Cơ chế ghi sổ sách tiện dụng sẽ gồm chứa bản tóm lược những giao dịch thương mại. Thường thì giao dịch thương mại được tóm tắt trong những sổ sách có tên gọi nhật ký và sổ cái. Quý vị có thể mua loại sổ này ở tiệm bán văn phòng phẩm hay tiếp liệu văn phòng tại địa phương. Nhật ký là cuốn sổ dùng để ghi lại mỗi giao dịch thương mại đã nêu trong tài liệu chứng minh. Quý vị có thể phải dành quyển nhật ký riêng cho những giao dịch xảy ra thường xuyên. Sổ cái là cuốn sổ ghi tổng giá trị từ tất cả các nhật ký. Tài liệu này được sắp xếp thành nhiều trương mục khác nhau. Hồ sơ điện tử: Tất cả các đòi hỏi áp dụng cho sổ sách và hồ sơ bằng giấy cũng áp dụng cho hồ sơ kinh doanh được lưu giữ sử dụng nhu liệu kế toán điện tử, nhu liệu địa điểm bán hàng, nhu liệu tài chánh hay bất cứ hệ thống hồ sơ điện tửnào khác. Hệ thống điện tửphải cung cấp một hồ sơ đầy đủ và chính xác về dữ liệu của quý vị mà IRS có thể vào xem được. Quý vị chọn cách giữ sổ gốc (sổ ghi chép việc chi thu hằng ngày) hay là sổ cái (sổ ghi chép việc chi thu cuối cùng) bằng giấy hay bằng điện tử và cách quý vị lưu giữ những sổ sách này sẽ tùy thuộc vào loại kinh doanh của quý vị. Thí dụ: Cơ chế ghi sổ sách của doanh nghiệp nhỏ có thể bao gồm những mục sau đây. Sổ chi phiếu thương mại Tóm lược khoản tiền mặt thu vào hàng ngày và hàng tháng Nhật ký cấp phát chi phiếu Tờ lược toán khấu hao Hồ sơ về thù lao của nhân viên Lưu ý: Hệ thống ghi nhận các giao dịch thương mại sẽ hiệu quả hơn nếu quý vị tuân hành lề lối lưu sổ sách tiện dụng. Thí dụ: Ghi lại phí tổn vào lúc chi tiêu, và định rõ nguồn của các khoản thu nhập đã lưu hồ sơ. Nói chung, tốt nhất nên ghi nhận giao dịch đều đặn hàng ngày. Muốn biết thông tin phụ trội về cách ghi giao dịch thương mại vào sổ, quý vị nên tham khảo Ấn Phẩm 583, Khai Trương Doanh Nghiệp và Lưu Giữ Hồ Sơ (tiếng Anh). Các Chủ Đề Liên Quan Lưu giữ hồ sơ
