Сроки подачи форм и уплаты налога, удерживаемого работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму

Установленные сроки декларирования

Каждый работодатель, занятый в профессиональной или коммерческой деятельности, и оплачивающий деятельность наемных работников, должен сообщать в Налоговое управление США (IRS) о выплатах заработной платы, подоходном налоге, налоге на социальное обеспечение, налоге в фонд программы «Медикер» и, в соответствующих случаях, дополнительном налоге в фонд программы «Медикер», а также платить налоги, удерживаемые из заработной платы (далее – налоги работодателя). Как правило, работодатели должны сообщать о заработной плате, чаевых и других выплатах наемному работнику путем подачи требуемой Формы 940 «Ежеквартальная налоговая декларация работодателя». Работодатели малого бизнеса, чей годовой налог работодателя составляет 1 000 долларов США и менее, могут подавать Форму 944 «Годовая налоговая декларация работодателя», если одобрение IRS было получено, а работодатели аграрного сектора - Форму 943 «Годовая налоговая декларация работодателя аграрного сектора». Большинство работодателей также должны подавать Форму 940 «Ежегодная налоговая декларация работодателя по федеральному налогу на безработицу (FUTA)» для отчета о выплаченной заработной плате, облагаемой FUTA, и для расчета налога. Все налоги работодателя, включая FUTA, необходимо своевременно депонировать, используя предписанный метод.

В конце года работодатель должен подать форму W-2 «Отчет о заработной плате и налогах», чтобы сообщить в Управление социального обеспечения (SSA) о заработной плате, чаевых и других выплатах наемному работнику, а также своевременно предоставить работнику копию формы, с тем чтобы он мог надлежащим образом подать свою налоговую декларацию.

Каждый, кто занимается профессиональной или коммерческой деятельностью и осуществляет выплаты, подлежащие отчетности, должен сообщить о них в IRS. Форма 1099-NEC используется для отчетности о выплатах в размере 600 долларов или более работникам, работающим не по найму. Форма 1099-MISC используется для отчетности о некоторых видах дохода, отличных от выплат работникам, работающим не по найму.

Работодатель должен подать требуемые формы к установленному сроку. В случае, если конечный срок подачи декларации приходится на субботу, воскресенье или официальный праздник, вам разрешается подать декларацию на следующий рабочий день.

Формы, подаваемые ежеквартально с установленными сроками 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января (за четвертый квартал предыдущего календарного года)

• Подайте Форму 941 «Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский), если вы платили заработную плату, подлежащую налогам работодателя, за каждый квартал к последнему дню месяца, следующего за концом квартала. Если вы своевременно депонировали все налоги, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи декларации. Для дополнительной информации обратитесь к Публикации № 15 (Циркуляр E) «Налоговый справочник работодателя» (Английский).

