Presentación electrónica de las declaraciones informativas (FIRE)

El reglamento final de la Ley del Contribuyente Primero, Disposición 2301, fue emitido el 21 de febrero de 2023 por el Departamento del Tesoro y el Servicio de Impuestos Internos. La Decisión del Tesoro (TD, por sus siglas en inglés) 9972 enmienda los requisitos para la presentación de declaraciones y otros documentos de manera electrónica (e-file). Estas regulaciones reducen el límite de 250 declaraciones para exigir por lo general la presentación electrónica de 10 o más declaraciones en un año calendario que comienza en 2024, año tributario 2023. Para el año tributario 2022, el número de declaraciones permanece en 250. Los detalles sobre este reglamento se pueden encontrar aquí: Reglamentos finales del Tesoro y el IRS sobre la presentación electrónica (en inglés).

Para determinar si cumple con el límite de 10 o más para presentar una presentación electrónica:

• Identifique cuántas declaraciones informativas, de cualquier tipo cubiertas por la TD 9972, debe presentar durante un año calendario
• Si son 10 o más, TIENE que presentar la declaración electrónicamente

Ejemplo: Durante el año calendario 2024, para el año tributario 2023, temporada de presentación de declaraciones, la Compañía W tiene que presentar cuatro Formularios 1099-NEC, Remuneración para personas que no son empleados, y cuatro Formularios 1099-DIV, Dividendos y distribuciones, dos Formularios W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos, para un total de 10 declaraciones. Debido a que la Compañía W tiene que presentar 10 declaraciones calculadas durante el año calendario 2024, para el año tributario 2023, temporada de presentación, la Compañía W tiene que presentar electrónicamente todo su año tributario 2023, los Formularios 1099-NEC y 1099-DIV ante el IRS y los Formularios W-2 con la Administración del Seguro Social.

Consulte la Decisión del Tesoro (TD) 9972 (en inglés) para obtener más información.

Como parte de la reducción del límite, las declaraciones informativas corregidas TIENEN que presentarse electrónicamente si la declaración original se presentó electrónicamente. Las declaraciones informativas corregidas no se cuentan al calcular el total para determinar si tiene que presentar la declaración electrónicamente.

Ejemplo. Después de presentar electrónicamente 10 Formularios 1099-DIV y 1099-INT, la Compañía W presenta dos Formularios 1099-DIV corregidos y cuatro Formularios 1099-INT corregidos. Debido a que la Compañía W presentó electrónicamente los Formularios 1099-DIV y 1099-INT originales del año tributario 2023, la Compañía W tiene que presentar electrónicamente los Formularios 1099-DIV y 1099-INT corregidos en el año tributario 2023.

Si experimenta una dificultad que le impide cumplir con la reducción del límite, puede enviar un Formulario 8508, Solicitud para la exención de la presentación electrónica de declaraciones informativas por medios electrónicos (en inglés) PDF. Si es nuevo en la presentación electrónica, puede considerar utilizar el nuevo portal para contribuyentes del Formulario 1099 (en inglés) que ofrece una opción sin costo para la presentación electrónica de las declaraciones de la serie del Formulario 1099.

• Ya pasó la fecha límite del 1 de agosto de 2023 para iniciar su solicitud para reclamar su Código de control de transmisor (TCC, por sus siglas en inglés), obtenido antes del 26 de septiembre de 2021 (también conocido como TCC heredado).

Si no completó su solicitud para la fecha límite:

• Puede utilizar su TCC existente para transmitir o recuperar la información del estado de su archivo del Sistema de presentación electrónica de las declaraciones informativas (FIRE, por sus siglas en inglés) para los años tributarios 2021 y 2022, hasta el 26 de noviembre de 2023. Puede tomar capturas de pantalla de la información del estado de su archivo para conservarlas en sus registros.
• A partir de enero de 2024, ya no podrá presentar declaraciones electrónicas utilizando su TCC heredado. Excepción: si es un cliente que está fuera de los Estados Unidos y presenta el Formulario 1042-S pero no pudo completar su solicitud antes del 1 de agosto de 2023, su TCC del Formulario 1042-S permanecerá disponible para su presentación.
• Tiene 90 días desde la fecha inicial registrada para firmar y completar una solicitud que se registró antes del 1 de agosto de 2023. Tiene que solicitar todos los tipos de formularios necesarios. Si elimina una solicitud registrada para comenzar de nuevo, arriesga su capacidad de reclamar sus TCC existentes.
• Si presenta una declaración fuera de los Estados Unidos, consulte ¿Qué debe hacer para completar una solicitud del TCC para las IR? para determinar los requisitos para completar una solicitud.
• Si es una entidad/agencia del gobierno grande con varias oficinas, departamentos, divisiones, etc., se recomienda agregar al menos un funcionario responsable (RO, por sus siglas en inglés) de cada grupo para brindar igual acceso a la solicitud para actualizaciones y cambios de usuarios autorizados. Una solicitud puede tener tantos RO como sean necesarios.
• Si determina que la información del TCC para el FIRE debe actualizarse, complete su solicitud para las IR lo antes posible para asegurarse de poder comunicarse con el IRS o actualice su solicitud del TCC para las IR existentes.
• Tiene que proporcionar el nombre comercial legal, el número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) y el TCC a todos los usuarios que presenten declaraciones electrónicas o necesiten acceder al sistema FIRE para respaldar su negocio. Necesitarán esta información para crear su propia cuenta FIRE que se asociará a su negocio.
• Los nuevos declarantes que necesiten un TCC para el sistema FIRE tienen que completar una solicitud del TCC para las IR. Espere 45 días para la tramitación. El IRS también ofrece otra opción de presentación electrónica para declaraciones informativas, el Sistema de admisión de declaraciones informativas (IRIS, por sus siglas en inglés). El IRIS tiene dos métodos de presentación, ambos requieren TCC separados. El primer método de presentación electrónica de IRIS es el portal del contribuyente que permite a los emisores y transmisores de declaraciones informativas presentar en línea de manera gratuita directamente ante el IRS, sin necesidad de software especial. El segundo método de presentación electrónica de IRIS es de solicitud a solicitud (A2A, por sus siglas en inglés); se necesita un software especial que utilice el formato de lenguaje de marcado extensible (XML, por sus siglas en inglés). Para utilizar el IRIS, tiene que completar una solicitud del TCC para el IRIS. Consulte IRS.gov/iris (en inglés) para obtener más información.
• Tanto FIRE como IRIS requieren su propio TCC, no son intercambiables.

• Valide su identidad utilizando el último proceso de verificación de identidad del IRS si aún no lo ha hecho. El IRS ahora ofrece una opción de inicio de sesión con ID.me, un proveedor de tecnología del IRS. ID.me es una cuenta creada, mantenida y asegurada por un proveedor de tecnología privado.
• A partir del 2 de junio de 2023, el IRS ya no admitirá el uso de nombres de usuario existentes del IRS para acceder a los servicios electrónicos. Si no tiene una cuenta ID.me, tiene que crear una nueva cuenta para acceder a este servicio. Si tiene preguntas y necesita ayuda con respecto a ID.me, visite Verificación para el Servicio de Impuestos Internos: sitio de ayuda de ID.me.
• La solicitud del TCC para las IR requiere un número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) o un número de identificación personal del contribuyente (ITIN, por sus siglas en inglés) para el acceso al sistema y la verificación de identidad personal. El IRS es consciente de que las personas extranjeras que actúan en nombre de su empleador extranjero (por ejemplo, entidades extranjeras, instituciones financieras extranjeras, intermediarios calificados, etc.) tal vez no puedan obtener un ITIN o SSN para completar la solicitud del TCC para las IR y continúa explorando otras maneras para que los contribuyentes verifiquen sus identidades, incluida una opción patrocinada por el gobierno. Mientras se desarrolla la solución, las entidades existentes fuera de los Estados Unidos, los TCC de un Formulario 1042-S permanecerán activos y disponibles. No se requieren acciones adicionales en este momento.
• Durante este período de transición, las entidades no estadounidenses con un TCC existente del Formulario 1042-S no podrán actualizar la información del TCC establecida. Esto no le prohibirá presentar la solicitud; sin embargo, deberá seguir accediendo al sistema FIRE utilizando el EIN, TCC y el nombre comercial legal tal como aparece actualmente en el sistema FIRE.
• Inicie sesión en la solicitud del TCC para las IR.
• Se le pedirá que cree un PIN de 5 dígitos para firmar la solicitud si aún no lo ha hecho.
• Complete la solicitud en línea.

Nota: Hasta que la solicitud esté en el estado de "Completed” (Completada), tiene que seleccionar "Individual" (Individual) en la página "Select Your Organization” (Seleccione su organización).

Cualquier entidad que necesite presentar declaraciones informativas puede hacerlo de manera electrónica a través del sistema FIRE. Toda sociedad anónima, sociedad colectiva, empleador, patrimonio o fideicomiso que presente 250 declaraciones informativas o más por año calendario tiene que presentarlas de manera electrónica. El IRS anima a los declarantes que tienen menos de 250 declaraciones informativas a que también las presenten de manera electrónica. Para obtener información sobre el próximo cambio, consulte la Reducción del límite para la presentación electrónica a partir del año tributario 2023 (año calendario 2024).

