Гибкие варианты развиваются в сложные времена

Узнайте больше о том, как Налоговое управление США (IRS) сумело превратить сложные требования пандемии в возможности для удовлетворения потребностей налогоплательщиков и обслуживания их представителей.

Узнайте больше о IRS, его сотрудниках и проблемах, которые затрагивают налогоплательщиков

Гаррисон Смит
CL-22-02, 20 января 2022 г.

Какими бы трудными ни были последние месяцы, мы убедились, что требования сложных времен могут превратиться в возможности для удовлетворения потребностей налогоплательщиков и лучшего обслуживания их представителей. Еще никогда это не было так очевидно, как во время этой пандемии.

Неотложная необходимость минимизировать личные контакты для защиты налогоплательщиков и наших сотрудников вынудило IRS предпринять шаги по увеличению цифрового взаимодействия. Мы убедились, что цифровые возможности играют основополагающую роль в налоговом администрировании, и предлагаем эти гибкие возможности для применения в наших программах. Сегодня я хочу обратить внимание на два варианта, доступных сейчас и заслуживающих более пристального внимания: использование электронных или цифровых подписей на некоторых бумажных формах и отправка документов по электронной почте для решения вопросов, связанных с проверкой и взысканием задолженности. Эти расширенные цифровые варианты улучшают работу с налогоплательщиками и основываются на более раннем включении новых виртуальных услуг и онлайн-инструментов, таких как электронные подписи для авторизации третьих лиц (Английский) и онлайн-счет для налоговых специалистов (Английский).

Вы просили, мы сделали

В самом начале пандемии представители налогоплательщиков выразили обеспокоенность по поводу обеспечения рукописных подписей на формах, которые они должны были подавать или регистрировать на бумаге. Мы прислушались, и в марте 2020 года выпустили руководство для наших сотрудников, позволяющее ставить электронные или цифровые подписи на некоторых формах, которые обычно требовали рукописной или «живой» подписи.

Мы наблюдаем положительный отклик с момента введения этого специального шага, и мы слышали, как он помог наладить отношения с клиентами в это непростое время. Мы вновь прислушались и расширили первоначальный список форм, по которым мы теперь будем принимать электронную или цифровую подпись, включив в него большинство деклараций серии Формы 706, связанных с налогами на имущество, декларации серии Формы 1120, которые не могут быть поданы в электронном виде, и многие другие формы. Полный список форм приведен в этом информационном бюллетене (Английский), также формы можно найти на сайте IRS.gov (Английский) и в программном обеспечении налоговых специалистов. В настоящее время эти гибкие возможности утверждены до 31 октября 2023 года, и мы активно работаем над их продлением, исходя из вашей заинтересованности.

Для тех, кто решил воспользоваться этими новыми цифровыми возможностями, есть несколько моментов, на которые я хотел бы обратить внимание. Во-первых, эти выбранные бумажные формы не доступны через IRS e-file. Во-вторых, эти формы были определены поскольку они считаются менее рискованными с точки зрения мошенничества или злоупотреблений, поэтому этот вариант может не подойти для других форм. И в-третьих, электронные и цифровые подписи появляются в различных формах при печати и могут быть созданы с помощью различных технологий. Доступно несколько коммерческих продуктов, и мы не требуем какого-то конкретного - выбор за вами.

Я также хочу отметить, что эти изменения являются прямым результатом отзывов и предложений, которые мы получили. Мы ценим вклад и партнерство со стороны наших заинтересованных лиц, а также налогоплательщиков, поскольку мнение со стороны очень важно и помогает нам лучше поддерживать всех налогоплательщиков.

Дополнительный вариант на ваше усмотрение во время взаимодействия по соблюдению требований

Наряду с исключением из формы, мы предложили еще одну возможность рассмотреть влияние пандемии на наши действия по соблюдению требований и связи. Сейчас мы разрешаем налогоплательщикам и представителям налогоплательщиков отправлять зашифрованные документы и получать от нас документы с помощью электронной почты во время определенных взаимодействий по соблюдению требований.

Мы также принимаем изображения подписей и цифровые подписи на этих документах, связанных с взаимодействием по соблюдению требований:

• Продление срока давности по оценке или взысканию,
• Отказ от предусмотренных законом уведомлений о недоимке и согласие на проведение оценки,
• Соглашения по конкретным налоговым вопросам или налоговым обязательствам (соглашения о налоговых обязательствах) и
• Любые другие заявления или формы, традиционно собираемые сотрудниками IRS вне стандартных процедур подачи.

Этот вариант электронной почты доступен только для тех, кто работает с сотрудником правоохранительных органов над решением вопросов, связанных с проверкой или инкассацией, и выбор передачи документов в электронном виде остается исключительно за каждым человеком. Все существующие и ранее разрешенные способы получения и передачи информации, такие как электронный факс, установленные защищенные системы обмена сообщениями или почтовые отправления, остаются доступными для всех, кто выбирает этот вариант.

Некоторые важные моменты, о которых следует помнить:

1. IRS никогда не вступает в контакт по электронной почте, но этот вариант может быть запрошен в ходе текущего взаимодействия по соблюдению требований. Опасайтесь налогового мошенничества. Не обменивайтесь данными с кем-либо, выдающим себя за сотрудника IRS, если вы не получили по почте уведомление о проведении проверки или взыскании задолженности и не установили первоначальный контакт по телефону.
2. Защита информации о налогоплательщиках имеет первостепенное значение. Те, кто решил отправить нам электронное письмо, должны следовать нашим инструкциям о том, какие шаги необходимо предпринять для безопасной передачи и получения документов. Минимизировать личную информацию в электронных сообщениях и использовать шифрование и защиту паролем для обеспечения безопасности любых документов, передаваемых по электронной почте. На сайте Министерства финансов США есть инструкции «Как зашифровать/защитить паролем документы Microsoft Office и Adobe Acrobat (Английский).»

Опять же, этот вариант электронной почты доступен только для тех, кто работает с сотрудником правоохранительных органов над проведением проверки или сбором платежей. Я рекомендую желающим связаться с нами посетить страницу мы готовы вам помочь на сайте IRS.gov. Наряду с телефонной и локальной помощью, на странице имеется множество онлайн-инструментов и ресурсов, которые помогут ответить на вопросы. Страница доступна на английском, испанском, китайском (упрощенном и мандаринском), корейском, русском, вьетнамском и гаитянском креольском языках.

Заключительные мысли

Я понимаю, как электронные подписи и другие гибкие возможности важны для налогоплательщиков и их представителей. Они являются частью больших усилий, предпринимаемых IRS для упрощения процессов для всех. Эти усилия обеспечивают новые или иные инструменты, а также иные способы ведения бизнеса. Мы продолжим анализировать наши процессы, чтобы решить, какие долгосрочные действия могут помочь снизить нагрузку на налогоплательщиков и их представителей. Мне не терпится посмотреть, как будут развиваться новые варианты, пока мы идем по нашему нынешнему пути к гибким, цифровым вариантам.

Гаррисон Смит
Содиректор Офиса корпоративного оцифрования и управления делами IRS