Personas Responsables y Nominatarios

Personas Responsables

Toda solicitud para un EIN, (ya sea enviada por correo, fax, o electrónico) debe divulgar el nombre y el número de identificación del contribuyente (SSN, ITIN o EIN) del oficial principal, socio general, cesionista, dueño o fideicomitente verdadero. Esta persona o entidad, a quien el IRS llamará la "persona responsable", controla, gestiona o dirige la entidad que solicita el EIN y la disposición de los fondos y activos de la misma. A menos que el solicitante sea una entidad gubernamental, la persona responsable debe ser un individuo (es decir, una persona física), no una entidad. Si hay más de una persona responsable, la entidad solicitante puede elegir la persona que desea que el IRS reconozca como la persona responsable. Además, las entidades deben informarle al IRS todo cambio a la persona responsable dentro de 60 días mediante el Formulario 8822-B, Cambio de dirección o persona responsable – Negocios (en inglés)PDF.

En la versión actual de las instrucciones de la solicitud, "persona responsable" se define de la siguiente manera:

Para las entidades cuyas acciones o intereses se comercializan en una bolsa pública o que estén registradas con la Comisión de Bolsas y Valores (Securities and Exchange Commission), "persona responsable" es (a) el oficial principal, si el negocio es una sociedad anónima, (b) un socio general, si es una sociedad colectiva, el requisito general de que la persona responsable sea una persona física se aplica a estas entidades. Por ejemplo, (c) si una sociedad anónima es el socio general de una sociedad colectiva comercial que cotiza en el mercado de valores para la cual se presentó el Formulario SS-4, entonces la persona responsable de la sociedad colectiva es el oficial principal de la sociedad anónima, o (d), un cesionista, dueño o fideicomitente si se trata de un fideicomiso.

Para todas las demás entidades, "persona responsable" es la persona que tiene un nivel de control o derecho sobre los fondos o activos de la entidad que, en la práctica, permite a la persona, directa o indirectamente, controlar, administrar o dirigir la entidad y la disposición de sus fondos y activos. Sin embargo, la capacidad de financiar la entidad o el derecho a la propiedad de la entidad por sí sola, sin la autoridad correspondiente para controlar, administrar o dirigir la entidad (como en el caso de un beneficiario que es menor de edad), no causa que la persona sea una persona responsable.

Nominatarios

Un "nominatario" es una persona a quien se le da autoridad limitada para actuar en nombre de una entidad, típicamente durante un período de tiempo limitado, que típicamente transcurre durante la formación de la entidad. Según la definición del IRS, el "oficial principal, socio general", etc., es la "persona responsable" verdadera de la entidad, y no el nominatario. La "persona responsable" es la persona o entidad que controla, gestiona o dirige la entidad y la disposición de los fondos y activos de la entidad, a diferencia del nominatario, a quien se le concede poca o ninguna autoridad en cuanto a los activos de la entidad.

El Servicio de Impuestos Internos ha llegado a saber que en algunas solicitudes del número de identificación del empleador (EIN), algunos solicitantes están nombrando a los nominatarios como oficiales principales, socios generales, cesionistas, dueños y fideicomitentes. Un nominatario no es ninguna de estas personas. Más bien, los nominatarios tienen autorización temporal para tomar acciones en nombre de las entidades durante su proceso de formación. El nombrar a nominatarios en las solicitudes de EIN previene que el IRS recaude la información apropiada en cuanto al dueño de la entidad, y se ha encontrado que fomenta el incumplimiento tributario de parte de esas entidades y sus dueños.

EL IRS no autoriza el uso de nominatarios para obtener los EIN. Toda solicitud para el EIN (ya sea enviada por correo, fax, o electrónicamente) debe divulgar el nombre y el número de identificación del contribuyente (SSN, ITIN o EIN) del oficial principal, socio general, cesionista, dueño o fideicomitente verdadero. Esta persona o entidad, que el IRS llamará la "persona responsable", controla, gestiona o dirige a la entidad que solicita el EIN, y la disposición de los fondos y activos de la misma.

Para presentar correctamente un Formulario SS-4, el formulario y la autorización deben incluir el nombre, número de identificación del contribuyente y la firma de la persona responsable. Les recordamos a los terceros designados que presentan solicitudes electrónicas de su obligación de conservar una copia del Formulario SS-4 debidamente completado en papel y una copia de la declaración de autorización firmada correspondiente a cada solicitud que presenta ante el IRS de parte de una entidad. Los nominatarios carecen de la autoridad para autorizar a un tercero designado a presentar los Formularios SS-4, y no deben ser nombrados en el Formulario SS-4.

Si se le nombra a un nominatario durante el proceso de formación estatal, y todavía no se ha identificado a la persona responsable verdadera, antes de solicitar un EIN, la entidad deberá identificar a la persona responsable verdadera.

El IRS continuará llevando a cabo acciones de cumplimiento para prevenir el uso indebido de las solicitudes de los EIN.

Corrección de la Información de Negocios donde se utilizó un Nominatario

En el caso en que se utilizó a un nominatario para obtener un EIN, a usted se le requiere corregir la información. De lo contrario, la información relacionada a una entidad podría divulgarse a una persona que no esté autorizada a recibir dicha información. El IRS está considerando varias maneras de identificar a las personas responsables de las entidades. Sin embargo, actualizando la propia información, una entidad puede establecer que es un socio confiable del IRS en el cumplimiento de las leyes federales de impuestos.

Para actualizar la información, complete el Formulario 8822-B, Cambio de dirección o persona responsable - Negocios, en inglés, y envíelo a la dirección que se muestra a continuación que se aplica a usted.

El IRS le enviará una carta confirmando el recibo de la información actualizada. Si la entidad no ha recibido la carta de confirmación en un plazo de 60 días, deberá enviar por correo una copia del Formulario 8822-B original, anotándole  “Second Request” (segunda solicitud), a la oficina correspondiente indicada anteriormente.