Gobiernos tribales o empresas de tribus indígenas.

Hemos añadido una información de orientación con respecto a la línea 1 y a la línea 9a, más adelante, para la definición estatutaria de gobiernos tribales y para ciertas empresas de tribus indígenas que no están reconocidas como entidades separadas para fines del impuesto federal, conforme a la sección 301.7701-1(a)(3) del Reglamento.

Los Formularios SS-4 y SS-4 (sp) absorben el Formulario SS-4 PR.

El Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal, ya no estará disponible después de 2023. En su lugar, si usted es un empleador en Puerto Rico, usted presentará el Formulario SS-4. Si prefiere su formulario e instrucciones en español, puede presentar el Formulario SS-4 (sp), Solicitud de Número de Identificación del Empleador (EIN).

La Publicación 51, Publicación 80 y Publicación 179 se incorporan a la Publicación 15, más la nueva Publicación 15 (sp).

La Publicación 51, Agricultural Employer’s Tax Guide (Guía tributaria para empleadores agrícolas); la Publicación 80, Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands (Guía tributaria federal para empleadores en las Islas Vírgenes Estadounidenses, Guam, la Samoa Estadounidense y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte); y la Publicación 179, Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, no estarán disponibles después de 2023. En su lugar, la información específica para los empleadores agropecuarios y los empleadores de los territorios de los EE. UU. se incluirá en la Publicación 15, Employer’s Tax Guide. A partir de 2024, habrá una nueva Publicación 15 (sp), Guía Tributaria para Empleadores, la cual es una versión en español de la Publicación 15.

Mantenga actualizada la información del Formulario SS-4.

Utilice el Formulario 8822-B para declarar cambios a su persona o parte responsable, dirección o ubicación. Los cambios a las partes responsables tienen que ser notificados al IRS dentro de un plazo de 60 días.

Presente un solo Formulario SS-4.

Un dueño único de un negocio, por lo general, deberá presentar un solo Formulario SS-4 y necesita un solo EIN, independientemente del número de negocios que se operen como negocio de un dueño único o el número de nombres comerciales bajo los que opere un negocio. Sin embargo, si un dueño único se incorpora o se convierte en sociedad colectiva, se requiere obtener un nuevo EIN. Además, cada sociedad anónima de un grupo de sociedades anónimas afiliadas tiene que tener su propio EIN.

EIN solicitado pero no recibido.

Si no tiene un EIN para la fecha de vencimiento de la declaración, escriba “Applied For” (Solicitado) y la fecha en que lo solicitó en el espacio que se muestra para el número. No use su SSN en lugar de su EIN al completar formularios. Si no tiene un EIN para la fecha de vencimiento de un depósito del impuesto, envíe su pago al centro de servicios del Servicio de Impuestos Internos que se le indique en las instrucciones del formulario que presente. Haga su cheque o giro a la orden de “United States Treasury” (Tesoro de los Estados Unidos) y anote en el mismo su nombre (tal como aparece en el Formulario SS-4), dirección, clase de impuesto, período tributario correspondiente y la fecha en que solicitó el EIN.

Solicitud por teléfono —opción disponible sólo para solicitantes internacionales.

Si no tiene una residencia legal, un negocio, una oficina o una agencia principal en los Estados Unidos o en los territorios estadounidenses, puede llamar al 267-941-1099 (esta llamada no es libre de cargos), de 6:00 a.m. a 11:00 p.m. (horario del Este), de lunes a viernes, para obtener un EIN.

La persona que llama tiene que estar autorizada a recibir el EIN y a contestar preguntas sobre el Formulario SS-4. Complete la sección Tercero autorizado únicamente si desea autorizar para que un individuo nombrado por usted reciba el EIN de la entidad y conteste preguntas sobre cómo se completó el Formulario SS-4. La autoridad de la persona nombrada (el tercero autorizado) termina una vez que se otorgue el EIN y se le envíe al tercero autorizado. Usted tiene que completar el espacio para su firma para que esta autorización sea válida.

