Por lo general, usted tiene que presentar el Formulario 941, Declaración de impuestos federales TRIMESTRALES del empleador (en inglés), o el Formulario 944 (SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos Federales del Patrono o Empleador, para declarar todo salario que ha pagado y las propinas que sus empleados le han informado a usted, así como los impuestos sobre la nómina (la retención del impuesto federal sobre los ingresos, la retención de los impuestos al Seguro Social y al Medicare, y la parte que le corresponde a usted de los impuestos al Seguro Social y al Medicare). Solo los empleadores de pequeños negocios que hayan recibido notificación del IRS para que presenten el Formulario 944 pueden hacerlo. Para declarar salarios e impuestos de empleados agropecuarios, tiene que presentar el Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios (en inglés). Consulte el Tema 760 que contiene los requisitos de declaración y depósito para los empleadores agrícolas. Para más información sobre la presentación electrónica, consulte Presentación electrónica (e-file) de los formularios de impuestos sobre la nómina. Formulario 941 Se le exige presentar un Formulario 941 por separado cada trimestre (El primer trimestre -abarca de enero a marzo; el segundo trimestre - de abril a junio, el tercer trimestre - de julio a septiembre, el cuarto trimestre - de octubre a diciembre). El Formulario 941 debe presentarse, por lo general, el último día del mes que sigue al final del trimestre. Por ejemplo, se le requiere presentar un Formulario 941 a más tardar el 30 de abril, por los salarios que pague durante el primer trimestre, de enero a marzo. Si ha depositado todos sus impuestos a tiempo, tendrá 10 días más después de la fecha límite, para presentar su declaración. Si la fecha de presentación de la declaración es un sábado, domingo, o día feriado oficial, puede presentar la declaración el siguiente día laborable. El término "día feriado oficial" significa cualquier día festivo oficial en el Distrito de Columbia. Para ver una lista de los días feriados oficiales, consulte la Publicación 15 (Circular E), Guía tributaria para empleadores, (en inglés) (Sección 11, Cómo depositar los impuestos – Depósitos adeudados solo en días laborables). Formulario 944 Algunos empleadores que tienen nóminas pequeñas, incluidos los empleadores de organismos del gobierno, pueden presentar el Formulario 944 (SP) anual, en vez de presentar el Formulario 941 (en inglés) cada trimestre, si usted es elegible y se le indica apropiadamente en su Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación del Empleador (en inglés). El Formulario 944 está diseñado para empleadores con una obligación tributaria anual de impuestos sobre la nómina de $1,000 o menos. Por lo general, se debe presentar el Formulario 944 para el 31 de enero del siguiente año. Sin embargo si realizó depósitos oportunamente en pago total de sus impuestos del año, puede presentar la declaración antes del 10 de febrero. Al igual que con el Formulario 941, si la fecha de vencimiento para presentar una declaración cae en un sábado, domingo o feriado oficial, puede presentar la declaración el siguiente día laborable. El propósito del Formulario 944 es disminuir la carga a los empleadores pequeños, permitiéndoles presentar una declaración al año y en la mayoría de los casos pagar los impuestos sobre la nómina junto con la declaración. Los empleadores quizás podrían reunir los requisitos para presentar el Formulario 944, si su obligación tributaria anual estimada del impuesto sobre la nómina es de $1,000 o menos. Si se espera que la responsabilidad tributaria de un empleador sea de $1,000 o menos y dicho empleador desea presentar el Formulario 944 y no lo indicaron en el Formulario SS-4, el empleador tiene que comunicarse con el IRS para solicitar presentar el Formulario 944. No se les permite a los empleadores que presenten el Formulario 944, a menos que el IRS les notifique que pueden hacerlo. Esos empleadores a quienes se les requiere presentar el Formulario 944, que prefieran presentar los Formularios 941, deben avisarle al IRS para solicitar presentar los Formularios 941 trimestrales y recibir la aprobación para hacerlo. Para obtener más información, consulte las Instrucciones para el Formulario 944 (SP). Los empleadores a quienes se les notifique que tienen que presentar el Formulario 944, cuyos negocios crezcan durante el año y cuya obligación tributaria del impuesto sobre la nómina supere el límite de $1,000, igual tendrán que presentar el Formulario 944 para el año. Los empleadores que superen dicho límite no pueden presentar el Formulario 941 hasta que el IRS les notifique que los requisitos para presentar la declaración se han cambiado al Formulario 941. Para obtener información sobre solicitar la presentación de Formularios 941 trimestrales o Formularios 944 anuales para declarar sus impuestos al Seguro Social, Medicare