Por lo general, se requiere que los empleadores depositen los impuestos sobre la nómina declarados en el Formulario 941 Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador (en inglés), o en el Formulario 944 (SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador. Ambos formularios sirven para declarar los impuestos federales sobre los ingresos retenidos a sus empleados, así como la porción, del empleador y de los empleados, de los impuestos al Seguro Social y al Medicare. La cantidad de impuestos sobre la nómina que usted declaró en su Formulario 941 o su Formulario 944, determina si debe utilizar un programa de depósitos mensuales o bisemanales. Los términos "depositante de itinerario mensual" y "depositante de itinerario bisemanal" no se refieren a cuántas veces su negocio les paga a sus empleados ni cuán a menudo se le requiere a usted efectuar depósitos. Más bien, los términos identifican cuál conjunto de reglas de depósito usted tiene que seguir cuando se determina una responsabilidad tributaria de impuestos sobre la nómina. Las reglas de depósito se basan en las fechas cuando se pagan los salarios (a base de efectivo), no cuando las responsabilidades tributarias se acumulan para propósitos de contabilidad. Para ver las reglas sobre los requisitos de presentación, consulte el Tema 758. Obligación de menos de $2,500: Si se le requiere que presente el Formulario 941 y acumula una obligación por estos impuestos de menos de $2,500 en el trimestre anterior o en curso, puede pagar sus impuestos adeudados por el trimestre en curso con su declaración de impuestos presentada a tiempo, en lugar de hacer los depósitos, siempre y cuando no incurra en una obligación de depósito al próximo día de $100,000 durante el trimestre en curso. Asimismo, si se requiere que presente el Formulario 944 y acumula una obligación tributaria de menos de $2,500 al año, puede pagar los impuestos adeudados con su declaración presentada a tiempo en lugar de hacer depósitos. Si se le requiere presentar el Formulario 944 y su obligación de impuestos sobre la nómina para el cuarto trimestre es de menos de $2,500, puede pagar su obligación del cuarto trimestre con su declaración presentada a tiempo, siempre y cuando haya efectuado depósitos para el primer, segundo y tercer trimestres de conformidad con las reglas de depósito correspondientes. Los empleadores que están por debajo del mínimo de $2,500 y que no necesitan efectuar depósitos y, en lugar de ello, pagan los impuestos sobre la nómina con el Formulario 941 o Formulario 944 pueden elegir depositar los impuestos o pagar la cantidad adeudada que se indica en el Formulario 941 o Formulario 944, según se estipula en las instrucciones del formulario. Obligación de $2,500 o más: A menos que califique para efectuar pagos con su declaración, tiene que depositar sus impuestos. Si presenta el Formulario 941 y no está seguro si su obligación tributaria total para el trimestre en curso será de menos de $2,500 y su obligación para el trimestre anterior no fue menos de $2,500, efectúe depósitos conforme a las reglas bisemanales o mensuales para que no quede sujeto a multas por no efectuar los depósitos. Cuándo depositar Tiene que efectuar depósitos de conformidad con uno de los dos programas de depósito-- mensual o bisemanal. El programa que usted utilizará para el año calendario actual dependerá de la cantidad de impuestos sobre la nómina que haya declarado durante el período retroactivo. Si solo ha presentado el Formulario 941, el período retroactivo son los 12 meses (que abarcan cuatro trimestres) que comienzan el 1 de julio del segundo año anterior y que terminan el 30 de junio del año anterior. Si presentó el Formulario 944 en cualquiera de los dos años anteriores o si presenta el Formulario 944 en el año actual, el período retroactivo es el año calendario dos años previos al año por el cual usted está depositando (consulte la Publicación 15 (Circular E), Guía tributaria para empleadores, Sección 11, Cómo depositar los impuestos) (en inglés). Programa de depósitos mensuales - Si declaró impuestos de $50,000 o menos durante el período retroactivo, le corresponde un programa de depósitos mensuales y por lo general, tiene que depositar sus impuestos sobre la nómina por los pagos efectuados en determinado mes el o antes del 15º día del mes siguiente. Por ejemplo, para el 15 de febrero, tiene que depositar los impuestos por los pagos efectuados en enero. Si el 15 de cualquier mes calendario es un sábado, domingo o día feriado legal en el Distrito de Columbia, debe depositar al día laborable siguiente. Un día laborable es cualquier día que no sea sábado, domingo o día feriado legal en el Distrito de