El IRS ya no otorga los EIN por teléfono a contribuyentes domésticos. Sólo los solicitantes internacionales pueden recibir un EIN por teléfono.

Solicitud por fax.

Conforme al programa conocido en inglés como el Fax-TIN, usted puede recibir su EIN, por lo general, dentro del plazo de 4 días laborables. Complete y envíe al IRS el Formulario SS-4 utilizando el número de fax indicado bajo Adónde Enviar el Formulario por Correo o Fax, más adelante. Se les cobrará un cargo por larga distancia a las personas que hagan llamadas fuera de la zona telefónica local de la oficina del IRS que recibe la solicitud por fax. Los números de fax para obtener un TIN pueden usarse sólo para solicitar un EIN. Los números pueden cambiar sin previo aviso. El servicio de Fax-TIN está disponible las 24 horas al día, los 7 días de la semana.

Asegúrese de incluir su número de fax para que el IRS pueda enviarle por fax su EIN.

Solicitud por correo.

Complete el Formulario SS-4 por lo menos 4 o 5 semanas antes de que tenga la necesidad de un EIN. Firme y feche la solicitud y envíela a la dirección correspondiente indicada bajoAdónde Enviar el Formulario por Correo o Fax, más adelante. Recibirá su EIN por correo en aproximadamente 4 semanas. Vea también Tercero autorizado, más adelante.

Llame al 800-829-4933 para verificar o saber la condición actual de una solicitud que haya hecho por correo.

El Formulario SS-4 que se descarga desde la página IRS.gov, IRS.gov/espanol o IRS.gov/SpanishForms, es un formulario que se puede completar electrónicamente y, luego de completarlo, se puede utilizar para ser enviado al IRS por fax o por correo.

Línea 1. Nombre legal de la entidad (o persona física) por la que se solicita un EIN.

Anote el nombre legal del solicitante (entidad o persona física) exactamente como aparece en su tarjeta de Seguro Social, carta estatutaria u otro documento legal pertinente. Se requiere completar esta línea.

Línea 2. Nombre comercial de la entidad.

Anote el nombre comercial del negocio, si es distinto al nombre legal. El nombre comercial es el mismo nombre que usted usa en la operación de su negocio o nombre bajo el cual se hacen negocios (DBA, por sus siglas en inglés).

Use el nombre legal completo del solicitante que anotó en la línea 1 en todas las declaraciones que serán presentadas a nombre del negocio. (No obstante, si anota el nombre comercial en la línea 2 y decide usar ese nombre en lugar de su nombre legal, anótelo en toda declaración para el impuesto que presente). Use sólo el nombre legal (o sólo el nombre comercial) en toda declaración para evitar demoras y errores en la tramitación de la misma.

Línea 3. Nombre del albacea, administrador, fiduciario o persona a cargo.

En el caso de un fideicomiso, anote el nombre del fiduciario. En el caso de un caudal hereditario, anote el nombre del albacea, administrador, representante personal u otro agente fiduciario. Si el solicitante ha designado a una persona para que reciba información relacionada con los impuestos, escriba el nombre de esa persona como “persona a cargo”. Anote el primer nombre, inicial del segundo nombre y el apellido de tal persona.

Líneas 4a a 4b. Dirección postal.

Anote la dirección postal en la cual la entidad recibe su correspondencia. Si la dirección del solicitante está ubicada fuera de los Estados Unidos o los territorios estadounidenses, tiene que anotar la ciudad, provincia o estado, código postal y el nombre del país. No use una abreviatura para el nombre del país. Si se completa la línea 3, anote la dirección del albacea, fiduciario o “persona a cargo”. Por regla general, se usará esta dirección en toda declaración de impuestos que se presente.

Si el solicitante presenta el Formulario SS-4 sólo para obtener un EIN para propósitos del Formulario 8832, use la misma dirección a la cual quiere que le envíen la carta de aprobación o denegación.

Presente el Formulario 8822-B para informar todo cambio subsiguiente de la dirección postal de la entidad.

