre cómo solicitar presentar el Formulario 941, incluyendo los métodos y fechas de vencimiento para hacer la solicitud, vea las Instrucciones para el Formulario 944. Presente su Formulario 944 para 2023 a más tardar el 31 de enero de 2024. Sin embargo, si usted hizo depósitos a tiempo en el pago total de sus impuestos para el año, puede presentar antes del 12 de febrero de 2024.

Formulario 945.

Si usted retuvo o se le requiere retener el impuesto federal sobre el ingreso (incluyendo la retención adicional de impuesto) de pagos no relacionados con la nómina, tiene que presentar el Formulario 945. Usted no tiene que presentar el Formulario 945 para aquellos años cuando no tuvo obligación tributaria no relacionada con la nómina. No declare en el Formulario 945 la retención que se requiere a presentar en el Formulario 1042, Annual Withholding Tax Return for U.S. Source Income of Foreign Persons (Declaración anual de la retención de impuestos para personas extranjeras con fuentes de ingresos estadounidenses). Presente su Formulario 945 para 2023 a más tardar el 31 de enero de 2024. Sin embargo, si usted hizo depósitos a tiempo en el pago total de sus impuestos para el año, puede presentar antes del 12 de febrero de 2024.

Excepciones.

Las siguientes excepciones le aplican a los requisitos de presentación para los Formularios 941 y 944:

E-file.

El sistema electrónico e-file del IRS le permite al contribuyente presentar electrónicamente el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 y el Formulario 945 usando una computadora con conexión al Internet y programas de preparación de impuestos comerciales. Para información adicional, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile, o llame al 866-255-0654.

Presentación electrónica por agentes declarantes.

Los agentes declarantes que presentan el Formulario 940, el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945 para grupos de contribuyentes pueden presentarlos electrónicamente. Para detalles, vea la Publicación 3112, IRS e-file Application and Participation (Solicitud y participación en el IRS e-file). Para información sobre la presentación electrónica vea el Revenue Procedure 2007-40 (Procedimiento Administrativo Tributario 2007-40) que se encuentra en la página 1488 del Internal Revenue Bulletin 2007-26 (Boletín de Impuestos Internos 2007-26), disponible en IRS.gov/irb/2007-26_IRB#RP-2007-40. Para información sobre los diferentes tipos de arreglos de los terceros pagadores, vea el apartado 16.

Presentación electrónica por las CPEO.

A excepción del primer trimestre (sólo el Formulario 941) en que la CPEO es certificada, las CPEO están requeridas a presentar electrónicamente el Formulario 941 con el Anexo R (Formulario 941) o, si corresponde, el Formulario 943 con el Anexo R (Formulario 943). Bajo ciertas circunstancias, el IRS puede eliminar el requisito de presentación electrónica. Para solicitar la exención, la CPEO tiene que presentar una declaración escrita usando el IRS Online Registration System for Professional Employer Organizations (Sistema de registro en línea para organizaciones de empleadores profesionales del IRS) al menos 45 días antes de la fecha vencimiento de la declaración para la cual la CPEO no puede presentar electrónicamente. Para información adicional sobre cómo solicitar la exención de presentación electrónica, acceda a IRS.gov/CPEO. Vea también IRS.gov/irb/2023-13_IRB#RP-2023-18.

Multas.

Para cada mes completo o parcial que una declaración no es presentada cuando se requiere hacerlo, se impondrá una multa por presentar fuera de plazo que es del 5% de la cantidad del impuesto adeudado con esa declaración. La multa máxima es, generalmente, el 25% del impuesto adeudado. Además, por cada mes completo o parcial que el impuesto se pague tarde, se impondrá una multa por pago atrasado del 0.5% por mes de la cantidad del impuesto. Solamente para las personas físicas que presentan la multa por pago atrasado se reduce del 0.5% por mes al 0.25% por mes si hay un acuerdo de pagos a plazos vigente. Usted tiene que haber presentado su declaración a más tardar en la fecha de vencimiento para reunir los requisitos para la multa reducida. La cantidad máxima de la multa por pago atrasado también es del 25% del impuesto adeudado. Si ambas multas se imponen en cualquier mes, la multa por presentar fuera de plazo es reducida por la cantidad de la multa por pago atrasado. Las multas no se le cobrarán si tiene una causa razonable por la cual no presentó o no pagó. Si recibió una notificación de multa, puede explicar por qué cree que existe una causa razonable.

