為災難做準備 (納稅人和企業)

計劃發生災難時的做法是準備工作的重要組成部分。國稅局 (IRS) 鼓勵納稅人保護其記錄。一些簡單的步驟可幫助納稅人和企業在發生災難時保護財務和稅務記錄。

以下列出的是為個人和企業為災難做準備的提示。

利用無紙化保留記錄方法來保存財務和稅務記錄

許多人透過電子郵件接收銀行結算單和文件。這種方法是保護財務記錄的良好方法。W-2s、報稅表及其他紙質文件等重要稅務記錄可掃描成電子格式。

務必備份電子檔案並將其儲存到安全位置。製作副本並將其保存於單獨的位置是一種良好的商業做法。其他選項包括將檔案複製到光碟或 DVD。另外，許多零售商店出售可用於保留記錄的電腦軟體套件。

在選擇保存重要記錄的位置時，距家便利性不應是您的首要考慮因素。請記住，一場襲擊您家房屋的災難也可能影響附近的其他設施，因而使您很難甚至不可能快速擷取記錄。

記錄貴重物品和商務設備

國稅局 (IRS) 擁有適用於個人 (第 584 號出版物，意外事故死亡、災難和竊盜損失工作簿 (英文))和企業 (第 584-B 號出版物，企業意外事故死亡災難和竊盜損失工作簿 (英文)) 的災難損失工作簿，可幫助您彙編包含您的財物或商務設備的每個房間的清單。這將幫助您回憶並證明用於保險和意外事故死亡損失索賠的物品的市場價值。

一種選擇是對您的住宅和/或企業內的物品進行拍照或錄像，尤其是價值較高的物品。您應把照片存放在遠離危險地區的朋友或家人處。

檢查信託保證書

使用工資表服務提供者的僱主，應該詢問提供者他們是否訂有信託保證書。該保證書可以在工資表服務提供者違約情況下保護僱主。

企業營運計劃的連續性

災難後貴公司恢復業務的速度通常取決於今天完成的應急計劃。立即開始計劃，以提高貴公司生存和恢復的可能性。每年審核您的應急計劃。正如您的企業會隨著時間的推移而變化一樣，您的準備需求也是如此。當您僱用新員工或公司運作方式發生改變時，您應該更新計劃並通知員工。

為災難做準備會帶來真正的好處。以下是一切災難中常見的準備策略。您只計劃一次，並可將您的計劃應用於所有類型的危害中。

• 瞭解危險和緊急情況，並學習如何應對特定的危害。
• 制定一份應急計劃。
• 瞭解在哪裡尋求庇護以免受各種類型的危害。
• 定期備份您的電腦資料系統。
• 確定如何與員工、客戶和其他人進行溝通。
• 使用手機、對講機或其他不依賴電力的裝置作為電信系統的備份。
• 收集並組裝一套抗災裝備。包括一台便攜式發電機。
• 標識社區警告系統和疏散路線。
• 包括社區的學校計劃的必需資訊。
• 練習並維持您的計劃。

更新應急計劃

應每年審核應急計劃。個人和企業情況會隨著時間的推移而變化，因此準備需求也會隨之變化。個人納稅人應確保自己保存每個人都應保留的文件，包括 W-2s、房屋結算單和保險記錄等。當雇主僱用新員工或公司或組織變更職能時，應相應地更新計劃，並應將變更通知員工。

確保您有接收惡劣天氣資訊的途徑；如果您有 NOAA 天氣收音機，請在其中裝入新電池。確保您知道威脅天氣來臨時的做法。

依賴國稅局 (IRS)

發生意外事故死亡後，您可立即使用表格 4506，請求報稅表副本 (英文) PDF請求報稅表及所有附件的副本 (包括表格 W-2)。

如果您需要報稅表上的資訊，可透過致電 (800) 829-1040 或使用「表格 4506-T，索取報稅表謄本」(英文) PDF 預訂一份免費的謄本。還可使用取得謄本頁面上的線上和郵寄選項請求謄本。為現年和前三年處理的報稅表提供謄本。IRS.gov 是您為災難做準備並從災難中恢復時必不可少的資源。