Instrucciones para el Formulario 940 - Material Introductorio Acontecimientos Futuros Qué Hay de Nuevo Estado con reducción en el crédito. Nuevo Formulario 940 (sp) disponible en español para el año tributario 2023. Presentación electrónica de un Formulario 940 enmendado. Recordatorios Reembolsos por gastos de mudanza y por gastos de ida y vuelta al trabajo en bicicleta están sujetos al impuesto FUTA. Programa de certificación para las organizaciones de empleadores profesionales (PEO). Externalización de las obligaciones de nómina. Declarantes de Formularios 940 agregados. Si cambia el nombre legal de su negocio, la dirección de su negocio o la parte responsable. Los depósitos del impuesto federal tienen que efectuarse por transferencia electrónica de fondos (EFT). Presentación y pago por medios electrónicos. Retiro electrónico de fondos (EFW). Pagos con tarjetas de crédito o débito. Acuerdo de pago en línea. Entidades no consideradas como separadas de sus dueños y compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs). Información estatal sobre el desempleo. Fotografías de niños desaparecidos. Cómo se Puede Obtener Más Ayuda Instrucciones Generales ¿Cuál es el Propósito del Formulario 940? ¿Quién Tiene que Presentar el Formulario 940? Para los Empleadores de Empleados Domésticos... Para los Empleadores de Empleados Agropecuarios... Para los Gobiernos de las Tribus de Indios Estadounidenses... Para las Organizaciones Exentas de Impuestos... Para los Empleadores de Empleados del Gobierno Estatal o Local... ¿Cuándo Tiene que Presentar el Formulario 940? ¿Adónde Debe Enviar la Declaración? Crédito por Impuesto Estatal para el Desempleo Pagado a un Fondo Estatal para el Desempleo Crédito adicional. Crédito especial para empleadores sucesores. ¿Cuándo Tiene que Depositar Su Impuesto FUTA? Obligaciones para el cuarto trimestre. ¿Cómo Calcula Su Obligación Tributaria FUTA para Cada Trimestre? Determine Su Obligación Tributaria ¿Cómo Tiene que Depositar Su Impuesto FUTA? Tiene que Depositar Su Impuesto Opción de pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica. Puntualidad de los depósitos de los impuestos federales. ¿Cómo Puede Evitar el Pago de Multas e Intereses? ¿Puede Enmendar una Declaración? Cómo Completar Su Formulario 940 Siga las Pautas Siguientes para Completar Correctamente el Formulario Número de Identificación del Empleador (EIN), Nombre, Nombre Comercial y Dirección Anote la Información sobre Su Negocio en la Parte Superior de la Declaración Número de identificación del empleador ( Notifíquenos si Cambia el Nombre Legal de Su Negocio, la Dirección de Su Negocio o la Parte Responsable Cambio de nombre. Cambio de dirección o parte responsable. Clase de Declaración Enmendada. Empleador sucesor. Ningún pago hecho a los empleados en 2023. Final: Se cerró el negocio o dejó de pagar salarios. Entidades no consideradas como separadas de sus dueños. Instrucciones Específicas Parte 1: Infórmenos sobre Su Declaración 1. Si Tuvo que Pagar el Impuesto Estatal para el Desempleo... 1a. Un sólo estado. 1b. En más de un estado (usted es empleador en múltiples estados). 2. Si Pagó Salarios en un Estado Sujeto a la Reducción en el Crédito Parte 2: Determine Su Impuesto FUTA sin Considerar Ajustes 3. Total de Pagos Hechos a Todos Sus Empleados 4. Pagos Exentos del Impuesto 5. Total de Pagos Hechos a Cada Empleado en Exceso de $7,000 Si es un empleador sucesor... 6. Subtotal 7. Total de Salarios Sujetos al Impuesto FUTA 8. Total del Impuesto FUTA antes de Considerar los Ajustes Parte 3: Determine Sus Ajustes 9. Si el TOTAL de los Salarios Sujetos al Impuesto Si la línea 9 le corresponde a usted, entonces las líneas 10 y 11 no le corresponden. 10. Si ALGUNOS Salarios Sujetos al Impuesto FUTA que Pagó Fueron Excluidos del Impuesto Estatal para el Desempleo, o si Pagó Tarde ALGUNA PORCIÓN del Impuesto Estatal para el Desempleo... Antes de completar la hoja de trabajo, necesitará juntar la siguiente información: Para completar la línea 3 de la hoja de trabajo: Hoja de Trabajo—Línea 10 11. Si Corresponde la Reducción en el Crédito... Parte 4: Determine Su Impuesto FUTA y Saldo Adeudado o Cantidad Pagada en Exceso 12. Total de Su Impuesto 13. Impuesto FUTA Depositado para el Año 14. Saldo Adeudado ¿Qué pasa si usted no puede pagar en su totalidad? 15. Cantidad Pagada en Exceso Parte 5: Informe Su Obligación Tributaria para el Impuesto FUTA por Trimestre Sólo si la Cantidad de la Línea 12 es Mayor que $500 16. Informe Su Obligación Tributaria para el Impuesto FUTA por Cada Trimestre 16a. 16b. 16c. 16d. 17. Total de la Obligación Tributaria para el Año Parte 6: ¿Podemos Hablar con Su Tercero Autorizado? Parte 7: Firme Aquí (Funciones Aprobadas) TIENE que Completar Ambas Páginas del Formulario y FIRMARLO ¿Quién Tiene que Firmar el Formulario 940? Método alternativo de firma. Preparadores remunerados. Instrucciones para el Formulario 940 - Avisos Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites. Instrucciones para el Formulario 940 (2023) Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador del Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA) Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de otra manera. 2023 Instrucciones para el Formulario 940 - Material Introductorio Acontecimientos Futuros Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos relacionados con el Formulario 940 y sus instrucciones, como legislación promulgada después de que dichos documentos se hayan publicado, acceda a IRS.gov/Form940SP. Formularios, instrucciones y publicaciones en español. Para descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y publicaciones que están disponibles en español, acceda a IRS.gov/SpanishForms. Qué Hay de Nuevo Estado con reducción en el crédito. Un estado que no ha repagado dinero que pidió prestado al gobierno federal a fin de pagar beneficios para el desempleo se denomina un “estado con reducción en el crédito”. El Departamento del Trabajo de los EE. UU. determina cuáles estados se clasifican como estados con reducción en el crédito. Si un empleador paga salarios que están sujetos a las leyes de compensación por desempleo de un estado con reducción en el crédito, ese empleador tiene que pagar impuesto federal para el desempleo adicional al presentar su Formulario 940. Para el año 2023, hay estados con reducción en el crédito. Si ha pagado salarios que están sujetos a las leyes de compensación por desempleo de un estado con reducción en el crédito, su crédito contra el impuesto federal para el desempleo será reducido en base a la tasa de reducción del crédito para ese estado con reducción en el crédito. Use el Anexo A (Formulario 940) para calcular la reducción