Si los impuestos sobre el ingreso, el Seguro Social o el Medicare que tienen que ser retenidos no se retienen o se pagan, usted puede ser personalmente responsable de la multa por recuperación del fondo fiduciario. Vea Multa por recuperación del fondo fiduciario en el apartado 11.

Por lo general, el uso de un tercero pagador, tal como un PSP o agente declarante, no exonera al empleador de la responsabilidad de asegurarse de que las declaraciones de impuestos sean presentadas a tiempo y que los impuestos sean pagados o depositados correctamente y a tiempo. Sin embargo, vea Organización de empleadores profesionales certificada (CPEO), en el apartado 16 para una excepción.

No presente más de una declaración por período de declaración.

Los empleadores con múltiples locales o divisiones tienen que presentar solamente un Formulario 941 por trimestre o un Formulario 944 por año. Un empleador agropecuario tiene que presentar solo un Formulario 943 por año. Un pagador de pagos no relacionados con la nómina que retuvo el impuesto sobre el ingreso o la retención adicional tiene que presentar solo un Formulario 945 por año. Presentar más de una declaración podrá causar demoras en la tramitación de su declaración y puede requerir correspondencia entre usted y el IRS. Para información sobre cómo hacer ajustes a a declaraciones presentadas anteriormente, vea el apartado 13.

Recordatorios sobre la presentación.

Declaración final.

Si su negocio dejó de operar, usted tiene que presentar una declaración final para el último trimestre (último año para el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945) en el cual fueron pagados salarios (pagos no relacionados con la nómina para el Formulario 945). Si usted continúa pagando salarios u otra compensación para los períodos siguientes a la terminación de sus operaciones, tiene que presentar declaraciones para esos períodos. Vea las Instrucciones para el Formulario 941, las Instrucciones para el Formulario 943, las Instrucciones para el Formulario 944 o las Instrucciones para el Formulario 945 para detalles sobre cómo presentar una declaración final.

Si usted está requerido a presentar una declaración final, también está requerido a entregar los Formularios W-2 a sus empleados y presentar los Formularios W-2 y W-3 ante la SSA para la fecha de vencimiento de su declaración final. No envíe el original o copia de su Formulario 941, Formulario 943 o el Formulario 944 a la SSA. Vea las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 para información adicional. Los empleadores en Puerto Rico, vean las Instrucciones para el Formulario W-3 (PR).

Presentación atrasada de declaraciones de años anteriores.

Obtenga una copia del Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945 (y sus instrucciones por separado) que muestre una fecha de revisión del año y, si aplica, el trimestre en el cual se presentó la declaración atrasada. Los Formularios 941, 943, 944 y 945 del año y/o trimestre anterior están disponibles respectivamente en IRS.gov/Form941SP, IRS.gov/Form943SP, IRS.gov/Form944SP y IRS.gov/Form945 (seleccione el enlace para todas las revisiones bajo “Otros Artículos Que Le Podrían Ser Útiles”). También vea Cómo ordenar formularios, instrucciones y publicaciones de impuestos, anteriormente. Comuníquese con el IRS al 800-829-4933 si tiene alguna pregunta sobre la presentación atrasada de declaraciones.

Cómo declarar las discrepancias entre Formularios 941, Formularios 943 o Formularios 944 con Formularios W-2 y Formularios W-3.

Cuando hay discrepancias entre los Formularios 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 presentados ante el IRS y los Formularios W-2 y W-3 presentados ante la SSA, el IRS o la SSA puede comunicarse con usted para resolver estas discrepancias.

Tome los siguientes pasos para reducir discrepancias:

No declare la retención adicional de impuesto o la retención sobre pagos no relacionados con la nómina, tales como pensiones, anualidades y ganancias de juego, en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944. La retención sobre los pagos no relacionados con la nómina se declara en los Formularios 1099 o en el Formulario W-2G y tiene que declararse en el Formulario 945. Sólo los impuestos y la retención declarada en el Formulario W-2 deben ser declarados en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944.