• Los archivos se tramitan más rápido y con menos errores.
• El sistema FIRE puede aceptar varios archivos para el mismo tipo de declaración.
• El Programa de presentación combinada federal/estatal (CF/SF, por sus siglas en inglés) está disponible para los estados participantes. Consulte la Publicación 1220 (en inglés) PDF o las Preguntas frecuentes del coordinador estatal del CF/SF (en inglés).

Solicite en línea el TCC necesario para acceder al sistema FIRE. El TCC es un código de 5 caracteres que identifica al negocio que presenta los archivos electrónicos. Presente la solicitud a través de la página de Solicitud del TCC para las declaraciones informativas (en inglés).

• Si el TCC se emitió el 26 de septiembre de 2021 o después, comuníquese con el funcionario responsable (RO) y pídale que le proporcione el nombre comercial legal de la solicitud del TCC para las IR en línea.
• Pida al RO que le confirme que el nombre comercial legal solo contiene los siguientes caracteres especiales permitidos:
  • (punto) .
  • (arroba) @
  • (numeral) #
  • (guión) –
  • (coma) ,
  • (guión bajo) _
  • (barra diagonal) /
  • (apóstrofe) ‘

Si hay otros caracteres especiales presentes que no están en la lista anterior, el RO tiene que ocuparse de eliminarlos de la solicitud del TCC para las IR antes de que se pueda crear una cuenta FIRE.

• Comuníquese con el RO que presentó el Formulario 4419, Solicitud del Código de control de transmisor para presentar electrónicamente declaraciones informativas (FIRE), para el negocio antes del 26 de septiembre de 2021 y solicite el nombre comercial legal exacto que se utilizó en la solicitud.
• Comuníquese con la Operación de Servicios Técnicos para obtener el nombre comercial legal exacto tal y como aparece en el sistema FIRE si no dispone de una solicitud del TCC para las IR. Una persona responsable del negocio tiene que verificar que está autorizada para recibir la información.

Si su TCC se emitió antes del 26 de septiembre de 2021 y los pasos anteriores no funcionaron, comuníquese con el RO y pídale que presente una solicitud del TCC para las IR con el nombre comercial legal exacto y la información actual.

Antes de crear una cuenta FIRE, el funcionario responsable (RO) tiene que:

• verificar su identidad a través de ID.me;
• completar la solicitud para obtener un TCC.

Para enviar archivos electrónicos o verificar su estado, las personas que figuran en su solicitud de TCC para las IR tienen que crear sus propias cuentas FIRE. Puede asignarles las siguientes funciones:

• Funcionario responsable (RO)
• Contacto

La función principal del contacto es enviar los archivos electrónicos y supervisar los estados de los archivos en nombre de los negocios. Para desempeñar esta función, el RO tiene que facilitar al contacto la siguiente información para que pueda crear su cuenta FIRE.

• TCC
• Número de identificación del empleador (EIN)
• Nombre comercial legal (exactamente como figura en la solicitud del TCC para las IR)

La información de la cuenta FIRE no puede compartirse. Cada contacto tiene que tener su propia cuenta.

El RO que figura en la solicitud puede crear una cuenta FIRE, pero no está obligado a hacerlo si no enviará las declaraciones electrónicas del negocio.

La cuenta FIRE proporciona las credenciales de inicio de sesión necesarias para enviar archivos electrónicamente e incluye lo siguiente:

Identificación del usuario

• Tiene que tener entre 8 y 25 caracteres alfanuméricos
• No puede contener caracteres especiales ni espacios.

Contraseña de FIRE

• Tiene que tener entre 8 y 20 caracteres.
• Tiene que contener al menos:
  • 1 letra mayúscula
  • 1 letra minúscula
  • 1 número
  • 1 de los siguientes caracteres especiales: # ? ! @ $ % ^ & * . , -
• La identificación del usuario o el nombre de usuario no pueden formar parte de la contraseña.

El sistema FIRE le exige que cambie su contraseña cada 90 días. Las 24 contraseñas anteriores no se pueden utilizar.

La contraseña no debe compartirse. Es responsabilidad del usuario evitar que la contraseña se vea comprometida.

La contraseña no puede cambiarse más de una vez en un período de 24 horas.