en el crédito. Para más información, vea las instrucciones del Anexo A (Formulario 940) o acceda a IRS.gov. Nuevo Formulario 940 (sp) disponible en español para el año tributario 2023. Todos los empleadores, incluyendo los empleadores de Puerto Rico y las Islas Vírgenes Estadounidenses, tienen la opción de presentar el nuevo Formulario 940 (sp) para el año tributario 2023. El Formulario 940-PR ya no está disponible para presentar para los años tributarios que comienzan después del 31 de diciembre de 2022. Presentación electrónica de un Formulario 940 enmendado. Comenzando en algún momento de 2024, el IRS espera que la presentación de un Formulario 940 enmendado esté disponible como parte de la Modernized e-File (Presentación electrónica modernizada o MeF, por sus siglas en inglés). Visite IRS.gov para más información sobre disponibilidad. Recordatorios Reembolsos por gastos de mudanza y por gastos de ida y vuelta al trabajo en bicicleta están sujetos al impuesto FUTA. La Tax Cuts and Jobs Act of 2017 (P.L. 115-97) (Ley de Reducción de Impuestos y Generación de Empleos de 2017 (Ley Pública 115-97)) suspende la exclusión de reembolsos por gastos de mudanza calificados del ingreso de su empleado conforme a la sección 132 y la deducción del ingreso de su empleado conforme a la sección 217, así como la exclusión de reembolsos por gastos calificados de ida y vuelta al trabajo en bicicleta del ingreso de su empleado conforme a la sección 132, para los años tributarios que comienzan después de 2017 y antes de 2026. Por lo tanto, los reembolsos por gastos de mudanza y por gastos calificados de ida y vuelta al trabajo en bicicleta no están exentos del impuesto FUTA durante este período. No incluya los reembolsos por gastos de mudanza o por gastos calificados de ida y vuelta al trabajo en bicicleta en la línea 4 del Formulario 940. Para más información sobre prestaciones suplementarias, vea la Publicación 15-B. Programa de certificación para las organizaciones de empleadores profesionales (PEO). La Stephen Beck, Jr., Achieving a Better Life Experience Act of 2014 (ABLE) (Ley Stephen Beck, Jr., Logro de una Mejor Calidad de Vida de 2014, o ABLE, por sus siglas en inglés) requiere del IRS establecer un programa de certificación voluntaria para las organizaciones de empleadores profesionales (PEO, por sus siglas en inglés). Las PEO se encargan de manejar varias responsabilidades administrativas de nómina y declaraciones de impuestos de sus clientes de negocios y, por lo general, se les paga una tarifa basada en los costos de la nómina. Para certificarse y mantener la certificación conforme al programa de certificación, las organizaciones de empleadores profesionales certificados (CPEO, por sus siglas en inglés) tienen que cumplir con varios requisitos descritos en las secciones 3511 y 7705 y las guías relacionadas que se han publicado. La certificación como una CPEO puede afectar las obligaciones de impuestos de nómina tanto de la CPEO como las de sus clientes. Por lo general, para propósitos de los impuestos sobre la nómina, una CPEO es tratada como el empleador de cualquier individuo que realiza servicios para un cliente de la CPEO y está cubierto por un contrato descrito en la sección 7705(e)(2) entre la CPEO y el cliente (contrato de la CPEO), pero sólo para los salarios y otra compensación pagados al individuo por la CPEO. Para certificarse como una CPEO, la organización tiene que hacer la solicitud por medio del IRS Online Registration System (Sistema de registro en línea del IRS). Para más información o solicitar para certificarse como una CPEO, acceda a IRS.gov/CPEO. Una CPEO es elegible para el crédito por impuesto estatal para el desempleo pagado a un fondo estatal para el desempleo por los salarios pagados a un empleado del sitio de trabajo (work site employee), ya sea que la CPEO o un cliente de la CPEO haya hecho la aportación. Además, a una CPEO se le permite el crédito adicional si a la CPEO se le permite, conforme a las leyes estatales, cobrar y remitir aportaciones al fondo estatal para el desempleo con respecto a un empleado del sitio de trabajo. Para más información sobre el crédito, vea Crédito por Impuesto Estatal para el Desempleo Pagado a un Fondo Estatal para el Desempleo, más adelante. Por lo general, las CPEO tienen que presentar electrónicamente el Formulario 940 y el Anexo R (Formulario 940), Allocation Schedule for Aggregate Form 940 Filers (Registro de asignación para los declarantes de Formularios 940 agregados). Para más información sobre el requisito de una CPEO de presentar electrónicamente, vea el Revenue Procedure 2023-18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023-18) que se encuentra en la página 605 del Internal Revenue Bulletin 2023-13 (Boletín de Impuestos Internos 2023-13), disponible en IRS.gov/irb/2023-13_IRB#REV-PROC-2023-18. Externalización de las obligaciones de nómina. Por lo general, como empleador, usted es responsable de asegurarse que las declaraciones de impuestos se presenten y que los depósitos y pagos se efectúen, aun si usted contrata los servicios de un tercero para hacerlo. Usted sigue siendo el responsable aun si el tercero no cumple con la acción requerida. Antes de elegir por externalizar cualquier parte de su nómina y las obligaciones relacionadas con los impuestos (es decir, retención, declaración y pago de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del fondo federal de desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés)) a un tercero pagador, tal como un proveedor de servicios de nómina o agente declarante, acceda a IRS.gov/OutsourcingPayrollDuties para información útil sobre este tema. Si una CPEO paga los salarios y otra compensación de cualquier individuo que realiza servicios para un cliente de la CPEO y los servicios están cubiertos por un contrato de la CPEO, entonces la CPEO es, por lo general, tratada como el empleador para propósitos de los impuestos sobre la nómina, pero sólo para salarios y otra compensación pagada al individuo por la CPEO. Sin embargo, con respecto a ciertos empleados cubiertos por un contrato de la CPEO, usted también puede ser tratado como un empleador de los empleados y, en consecuencia, también puede ser responsable de los impuestos federales sobre la nómina gravados sobre los salarios y otra compensación pagada por la CPEO a dichos empleados. Para más información sobre los diferentes tipos de arreglos de terceros pagadores, vea el apartado 16 en la Publicación 15. Declarantes de Formularios 940 agregados. Los agentes aprobados conforme a la sección 3504 y las CPEO tienen que completar el Anexo R (Formulario 940) al presentar un Formulario 940 agregado. Los Formularios 