Ðiều trọng yếu đối với chủ doanh nghiệp là phải xác định chính xác những người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay nhà thầu độc lập.
Thông thường, bạn phải khấu lưu và ký gửi thuế thu nhập, thuế An sinh Xã hội và thuế Medicare từ tiền lương trả cho một nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng phải trả phần tương ứng của phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của chủ lao động cũng như trả thuế thất nghiệp trên lương đã trả cho nhân viên. Thông thường, bạn không phải khấu lưu hoặc nộp bất cứ loại thuế nào khi trả tiền cho nhà thầu độc lập.
Hãy chọn trường hợp áp dụng cho bạn:
- Tôi là nhà thầu độc lập hoặc tự kinh doanh. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hay nhà thầu chuyên cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác, thì nói chung được xem là người tự kinh doanh. Muốn biết thêm thông tin về nghĩa vụ thuế nếu bạn tự kinh doanh (là nhà thầu độc lập), xem trung tâm thuế cho Cá nhân tự kinh doanh của chúng tôi.
- Tôi thuê hoặc ký hợp đồng với cá nhân khác để họ cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp của tôi. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp có thuê hoặc ký hợp đồng với người khác để họ cung cấp dịch vụ, thì bạn phải xác định xem người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay nhà thầu độc lập. Hãy đọc phần còn lại của trang này để tìm hiểu thêm về chủ đề đó và về trách nhiệm của bạn.
Xác định xem người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay nhà thầu ðộc lập
Trước khi bạn có thể xác định cách xử lý các khoản thanh toán trả cho dịch vụ, trước hết bạn phải biết mối quan hệ kinh doanh tồn tại giữa bạn và người thực hiện dịch vụ. Người thực hiện dịch vụ có thể là:
- Một nhà thầu độc lập
- Một nhân viên (nhân viên làm việc theo thông luật)
- Một nhân viên pháp định
- Một người không là nhân viên pháp định
- Một người làm việc cho chính phủ (tiếng Anh)
Muốn biết người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay nhà thầu độc lập thì phải xem xét mọi thông tin chứng minh mức độ kiểm soát và tính độc lập của công việc.
Quy tắc của thông luật
Các yếu tố chứng minh mức độ kiểm soát và độc lập sẽ nằm trong ba loại:
- Hành vi (tiếng Anh): Có phải công ty kiểm soát hoặc có quyền kiểm soát những gì người lao động làm và cách người lao động thực hiện công việc của mình không?
- Tài chính (tiếng Anh): Có phải bên trả tiền sẽ kiểm soát khía cạnh tài chính trong công viêc của người lao động không? (bao gồm những điều như cách trả tiền cho người lao động, chi phí có được bồi hoàn hay không, ai cung cấp công cụ/vật tư, v.v...)
- Dạng quan hệ (tiếng Anh): Có hợp đồng bằng văn bản hoặc phúc lợi dành cho nhân viên (tức là chương trình lương hưu, bảo hiểm, tiền nghỉ phép, v.v.) không? Mối quan hệ này có tiếp tục không và công việc thực hiện có phải là một khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp không?
Các doanh nghiệp phải cân nhắc mọi yếu tố đó khi xác định xem người lao động là nhân viên hay nhà thầu độc lập. Một vài yếu tố có thể cho thấy người lao động là nhân viên, trong khi các yếu tố khác lại cho thấy người đó là nhà thầu độc lập. Không có những yếu tố "thần kỳ" hoặc định trước để "chỉ định" người lao động thành nhân viên hay nhà thầu độc lập và không một yếu tố nào khi đứng riêng một mình xác định điều này. Ngoài ra, các yếu tố liên quan trong trường hợp này lại có thể không liên quan trong hoàn cảnh khác.
Ðiểm chính yếu là phải xem kỹ toàn bộ mối quan hệ và tính đến mức độ của quyền chỉ đạo và kiểm soát người lao động. Cuối cùng là phải ghi nhận mọi yếu tố được dùng để đưa ra quyết định.
Người lao động từ xa
Ví dụ, một cá nhân làm việc từ xa, thực hiện các dịch vụ cho bạn từ một địa điểm không phải là văn phòng do bạn điều hành, là nhân viên của bạn theo các quy tắc thông luật, nếu bạn có thể kiểm soát những gì sẽ được thực hiện và cách thức thực hiện. Điều này đúng ngay cả khi người lao động có thể chọn làm việc từ xa. Điều quan trọng là bạn có quyền kiểm soát chi tiết về cách thức thực hiện các dịch vụ.
Nếu người lao động từ xa là công dân Hoa Kỳ hoặc người nước ngoài thường trú được một chủ lao động Mỹ tuyển dụng bên ngoài Hoa Kỳ, hãy xem các trang sau để biết thêm thông tin.
