Formulario W-2 Los empleadores tienen que completar, presentar, ya sea electrónicamente o por correo, a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) y enviar a sus empleados el Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés) que muestre los salarios pagados y los impuestos retenidos durante el año para cada empleado. Ya que los beneficios de Seguro Social y de Medicare de los empleados se calculan según la información en el Formulario W-2, es muy importante preparar el Formulario W-2 de manera correcta y puntual. Formulario W-3 A toda persona a quien se le requiera presentar el(los) Formulario(s) W-2 también se le requiere presentar el Formulario W-3, Transmisión de comprobantes de Retención (en inglés), para transmitir la Copia A del Formulario W-2 a la SSA. Los totales de las cantidades informadas en los formularios sobre la nómina (Formulario 941(en inglés), Formulario 943 (en inglés), Formulario 944 (SP) o el Anexo H (Formulario 1040) (en inglés), para el año), deben ser los mismos totales informados en el Formulario W-3. Si tiene preguntas sobre alguna casilla de los Formularios W-2 o W-3, consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés), las cuales proporcionan una explicación detallada sobre cada casilla. Asegúrese de pedir el Formulario W-3 cuando pida los Formularios W-2. Al presentar electrónicamente su(s) Formulario(s) W-2 ante la SSA, no es necesario presentar el Formulario W-3. Su Servicio en línea del W-2 (en inglés) creará un Formulario W-3 electrónico para usted. Cuándo presentar Usted tiene que enviar por correo o electrónicamente la Copia A del(de los) Formulario(s) W-2 a la SSA junto con el Formulario W-3 (en inglés) de transmisión para el 31 de enero de 2024. Se aplican fechas de vencimiento especiales si ha cancelado su negocio. Tiene que entregar las Copias B, C y 2 del Formulario W-2 a sus empleados para el 31 de enero de 2024. Cumplirá con el requisito de entrega si el formulario tiene la dirección correcta y se envía por correo en la fecha de vencimiento o antes. Si un empleado deja de trabajar para usted antes de que acabe el año, puede entregar a su exempleado el Formulario W-2 en cualquier momento antes, pero a más tardar, el 31 de enero de 2024. Si su empleado solicita el Formulario W-2, tiene que entregarle las Copias B, C y 2 en un plazo de 30 días a partir de la solicitud o dentro de los 30 días siguientes al pago final del salario, lo que ocurra más tarde. Requisito de presentación electrónica Los empleadores que presentan 10 (en inglés) o más declaraciones informativas, incluidos los Formularios W-2, tienen que presentar electrónicamente, a menos que reciban una exención del IRS. Se le recomienda a todos los empleadores que presenten los Formularios W-2 electrónicamente. Para obtener más información acerca de la presentación electrónica, consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés) y el Tema 801, el Tema 802, y el Tema 803. Puede obtener más información sobre la presentación electrónica de los Formularios W-2 y W-3 desde los Servicios en línea para negocios, (BSO, por sus siglas en inglés) (en inglés) de la SSA o llamando al 800-772-6270 (TTY 800-325-0778). Cómo presentar por correo El Formulario W-2 oficial está disponible en un conjunto que contiene varias copias del formulario. El conjunto de formularios se compone de las seis copias que el usuario podría necesitar para cada Formulario W-2 (Copia A, Copia 1, Copia B, Copia C, Copia 2 y Copia D). La dirección para enviar por correo la Copia A de los Formularios W-2 y W-3 también aparece en las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés) PDF. El Formulario W-3 y la Copia A de cada Formulario W-2 que usted envíe a la SSA, tienen que ser versiones oficiales en tinta roja (o versiones sustitutas aprobadas) y se pueden pedir en línea (en inglés) o llamando al 800-TAX-FORM (800-829-3676). Consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés) para obtener más información. Haga una copia del Formulario W-3 y una copia de cada Formulario W-2 (copia A o copia D) para guardarlas en sus registros durante al menos cuatro años. Envíe la Copia 1, si corresponde, al departamento de impuestos local, estatal o de la ciudad. Comuníquese con ese departamento de impuestos local, estatal o de la ciudad para conocer los requisitos y la manera de transmitir esta información. Cómo preparar el Formulario W-2 Escriba a máquina la información correspondiente, utilizando tinta negra y, de ser posible, letra de 12 puntos, estilo “Courier”. Las entradas se leen electrónicamente. Escritura a mano, caligrafía, o letra de puntos itálica no se aconsejan. Las entradas en otra tinta que no sea negra, no se podrán leer. Ingrese todas las cifras sin signos de dólar y comas, pero con puntos decimales (00000.00). Muestre la parte correspondiente a las cantidades de dinero; utilice ceros, si no hay céntimos. No borre, tache ni utilice tinta blanca de corrección. La Copia A no puede tener errores. Si se equivoca, coloque una “X” en la casilla “VOID” (Nulo), utilice el siguiente Formulario W-2 y vuelva a empezar. No escriba la palabra “corrected” (corregido) en el siguiente Formulario W-2. El Formulario W-2 tiene dos formularios impresos en una página, así que debe enviar la página entera de la Copia A (la página impresa con tinta roja) a la SSA aun si hay un formulario en blanco o nulo. No corte ni doble la página. No grape los Formularios W-2 juntos ni al Formulario W-3. Si una casilla no le aplica, déjela en blanco. Cómo hacer correcciones Si descubre un error en el Formulario W-2 de un empleado después de haberlo enviado a la SSA, presente un Formulario W-2c, Comprobante corregido de salarios y retención de impuestos (en inglés). Incluya el Formulario W-3c, Transmisión de comprobantes corregidos de Retención (en inglés), cada vez que presente el(los) Formulario(s) W-2c por correo ante la SSA. Las correcciones del Formulario W-2c se pueden hacer electrónicamente a los Formularios W-2 presentados mediante el Servicio en línea para negocios (BSO). Información adicional Publicación 15 (Circular E), Guía Tributaria para Empleadores (en inglés) Publicación 15-A, Guía tributaria suplementaria para empleadores (en inglés) Formulario 8809, Solicitud de prórroga de tiempo para presentar declaraciones informativas (en inglés) Formulario 8508, Solicitud de la exención de la presentación de declaraciones informativas por medios electrónicos (en inglés) PDF Publicación 1141, Reglas y especificaciones generales para los Formularios sustitutos W-2 y W-3 (en inglés) Publicación 1223, Reglas y especificaciones generales para los Formularios sustitutos W-2c y W-3c (en inglés)