940 agregados son presentados por agentes de aquéllos quienes reciben servicios de cuidado en el hogar aprobados por el IRS conforme a la sección 3504. Para solicitar la aprobación para actuar como un agente para un empleador, el agente presenta ante el IRS el Formulario 2678, Employer/Payer Appointment of Agent (Designación del agente por parte del empleador/pagador), a menos que usted sea una agencia del gobierno estatal o local que actúa como agente conforme a los procedimientos especiales provistos en el Revenue Procedure 2013-39 (Procedimiento Administrativo Tributario 2013-39) que se encuentra en la página 830 del Internal Revenue Bulletin 2013-52 (Boletín de Impuestos Internos 2013-52), disponible en IRS.gov/irb/2013-52_IRB#RP-2013-39. Las CPEO aprobadas por el IRS conforme a la sección 7705 también presentan Formularios 940 agregados. Las CPEO presentan el Formulario 8973, Certified Professional Employer Organization/Customer Reporting Agreement (Organización de empleador profesional certificada/Acuerdo de presentación del cliente) para notificar al IRS que comenzaron o terminaron un contrato de servicio con un cliente. Por lo general, las CPEO tienen que presentar el Formulario 940 y el Anexo R (Formulario 940) electrónicamente. Para más información sobre el requisito de una CPEO de presentar electrónicamente, vea el Revenue Procedure 2023-18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023-18). Si cambia el nombre legal de su negocio, la dirección de su negocio o la parte responsable. Notifíquele al IRS inmediatamente si cambia el nombre legal de su negocio, la dirección de su negocio o la parte responsable. Escriba a la oficina del IRS en donde usted presenta sus declaraciones (utilizando la dirección “sin un pago” bajo ¿Adónde Debe Enviar la Declaración?, más adelante) para notificarle al IRS sobre todo cambio en el nombre de su negocio. Vea la Publicación 1635 para saber si necesita solicitar un número de identificación del empleador nuevo (EIN, por sus siglas en inglés). Complete y envíe por correo el Formulario 8822-B para notificarle al IRS sobre un cambio en la dirección del negocio o de la parte responsable. No envíe su Formulario 8822-B junto con su Formulario 940. Para la definición de “parte responsable”, vea las Instrucciones para el Formulario SS-4. Los depósitos del impuesto federal tienen que efectuarse por transferencia electrónica de fondos (EFT). Usted tiene que utilizar la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés) para depositar todo impuesto federal. Por lo general, una EFT se realiza mediante el Electronic Federal Tax Payment System (Sistema de pago electrónico del impuesto federal o EFTPS, por sus siglas en inglés). Si no desea utilizar el EFTPS, puede hacer arreglos para que su preparador profesional, institución financiera, servicio de nóminas u otro tercero de confianza haga los depósitos electrónicamente de parte de usted. También puede hacer arreglos para que su institución financiera inicie una transferencia electrónica realizada el mismo día de pago de parte de usted. El EFTPS es un servicio gratuito provisto por el Departamento del Tesoro. Podría verse obligado a pagar un cargo por los servicios de un preparador profesional de impuestos, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero. Para más información sobre cómo hacer depósitos de impuestos federales, vea el apartado 11 de la Publicación 15. Para obtener más información o para inscribirse en el EFTPS, acceda a EFTPS.gov o llame al 800-555-4477 o al 800-244-4829 (en español). Para comunicarse con el EFTPS utilizando los Telecommunications Relay Services (Servicios de retransmisión de telecomunicaciones o TRS, por sus siglas en inglés) para personas sordas, con dificultades auditivas o con impedimento del habla, marque el 711 y luego proporciónele al asistente del TRS el número 800-555-4477 indicado anteriormente o el 800-733-4829. Información adicional sobre el EFTPS también está disponible en la Publicación 966. Presentación y pago por medios electrónicos. Los negocios pueden disfrutar de los beneficios de presentar sus declaraciones de impuestos y pagar sus impuestos federales por medios electrónicos. No importa si depende de un preparador profesional o si usted mismo se ocupa de completar su declaración de impuestos, el IRS ofrece programas convenientes y seguros para facilitar la presentación y el pago de los impuestos. Pase menos tiempo preocupándose de los impuestos y más tiempo dedicándose a la operación de su negocio. Use el sistema e-file y el EFTPS, según le convenga: Para el sistema e-file, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile y pulse sobre Español para más información. Se le puede cobrar un cargo por presentar electrónicamente. Para el EFTPS, acceda a EFTPS.gov o llame a uno de los números proporcionados bajo Los depósitos del impuesto federal tienen que efectuarse por transferencia electrónica de fondos (EFT), anteriormente. Retiro electrónico de fondos (EFW). Si presenta el Formulario 940 electrónicamente, puede presentar mediante el sistema e-file y utilizar el electronic funds withdrawal (retiro electrónico de fondos o EFW, por sus siglas en inglés) para pagar el saldo adeudado en un solo paso usando programas de computadora (software) para la preparación de declaraciones o por medio de un preparador profesional de impuestos. Sin embargo, no use el EFW para efectuar los depósitos del impuesto federal. Para más información sobre el pago de impuestos por medio del EFW, acceda a IRS.gov/EFW y pulse sobre Español. Pagos con tarjetas de crédito o débito. Usted puede pagar la cantidad de su impuesto FUTA indicada en la línea 14 usando una tarjeta de crédito o débito. Su pago será procesado por un procesador de pagos quien cobrará un cargo por el servicio. No use ninguna tarjeta de crédito o débito para pagar impuestos federales que requieren ser depositados (vea ¿Cuándo Tiene que Depositar su Impuesto FUTA?, más adelante). Para más información sobre cómo se pagan los impuestos con tarjetas de crédito o débito, acceda a IRS.gov/PagueConTarjeta. Acuerdo de pago en línea. Usted puede que tenga derecho a solicitar un plan de pagos a plazos por Internet si no puede pagar la cantidad total del impuesto adeudado al presentar su declaración. Para más información, vea ¿Qué pasa si usted no puede pagar en su totalidad?, más adelante. Entidades no consideradas como separadas de sus dueños y compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs). Las entidades no consideradas como separadas de sus dueños (disregarded entities) que tienen un solo dueño y que cumplen los requisitos, incluyendo las compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs, por