Các Tùy Chọn Linh Hoạt Phát Triển Từ Những Thời Điểm Đầy Thử Thách

Tìm hiểu kỹ hơn cách IRS biến những khó khăn thách thức đại dịch thành cơ hội để đáp ứng nhu cầu của người đóng thuế và cung cấp dịch vụ cho người đại diện của họ.

Tìm hiểu về IRS, nhân lực của IRS và các vấn đề ảnh hưởng đến người đóng thuế

Theo Harrison Smith
CL-22-02, ngày 20 tháng 1 năm 2022

Với khó khăn trong những tháng vừa qua, chúng tôi nhận thấy những đòi hỏi trong thời điểm đầy thử thách có thể phát triển thành các cơ hội để đáp ứng nhu cầu của người đóng thuế cũng như cung cấp dịch vụ cho người đại diện của họ tốt hơn. Điều này được nhận thấy rõ ràng nhất từ trước đến nay trong đại dịch này.

Nhu cầu cấp thiết trong việc giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp để bảo vệ người đóng thuế và nhân viên của chúng tôi đã khiến IRS thực hiện các bước nhằm tăng cường tương tác kỹ thuật số. Chúng tôi đã biết rằng các tùy chọn kỹ thuật số là nền tảng cơ bản để quản trị thuế đồng thời đang đưa ra những tùy chọn linh hoạt này trong khi áp dụng chúng vào các chương trình của mình. Hôm nay, tôi muốn nhấn mạnh vào hai tùy chọn hiện có và xứng đáng được Xem Xét Kỹ Hơn: sử dụng chữ ký điện tử hoặc kỹ thuật số trên một số mẫu đơn nộp trên giấy và gửi tài liệu qua email để giải quyết các hoạt động kiểm tra và thu thập. Những tùy chọn kỹ thuật số mở rộng này nâng cao trải nghiệm của người đóng thuế và được xây dựng dựa trên việc bổ sung sớm hơn các dịch vụ ảo mới và các công cụ trực tuyến như chữ ký điện tử cho ủy quyền của bên thứ ba (tiếng Anh) và tài khoản trực tuyến cho chuyên gia thuế (tiếng Anh).

Quý vị yêu cầu, chúng tôi tiếp thu

Ngay từ đầu đại dịch, những người đại diện cho người đóng thuế đã bày tỏ quan ngại về việc đảm bảo có chữ ký viết tay cho các mẫu đơn mà họ phải nộp hoặc lưu giữ trên giấy. Chúng tôi đã tiếp thu và vào tháng 3 năm 2020, chúng tôi ban hành hướng dẫn tới nhân viên của mình cho phép áp dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số trên một số mẫu đơn mà thường yêu cầu chữ ký viết tay hoặc chữ ký “ký bằng tay”.

Chúng tôi đã nhận thấy phản hồi tích cực kể từ khi bắt đầu bước đặc biệt này cũng như đã hiểu được cách mà nó tạo điều kiện thuận lợi cho mối quan hệ với khách hàng trong thời gian đầy thử thách này. Chúng tôi tiếp tục tiếp thu và mở rộng danh sách các mẫu đơn ban đầu, hiện chúng tôi chấp nhận chữ ký điện tử hoặc chữ ký số trên hầu hết các tờ khai thuế Mẫu 706 liên quan đến thuế di sản, các tờ khai thuế Mẫu 1120 mà không thể khai điện tử và nhiều mẫu đơn khác. Quý vị có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các mẫu đơn trong tờ thông tin (tiếng Anh) này, cũng như những mẫu đơn trên IRS.gov (tiếng Anh) và qua sản phẩm phần mềm dành cho chuyên gia thuế. Hiện tại, những tính năng mang lại sự linh hoạt này được cho phép đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2023 và chúng tôi đang tích cực làm việc để mở rộng chúng dựa theo mức độ quan tâm của quý vị.

Đối với những người chọn sử dụng các tùy chọn kỹ thuật số mới này, có một số điều cần lưu ý. Thứ nhất, công cụ khai thuế điện tử của IRS không sử dụng được cho những mẫu đơn giấy đã được lựa chọn này. Thứ hai, những mẫu đơn này được xác định vì chúng được coi là có rủi ro gian lận hoặc sai sót thấp nên tùy chọn này có thể không phù hợp với những mẫu đơn khác. Và thứ ba, chữ ký điện tử và chữ ký số xuất hiện dưới nhiều dạng khi được in ra cũng như có thể được tạo ra bởi nhiều công nghệ khác nhau. Có một số sản phẩm thương mại có sẵn và chúng tôi không yêu cầu bất kỳ sản phẩm cụ thể nào – quyền lựa chọn là của quý vị.

Tôi cũng muốn lưu ý rằng những thay đổi này là kết quả trực tiếp của phản hồi và đề xuất mà chúng tôi đã nhận được. Chúng tôi coi trọng ý kiến đóng góp và quan hệ đối tác từ các bên liên quan cũng như người đóng thuế bởi những quan điểm bên ngoài rất quan trọng đồng thời giúp chúng tôi hỗ trợ cho tất cả người đóng thuế một cách hiệu quả hơn.

