Подача информационных деклараций в электронном виде (FIRE)

Окончательные положения Закона о налогоплательщиках, пункт 2301, были опубликованы 21 февраля 2023 года Министерством финансов и Налоговой службой. Решение Министерства финансов США (TD) 9972 вносит изменения в правила подачи деклараций и других документов в электронном виде (e-file). Эти правила снижают порог в 250 деклараций, чтобы в целом требовать электронной подачи деклараций от тех, кто подал 10 или более деклараций за календарный год, начиная с 2024-го, (налоговый год 2023). Для 2022 налогового года количество деклараций остается на уровне 250. Подробную информацию об этом постановлении можно найти здесь: Окончательные положения Налогового управления и Министерства финансов об электронной подаче документов (Английский).

Чтобы определить, соответствуете ли вы порогу 10 или более для подачи документов в электронном виде:

• Определите, сколько информационных деклараций любого типа, охватываемых TD 9972, вы должны подать в течение календарного года
• Если 10 или более, вы ДОЛЖНЫ подать документы в электронном виде

Пример: В сезон подачи деклараций за 2024 календарный год (за 2023 налоговый год) компания W должна подать 4 Формы 1099-NEC «Заработная плата работника, работающего не по найму» и 4 Формы 1099-DIV «Дивиденды и выплаты», 2 Формы W-2 «Отчет о заработной плате», всего 10 деклараций. Поскольку компания W должна подать 10 деклараций, рассчитанных в течение календарного 2024 года, в сезон подачи деклараций за 2023 налоговый год компания W должна подать в электронном виде все свои Формы 1099-NEC и 1099-DIV за 2023 налоговый год в IRS, а также Форму W-2 в Управление социального обеспечения.

См. Решение Министерства финансов США (TD) 9972 (Английский) для получения дополнительной информации.

В рамках программы снижения порога исправленные информационные декларации ДОЛЖНЫ подаваться в электронном виде, если первоначальная декларация была подана в электронном виде. Исправленные информационные декларации не учитываются при расчете совокупного показателя для определения того, должны ли вы подавать декларацию в электронном виде.

Пример. После подачи в электронном виде 10 Форм 1099-DIV и 1099-INT компания W подает 2 исправленные Формы 1099-DIV и 4 исправленные Формы 1099-INT. Поскольку компания W подала в электронном виде первоначальные Формы 1099-DIV и 1099-INT за 2023 налоговый год, компания W должна подать в электронном виде исправленные Формы 1099-DIV и 1099-INT за 2023 налоговый год.

Если у вас возникли трудности, которые не позволяют вам выполнить требования по снижению порога, вы можете подать Форму 8508 «Заявление об отказе от электронной подачи информационных деклараций» (Английский) PDF. Если вы только начинаете подавать декларации в электронном виде, вам стоит обратить внимание на новый Портал налогоплательщика 1099 (Английский), который предоставляет бесплатную возможность электронной подачи деклараций по Форме 1099.

• До 1 августа 2023 года истек срок подачи заявления на продолжение использования контрольного кода отправителя (TCC), полученного до 26 сентября 2021 года (также известного как «Legacy TCC»).

Если вы не успели заполнить заявку в установленный срок:

• Вы можете использовать имеющийся у вас TTC для передачи или получения информации о состоянии файлов системы подачи информационных деклараций в электронном виде (FIRE) за 2021 и 2022 налоговые годы до 26 ноября 2023 года. Вы можете сделать снимки экрана с информацией о состоянии файла, чтобы сохранить его для своих записей.
• Начиная с января 2024 года, вы больше не сможете подавать документы в электронном виде, используя устаревший Legacy TCC. Исключение: Если вы являетесь клиентом за пределами США, подающим Форму 1042-S, и не смогли завершить подачу заявления до 1 августа 2023 года, ваша Форма 1042-S TCC останется доступной для подачи.
• У вас есть 90 дней с даты первоначального сохранения, чтобы подписать и заполнить заявление, которое было сохранено до 1 августа 2023 года. Вы должны запросить все необходимые типы форм. Если вы удалите сохраненное заявление, чтобы начать заново, вы рискуете тем, что не сможете претендовать на существующие TCC.
• Если вы не являетесь гражданином США, см. «Что вам нужно сделать, чтобы заполнить заявку на IR для TCC?» чтобы определить требования к заполнению заявки.
• Если вы являетесь крупной организацией/государственным учреждением с несколькими офисами, департаментами, отделами и т. д., рекомендуется добавить как минимум по одному ответственному должностному лицу (RO) от каждой группы, чтобы обеспечить равный доступ к приложению для обновлений и изменений состава авторизованных пользователей. В приложении может быть задействовано столько RO, сколько необходимо.
• Если вы обнаружите, что информация о TCC системы FIRE нуждается в обновлении, заполните заявление на IR как можно скорее, чтобы иметь возможность общаться с IRS, или обновите существующее заявление на IR для TCC.
• Вы должны предоставить информацию о юридическом названии компании, а также идентификационный номер работодателя (EIN) и TCC всем пользователям, которые подают электронные декларации или которым необходим доступ к системе FIRE для поддержки вашего бизнеса. Эта информация понадобится им для создания их собственного аккаунта FIRE, который будет связан с вашим бизнесом.
• Новые заявители, которым требуется TCC для системы FIRE, должны заполнить заявку на IR для TCC. Обработка может занять до 45 дней. IRS также предлагает еще один вариант электронной подачи информационных деклараций - через систему приема информационных деклараций (IRIS). В IRIS имеется два метода подачи документов, и оба требуют отдельных TCC. Первый метод электронной подачи IRIS - портал налогоплательщика, который позволяет составителям и отправителям информационных деклараций бесплатно подавать декларации в режиме онлайн непосредственно в IRS, не требуя специального программного обеспечения. Второй метод электронной подачи документов IRIS - Application to Application (A2A), для него необходимо специальное программное обеспечение, использующее формат Extensible Mark-up Language (XML). Чтобы воспользоваться системой IRIS, необходимо заполнить Заявление на IRIS для TCC. См. IRS.gov/iris (Английский) для получения дополнительной информации.
• Как для FIRE, так и для IRIS требуется свой собственный TCC, они не взаимозаменяемы.

• Если вы еще не сделали этого, подтвердите свою личность с помощью новейшей процедуры аутентификации IRS. IRS теперь предлагает возможность входа в систему с помощью ID.me, поставщика технологий IRS. ID.me - это аккаунт, созданный, поддерживаемый и защищенный частным поставщиком технологий.
• Начиная со 2 июня 2023 года, IRS больше не будет поддерживать использование существующих имен пользователей IRS для доступа к электронным услугам. Если у вас нет аккаунта ID.me, вам необходимо создать новый аккаунт, чтобы получить доступ к этой услуге. Вопросы и помощь по использованию ID.me можно получить на странице Верификация для Налогового управления США - справочный сайт ID.me (Английский).
• Заявка на IR для TCC требует ваш номер социального страхования (SSN) или индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика (ITIN) для доступа к системе и аутентификации личности. IRS осознает, что иностранные лица, действующие от имени своего иностранного работодателя (например, иностранные юридические лица, иностранные финансовые учреждения, соответствующие требованиям посредники и т.д.), могут не иметь возможности получить ITIN или SSN для заполнения заявления на IR для TCC, и продолжает изучать другие способы подтверждения личности налогоплательщиков, включая вариант, спонсируемый правительством. Пока решение находится в стадии разработки, существующие организации за пределами США с существующей Формой 1042-S TCC будут оставаться активными и доступными. На данный момент никаких дополнительных действий не требуется.
• В течение этого переходного периода организации, не являющиеся субъектами США и имеющие существующую Форму 1042-S TCC, не смогут обновить информацию о существующем TCC. Это не запретит вам подавать документы, однако вы должны будете продолжать обращаться к системе FIRE, используя EIN, TCC и юридическое название компании в том виде, в котором оно сейчас отображается в системе FIRE.
• Войдите в приложение «Заявка на IR для TCC» (Английский).
• Вам будет предложено создать 5-значный PIN-код для подписи заявки, если вы этого еще не сделали.
• Заполните онлайн-заявку.

Примечание: Пока заявка не перейдет в статус «Completed" (Завершена), на странице «Individual» (Выберите свою организацию) необходимо выбрать «Select Your Organization» (Индивидуальная).