sus siglas en inglés) están requeridas a retener y a pagar los impuestos sobre la nómina y a presentar las declaraciones sobre la nómina usando el nombre y el EIN de la entidad no considerada como separada de su dueño. Para más información, vea Entidades no consideradas como separadas de sus dueños, más adelante. Información estatal sobre el desempleo. Cuando se registró como empleador en su estado, dicho estado le asignó un número de identificación para propósitos de la declaración estatal. Si no tiene una cuenta estatal para el desempleo ni se le ha asignado una tasa de experiencia, o si tiene alguna pregunta sobre su cuenta estatal, tiene que comunicarse con la agencia de desempleo de su estado. Para una lista de agencias estatales para el desempleo, acceda al sitio web del Departamento del Trabajo de los EE. UU. en oui.doleta.gov/unemploy/agencies.asp. Fotografías de niños desaparecidos. El IRS se enorgullece en colaborar con el National Center for Missing & Exploited Children® (Centro Nacional para Niños Desaparecidos y Explotados o NCMEC, por sus siglas en inglés). Fotografías de niños desaparecidos que han sido seleccionadas por el Centro pueden aparecer en estas instrucciones en páginas que, de lo contrario, estarían en blanco. Usted puede ayudar a que estos niños regresen a sus hogares si, al mirar sus fotografías, los puede identificar y llama al 1-800-THE-LOST (1-800-843-5678). Cómo se Puede Obtener Más Ayuda Si desea recibir más información sobre este formulario, vea la Publicación 15, acceda a IRS.gov/Espanol o llame a la Business and Specialty Tax Line (Línea de ayuda para los impuestos de negocios y los impuestos especiales) al 800-829-4933 o al 800-829-4059 (si es usuario del sistema TDD/TTY para personas que son sordas, tienen dificultades auditivas o tienen impedimentos del habla) de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., hora local (los residentes de Alaska y Hawaii siguen la hora del Pacífico; los empleadores en Puerto Rico reciben servicio de 8:00 a.m. a 8:00 p.m. hora local). Para una lista de los temas relacionados con los impuestos sobre la nómina, acceda a IRS.gov/EmploymentTaxes y pulse sobre Español. Puede pedir formularios, instrucciones y publicaciones en IRS.gov/OrderForms pulsando sobre Español. Instrucciones Generales ¿Cuál es el Propósito del Formulario 940? Estas instrucciones le dan información de trasfondo sobre el Formulario 940. Éstas le explican quién tiene que presentar el formulario, cómo completarlo línea por línea y cuándo y dónde presentarlo. Use el Formulario 940 para declarar anualmente su impuesto de la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal del Impuesto para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés). Junto con los sistemas estatales del impuesto para el desempleo, el impuesto FUTA provee fondos para el pago de compensación para el desempleo de los trabajadores que han perdido sus empleos. La mayoría de los empleadores pagan impuestos tanto federales como estatales para el desempleo. Únicamente los empleadores pagan el impuesto FUTA. No recaude ni deduzca el impuesto FUTA de los salarios de sus empleados. El impuesto FUTA se aplica a los primeros $7,000 que pague a cada empleado durante un año natural luego de restar todo pago exento del impuesto FUTA. ¿Quién Tiene que Presentar el Formulario 940? A excepción de lo que se indica a continuación, si contesta “Sí” a cualquiera de las siguientes preguntas, tiene que presentar el Formulario 940: ¿Pagó salarios de $1,500 o más a sus empleados en cualquier trimestre natural durante 2022 o 2023? ¿Tuvo uno o más empleados durante al menos alguna porción de un día en cualesquier 20 o más semanas distintas en 2022 o 20 o más semanas distintas en 2023? Incluya a todos sus empleados a tiempo completo, a jornada parcial y temporeros. Sin embargo, si su negocio es una sociedad colectiva (partnership), no incluya a los socios. Si vendió o transfirió su negocio durante el año, cada empleador que contestó “Sí” a por lo menos una de las preguntas anteriores tiene que presentar el Formulario 940. No obstante, no incluya ningún salario pagado por el empleador anterior en su Formulario 940, a menos que usted sea un empleador sucesor. Para más información, vea Empleador sucesor bajo Clase de Declaración, más adelante. Si no tiene que pagar el impuesto FUTA para 2023 porque no efectuó ningún pago a empleados en 2023, marque el recuadro c en la parte superior derecha del formulario. Luego, pase a la Parte 7, firme el formulario y preséntelo ante el IRS. Si no tendrá que presentar un Formulario 940 en el futuro porque se cerró su negocio o dejó de pagar salarios, marque el recuadro d en la parte superior derecha del formulario. Para más información, vea Final: Se cerró el negocio o dejó de pagar salarios bajo Clase de Declaración, más adelante. Para los Empleadores de Empleados Domésticos... Si es empleador de empleados domésticos, tiene que pagar el impuesto FUTA sobre los salarios que pagó a sus empleados domésticos únicamente si pagó salarios en efectivo de $1,000 o más durante cualquier trimestre natural en 2022 o 2023. Un empleado doméstico presta servicios de tipo doméstico en una: Residencia privada, Club local de una institución de enseñanza universitaria o Capítulo local de una fraternidad o hermandad femenina de una institución de enseñanza universitaria. Por regla general, los empleadores de empleados domésticos tienen que presentar el Anexo H (Formulario 1040) en lugar del Formulario 940. Sin embargo, si tiene otra clase de empleados además de empleados domésticos, puede elegir incluir los impuestos FUTA de sus empleados domésticos en el Formulario 940 en vez de presentarlos en el Anexo H (Formulario 1040). Si elige incluir sus empleados domésticos en su Formulario 940, usted también tiene que presentar el Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador; el Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios; o el Formulario 944, Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador, para declarar el impuesto del Seguro Social, del Medicare y cualquier impuesto federal sobre el ingreso retenido de sus empleados domésticos. Vea la Publicación 926 para más información. Para los Empleadores de Empleados Agropecuarios... Presente el Formulario 940 si contesta “Sí” a cualquiera de las preguntas a continuación: ¿Pagó $20,000 o más por concepto de salarios en efectivo a sus empleados agropecuarios durante cualquier trimestre natural en 2022 o 2023? ¿Empleó a 10 o más empleados agropecuarios (sin importar si fue al mismo tiempo) durante al menos una porción de un día durante cualesquier 20 o más semanas distintas de 2022 o durante