Columbia. Programa de depósitos bisemanales - Si declaró más de $50,000 en impuestos durante el período retroactivo, le corresponde un programa de depósitos bisemanales y por lo general tiene que depositar sus impuestos sobre la nómina de conformidad con el programa siguiente: Si su día de pago es un miércoles, jueves y/o viernes, tiene que depositar esos impuestos a más tardar el miércoles siguiente. Si su día de pago es un sábado, domingo, lunes y/o martes, tiene que depositar esos impuestos a más tardar el viernes siguiente. Si se le requiere efectuar un depósito en una fecha que no es un día laborable, se considera pagado a tiempo si el depósito se efectúa a más tardar al cierre del siguiente día laborable. Por ejemplo, si se le requiere efectuar un depósito un viernes y dicho viernes es un día feriado legal en el Distrito de Columbia, el depósito se considerará efectuado a tiempo si lo efectúa el siguiente lunes (si ese lunes es un día laborable). Un día feriado estatal que no sea un día feriado en el Distrito de Columbia no retrasa la fecha de vencimiento de los depósitos de impuestos federales. Los depositantes bisemanales tienen por lo menos 3 días laborables luego del cierre del período bisemanal para efectuar sus depósitos. Si cualquiera de los 3 días de la semana siguientes al término de un período bisemanal es un día feriado legal en el Distrito de Columbia, tendrá un día adicional por cada uno de esos días para efectuar el depósito correspondiente. Regla de depósito de $100,000 al próximo día - Independientemente de que deposite mensual o bisemanalmente, si acumula $100,000 o más en impuestos en un día durante un período de depósito, tiene que depositar los impuestos a más tardar el día laborable siguiente después de que acumule los $100,000. Si eso sucede, usted se convierte en depositante bisemanal durante por lo menos el resto del año natural y el año natural siguiente. Para obtener detalles sobre la regla de depósito de $100,000 al próximo día, consulte la Sección 11 de la Publicación 15 (en inglés). Empleador nuevo - Si usted es un empleador nuevo, sus impuestos para el período retroactivo se consideran cero para cualquier trimestre antes de que emprendiera o adquiriera su negocio. Por lo tanto, el primer año de su negocio es depositante mensual, a menos que se aplique la regla de depósito de $100,000 al próximo día. Cómo efectuar los depósitos Tiene que efectuar todos los depósitos de impuestos federales por medio de transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés), por lo general por medio del EFTPS: Sistema de pago electrónico de impuestos federales. El EFTPS es un servicio gratuito que el Departamento del Tesoro de los EE. UU. proporciona. Para que los depósitos efectuados mediante el sistema EFTPS lleguen a tiempo, tiene que programar el depósito a más tardar a las 8 p.m. hora del Este del día anterior a la fecha de vencimiento del depósito. Consulte EFTPS.gov (en inglés) o llame al 800-555-4477 o 800-244-4829 (TDD) para inscribirse. También puede encontrar información adicional en la Publicación 966 (SP), Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal, la Manera Segura de Pagar los Impuestos Federales PDF. Si no desea utilizar el EFTPS, puede hacer arreglos para que su profesional tributario, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero en quien confíe efectúe los depósitos electrónicamente en nombre suyo. Los servicios prestados por un tercero pueden tener una tarifa y una fecha límite diferente. Si no inicia una transacción de depósito mediante el EFTPS a más tardar a las 8 p.m. hora del Este el día laborable antes de la fecha de vencimiento del depósito, aún puede efectuar el depósito a tiempo si utiliza el Servicio de Recaudación de Impuestos Federales (FTCS, por sus siglas en inglés) (en inglés) para efectuar el pago el mismo día. Si anticipa que alguna vez necesitará un método para efectuar pagos el mismo día, asegúrese de hacer los arreglos correspondientes por anticipado con su institución financiera. Sírvase verificar con su institución financiera sobre la disponibilidad, las fechas límite y los costos. Su institución financiera podría cobrarle una cuota por efectuar pagos de esta manera. Se requiere que deposite el 100% de su deuda tributaria en la fecha de vencimiento del depósito o antes. Podrían imponerse multas por depositar después de la fecha de vencimiento, depositar menos de la cantidad requerida o enviar los pagos directamente al IRS en lugar de depositarlos. El IRS podría exonerar las multas en ciertos casos. Consulte la Publicación 15 (en inglés), para obtener más información sobre las reglas y multas relacionadas con la exactitud de los depósitos.
