일반 정보 직원 채용 시, 해당 직원이 양식 W-4, 직원 원천징수 증명서를 작성하도록 해야 합니다. 양식 W-4를 통해 직원의 납세자 구분, 복수 직업 조정, 세액 공제액, 기타 소득액, 소득 공제액 및 급여에서 원천징수할 추가 금액이 파악되어 직원의 급여에서 공제 및 원천징수할 연방 소득세 금액을 계산할 수 있습니다. 직원이 제대로 작성된 양식 W-4를 제공하지 않은 경우, 해당 직원을 양식 W-4의 2,3 또는 4 단계에 다른 기입 항목이 없는 미혼 또는 부부 별도 신고자로 가정해 연방소득세를 원천징수해야 합니다. 즉, 해당 직원의 원천징수액 결정 시 다른 항목이 없는 미혼 신고자의 표준 공제액이 적용됨을 의미합니다. 직원으로부터 수정된 양식 W-4를 받은 경우, 변경된 양식 W-4를 받은 날로부터 30일 또는 이후에 끝나는 첫 급여 지급 기간의 시작일까지는 해당 변경 사항을 적용해야 합니다. 아래 유효하지 않은 양식 W-4 및 고정 서신에 적용되는 상황이 아닌 한 직워의 변경 요청을 이행해야 합니다. 양식 W-4를 다운로드 받아 인쇄하거나 다수의 사본 (영어)을 주문하거나 또는 800-TAX-FORM (800-829-3676)에 전화해 양식W-4를 요청할 수 있습니다. 또한 당시 유효한 양식 W-4에 포함된 표와 설명서 및 계산서를 함께 제공하는 경우, 공식 양식 W-4 대신 고용주가 만든 대체 양식 W-4를 사용할 수 있습니다. 대체 양식 W-4에는 공식 양식 W-4와 동일한 문구가 포함되어야 하며 대체 양식에 관한 현재 IRS 규정에 부합해야 합니다. 직원이 만든 대체 양식은 사용할 수 없습니다. 본인이 만든 대체 양식을 제출하는 직원은 양식 W-4를 제출하지 않은 것으로 처리됩니다. 양식 W-4에는 직원이 자신의 정확한 조정액을 산정하는데 도움이 되는 상세 계산표가 포함되어 있습니다. 또한 직원이 IRS 세금 원천징수 추정기에 접속해 양식 W-4를 작성하는데 도움을 받을 수도 있습니다. 비거주 외국인은 양식 W-4 작성 시 특별 지침을 따라야 합니다. 비거주 외국인 직원에게는 양식 W-4를 작성하기 전에 안내문 1392, 비거주자를 위한 보충 양식 W-4 지침(영어) 및 양식 8233, 비거주자 개인의 독립적(및 특정 부양 가족) 개인 서비스에 대한 보수의 원천징수 면제 지침(영어)을 참조하도록 하십시오. 또한 해당 직원은 원천징수에 대한 중요한 정보가 제공되는 간행물 519, 체류자를 위한 미국 세금 안내 8장을 검토해야 합니다. 고용주는 직원으로부터 양식 W-4를 받는 전자적 시스템을 구축할 수 있습니다. 자세한 내용은 고용세 규정 섹션 31.3402(f)(5)-1(c) 및 간행물 15-A 고용주의 보충 세금 안내(영어)를 참고하십시오. 양식 W-4에 관하여 페이지에는 양식 W-4의 다른 언어 버전도 제공됩니다. 직원에게 정확한 양식 W-4 제출의 중요성을 알려야 합니다. 정당한 근거 없이 요구되는 세금보다 적은 금액의 원천징수를 초래하는 양식 W-4를 제출하는 직원에게는 $500의 벌금이 부과될 수 있습니다. 간행물 17, 개인 연방 소득세 (개인용)의 4장을 참고하십시오. 추가 정보는 간행물 15 (회보 E), 고용주 세금 안내(영어), 간행물 15-T, 연방 소득세 원천징수 방법(영어), 간행물 505, 원천징수 및 추정세(영어)를 참고하십시오. 비영주 외국인 직원의 임금에 대한 소득세를 원천징수하는 절차는 간행물 15-T(영어)를 참조하십시오. 원천징수에 대한 면제 직원이 양식 W-4를 사용해 연방 소득세 원천징수를 하지 않겠다는 의사 표시를 할 수 있습니다. 면제 자격을 얻으려면 해당 직원은 전년도에 납세 의무가 없었고 금년에도 납세 의무가 없을 것으로 예상되어야 합니다. 원천징수의 면제를 청구하는 양식 W-4는 고용주에게 제공된 해당 연도에만 유효합니다. 다음 해에도 원천징수 면제를 계속 유지하려면 직원이 면제 자격을 청구하는 새로운 양식 W-4를 그 해 2월 15일까지 제출해야 합니다. 해당 날짜가 토요일, 일요일 또는 법정 공휴일인 경우 다음 영업일까지 연장됩니다. 