cualesquier 20 o más semanas distintas de 2023? Incluya los sueldos pagados a los extranjeros admitidos a los Estados Unidos temporalmente para desempeñar labores agropecuarias (trabajadores con visa H-2A). Sin embargo, los sueldos pagados a “trabajadores con visa H-2A” no están sujetos al impuesto FUTA. Vea la Publicación 51 para más información. Para los Gobiernos de las Tribus de Indios Estadounidenses... Los servicios provistos por empleados de un empleador reconocido federalmente como una tribu de indios estadounidenses (incluyendo cualquiera de sus subdivisiones, subsidiarios o negocio establecido propiedad de la tribu) son exentos del impuesto FUTA y no se requiere el Formulario 940. Sin embargo, la tribu tiene que haber participado en el sistema estatal de desempleo por el año completo y estar en cumplimiento con la ley estatal de desempleo. Para más información, vea la sección 3309(d). Para las Organizaciones Exentas de Impuestos... Las organizaciones religiosas, educativas, científicas, caritativas y otras organizaciones que se describen en la sección 501(c)(3) y exentas de pagar impuestos conforme a la sección 501(a) generalmente no están sujetas a pagar el impuesto FUTA. Sin embargo, una organización conforme a la sección 501(c)(3) está sujeta al impuesto FUTA cuando paga salarios a empleados en nombre de otros (por ejemplo, una organización conforme a la sección 501(c)(3) que paga salarios a empleados de una organización relacionada que no se encuentra bajo la sección 501(c)(3), una organización conforme a la sección 501(c)(3) que es un agente conforme a la sección 3504, una organización conforme a la sección 501(c)(3) que es un pagador común, etc.). Para los Empleadores de Empleados del Gobierno Estatal o Local... Los servicios prestados por los empleados de un gobierno estatal o de una subdivisión política o instrumentalidad del estado están exentos al impuesto FUTA y no se requiere el Formulario 940. ¿Cuándo Tiene que Presentar el Formulario 940? La fecha de vencimiento para presentar el Formulario 940 de 2023 es el 31 de enero de 2024. Sin embargo, si depositó todos sus impuestos FUTA cuando vencían, podrá presentar el Formulario 940 para el 12 de febrero de 2024. Si recibimos el Formulario 940 después de la fecha de vencimiento, trataremos el Formulario 940 como presentado a tiempo si el sobre que contiene el Formulario 940 está debidamente rotulado, tiene suficiente franqueo y el matasellos del Servicio Postal de los EE. UU. está fechado a más tardar en la fecha de vencimiento, o si se envió por medio de un servicio de entrega privado (PDS, por sus siglas en inglés) aprobado por el IRS a más tardar en la fecha de vencimiento. Si no sigue estas pautas, generalmente consideramos que el Formulario 940 fue presentado en la fecha en que de hecho se recibió. Para más información sobre los PDS, vea ¿Adónde Debe Enviar la Declaración?, más adelante. Si la fecha de vencimiento para presentar su declaración es un sábado, domingo o día de fiesta oficial, podrá presentar su declaración el próximo día laborable. ¿Adónde Debe Enviar la Declaración? Lo exhortamos a presentar el Formulario 940 electrónicamente. Acceda a IRS.gov/EmploymentEfile y pulse sobre Español para información sobre cómo presentar por medios electrónicos. Si usted presenta una declaración en papel, la dirección a la cual enviará su declaración depende de si se incluye un pago con su Formulario 940. Envíe su declaración por correo a la dirección que aparece para su ubicación en la tabla a continuación. Los servicios de entrega privados (PDS) no pueden entregar correspondencia a los apartados postales. Tiene que usar el Servicio Postal de los EE. UU. si envía correspondencia a una dirección que contiene un apartado postal. Acceda a IRS.gov/PDS para una lista actualizada de los PDS aprobados por el IRS. Para las direcciones de envío del IRS a utilizar si usa un servicio de entrega privado designado por el IRS, acceda a IRS.gov/PDSstreetAddresses. Una vez se encuentre en el sitio web, escoja la dirección postal que se encuentra en el mismo estado que la dirección a donde usted hubiese tenido que enviar la declaración presentada “sin un pago”, según provista en la tabla a continuación. Tabla . Direcciones Postales para el Formulario 940 Si está en... Sin un pago... Con un pago... Connecticut, Delaware, District of Columbia, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Tennessee, Vermont, Virginia, West Virginia, Wisconsin Department of the Treasury Internal Revenue Service Kansas City, MO 64999-0046 Internal Revenue Service P.O. Box 806531 Cincinnati, OH 45280-6531 Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Florida, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, New Mexico, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Dakota, Texas, Utah, Washington, Wyoming Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0046 Internal Revenue Service P.O. Box 932000 Louisville, KY 40293-2000 Puerto Rico, U.S. Virgin Islands Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409 Internal Revenue Service P.O. Box 932000 Louisville, KY 40293-2000 Si la localidad de su residencia legal, lugar principal de negocio, oficina o agencia no está listado Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409 Internal Revenue Service P.O. Box 932000 Louisville, KY 40293-2000 EXCEPCIÓN para una organización exenta de impuestos; entidad gubernamental federal, estatal y local; entidad gubernamental de tribu indígena estadounidense, sin tener en cuenta su ubicación... Department of the Treasury Internal Revenue Service Ogden, UT 84201-0046 Internal Revenue Service P.O. Box 932000 Louisville, KY 40293-2000 La dirección en la cual presenta su declaración puede ser distinta de la dirección en la cual presentaba su declaración del impuesto sobre la nómina en años anteriores. Crédito por Impuesto Estatal para el Desempleo Pagado a un Fondo Estatal para el Desempleo Por lo general, usted puede reclamar un crédito por cantidades pagadas a un fondo estatal para el desempleo (incluyendo el Distrito de Columbia, Puerto Rico y las Islas Vírgenes Estadounidenses) a más tardar el 31 de enero de 2024 (o el 12 de febrero de 2024, si ésta es su fecha de vencimiento para presentar el Formulario 940). Su impuesto FUTA podría ser mayor si no paga el impuesto estatal para el desempleo a su debido tiempo, a más tardar el 31 de enero de 2024 (o el 12 de febrero de 2024, si ésta es su fecha de vencimiento para presentar el Formulario 940). Esto es cierto independientemente de si la ley estatal difiere el pago de los impuestos adeudados hasta después de esta fecha. Vea las instrucciones para la línea 10 si no pagó la totalidad