FS-2020-16SP, septiembre de 2020 Un empresario por cuenta propia, alguien que posee un negocio no incorporado por sí mismo, debe tomar ciertas acciones si quiere cerrar su negocio. Deben presentar formularios y anexos finales, ya sea que hayan estado en el negocio unos meses o muchos años. Aquí hay información acerca de los formularios finales y los anexos típicos que un empresario por cuenta propia necesita presentar al finalizar las operaciones. Declaraciones del impuesto sobre los ingresos Los empresarios por cuenta propia deben presentar el Anexo C (Formulario 1040), Ganancia o pérdida de negocios (Empresa por cuenta propia), con su Formulario 1040, Declaración de Impuestos de los Estados Unidos Sobre los Ingresos Personales o Formulario 1040-SR, Declaración de impuestos de los Estados Unidos para personas mayores (en inglés), para el año en que terminaron el negocio. Además, con sus formularios 1040, los empresarios por cuenta propia pueden necesitar presentar: Formulario 4797, Venta de propiedad comercial (en inglés), si venden o intercambian bienes usados en su negocio. También necesitan presentar este formulario si el uso comercial de cierta Sección 179 (en inglés) opiedad listada cae al 50 por ciento o menos. Formulario 8594, Declaración de adquisición de activos (en inglés), si venden su negocio. Anexo SE (Formulario 1040 o 1040-SR), Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (en inglés), si son responsables para el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Impuestos sobre el empleo Los empresarios por cuenta propia con uno o más empleados deben hacer sus últimos depósitos de impuestos federales (en inglés). Si los empresarios por cuenta propia no retienen o depositan, impuestos de ingresos, del Seguro Social y Medicare, puede aplicarse la multa por recuperación del fondo fiduciario (en inglés). La multa es el monto total del impuesto del fondo fiduciario no pagado. El IRS puede imponer la multa a todas las personas que el Servicio determine que son responsables de recaudar, contabilizar y pagar estos impuestos; y que actuaron intencionalmente al no hacerlo. Una persona responsable puede ser un empleado de un empresario por cuenta propia, un contador, o alguien que firma cheques para la empresa o tiene autoridad para causar el gasto de los fondos de negocios. Los empresarios por cuenta propia deben presentar el Formulario 941, Declaración federal trimestral del patrono (en inglés) (o Formulario 944 (SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador, para el trimestre calendario en el que realizan los pagos finales de salario. Marcan la casilla e ingresan la fecha en que se pagaron los salarios finales en la línea 17 del Formulario 941 o la línea 14 del Formulario 944. Deben adjuntar un documento a su declaración que muestre el nombre de la persona que mantiene los archivos de nómina y la dirección donde se guardarán esos archivos. Los empresarios por cuenta propia deben presentar el Formulario 940, Declaració de impuestos federales anuales de desempleo (FUTA) del empleador (en inglés), para el año calendario en el que se pagaron los salarios finales. Deben marcar la casilla d en la sección Type of Return para mostrar que el formulario es el final. Los empresarios por cuenta propia también deben proporcionar el Formulario W-2, Comprobante de salarios e impuestos (en inglés), a sus empleados para el año calendario en el que hacen pagos finales de salarios. Generalmente, proporcionan las copias B, C y 2 a los empleados. Presentan el Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de impuestos y salarios(en inglés), para transmitir la Copia A a la Administración del Seguro Social. Fechas de vencimiento Visite IRS.gov para obtener información acerca de las fechas de vencimiento del impuesto sobre el empleo (en inglés). Otros informes para empresarios por cuenta propia con empleados Si los empleados reciben propinas, el empresario por cuenta propia debe presentar el Formulario 8027, Declarción anual de información del empleador de ingresos de propinas y propinas asignadas (en inglés), para reportar los ingresos finales de propinas y las propinas asignadas. Si el empresario por cuenta propia proporciona a los empleados un plan de pensión o beneficio, debe presentar un Formulario 5500, Declaració anual/Informe del plan de beneficios para empleados (en inglés) final. Empresarios por cuenta propia que pagan a contratistas Los empresarios por cuenta propia reportan pagos a los contratistas a quienes han pagado al menos $600 por servicios (incluidas piezas y materiales) durante el año calendario en el que terminan el negocio en el Formulario 1099-NEC, Compensación de no empleados (en inglés). Algunos presentadores deben presentar los formularios 1099 electrónicamente. Aquellos que presentan formularios en papel también deben presentar el Formulario 1096, Resumen anual y transmisión de declaraciones de información de los Estados Unidos (en inglés), para transmitir copias en papel de los formularios 1099 al IRS. Archivos El tiempo que un dueño de negocio debe guardar un documento depende de varios factores. Estos factores incluyen la acción, el gasto y evento que dicho documento registra. Las empresas deben llevar archivos relacionados con la propiedad hasta que expire el período de prescripción para el año en que se dispone de la propiedad en una disposición tributable. Los dueños de negocios deben mantener todos los archivos de impuestos sobre el empleo (en inglés) durante al menos cuatro años. Números de identificación del empleador Una vez que el IRS asigna un número de identificación del empleador a un empresario por cuenta propia, se convierte en el número de identificación federal permanente del contribuyente para ese negocio. Para cerrar su cuenta comercial, un empresario por cuenta propia debe enviar al IRS una carta que incluya el nombre legal completo de su negocio, el EIN, la dirección comercial y la razón por la que desea cerrar su cuenta. Si tienen una copia del aviso que el IRS emitió con la asignación de EIN, deben incluirlo con la carta. Deben escribir al IRS a: Internal Revenue Service, Cincinnati, Ohio 45999. Los empresarios por cuenta propia que: hicieron un depósito de impuestos federales u otro pago de impuesto federal, son responsables de cualquier impuesto del negocio o el IRS les notifica por qué necesitan presentar una declaración de impuestos para el negocio, deben presentar las declaraciones de impuestos apropiadas antes de que el IRS pueda cerrar su cuenta. Más información: Publicación 334, Guía tributaria para los pequeños negocios (para las personas que usan el Anexo C) (en inglés) Cómo cerrar su negocio* Video para cerrar un negocio (en inglés) Centro informativo para trabajadores por cuenta propia y pequeños negocios* Publicación 3402, Impuestos sobre compañías de responsabilidad limitadas (en inglés) IRS proporciona orientación bajo la Ley CARES a los contribuyentes con pérdidas netas de operación (en inglés) *disponible en varios idiomas