Любая организация, которой необходимо подавать информационные декларации, может подать их в электронном виде через систему FIRE. Любая корпорация, партнерство, работодатель, наследство или траст, которые подают 250 или более информационных деклараций за любой календарный год, должны подавать их в электронном виде. Мы призываем подателей, у которых менее 250 информационных деклараций, также подавать их в электронном виде. Информацию о предстоящих изменениях см. «Снижение порога электронной подачи документов начиная с 2023 налогового года (2024 календарный год)» (Английский).

• Файлы обрабатываются быстрее и с меньшим количеством ошибок.
• Система FIRE может принимать многочисленные файлы для одного и того же типа декларации.
• Для участвующих штатов доступна комбинированная программа подачи федеральных/государственных деклараций (CF/SF). См. Публикацию №1220 (Английский) PDF или «Часто задаваемые вопросы координатору штата по программе CF/SF» (Английский).

Подайте онлайн-заявку на получение TCC, необходимого для доступа к системе FIRE. TCC - это код из 5 символов, который идентифицирует предприятие, отправляющее электронные файлы. Подайте заявку через заявление на информационную декларацию для TCC (Английский).

• Если TCC был выдан 26 сентября 2021 года или позже, свяжитесь с ответственным должностным лицом (RO) и попросите его предоставить вам юридическое название предприятия из онлайн-заявки IR-TCC.
• Попросите RO подтвердить, что юридическое название компании содержит только следующие допустимые специальные символы:
  • (точка) .
  • (собака) @
  • (хэштег) #
  • (дефис) –
  • (запятая) ,
  • (подчеркивание) _
  • (прямая косая черта) /
  • (апостроф) ‘

Если присутствуют другие специальные символы, которых нет в приведенном выше списке, RO должны принять меры по их удалению из приложения IR-TCC до того, как будет создан аккаунт FIRE.

• Свяжитесь с RO, который подал Форму 4419 «Заявление на получение кода управления сервисом отправки деклараций для подачи информационных деклараций в электронном виде (FIRE)» для данного предприятия до 26 сентября 2021 года, и попросите предоставить точное юридическое название предприятия, которое было использовано в заявлении.
• Обратитесь в Службу технической поддержки, чтобы получить точное юридическое название предприятия, как оно отображается в системе FIRE, если у вас нет заявления IR-TCC. Ответственное лицо предприятия должно иметь возможность подтвердить, что оно уполномочено получать информацию.

Если ваш TCC был выдан до 26 сентября 2021 года, и описанные выше шаги не помогли, свяжитесь с RO и попросите их подать заявку IR-TCC с правильным юридическим названием и актуальной информацией.

Перед созданием аккаунта FIRE ответственное должностное лицо (RO) должно:

• Пройти аутентификацию через ID.me
• Заполнить заявление на получение TCC

Чтобы передавать электронные файлы или проверять их статус, лица, указанные в вашем заявлении на IR для TCC, должны создать свои собственные аккаунты FIRE. Вы можете назначить этим лицам следующие роли:

• Ответственное должностное лицо (RO)
• Контактное лицо

Основная роль контактного лица заключается в передаче электронных файлов и отслеживании их статуса от имени предприятий. Для выполнения этой роли RO должно предоставить контактному лицу следующую информацию, чтобы оно могло создать свой аккаунт FIRE.

• TCC
• EIN
• Юридическое название предприятия (совпадающее с названием, указанным в заявлении на IR для TCC)

Информация об аккаунте FIRE не может быть передана другим лицам. У каждого контактного лица должен быть свой аккаунт.

RO, указанное в заявлении, может создать аккаунт FIRE, но не обязано это делать, если оно не будет передавать электронные декларации для бизнеса.

Аккаунт FIRE предоставляет учетные данные для входа в систему, необходимые для подачи файлов в электронном виде, и включает в себя следующее:

Идентификатор пользователя

• Должен содержать от 8 до 25 буквенно-цифровых символов
• Не может содержать специальных символов или пробелов.

Пароль FIRE

• Должен содержать от 8 до 20 символов
• Должен содержать по крайней мере:
  • 1 заглавную букву
  • 1 строчную букву
  • 1 цифру
  • 1 из следующих специальных символов: # ? ! @ $ % ^ & * . , -
• Идентификатор пользователя или имя пользователя не могут быть частью пароля

Система FIRE требует, чтобы вы меняли свой пароль каждые 90 дней. Предыдущие 24 пароля не могут быть использованы.