de su impuesto estatal para el desempleo a más tardar en la fecha de vencimiento para presentar el Formulario 940. Por los salarios pagados a un empleado del sitio de trabajo, una CPEO es elegible para el crédito ya sea que la CPEO o un cliente de la CPEO haya hecho la aportación con respeto a un empleado del sitio de trabajo. Los impuestos hechos a un fondo estatal para el desempleo a veces se denominan aportaciones. Estas aportaciones son pagos que un estado requiere que haga un empleador a su fondo para el desempleo a fin de pagar compensación por desempleo. En estas aportaciones no se incluyen: Todo pago deducido o deducible de la paga de un empleado; Multas, intereses o impuestos administrativos especiales; ni Aportaciones voluntarias que usted hizo para obtener una tasa de experiencia estatal asignada inferior. Crédito adicional. Puede recibir un crédito adicional si tiene una tasa de experiencia estatal inferior al 5.4% (0.054). Esto aplica aun cuando la tasa varíe durante el año. Este crédito adicional es la diferencia entre sus impuestos estatales para el desempleo pagados realmente y la cantidad que usted habría sido requerido a pagar del 5.4%. A la CPEO se le permite el crédito adicional por los salarios pagados a un empleado del sitio de trabajo si a la CPEO se le permite, conforme a las leyes estatales, cobrar y remitir las aportaciones al fondo estatal para el desempleo con respecto a un empleado del sitio de trabajo. Crédito especial para empleadores sucesores. Usted puede tener derecho a un crédito basado en la cantidad de impuestos estatales para el desempleo que pagó el empleador anterior. Puede reclamar este crédito si es un empleador sucesor que adquirió un negocio en 2023 de un empleador anterior que no se consideraba empleador para propósitos del impuesto FUTA y, por lo tanto, no estuvo obligado a presentar el Formulario 940 para 2023. Vea la sección 3302(e). Puede incluir en la Hoja de Trabajo—Línea 10, las cantidades pagadas por el empleador anterior como si usted hubiese pagado dichas cantidades. Para más información sobre los empleadores sucesores, vea Empleador sucesor bajo Clase de Declaración, más adelante. Si el empleador anterior estuvo requerido a presentar el Formulario 940, vea las instrucciones para la línea 5. ¿Cuándo Tiene que Depositar Su Impuesto FUTA? Aunque el Formulario 940 abarca un año natural, quizás tendrá que depositar su impuesto FUTA antes de presentar su declaración. Si su impuesto FUTA excede de $500 para un año natural, tiene que depositar al menos un pago trimestral de impuesto. Tiene que determinar cuándo tiene que depositar su impuesto, basado en la cantidad de su obligación tributaria para un trimestre. Si su impuesto FUTA es de $500 o menos durante un trimestre, transfiéralo al siguiente trimestre. Siga transfiriendo su obligación tributaria hasta que se acumule una cantidad de impuesto por pagar de más de $500. En ese momento, tiene que depositar su impuesto para el trimestre. Deposite su impuesto FUTA a más tardar el último día del mes después de terminar el trimestre. Si su impuesto FUTA es de $500 o menos durante el próximo trimestre, no está obligado a depositarlo nuevamente hasta que la cantidad acumulada sea mayor que $500. Obligaciones para el cuarto trimestre. Si su impuesto FUTA para el cuarto trimestre (más toda cantidad no depositada de los trimestres anteriores) excede de $500, deposite la cantidad total a más tardar el 31 de enero de 2024. Si es de $500 o menos, puede optar por depositarla o pagarla al presentar su Formulario 940 para el 31 de enero de 2024. En años cuando hay estados con una reducción en el crédito, usted tiene que incluir toda obligación resultante de una reducción en el crédito junto con su depósito para el cuarto trimestre. Tabla . Cuándo Depositar el Impuesto FUTA Si el impuesto FUTA sin depositar es más de $500 el...* Deposítela a más tardar el... 31 de marzo 30 de abril 30 de junio 31 de julio 30 de septiembre 31 de octubre 31 de diciembre 31 de enero * Vea también las instrucciones para la línea 16. Si cualquier fecha de vencimiento para hacer un depósito es un sábado, domingo o día de fiesta oficial, puede hacer el depósito durante el próximo día laborable. Vea Puntualidad de los depósitos de los impuestos federales, más adelante. ¿Cómo Calcula Su Obligación Tributaria FUTA para Cada Trimestre? Usted adeuda el impuesto FUTA sobre los primeros $7,000 de salarios que le paga a cada empleado durante un año natural después de restar los pagos exentos del impuesto FUTA. La tasa del impuesto FUTA es el 6.0% (0.060) para el año 2023. La mayoría de los empleadores reciben un crédito máximo de hasta el 5.4% (0.054) contra dicho impuesto FUTA. Cada trimestre, tiene que calcular qué porción de los primeros $7,000 de los salarios anuales de cada empleado fue pagada por usted durante ese trimestre. Determine Su Obligación Tributaria Antes de que pueda calcular la cantidad de su depósito, calcule su obligación tributaria FUTA para el trimestre. Para calcular su obligación tributaria, sume los primeros $7,000 de los salarios anuales de cada uno de sus empleados que usted pagó durante el trimestre por los salarios sujetos al impuesto FUTA y multiplique la cantidad por 0.006. Las tasas tributarias están basadas en el crédito máximo que usted pueda tener contra sus impuestos FUTA. Tiene derecho al crédito máximo si pagó el impuesto estatal para el desempleo en su totalidad para la fecha de vencimiento para presentar su Formulario 940 o si no estuvo requerido a pagar el impuesto estatal para el desempleo durante un año natural debido a su tasa de experiencia estatal. Ejemplo. Durante el primer trimestre, usted tuvo tres empleados: María Gil, Jorge Torres y Juana Matos. Usted le pagó $11,000 a María, $2,000 a Jorge y $4,000 a Juana. Ninguno de los pagos hechos estaban exentos del impuesto FUTA. Tabla . Para determinar su obligación para el primer trimestre, sume los primeros $7,000 de los salarios de cada uno de los empleados sujetos al impuesto FUTA: $7,000 Los salarios de María sujetos al impuesto FUTA 2,000 Los salarios de Jorge sujetos al impuesto FUTA + 4,000 Los salarios de Juana sujetos al impuesto FUTA $13,000 Total de salarios sujetos al impuesto FUTA para el primer trimestre $13,000 Total de salarios sujetos al impuesto FUTA para el primer trimestre x 0.006 Tasa del impuesto (basada en el crédito _____ máximo del 5.4%) $78 Total de su obligación para el primer trimestre En este ejemplo, no tiene que hacer un depósito porque su obligación para el primer trimestre es $500 o menos. Sin embargo, tiene que transferir esta obligación al segundo trimestre. Si algún salario sujeto al impuesto FUTA no está