Tại sao phải lưu giữ hồ sơ?

Mọi người kinh doanh đều phải lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ sổ sách rõ ràng tiện dụng là điều rất quan trọng đối với doanh thương của quý vị. Hồ sơ tiện dụng sẽ giúp quý vị dễ thực hiện những điều sau đây:

• Theo dõi tiến triển của doanh nghiệp
• Chuẩn bị viết báo cáo tài chánh
• Ðịnh rõ nguồn thu nhập
• Theo dõi những phí tổn được khấu trừ
• Theo dõi những Giá Trị Căn Bản Của Tài Sản
• Ðiền tờ khai thuế
• Chứng minh các mục đã trình báo trên tờ khai thuế

Theo dõi tiến triển của doanh nghiệp (Monitor the progress of your business)

Quý vị cần có hồ sơ tiện dụng để theo dõi tiến triển trong doanh thương của mình. Hồ sơ có thể cho thấy công việc thương mại tăng tiến thêm hay không, vật phẩm nào bán chạy, hoặc cần thực hiện những thay đổi gì. Hồ sơ tiện dụng có thể làm tăng cơ may thành công của doanh nghiệp.

Chuẩn bị viết báo cáo tài chánh (Prepare your financial statements)

Quý vị cần có hồ sơ tiện dụng để chuẩn bị và viết các bản báo cáo tài chánh chính xác, trong đó gồm cả khai trình lợi tức (lợi nhuận và thua lỗ) và bản cân bằng chi thu. Những khai trình này có thể hỗ trợ quý vị thương thuyết với ngân hàng hoặc chủ nợ, và giúp dễ điều quản doanh nghiệp.

• Bản khai trình lợi tức cho thấy lợi tức và phí tổn của doanh thương trong một khoảng thời gian đã định.
• Bản cân bằng chi thu cho thấy tài sản, nợ nần và giá trị thật sự của doanh thương vào ngày đã định.

Ðịnh rõ nguồn thu nhập (Identify source of receipts)

Quý vị sẽ nhận tiền hay tài sản từ nhiều nguồn khác nhau. Hồ sơ lưu trữ có thể chỉ rõ nguồn thu nhập đó. Quý vị cần có thông tin này để tách riêng thu nhập thương mại với thu nhập phi thương mại và lợi tức chịu thuế với lợi tức không chịu thuế.

Theo dõi những phí tổn được khấu trừ (Keep track of deductible expenses)

Có thể quý vị sẽ quên một số phí tổn lúc điền tờ khai thuế, trừ khi đã ghi lại thời điểm xảy ra.

Theo dõi những Giá Trị Căn Bản Của Tài Sản (Keep track of your basis in property)

Giá trị căn bản thường là số tiền vốn đầu tư của quý vị trong tài sản cho các mục đích thuế. Xin sử dụng giá trị căn bản của quý vị để tính sự khấu hao, tiền trừ dần, sự suy thoái, thiệt hại thiên tai, và tiền lời hay lỗ khi bán, trao đổi, hoặc các cách sắp xếp tài sản khác.

Ðiền tờ khai thuế (Prepare your tax return)

Quý vị cần có hồ sơ tiện dụng để chuẩn bị và điền tờ khai thuế. Hồ sơ này phải chứng minh các khoản lợi tức, phí tổn và tín thuế quý vị đã trình báo. Nói chung đó cũng là những hồ sơ quý vị sử dụng để theo dõi hoạt động thương mại và chuẩn bị bản báo cáo tài chánh.

Chứng minh các mục đã trình báo trên tờ khai thuế (Support items reported on tax returns)

Quý vị phải luôn luôn lưu giữ và để sẵn hồ sơ kinh doanh để IRS dễ thanh tra. Nếu IRS kiểm xét bất cứ tờ khai thuế nào của quý vị, thì quý vị có thể phải giải thích những mục đã trình báo. Bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp kiểm xét nhanh hơn.