- Khấu lưu thuế thu nhập liên bang đối với những người ở hải ngoại được người Hoa Kỳ thuê làm việc (tiếng Anh)
- Thuế An sinh Xã hội và Medicare đối với công dân Hoa Kỳ và người nước ngoài thường trú được làm việc ở hải ngoại cho chủ lao động người Hoa Kỳ (tiếng Anh)
- Công dân Hoa Kỳ và người nước ngoài thường trú làm việc ở nước ngoài - FUTA (tiếng Anh)
Mẫu SS-8
Nếu vẫn chưa rõ người lao động là nhân viên hay nhà thầu độc lập sau khi xem xét ba loại bằng chứng, thì có thể nộp Mẫu SS-8, Xác định Tình trạng lao động cho mục đích Thuế việc làm liên bang và Khấu lưu thuế thu nhập (tiếng Anh) với IRS. Doanh nghiệp hay người lao động đều có thể nộp mẫu này. IRS sẽ duyệt qua các yếu tố và hoàn cảnh và chính thức xác định tình trạng của người lao động.
Nên lưu ý là có thể phải chờ ít nhất sáu tháng để có được quyết định. Một doanh nghiệp nào thường xuyên thuê cùng một dạng người lao động để thực hiện dịch vụ riêng biệt có thể muốn cân nhắc nộp Mẫu SS-8.
Nghĩa vụ về thuế việc làm
Khi quyết định đã được đưa ra (bởi doanh nghiệp hoặc IRS), thì bước kế tiếp là nộp các mẫu đơn thích hợp và trả tiền thuế tương ứng.
- Các mẫu đơn và các loại thuế liên quan cho các nhà thầu độc lập
- Các mẫu đơn và thuế liên quan cho nhân viên
Phân loại sai nhân viên
Hậu quả khi đối xử với nhân viên như một nhà thầu ðộc lập
Nếu bạn phân loại nhân viên là nhà thầu độc lập mà không có căn cứ hợp lý, thì bạn có thể phải chịu trách nhiệm về thuế việc làm cho người lao động đó (các điều khoản miễn giảm dưới đây, sẽ không áp dụng). Nên xem đoạn 3509 của Bộ Luật Thuế vụ để biết thêm thông tin.
Các điều khoản miễn giảm
Nếu bạn có căn cứ hợp lý để không phân loại lao động là nhân viên, thì bạn có thể được miễn thanh toán thuế việc làm cho lao động đó. Muốn được dạng miễn giảm này, bạn phải nộp lên mọi tờ khai thông tin liên bang theo yêu cầu theo cơ sở phù hợp với cách đối xử của bạn với lao động đó. Bạn (hoặc người tiền nhiệm) không được phân loại bất cứ lao động nào giữ chức vụ gần như tương tự là nhân viên trong bất cứ quãng thời gian nào bắt đầu sau năm 1977. Xem Ấn phẩm 1976, Ðoạn 530 – Yêu cầu miễn giảm Thuế việc làm (tiếng Anh) PDF, để biết thêm thông tin.
Một số người lao động được phân loại sai có thể đính kèm Mẫu 8919 vào tờ khai thuế thu nhập của họ để khai báo thuế An sinh Xã hội và Medicare chưa thu được.
Những người lao động tin rằng họ đã bị chủ lao động phân loại không đúng là nhà thầu độc lập có thể sử dụng Mẫu 8919, Thuế An sinh Xã hội và Medicare trên tiền công chưa thu (tiếng Anh) để tính toán và khai báo phần tiền thuế An sinh Xã hội và Medicare chưa thu trên thù lao của nhân viên.
Chương trình Dàn xếp phân loại tự nguyện
Chương trình Dàn xếp phân loại tự nguyện (VCSP) (tiếng Anh) là chương trình tùy chọn, tạo cơ hội cho người đóng thuế phân loại lại các người lao động của họ là nhân viên cho những kỳ tính thuế trong tương lai cho mục đích thuế việc làm với một phần miễn giảm thuế việc làm liên bang cho những người đóng thuế đủ điều kiện đồng ý coi người lao động của mình (hoặc một tập thể hoặc một nhóm người lao động) là nhân viên. Muốn tham gia vào chương trình tự nguyện này, người đóng thuế phải đáp ứng một số yêu cầu về tính đủ điều kiện. Nộp đơn xin tham gia vào chương trình VCSP bằng cách nộp Mẫu 8952, Đơn xin tham gia Chương trình Dàn xếp phân loại tự nguyện (tiếng Anh), để kết thúc thỏa thuận với IRS.