Información general Cuando contrata a un empleado, tiene que dirigirle a éste que complete el Formulario W-4 (SP), Certificado de Retenciones del Empleado. El Formulario W-4 le indica a usted el estado civil para efectos de la declaración, los ajustes por múltiples empleos, las cantidades de créditos, otros ingresos y deducciones del empleado, además de toda cantidad adicional a retener de la paga del empleado. Si el empleado no le proporciona a usted un Formulario W-4 debidamente completado, usted le tiene que retener impuestos federales sobre el ingreso como si fuera un empleado soltero(a) o casado(a) que presenta una declaración por separado sin ninguna entrada en los pasos 2, 3 o 4 del Formulario W-4. Esto significa que la deducción estándar de un contribuyente soltero sin ninguna otra entrada se considerará al calcular la retención. Si usted recibe un Formulario W-4 revisado de parte de un empleado, usted tiene que hacerlo vigente a más tardar el comienzo del primer período de nómina que termina a más tardar 30 días después de la fecha en la que usted recibió el Formulario W-4 con cambios. Tiene que cumplir la solicitud excepto si se aplican las situaciones descritas a continuación en las secciones Formulario W-4 no válido y Cartas de retención fija. Puede descargar e imprimir el Formulario W-4 (SP), pedir múltiples copias (en inglés), o llamar al 800-TAX-FORM (800-829-3676). También puede utilizar un sustituto del Formulario W-4 creado por usted mismo en lugar del Formulario W-4 oficial, si también proporciona las tablas, instrucciones y las hojas de cálculo incluidas en el Formulario W-4 que están vigentes al momento. El sustituto del Formulario W-4 tiene que contener texto idéntico al del Formulario W-4 oficial y tiene que cumplir las reglas actuales del IRS para declaraciones de impuestos sustitutas. No puede aceptar un formulario sustituto creado por un empleado. Se considerará que un empleado que utilice tal formulario no ha presentado un Formulario W-4 . El Formulario W-4 incluye hojas de cálculo detalladas para ayudar empleados a calcular su cantidad correcta de ajustes. Los empleados pueden utilizar el Estimador de Retención de Impuestos del IRS, para ayudarse a completar el Formulario W-4. Los extranjeros no residentes tienen que seguir instrucciones especiales para completar el Formulario W-4. Dirija a todo empleado extranjero no residente a que consulte el Aviso 1392, Instrucciones suplementarias del Formulario W-4 para extranjeros no residentes (en inglés), y las instrucciones para el Formulario 8233, Exención de la retención de impuestos de la paga por servicios personales independientes (y ciertos dependientes) a un extranjero no residente (en inglés), antes de completar el Formulario W-4. También deberían revisar el Capítulo 8 de la Publicación 519(SP), Guía de Impuestos Estadounidenses para Extranjeros para obtener información importante sobre retenciones. Usted puede establecer un sistema para recibir electrónicamente el Formulario W-4 de parte de sus empleados. Consulte la sección 31.3402(f)(5)-1(c) de los reglamentos tributarios sobre el empleo y la Publicación 15-A, Guía tributaria suplementaria para empleadores (en inglés) para obtener más información. Usted puede acceder a versiones en otros idiomas del Formulario W-4 desde la página Información sobre el Formulario W-4 (SP). Usted deberá informarles a sus empleados sobre la importancia de presentar un Formulario W-4 preciso. Un empleado podría estar sujeto a una multa de $500 si el empleado presenta un Formulario W-4 que da lugar a que se retenga menos impuesto de lo que se necesita, sin tener un motivo razonable. Consulte el Capítulo 4 de la Publicación 17 (SP), El Impuesto Federal sobre los Ingresos (Para Personas Físicas). Para obtener más información, consulte la Publicación 15 (Circular E), Guía tributaria para empleadores (en inglés), la Publicación 15-T, Métodos de retención de impuestos federales sobre los ingresos (en inglés) y la Publicación 505, Retención de impuestos e impuesto estimado (en inglés). Para información acerca de los procedimientos para la retención de impuestos sobre el ingreso de los salarios de empleados extranjeros no residentes, consulte la Publicación 15-T (en inglés). Exención de la retención Un empleado puede utilizar el Formulario W-4 (SP) para informarle a usted que no le retenga ningún impuesto federal sobre el ingreso. Para reunir los requisitos para ese estado de exención, el empleado no pudo haber tenido ninguna obligación tributaria durante el año anterior, ni esperar tenerla en el año en curso. Un Formulario W-4 que reclama exención de retención es válido únicamente para el año natural en que se presenta al empleador. Para continuar exento de retención de impuestos el año siguiente, un empleado tiene que proporcionarle un nuevo Formulario W-4 reclamando la condición de exento, para el 15 de febrero de ese año. Esta fecha se aplaza al próximo día laborable si ese día cae sábado, domingo o día feriado oficial. Si el empleado no le