Instrucciones para el Formulario 941 - Material Introductorio Acontecimientos Futuros Formularios, instrucciones y publicaciones en español. Qué Hay de Nuevo Los impuestos del Seguro Social y del Medicare para 2024. El crédito por los salarios de licencia por enfermedad y licencia familiar calificados relacionados con el COVID-19 se limita a la licencia tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del 1 de octubre de 2021, y ya no se podrá reclamar en el Formulario 941. Recordatorios Crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas. Formulario 941-PR descontinuado después de 2023. Publicación 179 descontinuada después de 2023. Formularios en español. Crédito tributario sobre la nómina para ciertas organizaciones exentas de impuestos afectadas por desastres calificados. Tablas de retención para 2024. Programa de certificación para las organizaciones de empleadores profesionales (PEO). Externalización de las obligaciones de nómina. Declarantes de Formularios 941 agregados. Crédito tributario por oportunidad de trabajo para organizaciones calificadas exentas de impuestos que contratan a veteranos calificados. Corrección del Formulario 941 presentado previamente. Los depósitos del impuesto federal tienen que efectuarse por transferencia electrónica de fondos (EFT). Opción de pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica. Puntualidad de los depósitos del impuesto federal. Presentación y pago por medios electrónicos. Retiro electrónico de fondos (EFW). Pagos hechos con tarjetas de crédito o débito. Plan de pago en línea. Preparadores remunerados. ¿Dónde puede obtener ayuda por teléfono? Fotografías de niños desaparecidos. Instrucciones Generales: Propósito del Formulario 941 ¿Quién Tiene que Presentar el Formulario 941? Excepciones Solicitud para Presentar los Formularios 941 en Lugar del Formulario 944 o Solicitud para Presentar el Formulario 944 en Lugar de los Formularios 941 Solicitud para presentar los Formularios 941 en lugar del Formulario 944. Solicitud para presentar el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. ¿Adónde enviar sus solicitudes por escrito? ¿Qué Pasará si Reorganiza o Cierra Su Negocio? Si Vende o Transfiere Su Negocio... Si se Cierra Su Negocio... ¿Cuándo Tiene que Presentar la Declaración? ¿Cómo Deberá Completar el Formulario 941? Número de identificación del empleador ( Si cambia el nombre legal de su negocio, la dirección de su negocio o la parte responsable... Marque el Recuadro para el Trimestre Cómo Completar y Presentar el Formulario 941 Complete ambas páginas. Aviso Requerido a los Empleados sobre el Crédito por Ingreso de Trabajo (EIC) Conciliación de los Formularios 941 con el Formulario W-3 ¿Adónde Deberá Enviar la Declaración? Cómo Hacer los Depósitos de Sus Impuestos ¿Tiene que Depositar Sus Impuestos? ¿Cuándo Tiene que Depositar Sus Impuestos? Determine si Es Depositante de Itinerario Mensual o Bisemanal para el Trimestre ¿Qué Hay que Saber acerca de las Multas e Intereses? Cómo Evitar el Pago de Multas e Intereses Ajuste al Impuesto sobre las Propinas Instrucciones Específicas: Parte 1: Conteste estas Preguntas para este Trimestre 1. Número de Empleados que Recibieron Salarios, Propinas u Otras Remuneraciones 2. Salarios, Propinas y Otras Remuneraciones 3. Impuesto Federal sobre los Ingresos Retenido de Salarios, Propinas y Otras Remuneraciones 4. Si No Hay Salarios, Propinas ni Otras Remuneraciones Sujetos a los Impuestos del Seguro Social y del 5a a 5e. Salarios y Propinas Sujetos a los Impuestos del Seguro Social y del Medicare... 5a. Salarios sujetos al impuesto del Seguro Social. 5b. Propinas sujetas al impuesto del Seguro Social. 5c. Salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare. 5d. Salarios y propinas sujetos a la retención del Impuesto Adicional del Medicare. 5e. Total del impuesto del Seguro Social y del Medicare. 5f. Notificación y Solicitud de Pago Conforme a la Sección 3121(q): Impuesto Adeudado por Propinas no Declaradas 6. Total de Impuestos antes de los Ajustes 7 a 9. Ajustes al Impuesto Ajustes del trimestre actual. 7. Ajustes por fracciones de centavos del trimestre actual. 8. Ajustes por compensación por enfermedad del trimestre actual. 9. Ajustes por propinas y por seguro de vida colectivo a término del trimestre actual. Ajustes de trimestres anteriores. 10. Total de Impuestos después de los Ajustes 11. Crédito Tributario sobre la Nómina de Pequeños Negocios Calificados por Aumentar las Actividades Investigativas 12. Total de Impuestos después de Considerar los Ajustes y Créditos No Reembolsables 13. Total de Depósitos para este Trimestre 14. Saldo Adeudado ¿Qué pasa si usted no puede pagar en su totalidad? 15. Impuesto Pagado en Exceso Parte 2: Infórmenos sobre Su Itinerario de Depósitos y Obligación Tributaria para este Trimestre 16. Obligación Tributaria para el Trimestre Excepción de minimis (mínima). Depositante de itinerario mensual. Cómo declarar ajustes de las líneas 7 a 9 en la línea 16. Depositante de itinerario bisemanal. Ajuste de la obligación tributaria para el crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas (línea 11). Parte 3: Infórmenos sobre Su Negocio 17. Si se Ha Cerrado Su Negocio... 18. Si Es Empleador Estacional... Parte 4: ¿Podemos Comunicarnos con Su Tercero Autorizado? Parte 5: Firme Aquí (Funciones Aprobadas) • Empresa de un sólo dueño: • Sociedad anónima (incluyendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC) que se trata como una sociedad anónima): • Sociedad colectiva (incluyendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC) que se trata como una sociedad colectiva) u otra empresa no incorporada: • Compañía de responsabilidad limitada (LLC) de un solo socio que se trata como una entidad no considerada como separada de su dueño (disregarded entity) para propósitos de los impuestos federales sobre los ingresos: • Fideicomiso o caudal hereditario: Método alternativo de firma. Para Uso Exclusivo del Preparador Remunerado Cómo Obtener Formularios, Instrucciones y Publicaciones del Instrucciones para el Formulario 941 - Avisos El Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites Instrucciones para el Formulario 941 (03/2024) Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de otra manera. Revisado: 03/2024 Instrucciones para el Formulario 941 - Material Introductorio Acontecimientos Futuros Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos relacionados con el Formulario 941 y sus instrucciones, como legislación promulgada después de que dichos documentos se hayan publicado, acceda a IRS.gov/Form941SP. Formularios, instrucciones y publicaciones en español. Para descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y publicaciones que están disponibles en español, acceda a IRS.gov/SpanishForms. Qué Hay de Nuevo Los impuestos del Seguro Social y del Medicare para 2024. La tasa de impuesto del Seguro Social sobre los salarios sujetos al impuesto es el 6.2% para cada uno, el empleador y el empleado. La base salarial para la retención del impuesto del Seguro Social es $168,600. La tasa de impuesto del Medicare es el 1.45% tanto para la parte del empleado como la parte del empleador, la misma tasa que correspondió para el año 2023. No hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos al impuesto del Medicare. Los impuestos del Seguro Social y del Medicare se aplican a los salarios de empleados domésticos a quienes usted les paga $2,700 o más en efectivo u otra forma de compensación equivalente para el año 2024. Los impuestos del Seguro Social y del Medicare se aplican a los trabajadores electorales a quienes se les paga $2,300 o más en efectivo u otra forma equivalente de compensación para el año 2024. El crédito por los salarios de licencia por enfermedad y licencia familiar calificados relacionados con el COVID-19 se limita a la licencia tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del 1 de octubre de 2021, y ya no se podrá reclamar en el Formulario 941. Generalmente, el crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados promulgado conforme a la Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) (Ley de Familias Primero en Respuesta al Coronavirus o FFCRA, por sus siglas en inglés), y enmendado y extendido por la Covid-related Tax Relief Act of 2020 (Ley de Alivio Tributario relacionado con el COVID de 2020), por la licencia tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del 1 de abril de 2021, y el crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados conforme a las secciones 3131, 3132 y 3133 del Código de Impuestos Internos, según promulgado conforme a la American Rescue Plan Act of 2021 (Ley del Plan de Rescate Estadounidense de 2021 o la Ley ARP, por sus siglas en inglés), por la licencia tomada después del 31 de marzo de 2021 y antes del 1 de octubre de 2021, han vencido. Sin embargo, los empleadores que pagan salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados en 2024 por la licencia tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del 1 de octubre de 2021 reúnen los requisitos para reclamar un crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados en 2024. A partir de los períodos tributarios que comienzan después del 31 de diciembre de 2023, las líneas utilizadas para reclamar el crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados se han eliminado del Formulario 941 porque sería extremadamente raro que un empleador pague salarios en 2024 por licencia por enfermedad y familiar calificados tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del 1 de octubre de 2021. En cambio, si es elegible para reclamar el crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados porque pagó salarios en 2024 por un período de licencia aplicable anterior, presente el Formulario 941-X, Ajuste a la Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador o Reclamación de Reembolso, después de presentar el Formulario 941 para reclamar el crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados pagados en 2024. El presentar un Formulario 941-X antes de presentar un Formulario 941 para el trimestre puede resultar en errores o demoras en la tramitación de su Formulario 941-X. Recordatorios Use la revisión de marzo de 2024 del Formulario 941 para declarar los impuestos para el primer trimestre de 2024; no use una revisión previa para declarar los impuestos para 2024. En este momento, el IRS espera que la revisión de marzo de 2024 del Formulario 941 y estas instrucciones se usen para el segundo, el tercer y el cuarto trimestre de 2024. Si cambios en la ley requieren cambios adicionales al Formulario 941, el formulario y/o estas instrucciones podrían ser revisadas. Las revisiones anteriores del Formulario 941-PR están disponibles en IRS.gov/Form941PR (seleccione el enlace para “Todas las Revisiones del Formulario 941-PR” bajo “Otros Artículos Que Le Podrían Ser Útiles”). A menos que se indique lo contrario, las referencias a lo largo de estas instrucciones al Formulario W-2 incluyen los Formularios W-2AS, W-2CM, W-2GU, W-2VI y 499R-2/W-2PR; las referencias al Formulario W-2c incluyen el Formulario 499R-2c/W-2cPR; las referencias al Formulario W-3 incluyen el Formulario W-3SS y el Formulario W-3 (PR); y las referencias al Formulario W-3c incluyen el Formulario W-3C (PR). Crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas. Para los años tributarios que comienzan antes del 1 de enero de 2023, un pequeño negocio calificado puede elegir reclamar hasta $250,000 de su crédito por aumentar las actividades investigativas como un crédito tributario sobre la nómina. La Inflation Reduction Act of 2022 (Ley de Reducción de la Inflación o IRA, por sus siglas en inglés) aumenta la cantidad de la elección a $500,000 para los años tributarios que comienzan después del 31 de diciembre de 2022. La elección del crédito tributario sobre la nómina se tiene que hacer en o antes de la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos sobre los ingresos originalmente presentada (incluyendo prórrogas). La parte del crédito utilizada contra los impuestos sobre la nómina se permite en el primer trimestre natural que comienza después de la fecha en que el pequeño negocio calificado presentó su declaración de impuestos sobre los ingresos. La elección y la determinación de la cantidad del crédito que se utilizará contra los impuestos sobre la nómina del empleador se hacen en el Formulario 6765, Credit for Increasing Research Activities (Crédito por aumentar las actividades investigativas). La cantidad de la línea 44 del Formulario 6765 tiene que declararse en el Formulario 8974, Qualified Small Business Payroll Tax Credit for Increasing Research Activities (Crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas). A partir del primer trimestre de 2023, el crédito tributario sobre la nómina se utiliza primero para reducir la parte correspondiente al empleador del impuesto del Seguro Social hasta $250,000 por trimestre y cualquier crédito restante reduce la parte correspondiente al empleador del impuesto del Medicare para el trimestre. Cualquier crédito restante, después de reducir la parte correspondiente al empleador del impuesto del Seguro Social y la parte correspondiente al empleador del impuesto del Medicare, luego se transfiere al próximo trimestre. El Formulario 8974 se utiliza para determinar la cantidad del crédito que se puede utilizar en el trimestre actual. La cantidad de la línea 12 o, si corresponde, de la línea 17 del Formulario 8974 se declara en la línea 11. Para más información sobre el crédito tributario sobre la nómina, acceda a IRS.gov/ResearchPayrollTC. También vea Ajuste de la obligación tributaria para el crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas (línea 11), más adelante. Formulario 941-PR descontinuado después de 2023. El Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono, se descontinuó después del cuarto trimestre de 2023. En su lugar, los empleadores en los territorios de los Estados Unidos presentan el Formulario 941 o, si se prefiere el formulario y sus instrucciones en español, pueden presentar el nuevo Formulario 941 (sp). Publicación 179 descontinuada