Las cantidades declaradas en los Formularios W-2, W-3 y los Formularios 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 pueden no coincidir por razones válidas. Por ejemplo, si usted retuvo cualquier Impuesto Adicional del Medicare de los salarios de sus empleados, la cantidad del impuesto del Medicare que se declaró en la columna 2 de la línea 5c de los Formularios 941, en la línea 5 del Formulario 943 o en la columna 2 de la línea 4c del Formulario 944, no serán el doble de la cantidad del Impuesto Adicional del Medicare retenido que se declaró en la casilla 6 del Formulario W-3 (la casilla 13 del Formulario W-3 (PR)) debido a que el Impuesto Adicional del Medicare solamente se le impone al empleado, no hay parte correspondiente al empleador del Impuesto Adicional del Medicare. Asegúrese de que haya razones válidas para esas discrepancias. Mantenga su reconciliación de manera que usted tenga un registro del por qué las cantidades no coinciden en caso de que reciba solicitudes de información por parte del IRS o de la SSA. Vea las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941) si usted necesita explicar cualesquier discrepancias que fueron causadas por una adquisición, fusión estatutaria o consolidación.

¿Quién tiene que pagar?

Use los tres siguientes requisitos para determinar si usted tiene que pagar el impuesto FUTA. Cada requisito corresponde a una categoría diferente de empleado y cada una es independiente de las otras. Si un requisito describe su situación, usted está sujeto al impuesto FUTA sobre los salarios que usted les pagó a los empleados en esa categoría durante el año natural actual.

Para determinar si reúne alguna de las dos condiciones descritas anteriormente para los trabajadores agropecuarios, usted tiene que contar los salarios pagados a extranjeros admitidos a los Estados Unidos temporalmente para desempeñar labores agropecuarias, también conocidos como trabajadores con visa H-2A. Sin embargo, los salarios pagados a dichos trabajadores con visa H-2A no están sujetos al impuesto FUTA.

Por lo general, los trabajadores agropecuarios que son provistos por líderes de cuadrilla, según se describe anteriormente en el apartado 2, se consideran empleados del operador de dicha granja para propósitos del impuesto FUTA a menos que (a) el líder de cuadrilla esté inscrito conforme a la Migrant and Seasonal Agricultural Worker Protection Act (Ley de Protección de Trabajadores Agrícolas Migrantes y Temporeros); o (b) casi todos los trabajadores agropecuarios provista por el líder de cuadrilla operan o proporcionan servicios de mantenimiento a tractores, maquinaria de cosecha o de fumigación aérea u otro tipo de maquinaria provistos por el líder de cuadrilla. Por lo tanto, si el punto (a) o el punto (b) corresponden, los trabajadores agropecuarios, por lo general, son empleados del líder de cuadrilla.

Cómo calcular el impuesto FUTA.

Para 2024, la tasa del impuesto FUTA es el 6.0%. La tasa aplica a los primeros $7,000 de salarios que usted pagó a cada empleado durante el año natural. La cantidad de $7,000 es la base salarial federal. Su base salarial estatal podría ser distinta.

Por lo general, usted puede reclamar un crédito por el impuesto FUTA por los pagos hechos al fondo para el desempleo estatal. El crédito podría ser de hasta el 5.4% de los salarios sujetos al impuesto FUTA. Si usted tiene derecho a la cantidad máxima de crédito del 5.4%, la tasa del impuesto FUTA después de considerar el crédito es el 0.6%. A usted le corresponde el crédito máximo si pagó sus impuestos estatales para el desempleo en su totalidad, a tiempo y sobre todos los salarios que están sujetos al impuesto FUTA y siempre y cuando no se haya determinado que el estado es un estado con reducción en el crédito. Vea las Instrucciones para el Formulario 940 para determinar el crédito.

En algunos estados, los salarios sujetos al impuesto por desempleo estatal son los mismos salarios sujetos al impuesto FUTA. Sin embargo, ciertos estados excluyen algunos tipos de salarios del desempleo estatal, aunque estén sujeto al impuesto FUTA (por ejemplo, salarios pagados a oficiales corporativos, ciertos pagos por compensación por enfermedad por las uniones y ciertas prestaciones suplementarias). En dicho caso, usted puede estar requerido a depositar más del 0.6% del impuesto FUTA sobre esos salarios. Vea las Instrucciones para el Formulario 940 para orientación adicional.

.En los años en los que hay estados de reducción en el crédito, tiene que incluir las obligaciones adeudadas por reducción en el crédito con el depósito del cuarto trimestre. Puede depositar la obligación adicional anticipada a lo largo del año, pero no se vence sino hasta la fecha de vencimiento del depósito correspondiente al cuarto trimestre, y la obligación asociada debe registrarse como incurrida en el cuarto trimestre. Vea las Instrucciones para el Formulario 940 para obtener más información..

Empleador sucesor.