Формы, подаваемые ежегодно к 31 января

• Подайте в Управление социального обеспечения (SSA) Формы W-2 «Отчет о заработной плате и налогах» (Английский) с Формой W-3 «Справка, сопровождающая отчет о заработной плате и налогах» (Английский) для отчета о выплаченных заработках и налогах, удержанных из них работодателем за прошлый налоговый год. Формы W-2 и W-3 могут быть поданы в электронном формате, а некоторые работодатели могут подать их в бумажном формате. На данный момент работодатели, подающие 250 или более Форм W-2, должны это делать в электронном формате. Об изменениях в требованиях к электронной подаче документов читайте в разделе «Требования к электронной подаче документов изменятся с 2024 года»; либо для получения дополнительной информации об этих формах, включая помощь в подаче форм в электронном виде, посетите раздел «Инструкции и информация по подаче W-2 работодателями» (Английский) на сайте Управления социального обеспечения. Формы W-2 должны быть также выданы сотрудникам до 31 января.
• Подайте в IRS Форму 940 «Ежегодная декларация работодателя об уплате федерального налога в фонд пособий по безработице (FUTA)» (Английский) для отчета о подлежащих налогу FUTA заработках, выплаченных в прошлом году. Если вы вовремя депонировали все налоги FUTA, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи Формы 240. Для дополнительной информации обратитесь к разделу «Федеральный налог в фонд пособий по безработице (FUTA)» (Английский) в Публикации № 15.
• Подайте в IRS Форму 943 «Годовая федеральная налоговая декларация работодателя для сельскохозяйственных работников» (Английский), если в прошлом году вы выплатили сельскохозяйственным работникам заработную плату, подлежащую удержанию налогов работодателем. Форма 943 используется только для отчета о зарплатах, выплаченных сельскохозяйственным работникам; те же зарплаты не указываются в Форме 941 или 944.
• Подайте в IRS Форму 944 «Годовая федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский), если IRS уведомило вас в письменной форме, что вам необходимо подать Форму 944 вместо Формы 941, и в прошлом году вы выплатили заработную плату, подлежащую удержанию налогов работодателем. Если вы хотите изменить ситуацию и иметь возможность подать либо Форму 941, либо Форму 944 за год, следуйте инструкциям для Формы 944, чтобы запросить такое изменение. До тех пор, пока вы не получите письменного подтверждения такого изменения, продолжайте подавать ту форму, о которой вас ранее уведомило IRS. 
• Подайте в IRS Форму 1099-NEC «Заработная плата работника, работающего не по найму» (Английский) вместе с Формой 1096 «Ежегодная сводка и представление информации по налоговой отчетности» (Английский), если в ходе вашей профессиональной или коммерческой деятельности вы произвели платежи на общую сумму более 600 долларов за услуги лицу, не являющимся вашим наемным работником, наличные платежи за рыбу, либо вы уплатили гонорары адвокатам. Формы 1099-NEC должны быть также выданы получателям до 31 января. Более подробная информация о Форме 1099-NEC приведена в разделе «Отчетность о выплатах независимым подрядчикам». Об изменениях в требованиях к электронной подаче документов читайте в разделе «Требования к электронной подаче документов изменятся с 2024 года».
• Подайте в IRS Форму 945 «Ежегодная декларация об удержанном федеральном подоходном налоге» (Английский) для отчета об удержанном (или подлежащим удержанию) федеральном подоходном налоге из платежей, не являющихся заработной платой. Если вы вовремя задепонировали все удерживаемые налоги, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи формы. Для дополнительной информации обратитесь к разделу «Удержание подоходного налога из платежей, не являющихся заработной платой» в Публикации № 15 (Английский). 

Формы, подаваемые ежегодно к 28 февраля (или к 31 марта, если подаются в электронном виде)

• Подайте в IRS Форму 1099-MISC «Доходы из разных источников» (Английский) вместе с Формой 1096 «Ежегодный отчет и передача информационных деклараций США» (Английский), чтобы указать доходы от аренды, авторских отчислений, призов, наград и от других фиксированных или определяемых доходов, выплаченных в предыдущем календарном году. См. инструкции к Форме 1099-MISC для всех различных видов источников доходов, о которых необходимо сообщать, и применимый порог отчетности в долларах. Формы 1099-MISC и 1096 могут быть поданы в электронном виде, более подробную информацию см. в Публикации № 1220 (Английский) PDF. Если вы подаете Формы 1099-MISC и 1096 в электронном виде, крайний срок подачи - 31 марта. Как правило, Формы 1099-MISC должны быть предоставлены ремитентам до 31 января. Об изменениях в требованиях к электронной подаче документов читайте в разделе «Требования к электронной подаче документов изменятся с 2024 года».
• Подайте в IRS Форму 8027 «Ежегодная информационная декларация работодателя о доходах от чаевых и распределенных чаевых» (Английский), представляющую собой ежегодный отчет за предыдущий год по поступлением от продажи продуктов питания и напитков и по чаевым, о которых вам сообщили сотрудники, если вы являетесь «крупным заведением по продаже продуктов питания или напитков». Более подробную информацию, включая определение "крупного заведения по продаже продуктов питания или напитков", см. в Публикации № 15 (Английский), а для помощи в электронной подаче Формы 8027, см. Публикацию № 1239 «Стандарты для электронной подачи формы 8027 «Ежегодная информационная декларация работодателя о доходах от чаевых и распределенных чаевых» (Английский) PDF. Если вы подаете Форму 8027 в электронном виде, крайний срок подачи - 31 марта.