después de 2023. La Publicación 179, Guía Contributiva Federal para Empleadores Puertorriqueños, se descontinuó para los años tributarios que comienzan después del 31 de diciembre de 2023. En su lugar, información específica para empleadores agropecuarios y empleadores en los territorios de los Estados Unidos se incluirá en la Publicación 15, Guía Tributaria para Empleadores. Para el año tributario 2024, habrá una nueva Publicación 15 (sp) que es una versión en español de la Publicación 15. Formularios en español. Muchos de los formularios e instrucciones que se discuten en estas instrucciones tienen versiones en español disponibles para los empleadores y los empleados. Algunos ejemplos incluyen el Formulario 941 (sp), el Formulario 944 (sp), el Formulario SS-4 (sp), el Formulario W-4 (sp) y el Formulario W-9 (sp). Aunque estas instrucciones no hacen referencia a los formularios e instrucciones en español en cada caso en que haya uno disponible, puede ver la Publicación 15 (sp) y acceder a IRS.gov para determinar si una versión en español está disponible. Crédito tributario sobre la nómina para ciertas organizaciones exentas de impuestos afectadas por desastres calificados. La sección 303(d) de la Taxpayer Certainty and Disaster Relief Act of 2020 (Ley de Alivio Tributario en Casos de Desastre y Certeza para los Contribuyentes de 2020) permite un crédito tributario sobre la nómina para ciertas organizaciones exentas de impuestos afectadas por ciertos desastres calificados no relacionados con el COVID-19. Este crédito se reclama en el Formulario 5884-D, Employee Retention Credit for Certain Tax-Exempt Organizations Affected by Qualified Disasters (Crédito de retención de empleados para ciertas organizaciones exentas de impuestos afectadas por ciertos desastres calificados) (no en el Formulario 941). El Formulario 5884-D se presenta después de que se haya presentado el Formulario 941 para el trimestre para el cual se reclama el crédito. Para más información sobre este crédito, acceda a IRS.gov/Form5884D. Tablas de retención para 2024. Las tablas de retención del impuesto federal sobre los ingresos están incluidas en la Publicación 15-T, Federal Income Tax Withholding Methods (Métodos de retención del impuesto federal sobre los ingresos). Programa de certificación para las organizaciones de empleadores profesionales (PEO). La Stephen Beck Jr., Achieving a Better Life Experience Act of 2014 (ABLE) (Ley Stephen Beck Jr., Logro de una Mejor Calidad de Vida de 2014, o ABLE, por sus siglas en inglés) requirió del IRS establecer un programa de certificación voluntaria para las organizaciones de empleadores profesionales (PEO, por sus siglas en inglés). Las PEO se encargan de manejar varias responsabilidades administrativas de nómina y declaraciones de impuestos de sus clientes de negocios y, por lo general, se les paga una tarifa basada en los costos de la nómina. Para certificarse y mantener la certificación conforme al programa de certificación, las organizaciones de empleadores profesionales certificados (CPEO, por sus siglas en inglés) tienen que cumplir con varios requisitos descritos en las secciones 3511 y 7705 y las guías relacionadas que se han publicado. La certificación como una CPEO puede afectar las obligaciones de impuestos de nómina tanto de la CPEO como las de sus clientes. Por lo general, para propósitos de los impuestos sobre la nómina, una CPEO es tratada como el empleador de cualquier individuo que realiza servicios para un cliente de la CPEO y está cubierto por un contrato descrito en la sección 7705(e)(2) entre la CPEO y el cliente (contrato de la CPEO), pero sólo para los salarios y otra compensación pagados al individuo por la CPEO. Para certificarse como una CPEO, la organización tiene que hacer la solicitud por medio del IRS Online Registration System (Sistema de registro en línea del IRS). Para más información o solicitar para certificarse como una CPEO, acceda a IRS.gov/CPEO. Por lo general, las CPEO tienen que presentar electrónicamente el Formulario 941 y el Anexo R (Formulario 941), Allocation Schedule for Aggregate Form 941 Filers (Registro de asignación para los declarantes de Formularios 941 agregados). Para más información sobre el requisito de una CPEO de presentar electrónicamente, vea el Revenue Procedure 2023-18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023-18). Puede ver dicho procedimiento en la página 605 del Internal Revenue Bulletin 2023-13 (Boletín de Impuestos Internos 2023-13), disponible en IRS.gov/irb/2023-13_IRB#REV-PROC-2023-18. Externalización de las obligaciones de nómina. Por lo general, como empleador, usted es responsable de asegurarse que las declaraciones de impuestos se presenten y que los depósitos y los pagos se efectúen, aun si usted contrata los servicios de un tercero para hacerlo. Usted sigue siendo el responsable aun si el tercero no cumple con la acción requerida. Antes de elegir por externalizar cualquier parte de su nómina y las obligaciones relacionadas con los impuestos (es decir, retención, declaración y pago de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del fondo federal de desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) y de los impuestos sobre los ingresos) a un tercero pagador, tal como un proveedor de servicios de nómina o agente declarante, acceda a IRS.gov/OutsourcingPayrollDuties para información útil sobre este tema. Si una CPEO paga los salarios y otra compensación de cualquier individuo que realiza servicios para usted y los servicios están cubiertos por un contrato de la CPEO, entonces la CPEO es, por lo general, tratada como el empleador para propósitos de los impuestos sobre la nómina, pero sólo para salarios y otra compensación pagada al individuo por la CPEO. Sin embargo, con respecto a ciertos empleados cubiertos por un contrato de la CPEO, usted también puede ser tratado como empleador de los empleados y, en consecuencia, también puede ser responsable de los impuestos federales sobre la nómina gravados sobre los salarios y otra compensación pagada por la CPEO a dichos empleados. Para más información sobre los diferentes tipos de arreglos de terceros pagadores, vea el apartado 16 en la Publicación 15. Declarantes de Formularios 941 agregados. Los agentes aprobados conforme a la sección 3504 y las CPEO tienen que completar y presentar el Anexo R (Formulario 941) al presentar un Formulario 941 agregado. Los Formularios 941 agregados son presentados por agentes aprobados por el IRS conforme a la sección 3504. Para solicitar la aprobación para actuar como un agente para un empleador, el agente presenta ante el IRS el Formulario 2678, Employer/Payer Appointment of Agent (Designación del agente por parte del empleador/pagador) a menos que usted sea una agencia del gobierno estatal o local que actúa como agente conforme a los procedimientos especiales provistos en el Revenue Procedure 2013-39 (Procedimiento Administrativo Tributario 2013-39) que se encuentra en la página 830 del Internal Revenue Bulletin 2013-52 (Boletín de Impuestos Internos 2013-52), disponible en IRS.gov/irb/2013-52_IRB#RP-2013-39. Las CPEO aprobadas por el IRS conforme a la sección 7705 pueden presentar Formularios 941 agregados. Para ser una CPEO, la organización tiene que solicitar a través del IRS Online Registration System (Sistema de registro en línea del IRS), accediendo a IRS.gov/CPEO. Las CPEO presentan el Formulario 8973, Certified Professional Employer Organization/Customer Reporting Agreement (Organización del empleador profesional certificado/Acuerdo de presentación del cliente) para notificar al IRS que comenzaron o terminaron un contrato de servicio con un cliente. Por lo general, las CPEO tienen que presentar el Formulario 941 y el Anexo R (Formulario 941) electrónicamente. Para más información sobre el requisito de una CPEO de presentar electrónicamente, vea el Revenue Procedure 2023-18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023-18). Otros terceros pagadores que presentan los Formularios 941 agregados, tales como las PEO no certificadas, tienen que completar y presentar el Anexo R (Formulario 941) si tienen clientes que están reclamando el crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas. Si tanto un empleador como un agente autorizado conforme a la sección 3504 (o una CPEO u otro tercero pagador) pagaron salarios a un empleado durante un trimestre, tanto el empleador como el agente autorizado conforme a la sección 3504 (o la CPEO u otro tercero pagador, si aplica) deben presentar el Formulario 941 declarando los salarios que cada entidad pagó al empleado durante el trimestre aplicable y emitir los Formularios W-2 declarando los salarios que cada entidad pagó al empleado durante el año. Crédito tributario por oportunidad de trabajo para organizaciones calificadas exentas de impuestos que contratan a veteranos calificados. Las organizaciones calificadas exentas de impuestos que contratan veteranos desempleados que reúnen los requisitos pueden reclamar el crédito tributario por oportunidad de trabajo contra su impuesto sobre la nómina utilizando el Formulario 5884-C, Work Opportunity Credit for Qualified Tax-Exempt Organizations Hiring Qualified Veterans (Crédito por oportunidad de trabajo para organizaciones exentas de impuestos calificados que contratan a veteranos calificados). Para más información, acceda a IRS.gov/WOTC y pulse sobre Español. Corrección del Formulario 941 presentado previamente. Si descubre un error en un Formulario 941 que presentó previamente o si de otra manera necesita enmendar un Formulario 941 previamente presentado, haga la corrección usando el Formulario 941-X. El Formulario 941-X se presenta por separado del Formulario 941. Para más información, vea las Instrucciones para el Formulario 941-X, el apartado 13 de la Publicación 15 o acceda a IRS.gov/CorrectingEmploymentTaxes y pulse sobre Español. Los depósitos del impuesto federal tienen que efectuarse por transferencia electrónica de fondos (EFT). Usted tiene que utilizar la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés) para depositar todo impuesto federal. Por lo general, una EFT se realiza mediante el Electronic Federal Tax Payment System (Sistema de pago electrónico de impuestos federales o EFTPS, por sus siglas en inglés). Si usted no desea utilizar el EFTPS, puede hacer arreglos para que su profesional de impuestos, institución financiera, servicio de nóminas u otro tercero de confianza haga los depósitos electrónicamente de parte de usted. También puede hacer arreglos para que su institución financiera inicie una transferencia electrónica realizada el mismo día de pago de parte de usted. El EFTPS es un servicio gratuito provisto por el Departamento del Tesoro. Podría verse obligado a pagar un cargo por los servicios de un profesional de impuestos, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero. Para más información sobre cómo hacer depósitos de impuestos federales, vea el apartado 11 de la Publicación 15. Para obtener información o para inscribirse en el EFTPS, acceda a EFTPS.gov, o llame a uno de los siguientes números: 800-555-4477. 800-244-4829 (español). 303-967-5916 (llamada con cargos). Para comunicarse con el EFTPS utilizando los Servicios de Retransmisión de Telecomunicaciones (TRS, por sus siglas en inglés) para personas sordas, con dificultades auditivas o con impedimento del habla, marque el 711 en su teléfono y luego proporciónele al asistente del TRS el número 800-244-4829 indicado anteriormente o el 800-733-4829. Información adicional sobre el EFTPS está disponible en la Publicación 966. Para que un depósito efectuado por medio del EFTPS se considere hecho a su debido tiempo, tiene que transmitir el depósito a más tardar a las 8 p.m. horario del Este de los Estados Unidos el día anterior a la fecha de vencimiento para efectuar el depósito. Opción de pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica. Si no transmite una transacción de depósito en el EFTPS para las 8 p.m. horario del Este de los Estados Unidos el día anterior a la fecha de vencimiento para efectuar un depósito, todavía puede efectuar a tiempo su depósito por medio del Federal Tax Collection Service (Servicio de recaudación del impuesto federal o FTCS, por sus siglas en inglés) para efectuar un pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica. Para utilizar el método de pago efectuado el mismo día, tendrá que hacer los trámites con su institución financiera con anticipación. Consulte con su institución financiera con respecto a la disponibilidad, los plazos y el costo. Su institución financiera puede cobrar un cargo por los pagos efectuados de esta manera. Para obtener más detalles sobre la información que necesita proveer a su institución financiera para poder efectuar un pago electrónico el mismo día, acceda a IRS.gov/SameDayWire y pulse sobre Español. Puntualidad de los depósitos del impuesto federal. Si se requiere que un depósito se efectúe en un día que no sea un día laborable, se considera que dicho depósito se hace a tiempo si se hace para el cierre de operaciones comerciales del siguiente día laborable. Un “día laborable” es todo día que no sea sábado, domingo o día de fiesta oficial. El término “día de fiesta oficial” para propósitos de efectuar los depósitos incluye sólo los días de fiesta oficiales en el Distrito de Columbia. Dichos días de fiesta oficiales se indican en el apartado 11 de la Publicación 15. Presentación y pago por medios electrónicos. Los negocios pueden disfrutar de los beneficios de presentar su declaración de impuestos y pagar sus impuestos federales por medios electrónicos. No importa si depende de un preparador profesional o si usted mismo se ocupa de completar su declaración de impuestos, el IRS ofrece programas convenientes y seguros para facilitar la presentación y el pago de los impuestos. Pase menos tiempo preocupándose de los impuestos y más tiempo dedicándose a la operación de su negocio. Use la presentación electrónica (e-file) y el EFTPS, según le convenga: Para e-file, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile y pulse sobre Español para más