English FS-2007-27(SP), diciembre 2007 El ser un empleador conlleva unas responsabilidades importantes. El asegurarse de que todos los trabajadores están clasificados apropiadamente como empleados o contratistas independientes y asegurarse de que los impuestos sean retenidos y pagados de una manera oportuna son situaciones críticas. Esta hoja informativa, la decimonovena de la serie sobre la Brecha Tributaria, ayuda a los dueños de los negocios a entender mejor sus responsabilidades relacionadas con los impuestos sobre la nómina y cómo clasificar a los trabajadores. Es un error común cada vez que una persona se clasifica como contratista independiente cuando ésta trabaja a tiempo parcial o gana menos de $600 por año. De hecho, la condición de trabajo a tiempo parcial y la cantidad de horas trabajadas no son, por lo general, factores que determinan si un trabajador es un empleado o un contratista independiente. Clasificación del Trabajador Los empleadores tienen que retener el impuesto sobre el ingreso y el impuesto del seguro social de los cheques de nómina de los empleados. En cambio, los contratistas independientes son responsables de declarar y pagar sus impuestos sobre el ingreso y los impuestos del seguro social. Los negocios usan algunos factores para determinar cómo clasificar a sus trabajadores, los cuales incluyen el grado de control que el negocio tiene sobre sus trabajadores. Por lo general, mientras más control tiene el negocio sobre un trabajador, es más probable que el trabajador sea un empleado en vez de un contratista independiente. Los hechos que proveen la evidencia sobre el grado de control y de independencia se clasifican en tres categorías: Control sobre el funcionamiento Control financiero Clase de relación El control sobre el funcionamiento establece si el negocio tiene el derecho de dirigir y controlar cómo el trabajador desempeña la tarea para la cual fue contratado. Por lo general, toda persona que desempeña servicios para usted es su empleado si usted puede controlar qué es lo que se va a hacer y cómo se va a hacer. Esto es así aunque usted le ofrezca al empleado la libertad de acción. Lo importante es que el empleador tenga el derecho de controlar los detalles de cómo se desempeñan los servicios. Tales detalles incluyen: Cuándo y dónde hacer el trabajo Qué herramientas o equipo usar Qué trabajadores contratar o para ayudar con el trabajo Donde comprar suministros y servicios Qué trabajo tiene que ser desempeñado por una persona en particular Qué orden o secuencia se va a seguir El control financiero establece si el trabajador tiene la habilidad de afectar las decisiones financieras. ¿Acaso el trabajador tiene una inversión significativa en bienes o herramientas? ¿Acaso hay gastos no reembolsados, los cuales el trabajador tiene que cubrirlos de su cuenta? ¿Acaso los servicios del trabajador están disponibles al público? Cuál es el método de pago: ¿Se les paga si el trabajo es completado o no, o se les paga sólo si terminan el trabajo? Los contratistas independientes pueden tener una ganancia o una pérdida en un trabajo. ¿Acaso puede el trabajador hacer decisiones de negocio que afecta su resultado final? La relación entre las partes establece si hay o no un contrato entre el trabajador y el negocio y cómo se redactó; si el trabajador recibe alguna clase de beneficios (paga por vacaciones y enfermedad, planes de jubilación y seguro de vida o médico-hospitalarios). También, establece la permanencia de la relación, tal como que continúe de manera indefinida o sólo por la duración de un proyecto o un período específico. ¿El trabajador tiene su propio negocio, el cual él mercadea a otros? Si desea que el IRS determine si una persona en particular es un contratista independiente o un empleado, presente el Formulario SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding (Determinación del estado de empleo de un trabajador para propósitos de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre el ingreso), en inglés. Obligaciones de los Impuestos sobre la Nómina Si tiene empleados, usted es responsable de varios impuestos federales, estatales y, posiblemente, impuestos locales. Como empleador, tiene que retener algunos impuestos de los cheques de nómina de sus empleados. Antes de que se convierta en un empleador y contrate empleados, usted necesita un número de identificación del empleador. Los impuestos sobre la nómina