Si usted adquirió un negocio de otro empleador que era responsible del impuesto FUTA, es posible que pueda incluir los salarios que el empleador pagó a los empleados que siguen trabajando para usted al calcular la base salarial de $7,000. Vea las Instrucciones para el Formulario 940.

Depósitos del impuesto FUTA.

Para propósitos de determinar la cantidad a depositar, calcule la cantidad de impuesto FUTA trimestralmente. Multiplique la cantidad de salarios tributables que pagados durante el trimestre por el 0.6%. Esta cantidad puede necesitar ser ajustada, sin embargo, dependiendo del derecho que usted tenga al crédito por contribuciones al fondo de desempleo estatal. Vea las Instrucciones para el Formulario 940. No siga depositando el impuesto FUTA sobre los salarios de un empleado cuando los mismos exceden de $7,000 durante el año natural.

Si su obligación tributaria de FUTA para cualquier trimestre natural es $500 o menos, no tiene que depositar dicho impuesto. En su lugar, puede traspasar y añadir dicha obligación a la obligación que calculará en el trimestre siguiente para saber si tiene que hacer un depósito. Si su obligación tributaria del impuesto FUTA para cualquier trimestre natural es $500 o más (incluyendo toda cantidad del impuesto FUTA de algún trimestre anterior) tiene que depositarla por medio de la EFT. Vea el apartado 11 para información adicional sobre las EFT.

Empleados domésticos.

Usted no está sujeto a depositar el impuesto FUTA para los empleados domésticos a menos que declare sus salarios en el Formulario 941, el Formulario 943, o el Formulario 944. Vea la Publicación 926 para más información.

Cuándo se tienen que hacer los depósitos.

Deposite el impuesto FUTA a más tardar el último día del primer mes siguiente al final del trimestre. Si la fecha de vencimiento para hacer el depósito cae un sábado, domingo o día de fiesta oficial, usted puede depositar el próximo día laborable. Vea Día de fiesta oficial, en el apartado 11, para una lista de los días de fiesta oficiales para 2024.

Si su obligación tributaria para el cuarto trimestre (más toda cantidad no depositada de algún trimestre anterior) es más de $500, deposite la cantidad total para la fecha de vencimiento del Formulario 940 (31 de enero). Si es $500 o menos, usted puede hacer un depósito, pagar el impuesto con una tarjeta de crédito o débito o pagar el impuesto con su Formulario 940 antes del 31 de enero. Si usted presenta un Formulario 940 electrónicamente, usted puede e-file y usar EFW para pagar el saldo adeudado. Para información adicional sobre cómo pagar sus impuestos con una tarjeta de crédito o débito o usando el EFW, acceda a IRS.gov/Pagos.

Cómo declarar el impuesto FUTA.

Use el Formulario 940 para declarar el impuesto FUTA. Presente su Formulario 940 para 2023 para el 31 de enero de 2024. Sin embargo, si depositó todos sus impuestos FUTA a su vencimiento, puede presentar en o antes del 12 de febrero de 2024.

Presentación electrónica del Formulario 940.

El programa e-file del Formulario 940 le permite al contribuyente presentar electrónicamente el Formulario 940 usando una computadora con conexión al Internet y un programa de preparación de impuestos comercial. Para más información, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile o llame al 866-255-0654.

Empleados domésticos.

Si usted no declaró los impuestos del trabajo sobre el empleo de empleados domésticos en el Formulario 941, el Formulario 943, o el Formulario 944, declare el impuesto FUTA para esos empleados en el Anexo H (Formulario 1040). Vea la Publicación 926 para más información. Usted tiene que tener un EIN para presentar el Anexo H (Formulario 1040).

Presentación electrónica por agentes declarantes.

Los agentes declarantes que presentan los Formularios 940 para grupos de contribuyentes pueden presentarlos electrónicamente. Vea Presentación electrónica por agentes declarantes en el apartado 12.

Presentación electrónica por las CPEO.

Las CPEO están requeridas a presentar electrónicamente el Formulario 940 con el Anexo R (Formulario 940). Bajo ciertas circunstancias, el IRS puede eximirle del requisito de presentación electrónica. Para solicitar ser eximida, la CPEO tiene que presentar una solicitud escrita por medio del IRS Online Registration System for Professional Employer Organizations (Sistema de registro en línea para organizaciones de empleadores profesionales del IRS) al menos 45 días antes de la fecha de vencimiento de la declaración para la cual la CPEO no puede presentar electrónicamente. Para información adicional sobre cómo presentar una solicitud de exención electrónicamente, acceda a IRS.gov/CPEO. También vea el Revenue Procedure 2023-18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023-18).