información. Se le puede cobrar un cargo por presentar electrónicamente. Para el EFTPS, acceda a EFTPS.gov o llame a uno de los números proporcionados bajo Los depósitos del impuesto federal tienen que efectuarse por la transferencia electrónica de fondos (EFT), anteriormente. Para la presentación por medios electrónicos del Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos), acceda a SSA.gov/employer. Es posible que a usted se le requiera presentar el Formulario W-2 por medios electrónicos. Para más detalles, vea las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3). Los Servicios de Empresas por Internet (BSO, por sus siglas en inglés) de la Administración del Seguro Social es un programa independiente del sistema de presentación electrónica por el Gobierno de Puerto Rico. Empleadores en Puerto Rico tiene que acceder a Hacienda.gobierno.pr para obtener más información. Nota: Los empleadores en Puerto Rico tendrían que presentar el Formulario 499R-2/W-2PR. Si usted presenta su declaración o si paga sus impuestos federales por medios electrónicos, se requiere tener un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) válido en el momento en que se presenta la declaración o en que se efectúa el pago. Si no provee un EIN válido, ni la declaración ni el pago serán tramitados. Esta acción puede resultar en multas. Vea Número de identificación del empleador (EIN), más adelante, para más información sobre cómo solicitar un EIN. Retiro electrónico de fondos (EFW). Si presenta el Formulario 941 electrónicamente, puede presentar (e-file) y utilizar el electronic funds withdrawal (retiro electrónico de fondos o EFW, por sus siglas en inglés) para pagar el saldo adeudado en un solo paso, usando programas (software) para la preparación de declaraciones o por medio de un profesional de impuestos. Sin embargo, no use el EFW para efectuar los depósitos del impuesto federal. Para más información sobre el pago de los impuestos por medio del EFW, acceda a IRS.gov/EFW y pulse sobre Español. Pagos hechos con tarjetas de crédito o débito. Usted puede pagar la cantidad adeudada indicada en el Formulario 941 usando una tarjeta de crédito o débito. Su pago será procesado por un procesador de pagos quien cobrará un cargo por servicio. No use ninguna tarjeta de crédito o débito para hacer depósitos de los impuestos federales. Para más información sobre cómo se pagan los impuestos con tarjetas de crédito o débito, acceda a IRS.gov/PagueConTarjeta. Plan de pago en línea. Usted puede que tenga derecho a solicitar un plan de pagos a plazos por Internet si no puede pagar la cantidad total del impuesto adeudado al presentar su declaración. Para más información, vea ¿Qué pasa si usted no puede pagar en su totalidad?, más adelante. Preparadores remunerados. Si utiliza un preparador remunerado para completar el Formulario 941, el preparador remunerado tiene que completar y firmar la sección del preparador remunerado en el formulario. ¿Dónde puede obtener ayuda por teléfono? Llame al 800-829-4933 o al 800-829-4059 (si es usuario del equipo TTY/TDD para personas que son sordas, que tienen dificultades auditivas o que tienen impedimentos del habla), de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., horario local (los contribuyentes que estén en Alaska y Hawaii seguirán el horario del Pacífico), para recibir respuestas a sus preguntas sobre cómo completar el Formulario 941 y las reglas para el depósito de los impuestos. Fotografías de niños desaparecidos. El IRS se enorgullece de colaborar con el National Center for Missing & Exploited Children® (NCMEC) (Centro Nacional para Niños Desaparecidos y Explotados o NCMEC, por sus siglas en inglés). Fotografías de niños desaparecidos que han sido seleccionadas por el Centro pueden aparecer en estas instrucciones en páginas que, de lo contrario, estarían en blanco. Usted puede ayudar a que estos niños regresen a sus hogares si, al mirar sus fotografías, los identifica y llama al 1-800-THE-LOST (1-800-843-5678). Instrucciones Generales: Propósito del Formulario 941 Estas instrucciones le darán información de trasfondo sobre el Formulario 941. Podrá saber quién tiene que presentar el Formulario 941, cómo debe completarse (se le darán instrucciones para cada línea) y dónde y cuándo debe presentarlo. Si desea obtener información más a fondo sobre los impuestos sobre la nómina relacionados con el Formulario 941, vea la Publicación 15 o acceda a IRS.gov/EmploymentTaxes y pulse sobre Español. Las referencias a la retención del impuesto federal sobre los ingresos no se aplican a los empleadores de la Samoa Estadounidense, Guam, la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI), las Islas Vírgenes de los Estados Unidos (USVI) y Puerto Rico, a menos que tenga empleados que estén sujetos a la retención del impuesto sobre la nómina de los EE. UU. Comuníquese con su departamento de impuestos local para obtener información sobre la retención de impuestos sobre la nómina. La ley federal requiere que usted, como empleador, les retenga ciertos impuestos a los cheques de salario de sus empleados. Cada vez que paga salarios, tiene que retener —o descontar de los cheques de salario de sus empleados— ciertas cantidades para el impuesto federal sobre los ingresos, el impuesto del Seguro Social y el impuesto del Medicare. También tiene que retener el Impuesto Adicional del Medicare de los salarios en exceso de $200,000 que le paga a un empleado en un año natural. De acuerdo con el sistema de la retención de impuestos, estos mismos que se les retienen a sus empleados se le acreditarán a sus empleados para el pago de sus obligaciones tributarias correspondientes. La ley federal también requiere que usted pague toda obligación resultante del impuesto del Seguro Social y el impuesto del Medicare correspondientes al empleador. No se les retiene esta parte del impuesto del Seguro Social ni del impuesto del Medicare a los empleados. ¿Quién Tiene que Presentar el Formulario 941? Por lo general, tiene que presentar una declaración para el primer trimestre en el cual usted paga salarios sujetos a la retención del impuesto federal sobre los ingresos o a los impuestos del Seguro Social y del Medicare, y para cada trimestre de ahí en adelante hasta que usted presente una declaración final. Use el Formulario 941 para declarar las siguientes cantidades: Salarios que ha pagado sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Propinas que sus empleados han recibido sujetas a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Impuestos federales sobre los ingresos que usted retuvo. Las partes correspondientes del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Impuesto Adicional del Medicare retenido de los empleados. Ajustes hechos en el trimestre actual a los impuestos del Seguro Social y del Medicare por fracciones de centavos, pagos por enfermedad, propinas y seguro de vida colectivo a término. Crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas. No use el Formulario 941 para declarar la retención adicional de impuestos o la retención de impuestos sobre los ingresos sobre pagos no relacionados con la nómina, tales como pensiones, anualidades y ganancias de juegos de azar. Declare este tipo de retención en el Formulario 945, Annual Return of Withheld Federal Income Tax (Registro anual del impuesto federal sobre los ingresos). Además, no use el Formulario 941 para declarar los impuestos de desempleo. Declare los impuestos de desempleo en el Formulario 940, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador del Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA). Después de que presente su primer Formulario 941, tiene que presentar una declaración para cada trimestre aunque no tenga impuestos que declarar, a no ser que presente una declaración final o le corresponda una de las Excepciones a continuación. Excepciones Reglas especiales le corresponden a ciertos empleadores. Si recibió una notificación para presentar el Formulario 944, Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador, tiene que presentar el Formulario 944 anualmente; no presente el Formulario 941 trimestralmente. Los empleadores estacionales no tienen que presentar el Formulario 941 para los trimestres durante los cuales no han tenido una obligación tributaria debido a que no han pagado salarios. Para notificarle al IRS que no va a presentar una declaración por uno o más trimestres del año, marque el recuadro que aparece en la línea 18 del Formulario 941 cada trimestre que presente dicho formulario. Por lo general, el IRS no le preguntará sobre declaraciones que no han sido presentadas si por lo menos una declaración en la cual se indica una obligación tributaria es presentada cada año. No obstante, tiene que marcar el recuadro en la línea 18 en cada declaración trimestral que presente. De otra manera, el IRS anticipará que presentará una declaración para cada trimestre. Vea la sección 12 de la Publicación 15 para más detalles. Los empleadores de empleados domésticos normalmente no presentan el Formulario 941. Vea la Publicación 926, el Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de Empleados Domésticos, y sus instrucciones por separado. Los empleadores de empleados agropecuarios no presentan el Formulario 941 por los salarios pagados por trabajo agropecuario. Vea el Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios, y la Publicación 15. Si ninguna de estas excepciones le aplica y no ha presentado una declaración final, usted tiene que presentar el Formulario 941 cada trimestre aunque no haya pagado salarios durante el trimestre. Si es posible, use la presentación electrónica (e-file) del IRS. Solicitud para Presentar los Formularios 941 en Lugar del Formulario 944 o Solicitud para Presentar el Formulario 944 en Lugar de los Formularios 941 Solicitud para presentar los Formularios 941 en lugar del Formulario 944. Los empleadores a quienes normalmente se les requiere presentar el Formulario 944 que deseen presentar el Formulario 941 en su lugar, pueden contactar al IRS para solicitar presentar los Formularios 941 trimestrales en lugar de presentar el Formulario 944 anualmente. Para solicitar la presentación de los Formularios 941 trimestrales para declarar sus impuestos del Seguro Social y del Medicare para el año natural 2024, tiene que llamar al IRS al 800-829-4933 entre el 1 de enero de 2024 y el 1 de abril de 2024 o enviar una solicitud por escrito con fecha de matasellos del correo entre el 1 de enero de 2024 y el 15 de marzo de 2024. Después de comunicarse con el IRS, el IRS le enviará una notificación por escrito de que su requisito de presentación ha cambiado a los Formularios 941. Usted tiene que recibir una notificación por escrito del IRS antes de presentar los Formularios 941 en lugar del Formulario 944. Si no recibe dicha notificación, usted tiene que presentar el Formulario 944 para el año natural 2024. Solicitud para presentar el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. Si tiene que presentar los Formularios 941 pero cree que sus impuestos sobre la nómina para el año natural 2024 serán de $1,000 o menos, puede hacer una solicitud para poder presentar el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. Puede solicitar por teléfono llamando al IRS al 800-829-4933 entre el 1 de enero de 2024 y el 1 de abril de 2024 o enviando su solicitud por escrito con fecha de matasellos del correo entre el 1 de enero de 2024 y el 15 de marzo de 2024. Después de comunicarse con el IRS, el IRS le enviará una notificación por escrito de que su requisito de presentación ha cambiado al Formulario 944. Usted tiene que recibir una notificación por escrito del IRS antes de presentar el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. Si no recibe dicha notificación, usted tiene que presentar los Formularios 941 para el año natural 2024. ¿Adónde enviar sus solicitudes por escrito? Las solicitudes por escrito tienen que ser enviadas a: Department of the Treasury Department of the Treasury Internal Revenue Service o Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0038 Cincinnati, OH 45999-0038 Si enviara por correo su declaración presentada sin un pago a Ogden, como se indica bajo ¿Adónde Deberá Enviar la Declaración?, más adelante, envíe su solicitud a la dirección de Ogden que se indica anteriormente. Si enviara por correo su declaración sin pago a Kansas City, envíe su solicitud a la dirección de Cincinnati que se indica anteriormente. Para más información acerca de estos procedimientos, vea el Revenue Procedure 2009-51 (Procedimiento Administrativo Tributario 2009-51) que se encuentra en la página 625 del Internal Revenue Bulletin 2009-45 (Boletín de Impuestos Internos 2009-45), disponible en IRS.gov/irb/2009-45_IRB#RP-2009-51. ¿Qué Pasará si Reorganiza o Cierra Su Negocio? Si Vende o Transfiere Su Negocio... Si vende o transfiere su negocio durante el trimestre, tanto usted como el nuevo dueño tienen, cada uno, que presentar un Formulario 941 para el trimestre en el cual se efectuó la transferencia. Declare únicamente los salarios que usted mismo pagó. Cuando se consolidan dos empresas, la empresa que continúa en vigor tiene que presentar un Formulario 941 para el trimestre en el cual ocurrió la fusión y la otra empresa tiene que presentar una declaración final. Cuando la clasificación de un negocio cambia a otra —tal como un dueño único de un negocio que se convierte en una sociedad colectiva (partnership) o en una sociedad anónima— se considera este tipo de cambio una transferencia. Si ocurre una transferencia, quizás tenga que obtener un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) nuevo. Vea la Publicación 1635 y el apartado 1 de la Publicación 15 para más detalles. Asegúrese de adjuntar una declaración que incluya lo siguiente: El nombre del nuevo dueño (o el nombre nuevo de la empresa); Si la empresa actualmente es un negocio propio, sociedad colectiva (partnership) o sociedad anónima; La clase de cambio que se efectuó (venta o transferencia); La fecha en la cual se efectuó el cambio; y El nombre del individuo que lleva los archivos de la nómina y la dirección donde se