Пароль нельзя передавать другим лицам. Пользователь несет ответственность за защиту пароля от взлома.

Пароль не может быть изменен более 1 раза в течение 24 часов.

PIN-КОД FIRE

• Должен содержать 10 цифр
• 10 цифр не могут быть:
  • Одним и тем же числом, например 1111111111
  • Последовательными в порядке возрастания или убывания, например 0123456789 или 9876543210
  • Альфа-символами

Учрежденным аккаунтам, которые не соответствуют критериям, будет предложено обновить PIN-код при входе в систему FIRE.

Если вы трижды введете неправильный PIN-код, вы будете заблокированы и не сможете отправлять файлы в течение 24 часов.

После этого вы создадите секретную фразу, которая позволит вам изменить ваш пароль.

Секретная фраза

• Должна содержать от 8 до 20 символов
• Должна содержать по крайней мере:
  • 1 заглавную букву
  • 1 строчную букву
  • 1 цифру
  • 1 из следующих специальных символов: # ? ! @ $ % ^ & . , ’ - .
• Не должна содержать пробелов
• Идентификатор пользователя или имя пользователя не могут быть частью секретной фразы
• Введите код верификации CAPTCHA

Если все введенные данные верны, вы получите сообщение «Your Secret Phrase has been successfully created!» (Ваша секретная фраза успешно создана!).

Если у вас есть аккаунт системы FIRE (производственный или тестовый) с установленной секретной фразой и вы забыли пароль, вы можете восстановить пароль, используя существующую секретную фразу. Пароль не может быть изменен более 1 раза в течение 24 часов.

• Перейдите на экран входа в систему FIRE
• Выберите «Forgot Password» (Забыли пароль)
• Введите всю необходимую информацию
• Нажмите «Login» (Войти)
• Затем вам будет предложено «Change Your Password» (Изменить пароль) с указанными критериями.

После входа в систему FIRE у вас есть возможность «Change Secret Phrase» (Изменить секретную фразу), если это необходимо.

Если вы превысите количество разрешенных попыток входа в систему с секретной фразой, вам будет предложено позвонить в IRS для восстановления секретной фразы.

Вы можете следовать указаниям, приведенным в следующих публикациях. Выберите публикацию, которая соответствует вашим потребностям в подаче документов.

• Публикация №1187 «Спецификации для электронной подачи Формы 1042-S. Доходы иностранного лица из источников в США, подлежащие удержанию налога» (Английский) PDF
• Публикация №1220 «Спецификации для электронной подачи Форм 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 и W-2G» (Английский) PDF
• Публикация №1239 «Спецификации для электронной подачи Формы 8027. Ежегодная информационная декларация работодателя о доходах от чаевых и распределенных чаевых» (Английский) PDF
• Публикация №1516 «Спецификации для электронной подачи Формы 8596. «Информационные декларации для федеральных контрактов» (Английский) PDF
• Публикация №4810 «Спецификации для электронной подачи Форм 8955-SSA Ежегодное регистрационное заявление, идентифицирующее уволенных участников с отсроченными наделенными правами выплатами» (Английский) PDF

Вы также можете воспользоваться программным обеспечением или услугами поставщика услуг, чтобы создать файл в нужном формате.

Отсканированные, PNG, TIF, GIF, JPG, Word, Excel форматы не принимаются.

Сервер производственной и тестовой системы FIRE больше не поддерживает Уровень защищенных сокетов (Secure Socket Layer (SSL)) 3.0 в качестве одного из технических стандартов интернет-безопасности системы FIRE. У передатчиков, использующих в качестве браузера IE 6.0 или ниже, могут возникнуть проблемы с входом в систему и подключением к системе FIRE. Чтобы подключиться и загрузить файл, выполните следующие действия:

• Перейдите в меню Инструменты > Параметры Интернета > Дополнительно (Tools > Internet Options > Advanced)
• Пролистайте вниз и найдите раздел Безопасность (Security)
• Снимите флажки SSL 2.0 и SSL 3.0
• Установите флажок TLS 1.2 и выберите «Применить» («Apply»).