Proveedor de servicios de nómina (PSP).

Un PSP ayuda a administrar la nómina y las tareas de impuestos relacionadas con la nómina en nombre del empleador. Un PSP puede preparar cheques para los empleados, preparar y presentar las declaraciones de impuestos sobre la nómina, preparar los Formularios W-2 y hacer los depósitos de impuestos federales y otros pagos de impuestos federales. Un PSP realiza estas funciones usando el EIN del empleador. Un PSP no es responsable ni como empleador o agente del empleador por los impuestos sobre la nómina del empleador. Si un empleador está usando un PSP para realizar sus obligaciones tributarias, el empleador sigue siendo responsable por sus obligaciones de impuestos sobre la nómina, incluyendo la responsabilidad por los impuestos sobre la nómina.

Un empleador que usa un PSP debe asegurarse de que el PSP esté usando el EFTPS para hacer los depósitos de impuestos federales en nombre del empleador de manera que el empleador pueda confirmar que los pagos se están haciendo en su nombre.

Agente declarante.

Un agente declarante es un tipo de PSP. Un agente declarante ayuda a administrar la nómina y las obligaciones de nómina en nombre del empleador, incluyendo la autorización para firmar y presentar electrónicamente los formularios establecidos en el Formulario 8655, Reporting Agent Authorization (Autorización para un agente declarante). Un empleador usa el Formulario 8655 para autorizar a un agente declarante a realizar funciones en nombre del empleador. Un agente declarante realiza esas funciones usando el EIN del empleador. Un agente declarante no es responsable ni como empleador ni como agente del empleador por los impuestos sobre la nómina del empleador. Si un empleador está usando un agente declarante para realizar sus obligaciones tributarias, el empleador sigue siendo responsable por sus obligaciones de impuestos sobre la nómina, incluyendo la responsabilidad por los impuestos sobre la nómina,

Un agente declarante tiene que usar EFTPS para hacer los depósitos de los impuestos federales en nombre del empleador. El empleador tiene acceso a EFTPS para confirmar que los depósitos de impuestos federales se están haciendo en su nombre.

Para información adicional sobre agentes declarantes, vea el Revenue Procedure 2012-32 (Procedimiento Administrativo Tributario 2012-32) que se encuentra en la página 267 del Internal Revenue Bulletin 2012-34 (Boletín de Impuestos Intenos 2012-34), disponible en IRS.gov/irb/2012-34_IRB#RP-2012-32; y la Publicación 1474, Technical Specifications Guide for Reporting Agent Authorization and Federal Tax Depositors (Guía de especificaciones técnicas para las autorización del agente declarante y los depositantes de impuestos federales).

Agente con un Formulario 2678 aprobado.

Un agente con un Formulario 2678 aprobado ayuda a administrar la nómina y los asuntos relacionados con la nómina en nombre del empleador. Un agente autorizado conforme a la sección 3504 puede pagar salarios o compensación a algunos o todos los empleados de un empleador, preparar y presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina según establecidas en el Formulario 2678, preparar los Formularios W-2 y hacer depósitos federales y otros pagos de impuestos federales. Un empleador utiliza el Formulario 2678 para solicitar autorización para designar a un agente a realizar funciones en nombre del empleador. Un agente con un Formulario 2678 aprobado está autorizado a realizar estas funciones usando su propio EIN. El agente presenta el Anexo R (Formulario 941) o si aplica el Anexo R (Formulario 943) para asignar salarios e impuestos a los empleadores que representan como agente.

Si un empleador utiliza un agente con un Formulario 2678 aprobado para realizar sus obligaciones tributarias, el agente y el empleador son responsables conjuntamente por los impuestos de la nómina y las obligaciones tributarias para las cuales el agente está autorizado a realizar.

El Formulario 2678 no aplica a los impuestos de FUTA declarados en el Formulario 940 a menos que el empleador sea un beneficiario de servicios de cuidado en el hogar recibiendo los servicios a través de un programa administrado por una agencia gubernamental federal, estatal o local.

Para más información sobre un agente con un Formulario 2678 aprobado, vea el Revenue Procedure 2013-39 (Procedimiento Administrativo Tributario 2013-39) que se encuentra en la página 830 del Internal Revenue Bulletin 2013-52 (Boletín de Impuestos Internos 2013-52) en IRS.gov/irb/2013-39_IRB#RP-2013-52.