sujeto al impuesto estatal para el desempleo, puede estar sujeto al impuesto FUTA a la tasa máxima del 6.0%. Por ejemplo, en ciertos estados, los salarios pagados a los ejecutivos de una sociedad anónima, ciertos pagos de compensación por enfermedad hechos por sindicatos y ciertas prestaciones suplementarias son excluidos del impuesto estatal para el desempleo. Ejemplo. María Gil y Jorge Torres son ejecutivos de una sociedad anónima cuyos salarios son excluidos del impuesto estatal para el desempleo en su estado. Los salarios de Juana Matos no se excluyen del impuesto estatal para el desempleo. Durante el primer trimestre, usted le pagó $11,000 a María, $2,000 a Jorge y $4,000 a Juana. $9,000 Total de salarios sujetos al impuesto FUTA de María y Jorge para el primer trimestre x 0.060 Tasa del impuesto $540 Su obligación total para el primer trimestre para María y Jorge $4,000 Total de salarios sujetos al impuesto estatal para el desempleo x 0.006 Tasa del impuesto (basada en el crédito _____ máximo del 5.4%) $24 Su obligación total para el primer trimestre para Juana $540 Su obligación total para el primer trimestre para María y Jorge + 24 Su obligación total para el primer trimestre _____ para Juana $564 Su obligación total para el primer trimestre para María, Jorge y Juana En este ejemplo, tiene que depositar los $564 a más tardar el 30 de abril porque su obligación para el primer trimestre es más de $500. ¿Cómo Tiene que Depositar Su Impuesto FUTA? Tiene que Depositar Su Impuesto FUTA Usando la Transferencia Electrónica de Fondos (EFT) Usted tiene que utilizar la EFT para hacer todos los depósitos de impuestos federales. Por lo general, una EFT se realiza mediante el EFTPS. Si usted no desea utilizar el EFTPS, puede hacer arreglos para que su preparador profesional, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero de confianza le haga los depósitos electrónicamente de parte de usted. También puede hacer arreglos para que su institución financiera inicie una transferencia electrónica realizada el mismo día de pago de parte de usted. El EFTPS es un servicio gratuito provisto por el Departamento del Tesoro. Podría verse obligado a pagar un cargo por los servicios de un preparador profesional de impuestos, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero. Para más información sobre cómo hacer depósitos de los impuestos federales, vea la Publicación 966. Para obtener información o para inscribirse en el EFTPS, acceda a EFTPS.gov, o llame a uno de los números proporcionados bajo Los depósitos del impuesto federal tienen que efectuarse por transferencia electrónica de fondos (EFT), anteriormente. Si tiene un negocio nuevo, el IRS de antemano lo inscribirá automáticamente en el EFTPS cuando solicite un EIN. Siga las instrucciones de su paquete de EIN para activar su inscripción. Para que un depósito efectuado por medio del EFTPS se considere hecho a su debido tiempo, tiene que transmitir el depósito a más tardar a las 8 p.m. horario del Este de los Estados Unidos el día anterior a la fecha de vencimiento para efectuar el depósito. Opción de pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica. Si no transmite una transacción de depósito en el EFTPS para las 8:00 p.m. horario del Este de los Estados Unidos el día anterior a la fecha de vencimiento para efectuar un depósito, todavía puede efectuar a tiempo su depósito por medio del Federal Tax Collection Service (Servicio de recaudación del impuesto federal o FTCS, por sus siglas en inglés) para efectuar un pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica. Para utilizar el método de pago efectuado el mismo día, tendrá que hacer los trámites con su institución financiera con anticipación. Por favor, consulte con su institución financiera con respecto a la disponibilidad, los plazos y el costo. Su institución financiera puede cobrar un cargo por los pagos efectuados de esta manera. Para obtener más detalles sobre la información que le necesita proveer a su institución financiera para efectuar un pago electrónico el mismo día, acceda a IRS.gov/SameDayWire y pulse sobre Español. Puntualidad de los depósitos de los impuestos federales. Si se requiere que efectúe un depósito en un día que no es un día laborable, se considera que dicho depósito se hace a tiempo si se hace para el cierre de operaciones comerciales del siguiente día laborable. Un día laborable es todo día que no sea sábado, domingo o día de fiesta oficial. El término “día de fiesta oficial” para propósitos de efectuar los depósitos incluye sólo los días de fiesta oficiales en el Distrito de Columbia. Dichos días de fiesta oficiales se indican en el apartado 11 de la Publicación 15. ¿Cómo Puede Evitar el Pago de Multas e Intereses? Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo indicado a continuación: Deposita y paga su impuesto a su debido tiempo. Presenta su Formulario 940 debidamente completado y correcto dentro del plazo para su presentación. Adjunta el Anexo R (Formulario 940), de ser requerido. Asegura que sus pagos de impuesto sean honrados por su institución financiera. Se cobran multas e intereses sobre los impuestos pagados fuera de plazo y sobre las declaraciones presentadas fuera de plazo a una tasa fijada conforme a la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Publicación 15 para más detalles. Use el Formulario 843 para solicitar una reducción de las multas e intereses que le han sido tasados. No solicite la reducción de multas ni intereses que le han sido tasados en el Formulario 940. Si recibe una notificación de multas después de que haya presentado su declaración, responda a la notificación con una explicación y determinaremos si cumple el criterio de lo que se considera ser causas razonables. No adjunte una explicación al presentar su Formulario 940. ¿Puede Enmendar una Declaración? Comenzando en algún momento de 2024, el IRS espera que la presentación de un Formulario 940 enmendado esté disponible como parte de la MeF. Visite IRS.gov para más información de disponibilidad. Use un Formulario 940 de 2023 para enmendar una declaración que había presentado anteriormente para 2023. Si desea enmendar una declaración de un año anterior, use la versión del Formulario 940 para tal año. Siga los pasos a continuación para enmendar su declaración: Use una declaración impresa en papel para enmendar un Formulario 940, aun si el Formulario 940 fue presentado electrónicamente, hasta que esté disponible la presentación del Formulario 940 enmendado. Marque el recuadro a (“Enmendada”) en la parte superior derecha de la página 1 del Formulario 940. Complete todas las cantidades que debieron haberse incluido en la declaración original. Firme