guardarán tales archivos. Si se Cierra Su Negocio... Si cierra su negocio permanentemente o deja de pagar salarios a sus empleados, tiene que presentar una declaración final. Para notificarle al IRS que el Formulario 941 para un trimestre en particular va a ser su declaración final, marque el recuadro en la línea 17 y anote la última fecha en la cual pagó salarios. Además, adjunte un comprobante a su declaración final que indique el nombre del individuo que conservará los archivos de la nómina y la dirección del lugar en donde se guardarán dichos archivos. Vea Terminating a business (Terminación de un negocio) en las Instrucciones Generales para los Formularios W-2 y W-3 para información sobre las fechas anteriores para la entrega y presentación expeditada de los Formularios W-2 cuando se presenta un Formulario 941 final. Si participó en una fusión estatutaria o consolidación, o califica para la clasificación de predecesor-sucesor debido a una adquisición, deberá por lo general, presentar el Anexo D (Formulario 941), Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations (Informe de diferencias causadas por adquisiciones, fusiones estatutarias o consolidaciones). Vea las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941) a fin de determinar si debe presentar el Anexo D (Formulario 941) y cuándo debe presentarlo. ¿Cuándo Tiene que Presentar la Declaración? Presente su Formulario 941 inicial para el trimestre en el cual usted pagó por primera vez salarios sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare o sujetos a la retención del impuesto federal sobre los ingresos. Vea la tabla titulada Cuándo Tiene que Presentar el Formulario 941, más adelante. Luego, tiene que presentar para cada trimestre subsiguiente —cada 3 meses— aun si no tiene impuestos que declarar, a menos que usted sea un empleador estacional o si presenta su declaración final. Vea la explicación sobre empleadores estacionales bajo Excepciones y el tema Si se Cierra Su Negocio, anteriormente. Presente el Formulario 941 sólo una vez por cada trimestre. Si presenta por medios electrónicos, no presente un Formulario 941 en papel. Para más información sobre la presentación del Formulario 941 por medios electrónicos, vea Presentación y pago por medios electrónicos, anteriormente. Tabla . Cuándo Tiene que Presentar el Formulario 941 El plazo para presentar su Formulario 941 vence el último día del mes que le sigue al final del trimestre. El trimestre incluye los meses de... El trimestre termina el... El Formulario 941 vence el... 1. enero, febrero, marzo 31 de marzo 30 de abril 2. abril, mayo, junio 30 de junio 31 de julio 3. julio, agosto, septiembre 30 de septiembre 31 de octubre 4. octubre, noviembre, diciembre 31 de diciembre 31 de enero Por ejemplo, normalmente tiene que declarar los salarios que paga durante el 1er trimestre —que abarca los meses de enero hasta marzo— a más tardar para el 30 de abril. Si hace depósitos a su debido tiempo y paga los impuestos trimestrales en su totalidad, puede presentar para el 10o día del 2o mes siguiente al final del trimestre. Por ejemplo, si usted hizo depósitos a su debido tiempo en su totalidad durante el 1er trimestre, puede presentar el Formulario 941 el 10 de mayo. Si recibimos el Formulario 941 después de la fecha de vencimiento, lo trataremos como si fuera presentado a tiempo si el sobre que contiene el Formulario 941 está debidamente rotulado, tiene suficiente franqueo y el matasellos del Servicio Postal de los EE. UU. está fechado a más tardar en la fecha de vencimiento o, si se envió por medio de un servicio de entrega privado (PDS, por sus siglas en inglés) aprobado por el IRS, a más tardar en la fecha de vencimiento. Si no sigue estas pautas, generalmente consideramos que el Formulario 941 fue presentado en la fecha en que de hecho se recibió. Para más información sobre los PDS, vea ¿Adónde Deberá Enviar la Declaración?, más adelante. Si la fecha de vencimiento para presentar una declaración es un sábado, domingo o día de fiesta oficial, podrá presentar su declaración el próximo día laborable. ¿Cómo Deberá Completar el Formulario 941? Escriba a mano, a máquina o por medio de su computadora su EIN, nombre y dirección en los espacios provistos. También anote su nombre y su EIN en la parte superior de la página 2. No use su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) ni su número de identificación personal del contribuyente del IRS (ITIN, por sus siglas en inglés). Por lo general, anotará el nombre legal de su negocio que usó al solicitar su EIN. Por ejemplo, si es dueño único de su negocio, anotará “Roberto Herrera” en la línea que dice “Nombre (el nombre legal del negocio, no el nombre comercial)” y “Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial”. Deje en blanco la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al “Nombre legal del negocio”. Si utiliza a un preparador de declaraciones de impuestos para completar el Formulario 941, asegúrese de que el preparador utilice el nombre legal del negocio tal como se escribió cuando solicitó su EIN. Número de identificación del empleador (EIN). Para asegurar que los negocios cumplan con las leyes federales del impuesto, el IRS se ocupa de controlar los pagos de impuesto mediante el uso de un sistema de números para identificar a los contribuyentes. El número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) es un número especial y singular que consta de nueve dígitos que el IRS les expide a todas las sociedades anónimas y sociedades colectivas (partnerships), así como a algunos negocios de un sólo dueño. Todo negocio que tenga que obtener un EIN tiene que solicitar este número y anotarlo en toda declaración, pago o informe de impuesto mientras esté en operación. Su negocio debe tener solamente un EIN. Si tiene más de un número y no está seguro del número que debe usar, escriba a la oficina del IRS donde suele presentar sus declaraciones de impuestos (la dirección que usa cuando envía las declaraciones “Sin un pago”, indicada bajo ¿Adónde Deberá Enviar la Declaración?, más adelante), o llame al IRS al 800-829-4933. Si usted no tiene un EIN, puede solicitar uno en línea accediendo a IRS.gov/EIN; pulse sobre Español. También puede solicitar un EIN enviando el Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación del Empleador (EIN), al IRS por fax o por correo. Si el negocio principal se creó u organizó fuera de los Estados Unidos o de los territorios de los EE. UU., también puede solicitar un EIN llamando al 267-941-1099 (llamada con cargos). Si usted no ha recibido su EIN antes de la fecha de vencimiento del Formulario 941, pesente la declaración en papel y anote “Applied For” (Solicitado) y la fecha en que solicitó el EIN en el espacio correspondiente al EIN. Si usted presenta su declaración de impuestos electrónicamente, un EIN válido se requiere en el momento de presentar su declaración. Si no provee un EIN válido, la declaración no será aceptada. Esto puede resultar en multas. Asegúrese siempre que el EIN que aparezca en el formulario que presenta sea exactamente igual al EIN que el IRS le asignó a su negocio. No use su SSN ni su ITIN en ningún formulario que pida un EIN. Si usó un EIN (incluyendo un EIN de un dueño anterior) en el Formulario 941 que es diferente del EIN declarado en el Formulario W-3, vea Box h—Other EIN used this year (Casilla h —Otro EIN usado este año) en las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3. En el Formulario W-3 (PR), Otro EIN usado este año se declara en el recuadro F. La presentación de un Formulario 941 con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a otro negocio puede resultar en multas y demoras en la tramitación de su declaración. Si cambia el nombre legal de su negocio, la dirección de su negocio o la parte responsable... Notifíquele al IRS inmediatamente si cambia el nombre legal de su negocio, la dirección de su negocio o la parte responsable. Escriba a la oficina del IRS donde usted presenta sus declaraciones (utilizando la dirección “Sin un pago”, que se encuentra bajo ¿Adónde Deberá Enviar la Declaración?, más adelante) para notificarle al IRS sobre todo cambio en el nombre legal de su negocio. Vea la Publicación 1635 para saber si necesita solicitar un EIN nuevo. Complete y envíe por correo el Formulario 8822-B para notificarle al IRS sobre un cambio en la dirección de su negocio o en la parte responsable. No envíe el Formulario 8822-B junto con su Formulario 941. Si desea ver la definición de “parte responsable”, vea las Instrucciones para el Formulario SS-4. Marque el Recuadro para el Trimestre Debajo de Informe para este trimestre de 2024 en la parte superior del Formulario 941, marque el recuadro apropiado del trimestre para el cual presenta esta declaración. Asegúrese de que el trimestre en cuestión sea el mismo que aparece en todo Anexo B (Formulario 941), Registro de la Obligación Tributaria para los Depositantes de Itinerario Bisemanal, que usted adjunte y, si corresponde, en el Anexo R (Formulario 941). Cómo Completar y Presentar el Formulario 941 Anote las partidas en el Formulario 941 tal como se indica a continuación para permitir escaneo y tramitación: Use letra de imprenta de fuente Courier de 10 puntos (si es posible) para cada anotación que escriba a maquina o con computadora para completar su formulario. Los formularios en formato de documento portátil (PDF, por sus siglas en inglés) en IRS.gov tienen campos editables con especificaciones de fuentes aceptables. Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas es opcional. Anote las cantidades en dólares de la línea vertical divisoria a la izquierda y los centavos a la derecha de la línea vertical. No redondee las cantidades a números enteros. Siempre anote la cantidad para los centavos, aun cuando éstos sean ceros. Deje en blanco (menos las líneas 1, 2 y 12) todo espacio para anotar datos que tengan un valor de cero. Use el signo de menos al anotar cantidades negativas (si es posible). De otra manera, use paréntesis. Anote su nombre y su EIN en todas las páginas. Anote su nombre, EIN, “Formulario 941” y el período tributario y el trimestre en todos los documentos. Engrape todas las hojas en la parte superior izquierda de la declaración al presentarla. Complete ambas páginas. Tiene que completar ambas páginas del Formulario 941 y firmar la segunda página. Si no lo hace, podrá causar demoras en la tramitación de su declaración. Aviso Requerido a los Empleados sobre el Crédito por Ingreso de Trabajo (EIC) Para notificar a los empleados sobre el crédito por ingreso de trabajo (EIC, por sus siglas en inglés), tiene que proveer a los empleados, excepto a los empleados en la Samoa Estadounidense, Guam, Puerto Rico, la CNMI y las USVI, uno de los siguientes documentos: Un Formulario W-2 que tenga la información requerida sobre el EIC en el reverso de la Copia B. Un Formulario W-2 sustitutivo con la misma información del EIC en el reverso de la copia del empleado, es decir, en la Copia B del Formulario W-2 del IRS. El Aviso 797, Possible Federal Tax Refund Due to the Earned Income Credit (EIC) (Posible reembolso de impuestos federales debido al crédito por ingreso de trabajo o EIC, por sus siglas en inglés). Su declaración escrita con la misma redacción que el Aviso 797. Para más información, vea el apartado 10 de la Publicación 15, la Publicación 596 y IRS.gov/EIC (pulse sobre Español). Conciliación de los Formularios 941 con el Formulario W-3 Las referencias al Formulario W-2 también aplican al Formulario 499R-2/W-2PR y las referencias al Formulario W-3 también aplican al Formulario W-3 (PR), a menos que se especifique lo contrario. El IRS concilia las cantidades declaradas en sus cuatro Formularios 941 trimestrales con las cantidades declaradas en los Formularios W-2 totalizadas en su Formulario W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes de salarios y retención de impuestos). Si las cantidades no concuerdan, es posible que el IRS o la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) se comunique con usted. Las cantidades que se concilian son las siguientes: Impuestos federales sobre los ingresos retenidos. Salarios sujetos al impuesto del Seguro Social. Propinas sujetas al impuesto del Seguro Social. Salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare. Para más información, vea el apartado 12 de la Publicación 15 y las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941). ¿Adónde Deberá Enviar la Declaración? Le exhortamos a presentar el Formulario 941 electrónicamente. Acceda a IRS.gov/EmploymentEfile y pulse sobre Español para más información sobre cómo presentar por medios electrónicos. Si usted presenta una declaración en papel, la dirección a la cual enviará su declaración depende de si se incluye o no un pago al presentar su Formulario 941. Envíe por correo su declaración a la dirección que aparece para su localización en la tabla a continuación. Los PDS no pueden entregar correspondencia a los apartados postales. Tiene que usar el Servicio Postal de los EE. UU. si envía correspondencia a una dirección que contiene un apartado postal. Acceda a IRS.gov/PDS para un listado actualizado de los PDS. Para la dirección postal a utilizar si está usando un PDS, acceda a IRS.gov/PDSstreetAddresses. Seleccione la dirección postal listada en la página web que se encuentre en el mismo estado que la dirección a la que usted enviaría por correo sus declaraciones presentadas sin un pago, como se muestra a continuación. Tabla . Direcciones Postales para el Formulario 941 Si su ubicación es en... Sin un pago... Con un pago... Connecticut, Delaware, District of Columbia, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Tennessee, Vermont, Virginia, West Virginia, Wisconsin Department of the Treasury Internal Revenue Service Kansas City, MO 64999-0005 Internal Revenue Service P.O. Box 806532 Cincinnati, OH 45280-6532 Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Florida, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, New Mexico, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Dakota, Texas, Utah, Washington, Wyoming Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0005 Internal Revenue Service P.O. Box 932100 Louisville, KY 40293-2100 Si la ubicación legal de su residencia o lugar principal de negocio no es en ningún estado, incluyendo a los empleadores de la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI y Puerto Rico Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409 Internal Revenue Service P.O. Box 932100 Louisville, KY 40293-2100 Dirección especial para presentar por parte de organizaciones exentas; entidades gubernamentales federales, estatales y locales; y entidades gubernamentales de tribus indígenas estadounidenses, sin tener en cuenta su ubicación... Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0005 Internal Revenue Service P.O. Box 932100 Louisville, KY 40293-2100 Su dirección para presentar la declaración puede haber cambiado de la que utilizó para declarar el impuesto sobre la nómina en años anteriores. No envíe el Formulario 941 ni ningún pago a la SSA. Cómo Hacer los Depósitos de Sus Impuestos Usted tiene que depositar todo impuesto electrónicamente por transferencia electrónica de fondos (EFT). Para obtener más información, vea Los depósitos del impuesto federal tienen que efectuarse por transferencia electrónica de fondos (EFT) bajo Recordatorios, anteriormente. ¿Tiene que Depositar Sus Impuestos? Puede que tenga que depositar los impuestos federales sobre los ingresos que retuvo, y los impuestos del Seguro Social y los impuestos del Medicare correspondientes tanto al empleador como al empleado. Si el total de sus impuestos después de considerar los ajustes y créditos no reembolsables (línea 12) es menos de $2,500 para el trimestre actual o el trimestre anterior y usted no tuvo una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre actual. No tiene que hacer un depósito. Para evitar una multa, tiene que pagar cualquier cantidad adeudada en su totalidad con una declaración presentada a su debido tiempo o tiene que depositar cualquier cantidad que adeude para la fecha de vencimiento de la declaración. Para más información sobre cómo pagar junto con una declaración presentada a tiempo, vea las instrucciones para la línea 14, más adelante. Si no está seguro si su obligación tributaria para el trimestre actual será menos de $2,500 (y su obligación para el trimestre anterior no fue menos de $2,500), haga los depósitos según las reglas del itinerario mensual o bisemanal para evitar multas por no depositar (FTD, por sus siglas en inglés). Si el total de sus impuestos después de considerar los ajustes y créditos no reembolsables (línea 12) es $2,500 o más para el trimestre actual y el trimestre anterior. Tiene que hacer depósitos conforme a su itinerario de depósitos. Vea el apartado 11 de la Publicación 15 para la información sobre los pagos efectuados de acuerdo con la regla de la exactitud de los depósitos y las reglas sobre los depósitos del impuesto federal. ¿Cuándo Tiene que Depositar Sus Impuestos? Determine si Es Depositante de Itinerario Mensual o Bisemanal para el Trimestre El IRS usa dos clases de reglas de depósito para determinar cuándo los negocios tienen que depositar sus impuestos del Seguro Social, del Medicare y federales sobre los ingresos retenidos. Esos itinerarios le informarán cuándo debe hacer un depósito después de un día de pago. Su itinerario de depósitos no se determina por la frecuencia en que le paga a sus empleados. Su itinerario de depósitos depende del total de la obligación tributaria que declaró en el Formulario 941 durante el período retroactivo de los 4 trimestres anteriores (del 1 de julio del segundo año natural anterior (penúltimo año) al 30 de junio del año natural pasado). Vea el apartado 11 de la Publicación 15 para más detalles. Si presentó el Formulario 944 en 2022 o 2023, su período retroactivo es el año natural 2022. Antes del comienzo de cada año natural, tiene que determinar cuál de los itinerarios de depósitos tiene que usar. Si declaró $50,000 o menos por concepto de impuestos durante el período retroactivo, usted es depositante de itinerario mensual. Si declaró más de $50,000 por concepto de impuestos durante el período retroactivo, usted es depositante de itinerario bisemanal. Si usted es depositante de itinerario mensual y acumula $100,000 o más por concepto de impuestos en cualquier día durante el período de depósito, entonces se convierte en depositante de itinerario bisemanal en el próximo día y al menos por el resto del año natural y el año natural siguiente. Vea $100,000 Next Day Deposit Rule (Regla de depositar $100,000 el próximo día) en el apartado 11 de la Publicación 15 para más información. El límite superior de la obligación tributaria de $100,000 que requiere un depósito al día siguiente se determina antes de considerar cualquier reducción de su obligación por créditos no reembolsables. ¿Qué Hay que Saber acerca de las Multas e Intereses? Cómo Evitar el Pago de Multas e Intereses Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo indicado a continuación: Deposita o paga los impuestos cuando se debe hacer. Presenta a su debido tiempo su Formulario 941 debidamente completado. Declara correctamente su obligación tributaria. Entrega cheques válidos para el pago de los impuestos. Entrega los Formularios W-2 correctos a sus empleados. Presenta el Formulario W-3 y la Copia A del Formulario W-2 ante la SSA a su debido tiempo y sin errores. Se cobran multas e intereses sobre los impuestos pagados fuera de plazo y sobre las declaraciones presentadas fuera de plazo a una tasa fijada conforme a la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Publicación 15 para más detalles. Use el Formulario 843 para solicitar una reducción en los intereses o multas que le han sido gravados. No solicite la reducción de multas o intereses en el Formulario 941 o 941-X. Si recibe una notificación de multas después de que haya presentado esta declaración, responda a la notificación con una explicación y determinaremos si cumple el criterio de lo que se considera ser causas razonables. No adjunte dicha explicación cuando presente su declaración. Si los impuestos federales sobre los ingresos y los impuestos del Seguro Social y del Medicare que se tienen que retener (es decir, los impuestos del fondo fiduciario) no se retienen o no se depositan o no se pagan al United States Treasury (Tesoro de los Estados Unidos), se le podría imponer una multa por recuperación del fondo fiduciario. La multa es del 100% del impuesto al fondo fiduciario adeudado. Si estos impuestos no pagados no se le pueden cobrar inmediatamente al empleador o al negocio, la multa por recuperación del fondo fiduciario puede ser impuesta a todas las personas que el IRS determine que son responsables del cobro, de la contabilidad o del pago por estos impuestos y que intencionalmente no lo hacen. Vea el apartado 11 de la Publicación 15 para más información. La multa por recuperación del fondo fiduciario no aplicará a ninguna cantidad de los impuestos al fondo fiduciario que un empleador retenga en anticipación de cualquiera de los créditos al que tenga derecho. Ajuste al Impuesto sobre las Propinas Si, para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibió la declaración de propinas del empleado, no tiene suficientes fondos del empleado para retener la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare, entonces ya no tendrá que recaudarlos. Declare la cantidad de las propinas en su totalidad en la línea 5b (Propinas sujetas al impuesto del Seguro Social), en la línea 5c (Salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare) y, si cumple con la cantidad del límite superior, en la línea 5d (Salarios y propinas sujetos a la retención del Impuesto Adicional del Medicare ). Incluya en la línea 9, como un ajuste negativo, el total de la parte no recaudada correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Instrucciones Específicas: Parte 1: Conteste estas Preguntas para este Trimestre 1. Número de Empleados que Recibieron Salarios, Propinas u Otras Remuneraciones Anote el número de empleados en su nómina durante el período de pago que incluya el 12 de marzo, el 12 de junio, el 12 de septiembre o el 12 de diciembre del trimestre indicado en la parte superior del Formulario 941. No incluya: Empleados domésticos, Empleados que no reciben salarios durante el período de nómina, Empleados agropecuarios, Personas jubiladas o Miembros activos de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos. Empleadores en Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI y Puerto Rico pueden omitir las líneas 2 y 3, a menos que tengan empleados que estén sujetos a la retención del impuesto sobre la nómina de los Estados Unidos. 2. Salarios, Propinas y Otras Remuneraciones Anote en la línea 2 las cantidades que también se incluyen en la casilla 1 de los Formularios W-2 de sus empleados. Vea Box 1—Wages, tips, other compensation (Casilla 1 —Salarios, propinas y otras remuneraciones) en las Instrucciones Generales para los Formularios W-2 y W-3 para más detalles. Incluya toda compensación por enfermedad pagada por su agente. También incluya toda compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador que no sea su agente (por ejemplo, una compañía de seguros) si se le notificó a tiempo sobre los pagos y el tercero pagador le transfirió la obligación de los impuestos correspondientes al empleador a usted. Si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad y no es un agente del empleador, no incluya aquí el pago por enfermedad que le pagó a los empleados de tenedores de pólizas (policyholders) si le notificó a tiempo a los tenedores de la póliza de los pagos. Vea el apartado 6 de la Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía tributaria suplementaria para empleadores) para más información sobre la declaración de la compensación por enfermedad y los procedimientos para transferir la obligación correspondiente al empleador. 3. Impuesto Federal sobre los Ingresos Retenido de Salarios, Propinas y Otras Remuneraciones Anote el impuesto federal sobre los ingresos de salarios que retuvo (o que estuvo obligado a retener) a sus empleados sobre los salarios, las propinas, las prestaciones suplementarias sujetas a impuesto y los beneficios suplementarios de la compensación por desempleo correspondiente a este trimestre. No incluya ningún impuesto sobre el ingreso retenido por un tercero pagador de compensación por enfermedad, aun si lo declaró en los Formularios W-2. Usted conciliará la cantidad de esta diferencia en el Formulario W-3. También incluya aquí cualquier impuesto sobre artículos de uso y consumo que se le exigió que retuviera de beneficios para miembros de la alta gerencia de contingencia por la pérdida de empleo (sección 4999). Para obtener información sobre el tratamiento del impuesto sobre la nómina de las prestaciones suplementarias, vea la Publicación 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits (Guía tributaria para empleadores sobre las prestaciones suplementarias). Para obtener información sobre los beneficios de compensación por desempleo suplementario y pagos por acuerdo de beneficios para miembros de la alta gerencia de contingencia por la pérdida de empleo, vea el apartado 5 de la Publicación 15-A. Si es un tercero pagador de compensación por enfermedad, anote el impuesto federal sobre los ingresos que retuvo (o se le requiera retener) en los pagos de compensación por enfermedad de terceros aquí. 4. Si No Hay Salarios, Propinas ni Otras Remuneraciones Sujetos a los Impuestos del Seguro Social y del Medicare... Si no hay salarios, propinas ni otras remuneraciones en la línea 2 sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare, marque el recuadro en la línea 4. Si esta pregunta no le corresponde, deje en blanco el recuadro. Para más información sobre los salarios exentos del impuesto, vea el apartado 15 de la Publicación 15. Para excepciones religiosas, vea el apartado 4 de la Publicación 15-A. Si es empleador gubernamental, los salarios que paga no están exentos automáticamente de los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Sus empleados podrían estar amparados por la ley o por un acuerdo voluntario con la SSA conforme a la sección 218. Para más información, vea la Publicación 963, Federal-State Reference Guide (Guía de consulta federal y estatal). 5a a 5e. Salarios y Propinas Sujetos a los Impuestos del Seguro Social y del Medicare... 