Pagador designado conforme a la sección 3504.

En ciertas circunstancias el IRS puede designar a un tercero pagador para realizar los actos de un empleador. El IRS designará un tercero pagador en nombre de un empleador si el tercero pagador tiene un acuerdo de servicio con el empleador. Un acuerdo de servicio es un acuerdo entre el tercero pagador y un empleado en el cual el tercero pagador: (1) afirma que es el empleador de individuos que realizan servicios para el empleador; (2) paga salarios a los individuos que realizan servicios para el empleador; y (3) asume la responsabilidad de retener, declarar y pagar los impuestos federales sobre la nómina por los salarios que le paga a los individuos que realizan servicios para le empleador.

Un pagador designado conforme a la sección 3504 realiza obligaciones bajo un acuerdo de servicio usando su propio EIN. Si el IRS designa un tercero pagador conforme a la sección 3504, el tercero pagador y el empleador son responsables en conjunto por los impuestos sobre la nómina y las obligaciones tributarias relacionadas con impuestos para las cuales el tercero pagador es designado.

Para información adicional sobre un pagador designado conforme a la sección 3504, vea la sección 31.3504-2 del Reglamento.

Organización de empleadores profesionales certificada (CPEO).

La Stephen Beck, Jr., Achieving a Better Life Experience Act of 2014 (ABLE) (Ley Stephen Beck Jr., Logro de una Mejor Calidad de Vida de 2014, o ABLE, por sus siglas en inglés) requirió que el IRS estableciera un programa de certificación voluntaria para las organizaciones de empleadores profesionales (PEO, por sus siglas en inglés). Las PEO se encargan de manejar varias responsabilidades administrativas de nómina y declaraciones de impuestos de sus clientes de negocios y, por lo general, se les paga una tarifa basada en los costos de nómina. Para certificarse y mantener la certificación conforme al programa de certificación, las organizaciones de empleadores profesionales certificadas (CPEO, por sus siglas en inglés) tienen que cumplir con varios requisitos descritos en las secciones 3511 y 7705 y las guías relacionadas que se han publicado. La certificación como una CPEO puede afectar las obligaciones de impuestos sobre la nómina tanto de la CPEO como las de sus clientes. Por lo general, para propósitos de los impuestos sobre la nómina, una CPEO es tratada como el empleador de cualquier individuo que realiza servicios para un cliente de la CPEO y que está cubierto por un contrato descrito en la sección 7705(e)(2) entre la CPEO y el cliente (contrato de la CPEO), pero sólo para los salarios y otra compensación pagados al individuo por la CPEO. Sin embargo con respecto a ciertos empleados cubiertos por un contrato de la CPEO, también puede ser tratado como un empleador de los empleados y, en consecuencia, también pueden ser responsable de los impuestos sobre la nómina aplicados a los salarios y otras compensaciones pagados por la CPEO a dichos empleados. Para certificarse como una CPEO, la organización tiene que hacer la solicitud por medio del IRS Online Registration System (Sistema de registro en línea para organizaciones de empleadores profesionales del IRS. Para más información o solicitar certificarse como una CPEO, acceda a IRS.gov/CPEO.

Las CPEO tienen que completar el Anexo R (Formulario 940), el Anexo R (Formulario 941), o el Anexo R (Formulario 943) cuando presenten un Formulario 940, 941, o 943 agregado respectivamente. Las CPEO presentan el Formulario 8973 para notificar al IRS que comenzaron o terminaron un contrato de servicio con un cliente. Para convertirse en una CPEO, la organización tiene que presentar su solicitud a través del IRS Online Registration System (Sistema de registro en línea del IRS). Para más información o para solicitar convertirse en una CPEO, acceda a IRS.gov/CPEO. También vea el Revenue Procedure 2023-18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023-18).

.Si ambos el empleador y un agente autorizado conforme a la sección 3504 (o CPEO u otro tercero pagador) pagaron salarios a un empleado durante un trimestre, tanto el empleador como el agente autorizado conforme a la sección 3504 (o CPEO u otro tercero pagador, si corresponde) deben presentar el Formulario 941 declarando los salarios que cada entidad pagó al empleado durante el trimestre correspondiente y emitir los Formularios W-2 declarando los salarios que cada entidad pagó al empleado durante el año..