Consejo Tributario del IRS 2023-65SP, 10 de mayo de 2023 No todos los proveedores de servicios de nómina son iguales. Una empresa confiable y calificada puede ayudar a mantener las empresas seguras y cumplir con los impuestos. Una empresa poco fiable o fraudulenta puede dar lugar a depósitos perdidos, robos o declaraciones no presentadas. Si bien muchos proveedores de servicios de nómina brindan un servicio de calidad, las empresas no profesionales o fraudulentas tomarán el dinero y se marcharán, aceptando los impuestos sobre la nómina de un cliente y cerrando sin aviso. Esto es costoso para la empresa afectada porque es legalmente responsable de informar y pagar los impuestos adeudados, incluso si envió fondos al proveedor de servicios de nómina para los depósitos y pagos requeridos. Las empresas pueden protegerse al contratar uno de estos proveedores confiables: Organización de empleadores profesionales certificados (CPEO, por sus siglas en ingles). En general, estas organizaciones son las únicas responsables de presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina y realizar depósitos y pagos de los impuestos que sus clientes declaran por salarios y otras compensaciones. Las CPEO presentan declaraciones y depósitos de impuestos sobre la nómina y pagan las obligaciones tributarias combinadas de sus clientes con el número de identificación de empleador de la CPEO. Un empleador entra en un contrato de servicio con una CPEO y la CPEO presenta el Formulario 8973 del IRS, Organización de Empleadores Profesionales Certificados/Acuerdo de Informes de Clientes (en inglés). Los empleadores pueden encontrar una CPEO en los listados públicos en IRS.gov. Agente informante. Este es un proveedor de servicios de nómina que debe depositar los impuestos de un cliente con el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales. Los agentes de informes generalmente pueden compartir la información de los clientes con el IRS para resolver problemas. También deben proporcionar a los clientes una declaración por escrito que les recuerde que el empleador, no el agente, es responsable de presentar las declaraciones de impuestos y pagar los impuestos a tiempo. Para informar al IRS de su relación con un cliente, los agentes informantes envían el Formulario 8655, Autorización de agente informador (en inglés), que firma el cliente. Agente de la Sección 3504. Este proveedor de servicios de nómina retiene, informa y paga los impuestos sobre la nómina para el empleador. Un agente de la sección 3504 asume la responsabilidad junto con el empleador por las responsabilidades de retención del impuesto federal sobre el ingreso, Seguro Social y Medicare del empleador. El agente combina todas las declaraciones de sus clientes empleadores y las envía con el EIN del agente. En general, los empleadores que usan los servicios de un agente de la sección 3504 aún deben presentar declaraciones de impuestos FUTA con sus propios EIN. Para solicitar al IRS que autorice a un tercero como agente del empleador, el empleador presenta el Formulario 2678. Designación de agente por parte de empleador/pagador (en inglés). El IRS alienta a los empleadores a inscribirse en EFTPS y asegurarse de que su proveedor de servicios de nómina use EFTPS para realizar depósitos de impuestos. Es gratis y brinda a los empleadores un acceso en línea fácil y seguro a su historial de pagos para los depósitos realizados con su EIN. Esto les ayuda a controlar si su proveedor de servicios de nómina cumple con sus responsabilidades de depósito de impuestos. Los empleadores deben comunicarse con el IRS acerca de cualquier factura o notificación que reciban, especialmente si la factura o notificación se relaciona con pagos administrados por un tercero. Llame al número que figura en la factura, escriba a la oficina del IRS que envió la factura o comuníquese con la línea directa de impuestos comerciales del IRS al 800-829-4933. Información adicional: Impuestos sobre la nómina Contratación de servicio de nómina y otros pagadores (en inglés) Grafica de arreglos de terceros (en inglés) Clientes CPEO – Lo que debe saber (en inglés) Archivos de agentes informantes (en inglés) Suscríbase a los Consejos Tributarios del IRS
