Las opciones flexibles evolucionan de tiempos difíciles

Échele un vistazo de cerca a cómo el IRS convirtió las demandas desafiantes de la pandemia en oportunidades para satisfacer las necesidades de los contribuyentes y servir a sus representantes.

Conozca al IRS, su gente y los problemas que afectan a los contribuyentes

Por Harrison Smith
CL-22-02SP, 20 de enero de 2022

A pesar de los retos durante estos últimos meses, hemos descubierto que las demandas en los tiempos difíciles pueden convertirse en oportunidades para satisfacer las necesidades de los contribuyentes y servir mejor a sus representantes. Nunca ha sido esto más evidente que durante esta pandemia.

La necesidad inmediata de minimizar el contacto en persona para proteger a los contribuyentes y a nuestros empleados llevó al IRS a tomar medidas para aumentar las interacciones digitales. Hemos aprendido que las opciones digitales son fundamentales para la administración tributaria y ofrecemos estas flexibilidades a medida que las aplicamos a nuestros programas. Hoy, quiero resaltar dos opciones disponibles ahora y que merecen Un vistazo de cerca: el uso de firmas electrónicas o digitales en ciertos formularios presentados en papel y el envío de documentos por correo electrónico para resolver acciones de auditoría y cobro. Estas opciones digitales ampliadas mejoran la experiencia del contribuyente y se suman a los recién estrenados servicios virtuales y herramientas en línea como las firmas electrónicas para autorizaciones de terceros (en inglés) y una cuenta en línea para profesionales de impuestos (en inglés).

Usted preguntó, y lo escuchamos

Al principio de la pandemia, los representantes de los contribuyentes expresaron su preocupación por obtener firmas manuscritas para los formularios que tenían que presentar o mantener en papel. Escuchamos y en marzo de 2020 emitimos una guía para nuestros empleados que permitían firmas electrónicas o digitales en ciertos formularios que normalmente requerían una firma manuscrita o “con tinta”.

Hemos visto una respuesta positiva desde el comienzo de este paso especial y hemos escuchado cómo ha ayudado a facilitar las relaciones con los clientes durante este momento desafiante. Escuchamos nuevamente y expandimos la lista original de formularios para los cuales ahora aceptaremos una firma electrónica o digital para incluir la mayoría de las declaraciones de la serie 706 relacionadas con los impuestos al patrimonio, las declaraciones de la serie 1120 que no se pueden presentar electrónicamente y muchos otros formularios. Puede encontrar una lista completa de los formularios en esta hoja de datos, y puede encontrar los formularios (en inglés) en IRS.gov y a través de los productos de software de los profesionales de impuestos. Actualmente, estas flexibilidades están autorizadas hasta el 31 de octubre de 2023 y estamos trabajando activamente para extenderlas según su interés.

Para los que eligen hacer uso de estas nuevas opciones digitales, hay algunas cosas que me gustaría señalar. Primero, estos formularios en papel seleccionados no están disponibles a través de e-file del IRS. En segundo lugar, estos formularios se identificaron porqué se consideran de bajo riesgo de fraude o malversación, por lo que esta opción puede no ser adecuada para otros formularios. Y tercero, las firmas electrónicas y digitales aparecen en muchos formularios cuando se imprimen y pueden ser creadas por muchas tecnologías diferentes. Hay varios productos comerciales disponibles y no requerimos ninguno específico; la elección es suya.

También quiero señalar que estos cambios son el resultado directo de los comentarios y sugerencias que hemos recibido. Valoramos los aportes y la asociación de nuestros grupos interesados y contribuyentes porque los puntos de vista externos son importantes y nos ayudan a brindar un mejor apoyo a todos los contribuyentes.

Una opción adicional a su discreción durante las interacciones de cumplimiento

Junto con la excepción de formulario, hemos ofrecido otra oportunidad para abordar el efecto de la pandemia en nuestras operaciones de cumplimiento y comunicaciones. Ahora permitimos que los contribuyentes y representantes de los contribuyentes envíen documentos encriptados y reciban nuestros documentos mediante el correo electrónico durante ciertas interacciones de cumplimiento.
También aceptaremos imágenes de firmas y firmas digitales en estos documentos relacionados con interacciones de cumplimiento:

• Extensiones del estatuto de limitaciones sobre cuotas o cobros,
• Exenciones de avisos legales de deficiencia y consentimientos para la auditoría,
• Acuerdos sobre asuntos tributarios específicos o responsabilidades tributarias (acuerdos de cierre) y
• Cualquier otra declaración o formulario recopilado tradicionalmente por el personal del IRS fuera de los procedimientos de presentación estándar.

Esta opción de correo electrónico solo está disponible para aquellos que trabajan con un empleado de cumplimiento para resolver una actividad de inspección o recopilación, y la opción de transmitir documentos electrónicamente depende exclusivamente de cada individuo. Todos los medios existentes y previamente permitidos para recibir y transmitir información, como eFax, sistemas de mensajería segura establecidos o correo postal, permanecen disponibles para cualquiera que elija esa opción.

Algunos puntos importantes para recordar:

1. El IRS nunca iniciará el contacto por correo electrónico, pero esta opción puede solicitarse durante una interacción de cumplimiento en curso. Tenga cuidado con las estafas tributarias. No intercambie datos con nadie que afirme ser un empleado del IRS si no ha recibido por separado un aviso por correo de una auditoría o acción de cobro y no ha establecido el contacto inicial por teléfono.
2. La protección de la información del contribuyente es de suma importancia. Las personas que decidan enviarnos un correo electrónico deben seguir nuestra guía sobre los pasos a seguir para transmitir y recibir documentos de forma segura. Reduzca la información de identificación personal en los mensajes electrónicos y use el cifrado y la protección con contraseña para proteger la seguridad de cualquier documento transmitido por correo electrónico. El sitio web del Departamento del Tesoro de EE. UU. tiene instrucciones sobre "Cómo cifrar/proteger con contraseña documentos de Microsoft Office y Adobe Acrobat (PDF) (en inglés)".

Nuevamente, esta opción de correo electrónico solo está disponible para aquellos que trabajan con un empleado de cumplimiento en una actividad de auditoría o cobro. Animo a otras personas que necesiten comunicarse con nosotros a que visiten la página Permítanos ayudarlo en IRS.gov. Junto con la asistencia telefónica y local, la página tiene muchas herramientas y recursos en línea para ayudar a responder preguntas. La página está disponible en inglés, español, chino (simplificado y mandarín), coreano, ruso, vietnamita y criollo haitiano.

Pensamientos finales

Entiendo que las firmas electrónicas y otras flexibilidades son importantes para los contribuyentes y sus representantes. Forman parte de un esfuerzo mayor que se está llevando a cabo en el IRS para facilitar los procesos para todos. Este esfuerzo proporciona herramientas nuevas o diferentes, así como otras maneras de realizar negocios. Continuaremos revisando nuestros procesos para decidir dónde las acciones a largo plazo pueden ayudar a reducir la carga para los contribuyentes y sus representantes. Siento gran satisfacción de ver cómo evolucionan las opciones a medida que seguimos nuestro camino actual hacia opciones digitales flexibles.

Harrison Smith
Codirector de la Oficina de Digitalización Empresarial y Administración de Casos del IRS