Líneas 5a a 5b. Dirección del negocio.

Incluya la dirección física de la entidad únicamente si es distinta de la dirección indicada en las líneas 4a a 4b. No anote un apartado postal en este espacio. Si la dirección del solicitante está ubicada fuera de los Estados Unidos o los territorios estadounidenses, tiene que anotar la ciudad, provincia o estado, código postal y el nombre del país. No use una abreviatura para el nombre del país.

Línea 6. Nombre del estado (y/o condado) donde está ubicado el negocio principal.

Anote la ubicación física principal del negocio.

Líneas 7a a 7b. Nombre de la parte responsable.

Anote el nombre completo (primer nombre, inicial de su segundo nombre y apellido, si corresponde) y el SSN, ITIN o EIN de la parte responsable de la entidad.

Líneas 8a a 8c. Información para compañías de responsabilidad limitada (LLC).

Una compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) es una entidad organizada conforme a las leyes de un estado o país extranjero como entidad de responsabilidad limitada. Para propósitos tributarios federales, una LLC puede ser tratada como sociedad colectiva o sociedad anónima o ser una entidad no considerada como separada de su dueño.

Por defecto, una LLC doméstica que tiene sólo un miembro no se le considera como una entidad separada de su dueño y tiene que incluir todos sus ingresos y gastos en la declaración de impuestos del dueño (por ejemplo, en el Anexo C (Formulario 1040). Para más información sobre las LLC de un solo miembro, vea Entidades no consideradas como separadas de su dueño, más adelante.

También por defecto, una LLC doméstica con dos o más miembros es tratada como una sociedad colectiva. Una LLC doméstica puede presentar el Formulario 8832 para evitar cualquiera de las dos clasificaciones por defecto y optar por ser clasificada como asociación a quien se le gravan impuestos como si fuera una sociedad anónima. Para más información sobre la clasificación de entidades (incluyendo las reglas para entidades extranjeras), vea el Formulario 8832 y sus instrucciones.

Si la respuesta a la pregunta en la línea 8a es “Sí”, anote el número de miembros de la LLC en la línea 8b. Si la LLC le pertenece únicamente a un individuo o a un matrimonio en un estado donde rige la ley de los bienes gananciales, y eligen tratar a la entidad como entidad que no se considera separada de su dueño, escriba “1” en la línea 8b.

No presente el Formulario 8832 si la LLC acepta las clasificaciones por defecto mencionadas anteriormente. Si la LLC presenta oportunamente el Formulario 2553, la LLC será tratada como una sociedad anónima a partir de la fecha en que entra en vigor la elección de sociedad anónima de tipo S siempre y cuando cumpla con los demás requisitos para ser tratada como sociedad anónima de tipo S. La LLC no necesita presentar el Formulario 8832 además del Formulario 2553. Vea las Instrucciones para el Formulario 2553.

Línea 9a. Clase de entidad.

Marque el recuadro que mejor describa la clase de entidad o negocio que solicita el EIN. Si es una persona física extranjera que ya recibió un ITIN anteriormente, anote ese ITIN en lugar de un SSN solicitado.

Esta elección no sirve de clasificación de una entidad o negocio para propósitos tributarios. Vea Entidades no consideradas como separadas de su dueño, más adelante.

A menos que sea una iglesia u organización controlada por la iglesia, si usted es una sociedad anónima que es una entidad sin fines de lucro, marque el recuadro Otra organización sin fines de lucro y especifique el propósito. Vea Otra organización sin fines de lucro, más adelante.

Si anotó “1120-S” después del recuadro titulado Sociedad anónima, la sociedad anónima tiene que presentar un Formulario 2553 a más tardar el día 15 del tercer mes del año tributario durante el cual la elección entre en vigor. Tendrá que seguir presentando el Formulario 1120 normal hasta que se reciba y se le apruebe el Formulario 2553. Vea las Instrucciones para el Formulario 2553.