Требования к электронной подаче документов изменятся с 2024 года

Министерство финансов США и Налоговое управление США выпустили окончательные нормативы (Английский), изменяющие правила подачи деклараций и других документов в электронном виде (e-file). Эти правила затрагивают подачу многих видов деклараций, включая информационные декларации (например, Формы 1099 или W-2) и декларации по удержанию налогов (например, Формы 945 и 1042).

Для информационных деклараций, которые должны быть поданы 1 января 2024 года или после этой даты, окончательные нормативы

• снижают порог в 250 деклараций, установленный в предыдущих нормативах, и предписывают электронный формат подачи при наличии 10 или более деклараций в течение календарного года;
• требуют при подаче деклараций объединить почти все типы информационных деклараций, подпадающих под действие данных нормативов, чтобы определить, достигнут ли порог в 10 деклараций, и, как следствие, необходимо ли подавать информационные декларации в электронном виде

Установленные сроки депонирования налогов

Как правило, существуют различные сроки депонирования налогов, в зависимости от вида декларации, в которой они указываются, истории прошлых подач и других факторов. Сроки депонирования часто отличаются от сроков подачи налоговых деклараций.

При депонировании всех федеральных налогов вы обязаны пользоваться Электронной федеральной налоговой платежной системой (EFTPS) (Английский). Депонирование налогов само по себе не является отчетом о налогах и не освобождает вас от подачи налоговой декларации. Если крайний срок депонирования выпадает на субботу, воскресенье или официальный праздник, вы можете осуществить депонирование на следующий рабочий день.

Удержание федерального подоходного налога и налогов в фонды социального обеспечения и программы «Медикер»

В отношении налогов, указываемых в Формах 941, 943, 944 или 945, существует два графика депонирования: ежемесячный и полунедельный. Перед началом каждого календарного года вы должны определить, какой из двух графиков депонирования вы должны использовать. График депонирования, который вы должны использовать, основан на итоговой сумме налоговой задолженности, указанной в формах ранее, во время установленного предшествующего отрезка времени. Предшествующий отрезок времени варьируется в зависимости от типа формы. Обратитесь к инструкциям самой формы или к Публикации № 15 (Английский) для дополнительной информации о предшествующем отрезке времени и для того, как определить, к какому типу депонентов вы относитесь.

Ежемесячный депонент

В рамках ежемесячного графика депонирования, налоги, удерживаемые из заработной платы лиц, работающих по найму и взимаемые с платежей, произведенных в течение месяца, депонируются к 15-му числу следующего месяца.

Полунедельный депонент

В рамках двухнедельного графика депонирования налоги, удерживаемые из заработной платы лиц, работающих по найму и взимаемые с платежей, внесенных в среду, четверг и (или) пятницу, депонируются к среде на следующей неделе. Налоги, взимаемые с платежей, внесенных в субботу, воскресенье, понедельник и (или) вторник, депонируются к пятнице на следующей неделе.

Правило депонирования на следующий день

Если вы накапливаете налогов на сумму 100 000 долларов или более в любой день в течение месячного или полунедельного периода депонирования, вы должны задепонировать этот налог к следующему рабочему дню.

Депонирование налога FUTA

Вы должны определить, когда вам необходимо депонировать налог FUTA, исходя из суммы ваших налоговых обязательств, определяемых на ежеквартальной основе. Если ваша налоговая задолженность FUTA составляет 500 долларов США или меньше за квартал, перенесите ее на следующий квартал. За любой квартал, в котором ваше налоговое обязательство FUTA (плюс любая не депонированная сумма за любой предыдущий квартал) составляют 500 долларов или более, депонируйте (Английский) всю сумму задолженности по состоянию на конец квартала к последнему дню первого месяца, следующего за концом квартала. Если ваша налоговая задолженность за 4-й квартал составляет 500 или меньше, вы можете произвести депонирование или оплатить налог с помощью формы 940 до 31 января.