y federales retenidos sobre los ingresos, consulte las Instrucciones para el Formulario 944 (SP) PDF y las Instrucciones para el Formulario 941 (en inglés PDF). Depósito de impuestos Por lo general, a los empleadores se les requiere depositar los impuestos sobre la nómina en lugar de pagar los impuestos cuando se presenta el Formulario 941 o el Formulario 944. Consulte la Publicación 15 (en inglés) (Sección 11, Cómo depositar los impuestos) y el Tema 757 para obtener información acerca de las reglas sobre cómo hacer los depósitos. Ajustes y correcciones - En algunos casos, usted tiene que ajustar las cantidades informadas como impuestos al Seguro Social y a Medicare para llegar a la cantidad correcta de la responsabilidad de impuestos que le corresponde a usted. Los Formularios 941 y 944 continúan con líneas que le permiten ingresar ajustes al impuesto debido a: Fracciones de centavos que haya ganado o perdido al redondear las cifras cuando hizo los cálculos de la nómina para cada empleado individualmente. Pago por enfermedad para el cual los impuestos al Seguro Social y Medicare fueron retenidos por una tercera persona que no es su agente, como una compañía de seguros. La parte que no pudo recaudar de los impuestos al Seguro Social y Medicare sobre las propinas y/o primas de seguros de vida grupales pagadas por ex empleados. Si desea corregir un error en un Formulario 941 o Formulario 944 presentado anteriormente, utilice el Formulario 941-X, Ajuste a la Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador o Reclamación de Reembolso (en inglés), o el Formulario 944-X (SP), Ajuste a la Declaración Federal ANUAL del Empleador o Reclamación de Reembolso, respectivamente. Cómo calcular y declarar los impuestos - Usted contrae la obligación tributaria sobre la nómina, cuando les paga el salario a sus empleados, no cuando termina el período de la nómina. Por ejemplo, si presenta el Formulario 941 y su período de nómina termina el 24 de septiembre, pero no les paga a sus empleados hasta el 1 de octubre, los salarios de estos serían declarados en el cuarto trimestre, cuando usted realmente les pagó a los empleados sus salarios y asumió la obligación del impuesto, no en el tercer trimestre, cuando terminó el período de la nómina. Las retenciones del impuesto federal sobre el ingreso y de los impuestos al Seguro Social y Medicare, se suman en el Formulario 941 o en el Formulario 944. El impuesto neto resultante después de los créditos y ajustes es la cantidad de impuestos sobre la nómina que adeuda para el trimestre (Formulario 941) o para el año (Formulario 944). Si esta cantidad es $2,500 o más, y usted es depositante de programa mensual, ya sea en el Formulario 941 (en inglés) o en el Formulario 944 complete la cantidad de la obligación tributaria para cada mes en la Parte 2. Si presenta el Formulario 941 y es depositante bisemanal, declare su obligación tributaria en el Anexo B (Formulario 941, Registro de la Obligación Tributaria para los Depositantes de Itinerario Bisemanal (en inglés) PDF. Si presenta el Formulario 944 y es depositante bisemanal, declare su obligación tributaria en el Formulario 945-A, Registro Anual de la Obligación Tributaria Federal (en inglés). El IRS utiliza esta información para determinar si depositó a tiempo sus impuestos sobre la nómina para cada período de depósito. Multas - Es muy importante que los depositantes de programa mensual completen la Parte 2 (Formulario 941 o Formulario 944) y los depositantes de programa bisemanal completen el Anexo B (Formulario 941) o el Formulario 945-A (Formulario 944) correctamente, o podría parecer que no depositó sus impuestos a tiempo. Existe una multa por depósito tardío entre el 2% y el 15%, dependiendo del período de tiempo que tardó en hacer el depósito. Por lo general, salvo que usted reúna los requisitos para pagar los impuestos con su declaración, usted deberá haber depositado sus impuestos y no deberá tener saldo por pagar en el Formulario 941 o Formulario 944. Si paga los impuestos con su declaración de impuestos y estos debieron haber sido depositados, se le podría aplicar una multa. Consulte el Tema 757 y la Publicación 15 (en inglés) (Sección 11, Cómo depositar los impuestos) que contienen las reglas sobre cómo depositar los impuestos y realizar un pago de los impuestos con su declaración. Asegúrese de firmar y fechar el Formulario 941 o el Formulario 944 antes de enviarlos por correo. Solicitudes para cambiar el requisito de presentación trimestral o anual Las Instrucciones para el Formulario 941 (en inglés) contienen instrucciones tanto para los empleadores que solicitan presentar el Formulario 941 en lugar del Formulario 944 como para los empleadores que solicitan presentar el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. Consulte también las Instrucciones para el Formulario 944 y la Publicación 15 (en inglés) (Sección 12, Cómo presentar el Formulario 941 o el Formulario 944).