Si la sociedad anónima se formó recientemente, el período de prueba comienza el primer día de su año tributario y termina en la fecha que ocurra primero entre el último día de su año tributario o el último día del año natural en que comienza su año tributario.

Si la organización desea recibir también una exención de pagar impuestos, usted tiene que completar y presentar el Formulario 1023 (o Formulario 1023-EZ) o el Formulario 1024. Vea la Publicación 557 para más información.

Si la organización recibió exención conforme a una carta de exención de grupo, anote en el espacio indicado el número de exención de grupo (GEN, por sus siglas en inglés) que consta de 4 dígitos. (No confunda el GEN con el EIN, el cual consta de 9 dígitos). Si no sabe el GEN, comuníquese con la organización matriz. Vea la Publicación 557 para más información sobre las cartas de exención de grupo.

Si la organización es una organización política conforme a la sección 527, marque el recuadro Otra organización sin fines de lucro y especifique “Organización conforme a la sección 527” en el espacio a la derecha. Para que una organización política conforme a la sección 527 sea reconocida como exenta de impuestos, tiene que presentar electrónicamente el Formulario 8871, Political Organization Notice of Section 527 Status (Notificación de estado de organización política conforme a la sección 527), dentro de 24 horas a partir de la fecha en que se estableció la organización. La organización podría también tener que presentar el Formulario 8872, Political Organization Report of Contributions and Expenditures (Informe de aportaciones y desembolsos de una organización política). El Formulario 8872 se tiene que presentar electrónicamente. Visite el sitio web IRS.gov/PolOrgs para más información.

Línea 10. Motivo por el cual solicita el EIN.

Marque un recuadro solamente. No escriba “N/A”. Se requiere hacer una selección.

Usted tiene que hacer depósitos electrónicos de impuestos mediante el Sistema de pago electrónico (EFTPS, por sus siglas en inglés) de todos los impuestos de depósito (como el impuesto sobre la nómina, el impuesto sobre los artículos de uso y consumo o el impuesto sobre el ingreso de sociedades). Vea la Publicación 15 y la Publicación 966.

Marque este recuadro si solicita un EIN para un fideicomiso cuando se establece un plan de pensiones nuevo. Además, marque el recuadro Otro en la línea 9a y escriba “Estableció un plan de pensiones” en el espacio provisto.

Línea 11. Fecha en que se estableció o adquirió el negocio.

Si va a establecer un negocio nuevo, anote la fecha en que el mismo va a comenzar a operar. Si el negocio que adquirió ya estaba en operación, anote la fecha en que lo adquirió. Para los solicitantes extranjeros, ésta es la fecha que usted comenzó o adquirió un negocio en los Estados Unidos. Si está cambiando la forma de titularidad de su negocio, anote la fecha en que comenzó la nueva forma de titularidad de la entidad. Los fideicomisos deberán anotar la fecha en que los mismos fueron provistos de fondos o la fecha en la cual al fideicomiso se le requirió obtener un EIN conforme a la sección 301.6109-1(a)(2) del Reglamento. Los caudales hereditarios deberán anotar la fecha de fallecimiento de la persona cuyo nombre aparece en la línea 1 o la fecha en la que el caudal hereditario fue legalmente consolidado.

Línea 12. Mes en el que se cierra el año contable.

Anote el último mes de su año contable o tributario. Un año contable o tributario, por lo general, consta de 12 meses consecutivos. El mismo puede ser tanto un año natural, como un año fiscal (incluyendo un período de 52 o 53 semanas). Un año natural se compone de 12 meses consecutivos que terminan el 31 de diciembre. Un año fiscal es un año que consta de 12 meses consecutivos que terminan en cualquier mes del año, excepto diciembre, o un año que consta de 52 o 53 semanas. Para más información relacionada con los períodos contables, vea la Publicación 538.

Línea 13. Número máximo de empleados que espera tener en los próximos 12 meses.

Complete cada casilla anotando el número (incluyendo cero (-0-)) de los empleados Agrícolas, Domésticos u Otros que espera tener en los próximos 12 meses.

