Вы можете избрать любую систему ведения документации, подходящую вашему предприятию и четко показывающую ваш доход и расходы. За несколькими исключениями закон не требует ведения специальной документации. Однако тип документации, которую вы должны вести для целей налогообложения, зависит от того вида коммерческой деятельности, которой вы занимаетесь. Ваша система ведения документации должна включать сводки ваших операций. Эта сводка должна вестись обычно в журналах вашего предприятия (например, в бухгалтерских журналах и учетных книгах). В этих журналах должен быть показан ваш валовой доход, а также все вычеты и зачеты. Для большинства малых предприятий основным источником записей в журналах является чековая книжка предприятия. Некоторые коммерческие предприятия предпочитают вести свою отчетность с помощью программного обеспечения бухгалтерского учета (Английский) или или какой-то другой электронной системы. Выбранное вами программное обеспечение бухгалтерского учета или электронная система должны соответствовать тем же самым основным принципам ведения учета, которые упомянуты выше. Все требования, предъявляемые к документам на бумажном носителе, относятся также и к электронным документам. Дополнительная информация имеется в Публикации 583, «Как создать предприятие и вести документацию» (Английский). Вспомогательная коммерческая документация При покупках, продажах, выплате заработной плате и прочих операциях вашего предприятия возникает дополнительная вспомогательная документация вашего предприятия, например, счета и чеки. Вспомогательная документация включает корешки счетов, оплаченные счета, счета, чеки, корешки депозитов и погашенные чеки. Эти документы содержат информацию, которую вы должны регистрировать в своих журналах. Важно хранить эти документы, поскольку они обосновывают записи в ваших журналах и налоговой декларации. Вы должны держать их в порядке и хранить в надежном месте. Например, храните их по годам и типам доходов или расходов. Ниже приведены некоторые виды документации, которую вы обязаны вести: Валовые поступления представляют доход, получаемый вами от своего предприятия. Вы должны хранить вспомогательные документы, подтверждающие количество ваших валовых поступлений и их источник. В число документов о валовых поступлениях входят следующие: Ленты кассовых аппаратов Допозитнаяинформация(продажи за наличные и в кредит) Книги поступлений Счета Формы 1099-MISC Покупки означают предметы, которые вы покупаете и перепродаете потребителям. Если вы являетесь изготовителем или производителем, в число покупок входят стоимость сырья или деталей, закупленных для изготовления готовой продукции. В вашей вспомогательной документации должны указываться получатель платежа, выплаченная сумма, подтверждение оплаты, текущая дата, а также описание предмета для подтверждения того, что сумма была выплачена за покупки. В число документов о покупках входят следующие: Погашенные чеки или другие документы, подтверждающие оплату/электронный перевод денежных средств Чеки с лент кассовых аппаратов Квитанции об оплате и выписки по кредитной карте Счета Примечание. Для обоснования всех элементов покупки может потребоваться сочетание вспомогательных документов. Расходами называются средства, затраченные вами (на прочие цели помимо покупок) для ведения работы своего предприятия. В вашей вспомогательной документации должны указываться выплаченная сумма, а также тот факт, что она была расходом на коммерческую деятельность. В число документов о расходах входят следующие: Погашенные чеки или другие документы, в которых указываются подтверждение оплаты/электронного перевода денежных средств Чеки с лент кассовых аппаратов Отчеты по счетам Квитанции об оплате и выписки по кредитной карте Счета Корешки квитанций за мелкие расходы, оплаченные наличными Примечание. Для обоснования всех элементов покупки может потребоваться сочетание вспомогательных документов. Расходы на командировки, проезд, культурно-массовые мероприятия и подарки Если вы вычитаете из налогооблагаемой суммы расходы на командировки, культурно-массовые мероприятия, подарки или проезд, вы должны доказать (обосновать) некоторые составляющие этих расходов. Дополнительная информация о том, как доказывать некоторые расходы на ведение коммерческой деятельности, приведена в Публикации 463, «Расходы на командировки, проезд, культурно-массовые мероприятия и подарки» (Английский). Активы – это собственность, например, машины и мебель, принадлежащая вам и используемая в коммерческой деятельности. Вы должны вести документацию, подтверждающую определенную информацию о ваших коммерческих активах. Вам необходима документация для подсчета ежегодной амортизации, а также доходов и потерь от продажи ваших активов. Документация об активах включает следующее: Когда и как вы приобрели активы Цена покупки Стоимость любой модернизации Вычитания из налогооблагаемой базы согласно разделу 179 Вычитания из налогооблагаемой базы за амортизацию Вычитания из налогооблагаемой базы за потери в результате несчастных случаев, например, из-за пожара или шторма Как вы использовали свой актив Где и как вы ликвидировали свой актив Продажная цена Расходы на продажу Эта документация может быть указана в следующих документах. Счета на продажу и покупку Отчеты о совершении сделок купли-продажи недвижимости Погашенные чеки или другие документы, в которых указываются получатель платежа, сумма платежа и подтверждение оплаты/электронного перевода денежных средств Налоги на фонд заработной платы Вы должны вести особую отчетность по налогам на фонд заработной платы. Храните всю документацию по наемной рабочей силе в течение не менее четырех лет. Для получения дополнительной информации см. документ «Ведение отчетности для работодателей» и Публикацию № 15 (Циркуляр Е) «Налоговый справочник для работодателей» (Английский).