entrega un nuevo Formulario W-4 para el 15 de febrero, usted tiene que retenerle el impuesto como si el empleado fuera soltero(a) o casado(a) que presenta una declaración por separado, sin considerar ninguna otra entrada en los pasos 2, 3 o 4. Si el empleado proporciona un nuevo Formulario W-4 reclamando exención de retención el 16 de febrero o más tarde, puede aplicarlo a salarios futuros pero no reembolsar ningún impuesto retenido mientras el estado de exención no estuviera vigente. Formulario W-4 no válido Todo cambio o adición no autorizado al Formulario W-4 hace que el formulario pierda toda validez. Esto incluye eliminar todo lenguaje redactado en el cual el empleado certifique que el formulario está correcto, alterar o dañar el formulario o toda escritura hecha al formulario aparte de las entradas solicitadas. El Formulario W-4 también es inválido si, en la fecha que el empleado se lo entrega, el empleado le indica de alguna manera que dicho formulario es falso. Cuando reciba un Formulario W-4 que no tiene validez, no lo utilice para calcular la retención del impuesto federal sobre el ingreso. Infórmele al empleado que dicho documento no tiene validez y solicítele otro. Si el empleado no le proporciona un formulario válido, retenga impuestos como si el empleado fuese soltero(a) o casado(a) que presenta una declaración por separado y no tuviera ninguna otra entrada en los pasos 2, 3 o 4. No obstante, si tiene un Formulario W-4 válido anterior de ese empleado, retenga los impuestos como lo hizo anteriormente. Requisitos para mantener registros Después que el empleado haya completado y firmado el Formulario W-4, usted tiene que mantenerlo en sus registros durante al menos cuatro años (véase la Publicación 15 (en inglés) y el Tema 305, Mantenimiento de registros). Este formulario sirve de verificación de que usted está reteniendo el impuesto federal sobre el ingreso de conformidad con las instrucciones del empleado y debe tenerlo disponible para inspección en caso de que el IRS o solicite. El Formulario W-4 aún está sujeto a revisión. Se le podría pedir (por medio de un aviso por escrito o de guías publicadas en el futuro) que envíe ciertos Formularios W-4 al IRS. Tiene que poder suministrar una copia impresa de un Formulario W-4 electrónico. Carta de retención fija El IRS utiliza la información de los Formularios W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés), para identificar a empleados con problemas de cumplimiento con la retención de impuestos. En algunos casos, en los cuales se descubren serios problemas de retención insuficiente para un empleado particular, el IRS podría enviar un aviso (el cual comúnmente se denomina "carta de retención fija" o "lock-in letter") a usted, especificando el estado civil para efectos de la declaración, los ajustes por múltiples empleos y la cantidad máxima de créditos o deducciones que están permitidos para ese empleado particular, para propósitos de calcular la retención necesaria (consulte la Publicación 15 (en inglés)). El IRS le proporcionará al empleado la oportunidad de disputar la decisión antes de que usted modifique la retención de impuestos conforme a la carta de retención fija. El IRS le enviará una carta al empleado explicando que se le exigirá que usted le empiece a retener impuestos adicionales sobre el ingreso, a menos que el empleado se comunique con el IRS para explicar por qué no debería tener un aumento en la retención. En la carta se proporcionará un número de teléfono para llamadas gratuitas y la dirección de la unidad que administra este programa. Como protección adicional, usted también recibirá un aviso para que lo entregue al empleado. Después de que la carta de retención fija entre en vigencia, usted tiene que hacer caso omiso de todo Formulario W-4 que reclame menos retención del impuesto, hasta que el IRS le notifique a usted lo contrario. Sin embargo, usted TIENE que cumplir con todo Formulario W-4 que resulte en una retención mayor que la tasa de retención y descuentos en la retención permitidos en la carta de retención fija. Los empleadores que utilizan el sistema electrónico del Formulario W-4 tienen que asegurarse de que el empleado no pueda pasar por alto la carta de retención fija para disminuir sus retenciones por medio del sistema electrónico del Formulario W-4. Las disposiciones de la carta de retención fija también corresponden a los empleados que son contratados nuevamente dentro de 12 meses a partir de la fecha del aviso. Después de que la carta de retención fija entre en vigencia, si el empleado desea reclamar una exención total de la retención o reclamar un estado civil para efectos de la declaración, ajustes por múltiples empleos o una cantidad de créditos o deducciones que resulte en menos retención del impuesto sobre el ingreso que el de la carta de retención fija, el empleado tiene que comunicarse con el IRS. En la carta de retención fija se proporcionará un número de teléfono para llamadas gratuitas y la dirección de la unidad que maneja este programa.