직원이 2월 15일까지 새 양식 W-4를 제출하지 않으면 해당 직원을 2,3 또는 4단계에 다른 기입 항목이 없는 미혼 혹은 부부 개별 신고자로 간주하여 원천징수합니다. 직원이 2월 16일 이후에 원천징수 면제를 신청하는 새 양식 W-4를 제공하면 향후 임금에 적용할 수 있지만 면제 자격이 없는 동안 원천징수한 세금은 환급하지 않도록 합니다. 유효하지 않은 양식 W-4 양식 W-4에 대한 무단 변경이나 내용 추가 시 해당 양식 W-4는 무효화됩니다. 여기에는 직원이 양식의 정확성을 증명하는 문구를 지우거나 양식을 훼손하거나 양식에 요청된 항목 이외의 내용을 기재하는 것이 포함됩니다. 또한 직원이 양식 W-4를 고용주에게 제공하는 날짜까지 어떤 식으로든 사실이 아님을 표시하는 경우에도 양식은 유효하지 않습니다. 유효하지 않은 양식 W-4를 받은 경우, 해당 양식을 연방 소득세 원천 징수를 결정하는데 사용하지 마십시오. 직원에게 제출된 양식이 유효하지 않음을 알리고 다른 양식을 요청해야 합니다. 직원이 유효한 양식을 제출하지 않는 경우 해당 직원을 2,3 또는 4단계에 다른 기입 항목이 없는 미혼 혹은 부부 개별 신고자로 간주하여 세금을 원천징수 하십시오. 하지만 해당 직원의 이전 양식W-4가 유효한 경우 이전과 동일하게 원천징수 하도록 합니다. 문서보관 요구사항 직원이 양식 W-4를 작성하고 서명한 후에는 고용주는 해당 문서를 최소 4년 동안 보관해야 합니다(간행물 15(영어) 및 주제 305 기록 보관 참고). 해당 양식은 고용주가 직원의 지침에 따라 연방 소득세를 원천징수하고 있음을 증명하는 역할을 하며 IRS가 요청하는 감사가 있을 경우에 사용됩니다. 양식 W-4는 여전히 검토 대상입니다. 귀하는 (서면 통지 또는 향후 발행되는 지침을 통해) 특정 양식 W-4를 IRS로 보내도록 지시 받을 수 있습니다. 전자 양식 W-4에 대한 원본을 제공할 수 있어야 합니다. 고정 서신 IRS는 양식 W-2, 임금 및 세금 내역서 (영어)에 신고된 정보를 사용해 원천징수 준수에 문제가 있는 직원을 식별합니다. 경우에 따라 심각한 과소 원천징수 문제가 발견되면 IRS에서는 요구되는 원천징수의 계산 목적을 위해 특정 직원의 납세자 구분, 복수 직업 조정 및 허용되는 최대 세액 공제 또는 소득 공제액을 명시한 통지서(보통 "고정 서신"이라고 함)를 고용주에게 발급할 수 있습니다(간행물 15(영어)참고). IRS에서는 고용주가 고정 서신에 근거해 원천징수액을 조정하기 전에 해당 직원이 IRS 의 결정을 반박할 수 있는 기회를 제공합니다. 해당 직원이 IRS에 연락해 원천징수액이 증가되지 않아야 하는 이유를 설명하지 않는 한 IRS는 고용주에게 해당 직원에 대한 소득세 추가 원천징수를 시작하도록 요구할 것임을 설명하는 서신을 해당 직원에게 보내게 됩니다. 서신에는 해당 프로그램을 취급하는 부서의 무료 전화 번호와 주소가 제공됩니다. 추가적인 보호 조치로서, 고용주도 해당 직원에게 제공할 통지서를 받게 됩니다. 고정 서신이 발효된 이후에는 IRS가 다르게 통지하지 않는 한 고용주는 고정 서신에 명시된 조건보다 적은 금액의 원천징수가 초래되는 어떠한 양식 W-4도 고려하지 않아야 합니다. 하지만 고정 서신에 명시된 원천 징수 조건보다 많은 소득세가 원천징수되는 양식 W-4는 반드시 준수해야 합니다. 전자 양식 W-4 시스템을 사용하는 고용주는 직원이 전자 양식 W-4 시스템을 통해 고정 서신을 무효화하여 원천징수를 줄일 수 없도록 해야 합니다. 고정 서신 조항은 통지일로부터 12개월 이내에 재고용된 직원에게도 적용됩니다. 고정 서신이 발효된 이후 직원이 원천징수의 완전한 면제를 청구하거나 고정 서신에 명시된 조건보다 적은 소득세의 원천징수가 초래되는 납세자 신분, 복수 직업 조정 및 최대 세액 공제 또는 소득 공제를 청구하려면 반드시 IRS에 연락해야 합니다. 고정 서신에 해당 프로그램을 취급하는 부서의 무료 전화 번호 및 주소가 제공됩니다.