incluyen los siguientes: La retención del impuesto federal sobre el ingreso Los impuestos del seguro social y del Medicare Los impuestos federales para el desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) Por lo general, usted tiene que retener el impuesto federal sobre el ingreso de los salarios de sus empleados. Para calcular cuánto tiene que retener de cada pago de salario, use el Formulario W-4(SP) (o el Formulario W-4, en inglés) de su empleado y los métodos descritos en la Publicación 15 (Circular E), Employer's Tax Guide ((Circular E), Guía tributaria para el empleador) y la Publicación 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía tributaria suplementaria para el empleador), ambas disponibles en inglés. Los impuestos del seguro social y del Medicare pagan por los beneficios que los trabajadores y las familias reciben bajo la Ley de Contribución al Seguro Social (FICA, por sus siglas en inglés). El impuesto del seguro social paga por los beneficios bajo FICA de la parte del seguro por vejez, incapacidad y sobrevivientes. El impuesto de Medicare paga por los beneficios bajo FICA de la parte del seguro hospitalario. Usted retiene una parte de estos impuestos de los salarios de sus empleados y paga una cantidad similar por su parte como empleador. El impuesto federal para el desempleo es parte del programa federal y estatal bajo la Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) que paga compensación por desempleo a los trabajadores que pierden sus trabajos. Usted declara y paga el impuesto FUTA separado de los impuestos del seguro social y Medicare, además del impuesto sobre el ingreso retenido. Paga el impuesto FUTA sólo de sus propios fondos. Los empleados no pagan este impuesto ni se les retiene de su paga. Por lo general, usted tiene que depositar el impuesto sobre el ingreso retenido y ambas porciones (empleador y empleado) de los impuestos del seguro social y Medicare (menos todo pago adelantado del Crédito por Ingreso del Trabajo (EIC, por sus siglas en inglés)). A partir del 1 de enero de 2011, se les requiere a todos los contribuyentes a depositar los impuestos sobre la nomina utilizando el Sistema de Pagos Electrónicos del Impuesto Federal (EFTPS, por sus siglas en inglés). Un negocio, por lo general, no tiene que retener o pagar ningún impuesto federal sobre pagos a contratistas independientes. Sin embargo, los contratistas independientes están sujetos a los impuestos del trabajo por cuenta propia y el impuesto sobre el ingreso; deberán planificarse apropiadamente. La mayoría de los empleadores hacen el esfuerzo máximo para cumplir con sus obligaciones relacionadas con los impuestos sobre la nómina. Si un empleador hace un error y clasifica a un empleado como contratista independiente, el empleador debe corregir ese error. El sitio IRS.gov contiene instrucciones sobre cómo corregir la declaración de los empleados clasificados erróneamente. Ayuda Profesional El determinar la condición del trabajador y la declaración y el pago de los impuestos sobre la nómina puede ser un proceso complejo. A los dueños de los negocios que necesitan ayuda se les recomienda que consulten a un profesional de los impuestos o un proveedor de servicios de nómina. Si subcontrata algunas o todas las responsabilidades sobre su nómina, usted debe estar consciente que sigue siendo responsable del pago de los impuestos. Si un tercero falla en hacer sus depósitos de impuestos sobre la nómina, usted sigue siendo responsable de las cantidades no pagadas. IRS.gov tiene consejos adicionales sobre cómo subcontratar los servicios de nómina. Recursos Adicionales: Publicación 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide (Guía tributaria para el empleador), en inglés Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía tributaria suplementaria para el empleador), en inglés Publicación 1779, Independent Contractor or Employee… (Contratista independiente o empleado…), en inglés Publicación 1976, Do You Qualify for Relief under Section 530? (¿Reúne los requisitos usted para el alivio de acuerdo a la sección 530?), en inglés Recursos para Pequeñas Empresas - Página web del IRS, en español IR-2007-184, IRS and States to Share Employment Tax Examination Results (El IRS y los estados compartirán los resultados de las auditorías de los impuestos sobre la nómina), en inglés Payroll and Practitioner Resources – Página web IRS, en inglés