Código de PIN de FIRE

• Tiene que contener 10 dígitos.
• Los 10 dígitos no pueden ser:
  • todos el mismo número, por ejemplo 1111111111;
  • secuencial en orden ascendente o descendente, por ejemplo, 0123456789 o 9876543210;
  • caracteres alfanuméricos.

A las cuentas establecidas que no cumplan con los criterios, se les pedirá que actualicen su PIN cuando se conecten al sistema FIRE.

Si ingresa un PIN incorrecto tres veces, quedará bloqueado y no podrá presentar archivos durante un período de 24 horas.

A continuación, creará una frase secreta que le permitirá restablecer su propia contraseña.

Frase secreta

• Tiene que tener entre 8 y 20 caracteres.
• Tiene que contener al menos:
  • 1 letra mayúscula
  • 1 letra minúscula
  • 1 número
  • 1 de los siguientes caracteres especiales: # ? ! @ $ % ^ & . , ’ - .
• No debe contener espacios.
• La identificación del usuario o el nombre de usuario no pueden formar parte de la frase secreta.
• Ingrese el código de validación CAPTCHA.

Si todos los datos ingresados son válidos, recibirá el mensaje “Your Secret Phrase has been successfully created” (Su frase secreta se ha creado correctamente).

Si tiene una cuenta del sistema FIRE (de producción o de prueba) con una frase secreta establecida y ha olvidado su contraseña, puede restablecerla utilizando la frase secreta establecida. La contraseña no puede cambiarse más de una vez en un período de 24 horas.

• Diríjase a la pantalla de inicio de sesión del sistema FIRE
• Seleccione “Forgot Password” (Olvidé la contraseña)
• Ingrese toda la información requerida
• Haga clic en “Login” (Iniciar sesión).
• A continuación, se le pedirá que “Change Your Password” (Cambie su contraseña) con los criterios especificados.

Una vez conectado al sistema FIRE, tiene la opción de “Change Secret Phrase” (Cambie la frase secreta) si es necesario.

Si supera el número de intentos de inicio de sesión permitidos con la frase secreta, se le pedirá que llame al IRS para restablecer la frase secreta.

Puede seguir las instrucciones de las siguientes publicaciones. Elija la publicación que se adapte mejor a sus necesidades de presentación.

• Publicación 1187, Especificaciones para la presentación electrónica de los Formularios 1042-S, Ingresos de fuentes estadounidenses sujetos a retención para personas extranjeras (en inglés) PDF
• Publicación 1220, Especificaciones para la presentación electrónica de los Formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 y W-2G (en inglés) PDF
• Publicación 1239, Especificaciones para la presentación electrónica del Formulario 8027, Declaración anual del empleador sobre los ingresos de propinas y propinas asignadas (en inglés) PDF
• Publicación 1516, Especificaciones para la presentación electrónica de los Formularios 8596, Declaraciones informativas sobre contratos federales (en inglés) PDF
• Publicación 4810, Especificaciones para la presentación electrónica de los Formularios 8955-SSA, Declaración de registro anual que identifica a los participantes separados con beneficios adquiridos diferidos (en inglés) PDF

También puede utilizar un software o un proveedor de servicios para crear el archivo en el formato adecuado.

No se aceptarán formatos escaneados, PDF, PNG, TIF, GIF, JPG, Word o Excel.

El servidor del sistema de producción y prueba FIRE ya no admite el protocolo de capa de conexión segura (SSL, por sus siglas en inglés) 3.0 como una de las normas técnicas de seguridad de internet del sistema FIRE. Los transmisores que utilicen Internet Explorer (IE, por sus siglas en inglés) 6.0 o inferior como navegador pueden tener problemas para iniciar sesión y conectarse al sistema FIRE. Siga los pasos que se indican a continuación para conectarse y cargar un archivo:

• Vaya a “Tools” (Herramientas) > “Internet Options” (Opciones de internet) > “Advanced” (Avanzadas)
• Desplácese hacia abajo y busque “Security” (Seguridad).
• Desmarque “SSL 2.0” y “SSL 3.0”.
• Marque “TLS 1.2” y seleccione “Apply” (Aplicar).

Si es necesario, solicite ayuda a su departamento interno de tecnologías de la información (IT, por sus siglas en inglés) para asegurarse de que su navegador está configurado de acuerdo con las normas técnicas de seguridad de internet del sistema FIRE, que se encuentran en las publicaciones antes mencionadas.

Consejo: Se recomienda acceder al sistema FIRE a través del sistema de producción FIRE (en inglés) o el sistema de prueba FIRE (en inglés), ya que las URL o los sitios pueden haber cambiado.