5a. Salarios sujetos al impuesto del Seguro Social. Anote el total de los salarios, compensación por enfermedad y prestaciones suplementarias sujetos al impuesto del Seguro Social que le pagó a sus empleados durante el trimestre. Para este propósito, la compensación por enfermedad incluye los pagos hechos a sus empleados por una compañía de seguros y por los cuales usted fue notificado oportunamente por dicha compañía de seguros. Vea el apartado 6 de la Publicación 15-A para más información sobre la declaración de compensación por enfermedad. Vea las instrucciones para la línea 8 para información sobre un ajuste que es posible que necesite hacer en el Formulario 941 para la compensación por enfermedad. Anote la cantidad antes de descontar las deducciones de nómina. No incluya propinas en esta línea. Para más información sobre los tipos de salarios sujetos a los impuestos del Seguro Social, vea el apartado 5 de la Publicación 15. Para 2024, la tasa del impuesto del Seguro Social sobre los salarios sujetos al impuesto es el 6.2% (0.062) correspondiente tanto al empleador como al empleado. Deje de pagar el impuesto del Seguro Social sobre los salarios de un empleado y deje de declarar los salarios del empleado en la línea 5a cuando los salarios sujetos al impuesto y las propinas del empleado alcancen $168,600 para el año. Sin embargo, siga reteniéndole el impuesto del Medicare para todo el año sobre todos los salarios y propinas aun cuando se haya alcanzado la base salarial para el impuesto del Seguro Social de $168,600. línea 5a (columna 1) x 0.124 línea 5a (columna 2) 5b. Propinas sujetas al impuesto del Seguro Social. Anote el total de las propinas que sus empleados le hayan declarado durante el trimestre hasta que el total de las propinas y los salarios sujetos al impuesto, incluyendo los salarios declarados en la línea 5a para un empleado alcance los $168,600 para el año. Incluya todas las propinas que su empleado le haya declarado aun cuando no haya podido retenerle el impuesto correspondiente al empleado del 6.2%. Reducirá su total de impuestos por la cantidad de cualquier parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare no retenidos sobre las propinas más adelante en la línea 9; vea Ajustes por propinas y por seguro de vida colectivo a término del trimestre actual, más adelante. No incluya cargos por servicios en la línea 5b. Para más detalles sobre la diferencia entre propinas y cargos por servicio, vea el Revenue Ruling 2012-18 (Resolución Administrativa Tributaria 2012-18) que aparece en la página 1032 del Internal Revenue Bulletin 2012-26 (Boletín de Impuestos Internos 2016-26), disponible en IRS.gov/irb/2012-26_IRB#RR-2012-18. Su empleado tiene que declararle las propinas en efectivo para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibió dichas propinas. Las propinas en efectivo incluyen propinas pagadas en efectivo, cheque, tarjeta de débito y tarjeta de crédito. El informe debe incluir propinas cargadas (por ejemplo, cargos de las tarjetas de crédito y débito) que usted le pagó a los empleados por pagos provenientes de tarjetas de crédito de los clientes, propinas que el empleado recibió directamente de los clientes y propinas que recibió de otros empleados bajo cualquier acuerdo de propinas compartidas. Los empleados que reciben propinas directamente e indirectamente tienen que declararle las propinas a usted. No se requiere ningún informe para meses en que las propinas sumen menos de $20. Los empleados pueden usar una declaración por escrito o informe electrónico de propinas recibidas. No incluya las propinas asignadas (descritas en el apartado 6 de la Publicación 15) en esta línea. En vez de incluirlas aquí, declárelas en el Formulario 8027. Las propinas asignadas no se declaran en el Formulario 941 y no están sujetas a la retención del impuesto federal sobre los ingresos, del Seguro Social ni del Medicare. línea 5b (columna 1) x 0.124 línea 5b (columna 2) 5c. Salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare. Anote todos los salarios, propinas, compensación por enfermedad y prestaciones suplementarias tributarias sujetas al impuesto del Medicare. A diferencia de los salarios sujetos al Seguro Social, no hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos al impuesto del Medicare. La tasa del impuesto del Medicare es el 1.45% (0.0145) tanto para la parte del empleador como para la parte del empleado. Incluya todas las propinas que sus empleados le hayan declarado durante el trimestre, aun cuando no haya podido retenerles la parte del impuesto correspondiente a los empleados del 1.45%. línea 5c (columna 1) x 0.029 línea 5c (columna 2) Para más información sobre las propinas, vea el apartado 6 de la Publicación 15. Vea las instrucciones para la línea 8 para información sobre un ajuste que es posible que necesite hacer en el Formulario 941 para la compensación por enfermedad. 5d. Salarios y propinas sujetos a la retención del Impuesto Adicional del Medicare. Anote el total de los salarios, propinas, pagos por enfermedad y prestaciones suplementarias tributarias que están sujetos a la retención del Impuesto Adicional del Medicare. Se le requiere comenzar la retención del Impuesto Adicional del Medicare en el período de pago en el que le paga a un empleado un salario de más de $200,000 y después continuar la retención en cada período de pago hasta el final del año natural. El Impuesto Adicional del Medicare sólo se le grava al empleado. No hay parte del Impuesto Adicional del Medicare que le corresponda al empleador. Todos los salarios que están sujetos al impuesto del Medicare están sujetos a la retención del Impuesto Adicional del Medicare si éstos se pagan en exceso del límite de $200,000. Para más información sobre qué salarios están sujetos al impuesto del Medicare, vea el apartado 15 de la Publicación 15. Para más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare, acceda a IRS.gov/ADMTfaqs. Vea las instrucciones para la línea 8 para información sobre un ajuste que es posible que necesite hacer en el Formulario 941 para la compensación por enfermedad. Cuando los salarios y propinas exceden el límite superior de la retención de $200,000, tiene que incluir todas las propinas que sus empleados le hayan declarado durante el trimestre, aun cuando no haya podido retenerles la parte del impuesto correspondiente a los empleados del 0.9% (0.009). línea 5d (columna 1) x 0.009 línea 5d (columna 2) 5e. Total del impuesto del Seguro Social y del Medicare. Sume las cantidades de la columna 2 de las líneas 5a a 5d. Anote el resultado en la línea 5e. 5f. Notificación y Solicitud de Pago Conforme a la Sección 3121(q): Impuesto Adeudado por Propinas no Declaradas Anote el saldo del impuesto adeudado que aparece en su Section 3121(q) Notice and Demand (Notificación y solicitud de pago conforme a la sección 3121(q)) en la línea 5f. El IRS emite esta notificación para informarle a un empleador de la cantidad de propinas recibidas por empleados que no fueron declaradas o que fueron declaradas de menos al empleador. El empleador no es responsable de pagar la parte correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y del Medicare por las propinas no declaradas hasta que el IRS le emita una notificación y solicitud de pago conforme a la sección 3121(q) a dicho empleador. El impuesto adeudado pudo haber sido determinado a partir de las propinas declaradas al IRS en el Formulario 4137, Social Security and Medicare Tax on Unreported Tip Income (Impuestos del Seguro Social y del Medicare sobre el ingreso de propinas no declaradas) del empleado, u otras propinas que el IRS determinó que no fueron declaradas al empleador después de una revisión. Para información adicional, vea el Revenue Ruling 2012-18 (Resolución Administrativa Tributaria 2012-18). Deposite el impuesto dentro del período de tiempo requerido que le corresponde a su itinerario de depósitos para evitar cualquier multa. El impuesto es tratado como acumulado por el empleador en la parte titulada Date of Notice and Demand (Fecha de notificación y solicitud), la cual está impresa en la notificación y solicitud de pago conforme a la sección 3121(q). El empleador tiene que incluir esta cantidad en la línea apropiada del formulario que corresponde a la obligación tributaria federal (la Parte 2 del Formulario 941 para un depositante de itinerario mensual o en el Anexo B del Formulario 941 para un depositante de itinerario bisemanal). 6. Total de Impuestos antes de los Ajustes Sume el total del impuesto federal sobre los ingresos de salarios, propinas y otras remuneraciones (línea 3); el total de los impuestos del Seguro Social y del Medicare antes de cualquier ajuste (línea 5e); y todo impuesto adeudado de la notificación y solicitud de pago conforme a la sección 3121(q) (línea 5f). Anote el resultado en la línea 6. 7 a 9. Ajustes al Impuesto Anote en las líneas 7 a 9 las cantidades del impuesto que resultaron por un ajuste del trimestre actual. Use un signo de menos (si es posible) para indicar un ajuste que reduzca el total de los impuestos anotados en la línea 6 en vez de usar paréntesis. Esto mejora la veracidad de los programas de computadoras (software) para escanear que utiliza el IRS. Por ejemplo, anote “-10.59” en vez de “(10.59)”. Sin embargo, si su programa de computadora sólo permite el uso de los paréntesis para declarar cantidades negativas, puede usarlos. Ajustes del trimestre actual. En ciertos casos, tendrá que ajustar las cantidades declaradas como impuestos del Seguro Social y del Medicare en la columna 2 de las líneas 5a a 5d para calcular su obligación tributaria correcta en el Formulario 941 para este trimestre. Vea el apartado 13 de la Publicación 15. 7. Ajustes por fracciones de centavos del trimestre actual. Anote los ajustes por fracciones de centavos (debido al redondeo de las cifras) que tienen que ver con la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare retenidos. La parte correspondiente al empleado de las cantidades indicadas en la columna 2 de las líneas 5a a 5d puede diferir un poco de las cantidades realmente retenidas de los pagos de sus empleados debido al redondeo de los impuestos del Seguro Social y del Medicare que ocurrió al aplicar las tasas estatutarias. Este ajuste puede ser un ajuste positivo o negativo. 8. Ajustes por compensación por enfermedad del trimestre actual. Si su tercero pagador de compensación por enfermedad pagada que no es su agente (por ejemplo, una compañía de seguros) le transfiere a usted la obligación por la parte correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y los impuestos del Medicare, anote un ajuste negativo en la línea 8 para la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare que fueron retenidos y depositados por su tercero pagador de compensación por enfermedad sobre esta compensación. Si usted es el tercero pagador de compensación por enfermedad y transfirió la obligación por la parte correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y los impuestos del Medicare al empleador, anote un ajuste negativo en la línea 8 para cualquier parte correspondiente al empleador de estos impuestos que requieren ser pagados por el empleador. La compensación por enfermedad tiene que incluirse en la línea 5a y la línea 5c y, si cumple el límite superior de la retención, en la línea 5d. No se declara ningún ajuste en la línea 8 por compensación por enfermedad que se paga a través de un tercero como agente del empleador. El agente del empleador no asume ningún riesgo de seguro y se le reembolsa en base al costo más los honorarios por el pago de la compensación por enfermedad y cantidades similares. Si un empleador utiliza un agente para pagar por la compensación por enfermedad, el empleador declara los salarios en la línea 5a y la línea 5c y, si se cumple el límite superior de la retención, en la línea 5d, a menos que el empleador tenga un acuerdo de agencia con el tercero pagador que requiera que el tercero pagador haga el cobro, la declaración y/o el pago o el depósito de los impuestos sobre la nómina por compensación por enfermedad. Vea el apartado 6 de la Publicación 15-A para más información sobre la declaración por compensación por enfermedad. 9. Ajustes por propinas y por seguro de vida colectivo a término del trimestre actual. Anote un ajuste negativo por: La parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare no retenidos sobre las propinas y La parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare no retenidos sobre las primas del seguro de vida colectivo a término pagadas para sus exempleados. Vea las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 para más información sobre cómo declarar la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare no recaudados en el Formulario W-2. Ajustes de trimestres anteriores. Si necesita corregir un ajuste declarado en un Formulario 941 presentado previamente, complete y presente el Formulario 941-X. El Formulario 941-X se utiliza para hacer ajustes o reclamar reembolsos y se presenta por separado del Formulario 941. Vea el apartado 13 de la Publicación 15. 10. Total de Impuestos después de los Ajustes Combine las cantidades que aparecen en las líneas 6 a 9 y anote el resultado en la línea 10. 11. Crédito Tributario sobre la Nómina de Pequeños Negocios Calificados por Aumentar las Actividades Investigativas Anote la cantidad del crédito de la línea 12 del Formulario 8974 o, si corresponde, de la línea 17. Si anota una cantidad en la línea 11, tiene que adjuntar el Formulario 8974. La revisión de diciembre de 2023 del Formulario 8974 indica que anote la cantidad de la línea 12 o, si corresponde, de la línea 17, en la línea 11a del Formulario 941. En vez de eso, la cantidad de la línea 12 del Formulario 8974, o si corresponde, la línea 17, debe ser anotada en la línea 11 del Formulario 941. 12. Total de Impuestos después de Considerar los Ajustes y Créditos No Reembolsables Reste la línea 11 de la línea 10 y anote el resultado en la línea 12. La cantidad anotada en la línea 12 no puede ser menos de cero. Si la cantidad de la línea 12 es menos de $2,500 y la línea 12 de la declaración trimestral anterior fue menos de $2,500 y no incurrió en una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre actual. Puede pagar la cantidad junto con el Formulario 941 o puede depositarla. Para evitar una multa, tiene que pagar cualquier cantidad que adeuda en su totalidad con una declaración presentada oportunamente o tiene que depositar cualquier cantidad que adeuda antes de la fecha de vencimiento de la declaración. Para más información sobre cómo pagar junto con una declaración presentada a tiempo, vea las instrucciones para la línea 14, más adelante. Si la cantidad de la línea 12 es $2,500 o más y la línea 12 de la declaración trimestral anterior fue de $2,500 o más, o si incurrió en una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre actual. Tiene que hacer los depósitos requeridos conforme a su itinerario de depósitos. La cantidad que aparece en la línea 12 tiene que ser igual a la “Obligación total para el trimestre” que aparece en la línea 16 del Formulario 941 o a la “Obligación total para el trimestre” que aparece en el Anexo B (Formulario 941). Para más información, vea las instrucciones para la línea 16, más adelante. Para más información y reglas sobre los depósitos del impuesto federal, vea Cómo Hacer los Depósitos de Sus Impuestos, anteriormente, y el apartado 11 de la Publicación 15. Si es depositante de itinerario bisemanal, tiene que completar el Anexo B (Formulario 941). Si no completa o envía el Anexo B (Formulario 941), el IRS le puede imponer multas basadas en toda la información que esté disponible. 