Tùy chọn bổ sung theo quyết định của quý vị trong tương tác tuân thủ

Cùng với ngoại lệ về mẫu đơn, chúng tôi đã cung cấp một cơ hội khác để giải quyết ảnh hưởng của đại dịch đối với hoạt động và truyền thông liên lạc về tuân thủ của chúng tôi. Giờ đây, chúng tôi cho phép người đóng thuế và đại diện cho người đóng thuế gửi tài liệu được mã hóa và nhận tài liệu từ chúng tôi bằng email trong một số tương tác tuân thủ nhất định.

Chúng tôi cũng sẽ chấp nhận hình ảnh chứa chữ ký và chữ ký điện tử trên những tài liệu này liên quan đến tương tác tuân thủ:

• Mở rộng quy chế về các giới hạn về định mức hoặc truy thâu thuế,
• Từ khước các thông báo thiếu nợ pháp định và đồng ý về định mức,
• Thỏa thuận đối với các vấn đề cụ thể về thuế hoặc trách nhiệm trả thuế (thỏa thuận đóng thuế) và
• Bất kỳ tuyên bố hoặc mẫu đơn nào khác được nhân viên IRS thu thập theo thông lệ ngoài thủ tục khai thuế tiêu chuẩn.

Tùy chọn email này chỉ khả dụng cho những người làm việc với nhân viên thực thi để giải quyết hoạt động kiểm tra hoặc truy thâu thuế và lựa chọn chuyển tài liệu theo phương thức điện tử là hoàn toàn tùy thuộc vào mỗi cá nhân. Mọi phương tiện nhận và truyền thông tin hiện có và được phép trước đây, chẳng hạn như eFax, hệ thống nhắn tin bảo mật đã thiết lập hoặc thư bưu điện vẫn khả dụng cho bất kỳ ai chọn tùy chọn đó.
Một số điểm quan trọng cần nhớ:

1. IRS sẽ không bao giờ chủ động liên lạc qua email, nhưng tùy chọn này có thể được yêu cầu trong quá trình tương tác tuân thủ diễn ra liên tục. Hãy đề phòng với các trò lừa đảo thuế. Vui lòng không trao đổi dữ liệu với bất kỳ ai tự xưng là nhân viên của IRS nếu quý vị chưa nhận được thông báo riêng qua thư về hành động kiểm tra hay truy thâu thuế và chủ động thiết lập liên lạc qua điện thoại.
2. Bảo vệ thông tin của người đóng thuế là điều quan trọng hàng đầu. Những người chọn gửi email cho chúng tôi phải tuân theo hướng dẫn về các bước cần thực hiện để chuyển và nhận tài liệu một cách an toàn. Giảm thiểu thông tin nhận diện cá nhân trong tin nhắn điện tử cũng như sử dụng mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu để bảo vệ tính bảo mật của bất kỳ tài liệu nào được chuyển qua bằng email. Trang mạng của Bộ Ngân Khố Hoa Kỳ có hướng dẫn về “Cách mã hóa/bảo vệ bằng mật khẩu cho tài liệu Microsoft Office và Adobe Acrobat (tiếng Anh).”

Tùy chọn email này cũng chỉ khả dụng cho những người làm việc với nhân viên thực thi trong hoạt động kiểm tra hoặc truy thâu thuế. Tôi khuyến khích những người khác mà cần liên lạc với chúng tôi truy cập trang Hãy Để Chúng Tôi Giúp Quý Vị trên IRS.gov. Cùng với sự hỗ trợ qua điện thoại và tại địa phương, trang này có nhiều công cụ và tài nguyên trực tuyến giúp giải đáp các thắc mắc. Trang này có sẵn bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung (Giản Thể và tiếng Quan Thoại), tiếng Hàn, tiếng Nga, tiếng Việt và tiếng Creole của Haiti.

Kết luận

Tôi hiểu rõ chữ ký điện tử và các tính năng mang lại sự linh hoạt khác có tầm quan trọng như thế nào đối với người đóng thuế và đại diện của họ. Chữ ký điện tử là một phần của một nỗ lực lớn hơn đang được tiến hành tại IRS nhằm khiến các quy trình trở nên dễ dàng hơn cho mọi người. Nỗ lực này mang lại các công cụ mới hay công cụ khác cũng như các cách thức kinh doanh khác nhau. Chúng tôi sẽ tiếp tục xem xét các quy trình của mình để quyết định thời điểm mà hành động về dài hạn có thể giúp giảm gánh nặng cho người đóng thuế và đại diện của họ. Tôi rất vui mừng khi dõi theo sự phát triển của các tùy chọn khi chúng tôi đi theo lộ trình hiện tại của mình, lộ trình hướng tới tùy chọn kỹ thuật số linh hoạt.

Harrison Smith
Đồng Giám Đốc Văn Phòng Quản Lý Hồ Sơ và Số Hóa Doanh Nghiệp Của IRS