Solicitudes de prórroga automática con campos editables

Si cree que no podrá presentar sus declaraciones informativas para la fecha límite de presentación de los formularios, puede solicitar una prórroga automática de 30 días para hacerlo.

• El sistema FIRE ofrece la posibilidad de solicitar una prórroga de 30 días mediante el Formulario 8809. Usted tendrá que presentar una solicitud para el código de control de transmisiones (TCC, por sus siglas en ingles) de declaraciones informativas, para obtener un TCC, consulte la Publicación 5911, Aplicación para las Declaraciones Informativas, IR App para el TCC, Tutorial (en inglés) PDF. Una vez que usted cuente con su código de control de transmisores (TCC) con campos editables. Ttendrá que crear una cuenta FIRE para utilizar esta opción, pero no necesita un TCC.
• Al completar su solicitud, no verá una opción para la “Fill in Extension Form” (completar el formulario de prórroga). Solo tiene que seleccionar el tipo de formulario para el que solicitará la prórroga.
• Vaya al menú principal y seleccione “Extension of Time Request” (solicitud de prórroga de tiempo).
• Seleccione “Extension of Time Request” (solicitud de prórroga de tiempo e introduzca la información necesaria.
• Usted recibirá una aprobación instantánea de su solicitud de prórroga original si la solicitud está completa y ha sido aceptada. Esta opción no puede utilizarse para solicitar prorrogas de tiempo no automáticas.

Solicitudes de prórroga de tiempo no automáticas

Si necesita solicitar una prórroga de tiempo no automática de 30 días para el Formulario W-2, el Formulario 1099-NEC, o una prórroga adicional de 30 días para cualquier otro tipo de formulario, estas solicitudes tienen que presentarse en papel Formulario 8809 (en inglés). Siga las instrucciones del formulario y envíelo a la dirección indicada.

Transmisión electrónica del archivo de prórroga

Si necesita presentar varias solicitudes de prórroga de tiempo, puede presentar un archivo de prórroga a través del sistema FIRE. Para esta opción necesitará una cuenta FIRE y un TCC.

• Seleccione la publicación adecuada que aparece en “How to Transmit through the FIRE System” (Cómo transmitir formularios a través del sistema FIRE).
• Cree un archivo de acuerdo con el diseño de registro de prórroga de la publicación.

Esta opción no puede utilizarse para solicitar prórrogas no automáticas para los Formularios W-2 o 1099-NEC, ni prórrogas adicionales de 30 días. Consulte las instrucciones del Formulario 8809 (en inglés).

Para presentar el archivo electrónico:

• Inicie sesión en el sistema FIRE.
• Vaya al menú principal y seleccione “Extension of Time Request” (Solicitud de prórroga de tiempo).
• Seleccione “Upload Extension File” (Cargar archivo de prórroga) y siga las instrucciones.

Los archivos de prórroga tienen que enviarse antes de la fecha límite del formulario para el que se solicita la prórroga.

Si cree que no podrá cumplir con el requisito de presentación electrónica, puede solicitar una exención. Las exenciones no se aceptan automáticamente. Si se aceptan, solo son válidas para el año de declaración en curso. Las solicitudes de exención no tienen opción de presentación electrónica y tienen que presentarse en papel Formulario 8508 (en inglés) PDF siguiendo las instrucciones que figuran en el formulario.

La Operación de Servicios Técnicos (TSO, por sus siglas en inglés) está a disposición de los pagadores, los transmisores y los empleadores en los números que figuran a continuación. Cuando llame se le proporcionará orientación sobre los elementos esenciales relativos a los aspectos técnicos para la presentación electrónica a través de los sistemas FIRE, recursos de autoayuda y referencias a temas de la ley tributaria en irs.gov/es. A continuación, figuran algunos ejemplos de los elementos esenciales:

• Identificación del formulario
• Cómo obtener un formulario
• Proporcionar publicaciones relacionadas con un formulario o tema
• Información y orientación sobre el estado del archivo FIRE

Comuníquese con la Operación de Servicios Técnicos (TSO)

De lunes a viernes, de 8.30 a.m. a 5.30 p.m., horario del Este

• 866-455-7438, línea gratuita
• 304-263-8700, internacional
• El IRS recibe llamadas a través del servicio de retransmisión que elija. Los contribuyentes sordos o con dificultades auditivas que utilicen un servicio de retransmisión pueden llamar a cualquiera de nuestras líneas gratuitas.

No se puede brindar asistencia sobre las cuentas de contribuyentes individuales, asuntos relacionados con las cuentas o la ley tributaria a través de los números de teléfono antes indicados. Haga clic en el botón Ayuda para obtener ayuda con muchos asuntos tributarios.