13. Total de Depósitos para este Trimestre Anote sus depósitos para este trimestre, incluyendo toda cantidad pagada en exceso de un trimestre anterior que usted aplicó a esta declaración. Incluya también en esta cantidad toda cantidad pagada en exceso que usted aplicó proveniente de la presentación del Formulario 941-X, Formulario 941-X (PR) o Formulario 944-X en el trimestre actual. 14. Saldo Adeudado Si la cantidad de la línea 12 es mayor que la cantidad de la línea 13, anote la diferencia en la línea 14. De lo contrario, vea las instrucciones para la línea 15, más adelante. Nunca anote una cantidad en ambas líneas 14 y 15. No tiene que pagar si la cantidad de la línea 14 es menos de $1. Por lo general, tendrá un saldo adeudado únicamente si el total de sus impuestos después de ajustes y créditos no reembolsables (línea 12) para el trimestre actual o el trimestre anterior es menos de $2,500 y usted no incurrió en una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre actual. Sin embargo, vea el apartado 11 de la Publicación 15 para información sobre los pagos efectuados de acuerdo a la regla de la exactitud de los depósitos. Si se le requiere efectuar depósitos del impuesto federal, pague la cantidad indicada en la línea 14 mediante EFT. Si no se le requirió efectuar depósitos del impuesto federal (vea ¿Tiene que Depositar Sus Impuestos?, anteriormente) o si usted es un depositante de itinerario mensual que efectúa un pago de acuerdo a la regla de la exactitud de los depósitos, puede pagar la cantidad indicada en la línea 14 mediante EFT, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, cheque, giro o EFW. Para más información sobre las opciones de pago por medios electrónicos, acceda a IRS.gov/Pagos. Si paga mediante EFT, tarjeta de crédito o tarjeta de débito, presente su declaración del impuesto a la dirección en la cual se presentan las declaraciones enviadas “Sin un pago”, indicada bajo ¿Adónde Deberá Enviar la Declaración?, anteriormente, y no presente el Formulario 941-V, Comprobante de Pago. Si paga mediante cheque o giro, hágalo a la orden de “United States Treasury” (Tesoro de los Estados Unidos). Anote su EIN, “Formulario 941” y el período tributario (“1er trimestre de 2024”, “2do trimestre de 2024”, “3er trimestre de 2024” o “4to trimestre de 2024”) en su cheque o giro. Complete el Formulario 941-V y adjúntelo al Formulario 941. Si la línea 12 es $2,500 o más tanto en el Formulario 941 del trimestre anterior como en el Formulario 941 del trimestre actual, y ha depositado todas los impuestos cuando éstos se vencieron, el saldo adeudado en la línea 14 debe ser cero. Si a usted se le requiere hacer los depósitos y, en su lugar, paga los impuestos con el Formulario 941, puede estar sujeto a multas. Vea ¿Tiene que Depositar Sus Impuestos?, anteriormente. ¿Qué pasa si usted no puede pagar en su totalidad? Si no puede pagar la cantidad completa del impuesto que adeuda, puede solicitar un plan de pagos a plazos por Internet. Puede solicitar un plan de pagos a plazos por Internet si: No puede pagar la cantidad total que aparece en la línea 14, La cantidad total que adeuda es $25,000 o menos y Usted puede pagar la obligación en su totalidad dentro de 24 meses. Para solicitar un acuerdo de pago usando la Solicitud en Línea para un Plan de Pagos, acceda a IRS.gov/OPA y pulse sobre Español. Conforme a un plan de pagos a plazos, usted puede pagar la cantidad que adeuda en plazos mensuales. Hay ciertas condiciones que usted tiene que cumplir para establecer y mantener un plan de pagos a plazos, tales como pagar la obligación dentro de 24 meses, efectuar todos los depósitos requeridos y presentar oportunamente las declaraciones de impuestos durante el acuerdo. Si su plan de pagos a plazos se acepta, se le cobrará un cargo administrativo y estará sujeto a multas e intereses sobre la cantidad del impuesto que no ha sido pagado para la fecha de vencimiento de la declaración. 15. Impuesto Pagado en Exceso Si la cantidad de la línea 13 es mayor que la cantidad de la línea 12, anote la diferencia en la línea 15. Nunca anote una cantidad en ambas líneas 14 y 15. Si depositó más de la cantidad correcta para el trimestre, puede optar por que el IRS le reembolse la cantidad pagada en exceso o que ésta se le acredite a su próxima declaración. Marque solamente un recuadro en la línea 15. Si no marca ninguno de los recuadros, o si marca ambos recuadros, generalmente se le aplicará la cantidad pagada en exceso a su próxima declaración. Independientemente de los recuadros que usted marque o no marque en la línea 15, podemos aplicar dicha cantidad pagada en exceso a cualquier cuenta tributaria vencida (en mora) que aparezca en nuestros registros bajo su EIN. Si la cantidad de la línea 15 es menos de $1, le enviaremos un reembolso o se la aplicaremos a su próxima declaración de impuestos únicamente si lo solicita por escrito. Parte 2: Infórmenos sobre Su Itinerario de Depósitos y Obligación Tributaria para este Trimestre 16. Obligación Tributaria para el Trimestre Marque uno de los recuadros en la línea 16. Siga las instrucciones de cada recuadro para determinar si necesita anotar su obligación tributaria mensual en el Formulario 941 o su obligación tributaria diaria en el Anexo B (Formulario 941). Excepción de minimis (mínima). Si la cantidad de la línea 12 es menos de $2,500 o la línea 12 de la declaración trimestral anterior fue menos de $2,500 y usted no incurrió en una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre actual, marque el primer recuadro en la línea 16 y pase a la Parte 3. Si la excepción de minimis (mínima) le aplica basado en el trimestre anterior y la línea 12 del trimestre actual es $100,000 o más, tiene que proporcionar un registro de su responsabilidad sobre los impuestos federales. Si usted es un depositante de itinerario mensual, complete el itinerario de depósitos que se encuentra en la línea 16 del Formulario 941. Si usted es un depositante de itinerario bisemanal, adjunte el Anexo B (Formulario 941). Depositante de itinerario mensual. Si declaró $50,000 o menos por concepto de impuestos durante el período retroactivo, usted es depositante de itinerario mensual a menos que le corresponda la Regla de depositar $100,000 el próximo día que se explica en el apartado 11 de la Publicación 15. Marque el segundo recuadro en la línea 16 y anote su obligación tributaria para cada mes del trimestre. Anote su obligación tributaria en el mes correspondiente en las fechas en que pagó salarios a sus empleados, no la fecha en que la obligación de nómina se acumuló o los depósitos se efectuaron. Sume las cantidades para cada mes. Anote el resultado en el recuadro Obligación total para el trimestre. Tenga presente que su obligación tributaria total para el trimestre tiene que ser igual al total de los impuestos indicados en la línea 12. Si no es así, se podría considerar que sus depósitos y pagos no fueron hechos oportunamente. No cambie su obligación tributaria en la línea 16 por ajustes declarados en cualquier Formulario 941-X. Usted es depositante de itinerario mensual para el año natural si la cantidad de sus impuestos del Formulario 941 declarados para el período retroactivo es $50,000 o menos. El período retroactivo consta de los 4 trimestres consecutivos que terminan el 30 de junio del año anterior. Para 2024, el período retroactivo comienza el 1 de julio de 2022 y termina el 30 de junio de 2023. Vea el apartado 11 de la Publicación 15 para más detalles sobre las reglas de depósito. Si presentó el Formulario 944 en 2022 o en 2023, su período retroactivo es el año natural 2022. Las cantidades anotadas en la línea 16 son un resumen de su obligación tributaria mensual y no es un resumen o registro de los depósitos que efectuó. Si no declara correctamente sus obligaciones cuando se le requiere hacerlo o si es depositante de itinerario bisemanal y anota sus obligaciones en la línea 16 en lugar del Anexo B (Formulario 941), se le podría imponer una multa “promediada” FTD. Vea Multas relacionadas con los depósitos en el apartado 11 de la Publicación 15 para más información. Cómo declarar ajustes de las líneas 7 a 9 en la línea 16. Si su ajuste neto para algún mes es negativo y el mismo excede su obligación tributaria total para el mes, no anote una cantidad negativa para el mes. En vez de hacer eso, anote “-0-” para el mes y lleve la porción no usada del ajuste al mes siguiente. Depositante de itinerario bisemanal. Si declaró más de $50,000 por concepto de impuestos para el período retroactivo, usted es depositante de itinerario bisemanal. Marque el tercer recuadro en la línea 16. Tiene que completar el Anexo B (Formulario 941) y adjuntarlo al presentar el Formulario 941. No presente el Anexo B (Formulario 941) con su Formulario 941 si es depositante de itinerario mensual. No cambie su obligación tributaria en el Anexo B (Formulario 941) por ajustes declarados en cualquier Formulario 941-X. Ajuste de la obligación tributaria para el crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas (línea 11). Los depositantes de itinerario mensual y los depositantes de itinerario bisemanal tienen que tomar en cuenta el crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas (línea 11) cuando declaren su obligación tributaria en la línea 16 o en el Anexo B (Formulario 941). La obligación tributaria total para el trimestre tiene que ser igual a la cantidad declarada en la línea 12. Si no toma en cuenta el crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas en la línea 16 o en el Anexo B (Formulario 941), podrá causar que la línea 16 o el Anexo B (Formulario 941) se declare más que el total de la obligación tributaria declarada en la línea 12. No reduzca su obligación tributaria mensual declarada en la línea 16 ni su obligación tributaria diaria declarada en el Anexo B (Formulario 941) a una cantidad menor que cero. A partir del primer trimestre de 2023, el crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas se usa primero para reducir la parte correspondiente del empleador del impuesto del Seguro Social (hasta $250,000) para el trimestre y cualquier crédito restante se usa entonces para reducir la parte correspondiente del empleador del impuesto del Medicare para el trimestre hasta que alcance cero. Para completar la línea 16 o el Anexo B (Formulario 941), tome en cuenta el crédito tributario sobre la nómina contra los impuestos del Seguro Social correspondiente al empleador comenzando con el primer pago de nómina para el trimestre que incluye los pagos de salarios a sus empleados sujetos a los impuestos del Seguro Social hasta utilizar el máximo de $250,000 del crédito contra la parte correspondiente al empleador del impuesto del Seguro Social y, luego, tome en cuenta la cantidad restante de cualquier crédito tributario sobre la nómina contra la obligación de la parte correspondiente al empleador del impuesto del Medicare comenzando con el primer pago de nómina para el trimestre que incluye los pagos de salarios sujetos a los impuestos del Medicare a sus empleados. De acuerdo con las entradas en la línea 16 o en el Anexo B (Formulario 941), el crédito tributario sobre la nómina se debe tener en cuenta al hacer los depósitos de los impuestos sobre la nómina. Si permanece algún crédito tributario sobre la nómina al final del trimestre que no se ha utilizado completamente porque excede de $250,000 de la parte correspondiente al empleador del impuesto del Seguro Social y la parte correspondiente al empleador del impuesto del Medicare para el trimestre, el crédito en exceso puede ser transferido al siguiente trimestre y permitido como un crédito tributario sobre la nómina para el siguiente trimestre. El crédito tributario sobre la nómina no se puede utilizar como un crédito contra la retención del impuesto sobre los ingresos, la parte correspondiente al empleado del impuesto del Seguro Social o la parte correspondiente al empleado del impuesto del Medicare. Además, el crédito tributario sobre la nómina restante no puede aplicarse a años anteriores ni tomarse como un crédito contra salarios pagados de trimestres anteriores. Ejemplo. La Compañía Rosa es un empleador con un año natural tributario que presentó oportunamente su declaración de impuestos sobre los ingresos de 2023 el 15 de abril de 2024. La Compañía Rosa eligió tomar en el Formulario 6765 el crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas. El tercer trimestre de 2024 es el primer trimestre que comienza después de que la Compañía Rosa presentó la declaración de impuestos sobre los ingresos haciendo la elección del crédito tributario sobre la nómina. Por lo tanto, el crédito tributario sobre la nómina se aplica contra la parte de la Compañía Rosa del impuesto del Seguro Social (hasta $250,000) y del impuesto del Medicare sobre los salarios pagados a los empleados en el tercer trimestre de 2024. La Compañía Rosa es un depositante de itinerario bisemanal. La Compañía Rosa completa el Anexo B (Formulario 941) reduciendo la cantidad de la obligación tributaria anotada para el primer pago de nómina en el tercer trimestre de 2024 que incluye los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social por el menor de (1) su parte del impuesto del Seguro Social (hasta $250,000) sobre los salarios o (2) el crédito tributario sobre la nómina disponible. Si el crédito tributario sobre la nómina elegido es más que la parte de la Compañía Rosa del impuesto del Seguro Social en el primer pago de nómina del trimestre, el crédito tributario sobre la nómina en exceso se trasladaría a los pagos de nómina en el tercer trimestre hasta que sea utilizado contra los $250,000 de la parte de la Compañía Rosa del impuesto del Seguro Social para el trimestre. Si la cantidad del crédito tributario sobre la nómina excede la parte correspondiente de la Compañía Rosa del impuesto del Seguro Social (hasta $250,000) sobre los salarios pagados a sus empleados en el tercer trimestre, cualquier crédito restante se usa contra la parte correspondiente de la Compañía Rosa del impuesto del Medicare para el primer pago de nómina del trimestre y luego el exceso del crédito tributario sobre la nómina se trasladaría a los pagos sobre la nómina sucesivos en el tercer trimestre hasta que se utilice contra la parte correspondiente de la Compañía Rosa del impuesto del Medicare para el trimestre. Si la Compañía Rosa todavía tiene un crédito restante después de haber reducido su parte correspondiente del impuesto del Seguro Social (hasta $250,000) y del impuesto del Medicare para el tercer trimestre, la cantidad restante se tratará como un crédito tributario sobre la nómina contra la parte correspondiente del impuesto del Seguro Social ($250,000) y del impuesto del Medicare por los salarios pagados en el cuarto trimestre. Si la cantidad restante del crédito tributario sobre la nómina excedió la parte correspondiente a la Compañía Rosa del impuesto del Seguro Social (hasta $250,000) y del impuesto del Medicare sobre los salarios pagados en el cuarto trimestre, ésta podría ser trasladada y ser tratada como un crédito tributario sobre la nómina para el primer trimestre de 2025. Parte 3: Infórmenos sobre Su Negocio En la Parte 3, conteste sólo aquellas preguntas que le correspondan a su negocio. Si alguna pregunta no le corresponde, déjela en blanco y pase a la Parte 4. 