Bạn có thể chọn bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào phù hợp với doanh nghiệp của mình, hệ thống này thể hiện rõ ràng thu nhập và chi phí của bạn. Doanh nghiệp của bạn ảnh hưởng đến loại hồ sơ bạn cần lưu giữ cho mục đích thuế liên bang. Hệ thống lưu giữ hồ sơ của bạn phải bao gồm bản tóm tắt các giao dịch kinh doanh của bạn. Bản tóm tắt này thường được lập trong sổ sách kinh doanh của bạn (ví dụ: sổ nhật ký và sổ cái kế toán). Sổ sách của bạn phải thể hiện tổng thu nhập cũng như các khoản khấu trừ và tín thuế của bạn. Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, tài khoản thanh toán kinh doanh là nguồn chính để ghi chép vào sổ sách kinh doanh.
Một số doanh nghiệp chọn sử dụng các chương trình phần mềm kế toán điện tử (tiếng Anh) hoặc một số loại hệ thống điện tử khác để thu thập và sắp xếp hồ sơ của họ. Chương trình phần mềm kế toán điện tử hoặc hệ thống điện tử mà bạn chọn phải đáp ứng các nguyên tắc lưu giữ hồ sơ cơ bản giống như đã đề cập ở trên. Tất cả các yêu cầu áp dụng cho sổ sách và hồ sơ bản cứng cũng áp dụng cho hồ sơ điện tử. Để biết thông tin chi tiết hơn, hãy tham khảo Ấn phẩm 583, Khởi nghiệp kinh doanh và Lưu giữ hồ sơ (tiếng Anh).
Tài liệu hỗ trợ doanh nghiệp
Các giao dịch mua, bán, bảng lương và các giao dịch khác mà bạn có trong doanh nghiệp của mình sẽ tạo ra các tài liệu hỗ trợ. Các tài liệu hỗ trợ bao gồm biên lai bán hàng, hóa đơn đã thanh toán, hóa đơn, biên nhận, biên lai gửi tiền và séc đã hủy. Các tài liệu này chứa thông tin bạn cần ghi vào sổ sách của mình. Điều quan trọng là phải lưu giữ các tài liệu này vì chúng hỗ trợ các mục nhập trong sổ sách và tờ khai thuế của bạn. Bạn nên lưu giữ chúng theo thứ tự và ở nơi an toàn. Ví dụ, hãy sắp xếp chúng theo năm và loại thu nhập hoặc chi phí.
Sau đây là một số loại hồ sơ bạn nên lưu giữ:
- Tổng doanh thu là thu nhập bạn nhận được từ doanh nghiệp của mình. Bạn nên giữ các tài liệu hỗ trợ cho thấy số tiền và nguồn gốc của tổng doanh thu. Tài liệu về tổng doanh thu bao gồm:
- Băng ghi tiền mặt
- Thông tin ký gửi (tiền mặt và bán tín dụng)
- Sổ biên nhận
- Hóa đơn
- Mẫu 1099-MISC
- Mua hàng là các mặt hàng bạn mua và bán lại cho khách hàng. Nếu bạn là nhà sản xuất hoặc nhà chế tạo, điều này bao gồm chi phí của tất cả các nguyên liệu thô hoặc bộ phận được mua để sản xuất thành sản phẩm hoàn thiện. Các tài liệu hỗ trợ của bạn phải xác định người nhận tiền, số tiền đã thanh toán, bằng chứng thanh toán, ngày phát sinh và bao gồm mô tả về mặt hàng để chứng minh rằng số tiền đó là để mua hàng. Các tài liệu mua hàng bao gồm những nội dung sau:
- Séc đã hủy hoặc các tài liệu khác phản ánh bằng chứng thanh toán/chuyển tiền điện tử
- Biên nhận băng máy tính tiền
- Biên nhận và bản sao kê thẻ tín dụng
- Hóa đơn
- Ghi chú: Có thể cần kết hợp nhiều tài liệu hỗ trợ để chứng minh tất cả các yếu tố của giao dịch mua.
- Chi phí là chi phí bạn phải chịu (ngoài chi phí mua hàng) để duy trì hoạt động kinh doanh của mình. Các tài liệu hỗ trợ của bạn phải xác định người nhận tiền, số tiền đã thanh toán, bằng chứng thanh toán, ngày phát sinh và bao gồm mô tả về mặt hàng đã mua hoặc dịch vụ đã nhận cho thấy số tiền đó là chi phí kinh doanh. Các tài liệu về chi phí bao gồm:
- Séc đã hủy hoặc các tài liệu khác phản ánh bằng chứng thanh toán/chuyển tiền điện tử
- Biên nhận băng máy tính tiền
- Báo cáo tài khoản
- Biên nhận và sao kê thẻ tín dụng
- Hóa đơn
- Ghi chú: Có thể cần kết hợp nhiều tài liệu hỗ trợ để chứng minh tất cả các yếu tố của chi phí.
- Chi phí đi lại, vận chuyển, giải trí và quà tặng
Nếu bạn khấu trừ chi phí đi lại, giải trí, quà tặng hoặc vận chuyển, bạn phải có khả năng chứng minh (xác minh) một số yếu tố chi phí nhất định. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo Ấn phẩm 463, Chi phí đi lại, Giải trí, Quà tặng và Xe hơi (tiếng Anh).
- Tài sản là của cải, chẳng hạn như máy móc và đồ nội thất, mà bạn sở hữu và sử dụng trong doanh nghiệp của mình. Bạn phải lưu giữ hồ sơ để xác minh một số thông tin nhất định về tài sản doanh nghiệp của mình. Bạn cần hồ sơ để tính khấu hao hàng năm và lãi hoặc lỗ khi bán tài sản. Tài liệu về tài sản phải hiển thị thông tin sau:
- Khi nào và cách bạn có được tài sản
- Giá mua
- Chi phí của bất kỳ cải tiến nào
- Khấu trừ được thực hiện theo Đoạn 179
- Các khoản khấu trừ được thực hiện để khấu hao
- Các khoản khấu trừ được thực hiện cho mất mát do thiệt hại, chẳng hạn như mất mát do hỏa hoạn hoặc bão
- Cách bạn đã sử dụng tài sản
- Khi nào và cách bạn xử lý tài sản
- Giá bán
- Chi phí bán hàng
- Các tài liệu sau đây có thể hiển thị thông tin này:
- Hóa đơn mua hàng và bán hàng
- Báo cáo kết thúc giao dịch bất động sản
- Séc đã hủy hoặc các tài liệu khác xác định người nhận, số tiền và bằng chứng thanh toán/chuyển tiền điện tử
- Thuế việc làm
Có những hồ sơ thuế việc làm cụ thể mà bạn phải lưu giữ. Lưu giữ tất cả hồ sơ việc làm trong ít nhất bốn năm. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo Lưu giữ hồ sơ cho chủ lao động và Ấn phẩm 15 , Thông tư E Hướng dẫn thuế cho Chủ lao động (tiếng Anh).