Депонирование и декларирование налогов, удерживаемыми работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму

Депонирование налогов, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму

Вы, как правило, должны депонировать удержанный федеральный подоходный налог и дополнительный налог в фонд программы «Медикер», а также налоги в фонд социального обеспечения и в фонд программы «Медикер», уплачиваемые как работодателем, так и наемным работником.

Существуют два графика депонирования: ежемесячный и полунедельный. Вы должны до начала каждого календарного года определить, какому из этих двух графиков депонирования вы обязаны следовать. Для определения вашего графика депонирования см. Формы 941, 944 и 945 в Публикации № 15 (Английский) или Форму 943 в Публикации № 51 (Английский).

Налог FUTA (Форма 940) должен депонироваться за квартал, в течение которого сумма налога превышает 500 долларов США. Налог должен депонироваться к концу месяца, следующего за окончанием квартала.

Депонирование федеральных налогов должно осуществляться посредством  электронных денежных переводов (EFT). Вы можете осуществлять платежи с помощью бесплатной Электронной федеральной налоговой платежной системой (EFTPS) или с помощью одного из следующих методов, которые могут быть платными; 

• Попросите свое финансовое учреждение инициировать от вашего имени платеж посредством автоматизированной клиринговой палаты (ACH).
• Попросите доверенную третью сторону, например, налогового специалиста или компанию по начислению заработной платы, сделать платеж за вас.
• Попросите свое финансовое учреждение перечислить вам деньги в тот же день.

Декларирование налогов, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму

Работодатели, как правило, должны декларировать заработную плату, чаевые и другие виды вознаграждения, выплаченного работнику, подав в Налоговое управление США требуемую форму (требуемые формы). Вы также должны декларировать депонированные вами налоги, подав Формы 941, 943, 944, 945 и 940 на бумажном носителе или в электронном виде. Дополнительная информация касательно подачи в электронном виде обратитесь к разделу «Подайте формы для работодателей в электронном виде». За подачу декларации в электронном виде может взиматься плата.

Федеральный подоходный налог и налоги в фонд социального обеспечения и в фонд программы «Медикер»

Работодатели, удерживающие федеральный подоходный налог, налоги в фонд социального обеспечению или в фонд программы «Медикер», как правило, должны раз в квартал подавать Форму 941 «Ежеквартальную декларацию работодателя об уплате федеральных налогов» (Английский). В ней также декларируются удержания из пособий по болезни и дополнительных пособий по безработице.

Если вы выплачивали заработную плату одному или нескольким сельскохозяйственным работникам, и эта заработная плата облагалась федеральным подоходным налогом или налогами в фонд социального обеспечения и в фонд программы «Медикер», подайте Форму 943 «Ежегодная декларация работодателя об уплате федеральных налогов, взимаемых с работников, занятых в сельском хозяйстве» (Английский).

Если вы получили письменное уведомление о программе по Форме 944, подайте Форму 944 «Декларация работодателя об уплате федеральных налогов» (Английский).

Если вы удерживаете или обязаны удерживать федеральный подоходный налог (включая дополнительное удержание) с выплат, не связанных с заработной платой, подайте Форму 945 «Ежегодная декларация об удержании федеральных налогов» (Английский).

Закон о федеральном налоге в фонд пособий по безработице (FUTA)

Налог FUTA уплачивают только работодатели, и он не удерживается из заработной платы наемного работника. Для отчета о налогах FUTA используйте Форму 940 «Ежегодная декларация работодателя об уплате федерального налога в фонд пособий по безработице (FUTA)» (Английский).

Заполнение и подача Формы W-2

В конце года работодатель должен заполнить Форму W-2 «Отчет о заработной плате и налогах» (Английский), в которой декларируются заработная плата, чаевые и другие виды вознаграждения, выплаченного работнику. Приложите Копии A всех Форм W-2 на бумажном носителе к Форме W-3 «Отчеты о выплате заработной платы и налогов» (Английский). Подайте Копию 1 в налоговое управление штата или в налоговый отдел местных органов власти по месту жительства наемного работника. Формы W-2 должны быть предоставлены работникам и поданы в SSA до 31 января.

Формы W-2 и W-3 могут подаваться в электронном виде, а некоторые работодатели могут подавать их и на бумаге. В настоящее время работодатели, которые подают 250 или более Форм W-2, обязаны подавать их в электронном виде. Для информационных деклараций, которые должны быть поданы 1 января 2024 г. или позднее, порог требований к подаче в электронном виде снижен до 10 информационных деклараций. Более подробная информация приведена в разделе «Новые требования к подаче Форм W-2 в электронном виде» (Английский).

Сроки подачи

Для получения информации о сроках подачи форм и депонирования налогов см. страницу «Сроки уплаты налогов, удерживаемых из заработной платы лиц, работающих по найму». Для получения дополнительной информации о депонировании и подаче этих форм см. Публикацию № 15 «Налоговый справочник работодателя» (Английский).