17. Si se Ha Cerrado Su Negocio... Si cierra su negocio permanentemente o si ha dejado de pagar salarios, tiene que presentar una declaración final. Para informarle al IRS que un Formulario 941 es su declaración final, marque el recuadro de la línea 17 y anote la última fecha en la que pagó salarios en el espacio provisto. Para requisitos adicionales de la presentación, incluyendo información sobre cómo adjuntar una declaración escrita a su declaración final, vea Si se Cierra Su Negocio, anteriormente. 18. Si Es Empleador Estacional... Si contrata a empleados estacionales —por ejemplo, sólo para el verano o el invierno— marque el recuadro de la línea 18. El marcar el recuadro le indica al IRS que no debe esperar recibir cuatro Formularios 941 de usted durante el año porque no ha pagado salarios con regularidad. Por lo general, no le solicitaremos información sobre declaraciones no presentadas si al menos una declaración sujeta a impuestos se presenta cada año. Sin embargo, tiene que marcar el recuadro de la línea 18 en cada Formulario 941 que presente. De lo contrario, el IRS esperará que se presente una declaración para cada trimestre. Además, al completar el Formulario 941, asegúrese de marcar el recuadro de la parte superior de la declaración que corresponde al trimestre en que declara salarios. Parte 4: ¿Podemos Comunicarnos con Su Tercero Autorizado? Si desea autorizar a algún empleado suyo, a un preparador de impuestos remunerado o a otro individuo para que éste hable con el IRS sobre su Formulario 941, marque el recuadro “Sí” en la Parte 4. Anote el nombre, el número de teléfono y los cinco dígitos del número de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) del individuo específico con quien podamos hablar —no el nombre de la empresa que preparó su declaración de impuestos. La persona designada puede escoger cualesquier cinco dígitos para su PIN. Al marcar el recuadro “Sí”, usted autoriza al IRS para que hable con el tercero designado a fin de hacerle preguntas que surjan al tramitar su declaración de impuestos. Además, le permite a la persona designada que haga todo lo siguiente: Facilitarnos toda información no incluida en su declaración. Llamarnos para obtener información relacionada con la tramitación de su declaración. Responder a ciertas notificaciones del IRS que usted haya compartido con su tercero designado relacionadas con errores matemáticos y con la preparación de su declaración. El IRS no le enviará notificaciones a su tercero designado. Usted no le autoriza a su tercero designado a obligarle a ningún compromiso (por ejemplo, a pagar una obligación tributaria adicional), ni de otra manera representarlo a usted ante el IRS. Si desea ampliar la autorización de su tercero designado, vea la Publicación 947, Cómo Ejercer ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y el Poder Legal. La autorización para un tercero designado vencerá automáticamente en 1 año a partir de la fecha de vencimiento (sin tener en cuenta las prórrogas) para presentar su Formulario 941. Si usted o su tercero designado desea dar por finalizada la autorización, escriba a la oficina del IRS que provee servicio al área en donde usted está ubicado usando la dirección donde se envían las declaraciones “Sin un pago”, indicada bajo ¿Adónde Deberá Enviar la Declaración?, anteriormente. Parte 5: Firme Aquí (Funciones Aprobadas) Complete toda la información y firme el Formulario 941. Las siguientes personas están autorizadas a firmar la declaración, según cada clase de entidad comercial. • Empresa de un sólo dueño: El individuo que posee el negocio (el propietario o dueño). • Sociedad anónima (incluyendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC) que se trata como una sociedad anónima): El presidente, vicepresidente u otro funcionario principal que esté debidamente autorizado para firmar en nombre de dicha sociedad anónima. • Sociedad colectiva (incluyendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC) que se trata como una sociedad colectiva) u otra empresa no incorporada: Un socio, un miembro u otro funcionario responsable y debidamente autorizado que tenga conocimiento de todas las operaciones y asuntos de la entidad. • Compañía de responsabilidad limitada (LLC) de un solo socio que se trata como una entidad no considerada como separada de su dueño (disregarded entity) para propósitos de los impuestos federales sobre los ingresos: El dueño de la compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) u otro funcionario principal que esté debidamente autorizado a firmar en nombre de dicha entidad. • Fideicomiso o caudal hereditario: El fiduciario. El Formulario 941 puede ser firmado por un agente debidamente autorizado para representar al contribuyente si se ha presentado un poder legal válido ante el IRS. Método alternativo de firma. Los ejecutivos de la sociedad anónima o agentes debidamente autorizados pueden firmar el Formulario 941 por medio de un sello de goma, aparato mecánico o programa de computadora (software). Para más detalles y la documentación requerida, vea el Revenue Procedure 2005-39 (Procedimiento Administrativo Tributario 2005-39) que se encuentra en la página 82 del Internal Revenue Bulletin 2005-28 (Boletín de Impuestos Internos 2005-28), disponible en IRS.gov/irb/2005-28_IRB#RP-2005-39. Para Uso Exclusivo del Preparador Remunerado Un preparador remunerado tiene que firmar el Formulario 941 y proveer la información solicitada en la sección titulada Para Uso Exclusivo del Preparador Remunerado en la Parte 5 si le pagó al preparador por haber preparado el Formulario 941 y dicho preparador no es empleado de la entidad que presenta la declaración. Los preparadores remunerados tienen que firmar las declaraciones de papel de su puño y letra. El preparador tiene que entregarle una copia adicional de la declaración además de la declaración que en sí será presentada ante el IRS. Si usted es preparador remunerado, anote su número de identificación tributaria del preparador remunerado (PTIN, por sus siglas en inglés) en el espacio provisto. Incluya su dirección completa. Si trabaja para una firma o una empresa, anote el nombre y el EIN de la empresa. Puede solicitar un PTIN por Internet o presentando el Formulario W-12. Para obtener más información sobre cómo solicitar un PTIN por Internet, acceda a IRS.gov/PTIN. No puede usar su PTIN en lugar del EIN de la empresa que prepara la declaración. Por lo general, no complete esta sección si está preparando la declaración en su calidad de agente declarante y tiene un Formulario 8655 vigente y archivado con el IRS. Sin embargo, un agente declarante tiene que completar esta sección si dicho agente ofreció asesoría legal; por ejemplo, aconsejarle al cliente sobre cómo determinar si los trabajadores son empleados o contratistas independientes para propósitos de los impuestos federales. Cómo Obtener Formularios, Instrucciones y Publicaciones del IRS Puede ver, descargar o imprimir la mayoría de los formularios, instrucciones y publicaciones que pueda necesitar en IRS.gov/Forms. De lo contrario, acceda a IRS.gov/OrderForms y pulse sobre Español para hacer un pedido y recibir los formularios por correo. El IRS tramitará su orden para formularios y publicaciones lo más pronto posible. No vuelva a enviar solicitudes que ya nos haya enviado. Puede obtener formularios y publicaciones más rápido en línea. Instrucciones para el Formulario 941 - Avisos El Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites Solicitamos la información requerida en estos formularios para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de los impuestos de los Estados Unidos. A usted se le requiere a facilitar la información solicitada. La necesitamos para asegurarnos de que está cumpliendo con estas leyes y para permitirnos calcular y recaudar la cantidad correcta de impuestos. La sección 6011 requiere que usted proporcione la información solicitada si le corresponde el impuesto. La sección 6109 requiere que usted provea su número de identificación. Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario de impuesto sujeto a la Paperwork Reduction Act (Ley de Reducción de Trámites), a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o registros relacionados con un formulario o sus instrucciones tendrán que ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de toda ley de impuestos internos. Por lo general, las declaraciones de impuestos y toda información pertinente son confidenciales, tal como lo requiere la sección 6103. Sin embargo, la sección 6103 permite, o requiere, que el IRS divulgue o provea la información contenida en su declaración de impuestos a ciertas personas, tal como se estipula en el Código. Por ejemplo, podemos divulgar su información tributaria al Departamento de Justicia para casos de litigio civil y penal y a las ciudades, estados, el Distrito de Columbia y a los estados libres asociados con los Estados Unidos o territorios estadounidenses a fin de ayudarlos a aplicar sus leyes tributarias respectivas. Podemos también divulgar dicha información a otros países conforme a lo estipulado en un tratado tributario, a agencias del gobierno federal y estatal para hacer cumplir las leyes penales federales no tributarias o a agencias federales encargadas de hacer cumplir la ley y a agencias de inteligencia para combatir el terrorismo. Estimados de carga del contribuyente. Estos estimados incluyen a los formularios en la serie del Formulario 941, incluyendo los anexos; Formularios CT-1, CT-2, SS-8, W-2, W-3, 940, 945, 2032, 2678, 8027, 8027-T, 8453-EMP, 8850, 8879-EMP, 8922, 8952 y 8974, y sus anexos; y todos los formularios que los empleadores adjuntan a las declaraciones de impuestos relacionadas con el empleo y los comprobantes de salarios para los empleados correspondientes. La siguiente tabla muestra estimados de carga basados en los requisitos legales vigentes a partir del 15 de abril de 2023 para los empleadores que presentan formularios de declaración de impuestos sobre la nómina y formularios de declaración de salarios. El tiempo invertido y los gastos de bolsillo se presentan por separado. La carga de tiempo es el tiempo dedicado a cumplir con las responsabilidades de presentación de declaraciones de informes del empleador que incluyen mantenimiento de registros, preparación y presentación de formularios y preparación y suministro de comprobantes de salarios a empleados. Los gastos de bolsillo (“dinero”) incluyen todo costo incurrido para cumplir con las responsabilidades de la declaración de informes del empleador. La cantidad de los impuestos pagados no se incluye en la carga de declaración. La carga de tiempo y dinero que se informa a continuación incluye todos los formularios y anexos asociados, en todos los métodos de preparación para las declaraciones de impuestos e informes del empleador. Son promedios nacionales y no reflejan necesariamente una carga de información del empleador “típica”. La mayoría de los empleadores experimentan una carga inferior a la carga de tiempo promedio, con una carga que varía considerablemente por el número de Formularios W-2 que presenta el empleador. Por ejemplo, la carga de tiempo promedio estimada para un empleador que emite cuatro Formularios W-2 es de 63 horas (15.8 horas x 4) y $2,304 ($576 x 4). La carga promedia estimada para un empleador grande que emite 2,000 Formularios W-2 es 800 horas (2,000 x 0.4) y $28,000 (2,000 x $14). Tabla . Estimado Promedio de Carga de Tiempo Anual Tiempo Total (horas) Mantener los Registros (horas) Tiempo Invertido en Actividades de W-2 (horas) Todo el Resto del Tiempo (horas) Gastos de Bolsillo Total de Carga de Tiempo Monetiza-da* Declarantes con el Formulario 941 65 19 4 42 $2,710 $4,799 Declarantes con el Formulario 943 57 16 6 35 $935 $1,955 Declarantes con el Formulario 944 24 4 3 18 $368 $619 * Total de carga de tiempo monetizada = Horas monetizadas + Gastos de bolsillo. Tabla . Carga de Tiempo Promedio Anual por Empleado por el Número de Empleados (Recuento de Formularios W-2) Número de Empleados Tiempo Total (horas) Gastos de Bolsillo Total de Carga de Tiempo Monetizada* Todos 10.7 $404 $700 1 a 5 15.8 $576 $998 6 a 10 5.9 $264 $444 11 a 25 4.4 $190 $327 26 a 50 3.5 $126 $237 51 a 100 2.7 $97 $185 101 a 250 1.8 $90 $159 251 a 500 1.3 $70 $119 501 a 1,000 0.8 $48 $79 Más de 1,000 0.4 $14 $28 Declarantes con el Formulario 941 10.5 $408 $705 Declarantes con el Formulario 943 19.2 $269 $562 Declarantes con el Formulario 944 12 $198 $334 * Total de carga de tiempo monetizada = Horas monetizadas + Gastos de bolsillo. Comentarios. Si tiene comentarios acerca de la exactitud de estos estimados de tiempo o sugerencias que ayuden a que este formulario sea más sencillo, comuníquese con nosotros. Nos puede enviar comentarios desde el sitio web IRS.gov/FormComments. O puede enviar sus comentarios al Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave, NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envié el Formulario 941 a esta dirección. En vez de eso, vea ¿Adónde Deberá Enviar la Declaración?, anteriormente.