При необходимости обратитесь за помощью в свой внутренний ИТ-отдел, чтобы убедиться, что ваш браузер настроен в соответствии с техническими стандартами интернет-безопасности системы FIRE, которые можно найти в перечисленных выше публикациях.

Совет: Рекомендуется получать доступ к системе FIRE через производственную систему FIRE (Английский) или тестовую систему FIRE (Английский) поскольку URL-адреса или сайты могли измениться.

Заполнение запросов на автоматическое продление срока

Если вы считаете, что не успеете подать информационные декларации к установленному сроку подачи, вы можете запросить автоматическое продление срока подачи на 30 дней.

• Система FIRE предоставляет возможность запросить 30-дневное продление срока с помощью заполнения Формы 8809. Чтобы воспользоваться этой опцией, вам нужно будет создать аккаунт FIRE, но TCC вам не понадобится.
• Перейдите в Главное меню и выберите пункт «Extension of Time Request» (Запрос на продление срока).
• Выберите «Fill-in Extension» (Заполнить продление) и введите необходимую информацию.
• Вы тут же получите одобрение вашего первоначального запроса на продление, если заявка будет заполнена и принята.

Этот параметр нельзя использовать для запроса неавтоматического продления времени.

Неавтоматические запросы на продление срока

Если вам нужно запросить 30-дневное неавтоматическое продление срока для Формы W-2, Формы 1099-NEC или дополнительное 30-дневное продление для любого другого типа формы, эти запросы должны быть представлены по бумажной Форме 8809 (Английский). Следуйте инструкциям по заполнению формы и отправьте ее по указанному адресу.

Передача электронного заявления на продление срока

Если вам нужно подать несколько запросов на продление срока, вы можете подать заявление на продление через систему FIRE. Для этой опции вам понадобится аккаунт FIRE и TCC.

• Выберите соответствующую публикацию, указанную в разделе «Electronic Extension File Transmission» (Как передать через систему FIRE).
• Создайте файл в соответствии с принятой в публикации схемой записи продления.

Эта опция не может быть использована для запроса неавтоматических продлений для Форм W-2 или 1099-NEC, а также для дополнительных 30-дневных продлений. См. Инструкции по Форме 8809 (Английский).

Чтобы отправить электронный файл:

• Войдите в систему FIRE
• Перейдите в главное меню и выберите пункт «Запрос на продление срока» («Extension of Time Request»)
• Выберите «Загрузить файл для продления» («Upload Extension File») и следуйте подсказкам

Файлы для продления должны быть отправлены до истечения срока подачи формы, для которой запрашивается продление.

Если вы считаете, что не сможете выполнить требование о подаче документов в электронном виде, вы можете запросить отказ. Отказы не принимаются автоматически. Если они приняты, то действительны только для текущего года подачи документов. Просьбы об отказе не имеют опции подачи в электронном виде и должны подаваться с использованием бумажной Формы 8508 (Английский) PDF, следуя инструкциям, приведенным в форме.

Служба технической поддержки (TSO) доступна для плательщиков, передатчиков и работодателей по указанным ниже телефонам. Когда вы позвоните, вас проконсультируют по основным вопросам, касающимся технических аспектов подачи документов в электронном виде через систему FIRE, предоставят ресурсы для самопомощи и направят к темам налогового законодательства на сайте IRS.gov. Ниже приведены примеры основных элементов:

• Идентификация формы
• Как получить форму
• Предоставление соответствующих публикаций по форме или теме
• Информация о статусе подачи файла FIRE и рекомендации

Обратитесь в службу технической поддержки (TSO)

С понедельника по пятницу с 8:30 до 17:30 по восточному времени

• 866-455-7438 Бесплатный
• 304-263-8700 Международный
• IRS принимает звонки через выбранную вами службу коммутируемых сообщений. Глухие или слабослышащие налогоплательщики, пользующиеся службой коммутируемых сообщений, могут позвонить по любому из наших бесплатных номеров.

Помощь по индивидуальным счетам налогоплательщиков, вопросам, связанным со счетами, или налоговому законодательству не может быть оказана по указанным выше номерам. На сайте IRS.gov есть ссылка Помощь, где можно получить помощь по многим налоговым вопросам.