Si no espera tener empleados, ignore la línea 14.

Línea 14. ¿Desea presentar el Formulario 944?

Si espera que su obligación tributaria sobre la nómina sea de $1,000 o menos en un año natural completo, reúne los requisitos para presentar el Formulario 944 anualmente (una vez cada año) en lugar de presentar el Formulario 941 trimestralmente (cada 3 meses). En la mayoría de los casos, su obligación tributaria sobre la nómina será de $1,000 o menos si la totalidad de salarios que espera pagar es $5,000 o menos y dichos sueldos están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare y la retención de impuestos sobre los ingresos federales. Para los empleadores en los territorios estadounidenses, por lo general, si paga $6,536 o menos en salarios sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare, es probable que pague $1,000 o menos en impuestos sobre la nómina. Si reúne los requisitos y desea presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 941, marque el recuadro en la línea 14. Si no marca el recuadro, tiene que presentar el Formulario 941 para cada trimestre.

Una vez que marque el recuadro, tiene que continuar presentando el Formulario 944, independientemente de la cantidad de impuestos que muestre en su declaración hasta que el IRS le indique que presente el Formulario 941.

Para más información sobre los impuestos sobre la nómina, vea la Publicación 15.

Línea 15. Fecha en que por primera vez se pagaron los salarios o anualidades.

Si el negocio tiene empleados, anote en esta línea la fecha en la cual comenzó a pagar salarios a los empleados. Para los solicitantes extranjeros, ésta es la fecha en que usted comenzó a pagar salarios en los Estados Unidos. Si el negocio no espera tener empleados, escriba “N/A”.

Línea 16.

Marque el recuadro en la línea 16 que mejor describa la actividad comercial principal del solicitante. Marque el recuadro Otro (y especifique la actividad comercial principal del solicitante) si ninguno de los recuadros le corresponde. Usted tiene que marcar un recuadro.

Línea 17.

Use la línea 17 para describir la actividad comercial principal del solicitante en más detalle. Por ejemplo, si marcó el recuadro Construcción en la línea 16, escriba más detalles tal como “Contratista general para edificios residenciales” en la línea 17. Se requiere anotar esta información. Para los REIT que invierten en créditos hipotecarios, indique que es un REIT que invierte en créditos hipotecarios y para los REIT de capital propio indique qué clase de bienes inmuebles es la clase principal (REIT residencial, REIT no residencial, REIT de minialmacenes, etc.).

Línea 18.

Marque el recuadro correspondiente para indicar si la entidad que solicita el EIN ya había recibido uno anteriormente.

Tercero autorizado.

Complete esta sección únicamente si desea autorizar a que un individuo nombrado por usted conteste preguntas sobre cómo se completó el Formulario SS-4 y a que reciba el EIN recién asignado de la entidad. Usted tiene que completar el espacio para su firma para que esta autorización sea válida. La autoridad de la persona nombrada en este espacio (el tercero autorizado) termina una vez que se otorgue el EIN y se le envíe al tercero autorizado. Los EIN son enviados a los terceros autorizados por el mismo método que utilizaron para obtener el EIN (en línea, teléfono o fax); sin embargo, la notificación del EIN será enviada por correo al contribuyente.

Firma.

Cuando se requiera, la solicitud tendrá que ser firmada por (a) el individuo, si el solicitante es un individuo (persona física); (b) el presidente, vicepresidente u otro funcionario principal, si el solicitante es una sociedad anónima; (c) un oficial u otro funcionario responsable y debidamente autorizado que tiene conocimiento de todas las operaciones, si el solicitante es una sociedad colectiva, entidad gubernamental u otra organización no incorporada; o (d) el fiduciario, si el solicitante es un fideicomiso o caudal hereditario. Los solicitantes extranjeros pueden permitir a cualquier individuo debidamente autorizado (por ejemplo, un gerente de división o sección) que firme el Formulario SS-4.