la declaración. Adjunte una explicación, incluyendo un documento adjunto en MeF si está presentando la enmienda electrónicamente, de por qué desea enmendar su declaración. Por ejemplo, infórmenos si desea presentar para reclamar un crédito por el impuesto pagado a su fondo estatal para el desempleo después de la fecha de vencimiento para presentar el Formulario 940. A menos que presente la declaración enmendada electrónicamente, presente la declaración enmendada utilizando la dirección a la que se envían las declaraciones “sin un pago” (aun si está incluyendo un pago) bajo ¿Adónde Debe Enviar la Declaración?, anteriormente. Si presenta una declaración enmendada para un Formulario 940 agregado, asegúrese de adjuntar el Anexo R (Formulario 940). Complete el Anexo R (Formulario 940) sólo para empleadores que tienen ajustes en el Formulario 940 enmendado. Cómo Completar Su Formulario 940 Siga las Pautas Siguientes para Completar Correctamente el Formulario Anote sus partidas en el Formulario 940 siguiendo las pautas a continuación para permitirnos leer y tramitar su declaración con exactitud: Asegúrese de incluir su nombre comercial y el EIN en cada página del formulario y todo anexo pertinente. Si escribe a máquina o usa una computadora para completar su declaración, use letra de imprenta de fuente Courier de 12 puntos (si es posible) para cada anotación. Formularios en formato de documento portátil (PDF, por sus siglas en inglés) en IRS.gov tienen campos editables con especificaciones de fuentes aceptables. Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas es opcional. Anote las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que está impreso y los centavos a la derecha del punto. Puede elegir redondear las cifras a dólares enteros, en lugar de declarar los centavos en su declaración. Si de hecho decide redondear a dólares completos (enteros), tendrá que redondear todas las cantidades. Si la cifra es de $0.49 o menos, elimine los centavos y no sume nada a la porción de la cantidad en dólares. Si la cifra es entre $0.50 y $0.99, auméntela al siguiente dólar entero y elimine los centavos. Por ejemplo, $1.49 sería $1.00 y $2.50 sería $3.00. Si usa dos o más cifras para calcular la cantidad por anotar en una línea de su declaración, incluya los centavos cuando sume las cantidades y redondee sólo el resultado. Deje en blanco todo espacio para anotar datos que tengan un valor de cero. Número de Identificación del Empleador (EIN), Nombre, Nombre Comercial y Dirección Anote la Información sobre Su Negocio en la Parte Superior de la Declaración Anote su EIN, nombre y dirección en los espacios provistos. Tiene que anotar su nombre y el EIN aquí y también en la parte superior de la segunda página. Anote el nombre legal que utilizó al solicitar su EIN en el Formulario SS-4. Por ejemplo, si es dueño único de su negocio, anotará “Roberto Herrera” en la línea que dice “Nombre” (el nombre legal del negocio, no el nombre comercial) y “Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial”. Deje en blanco la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al “Nombre” legal del negocio. Si le paga a un preparador de impuestos profesional para que éste le llene el Formulario 940, asegúrese que dicha persona use el nombre y el EIN del negocio de usted exactamente como apareció cuando usted solicitó su EIN. Número de identificación del empleador (EIN). Para asegurar que los negocios cumplan con las leyes federales tributarias, el IRS se ocupa de controlar la presentación de declaraciones y los pagos de los impuestos mediante el uso de un sistema de números para identificar a los contribuyentes. El EIN es un número singular que consta de nueve dígitos que el IRS les expide a todas las sociedades anónimas, sociedades colectivas y a algunas empresas de un solo dueño. Todo negocio que necesite obtener un EIN tiene que solicitar este número y anotarlo en toda declaración, pago o informe de impuestos mientras siga en operación. Su negocio deberá tener solamente un EIN. Si tiene más de un número y no está seguro del número que debe usar, escriba a la oficina del IRS en donde usted presenta sus declaraciones (utilizando la dirección “sin un pago” bajo ¿Adónde Debe Enviar la Declaración?, anteriormente) o llame al 800-829-4933 (llamada libre de cargos). Si usted está fuera de los Estados Unidos, llame al 267-941-1000 (llamada con cargo). Si no tiene un EIN, puede solicitar uno en línea. Acceda a IRS.gov/EIN y pulse sobre Español. También puede solicitar un EIN enviando el Formulario SS-4 o SS-4 (sp) al IRS por fax o por correo. Si el lugar principal de negocio fue creado u organizado fuera de los Estados Unidos o sus territorios, también puede solicitar un EIN llamando al 267-941-1099 (llamada con cargo). Si no ha recibido su EIN para la fecha de vencimiento para presentar el Formulario 940, anote “Applied For” (Solicitado) y la fecha de su solicitud en el espacio correspondiente al EIN. Si usted presenta su declaración por medios electrónicos, se requiere tener un EIN válido en el momento en que se presenta la declaración. Si no provee un EIN válido, la declaración no será tramitada. Esta acción puede resultar en multas. Asegúrese siempre que el EIN que aparece en el formulario que presenta sea exactamente igual al EIN que el IRS le asignó a su negocio. No use su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) ni su número de identificación personal del contribuyente del IRS (ITIN, por sus siglas en inglés) en ningún formulario que pida un EIN. La presentación de un Formulario 940 con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a otro negocio puede resultar en multas y demoras en la tramitación de su declaración. Notifíquenos si Cambia el Nombre Legal de Su Negocio, la Dirección de Su Negocio o la Parte Responsable Notifíquele al IRS inmediatamente si cambia el nombre legal de su negocio, la dirección de su negocio o la parte responsable. Cambio de nombre. Escriba a la oficina del IRS en donde usted presentó su declaración (utilizando la dirección “sin un pago” bajo ¿Adónde Debe Enviar la Declaración?, anteriormente) para notificarle al IRS sobre todo cambio en el nombre. Vea la Publicación 1635 para saber si también necesita solicitar un EIN nuevo. Cambio de dirección o parte responsable. Complete y envíe por correo el Formulario 8822-B para notificarle al IRS sobre un cambio en la dirección o parte responsable. No envíe su Formulario 8822-B junto con su Formulario 940. Si desea ver la definición de “parte responsable”, vea las Instrucciones para el Formulario SS-4. Clase de Declaración Repase el encasillado que está en la parte superior derecha del formulario. Si cualquiera de las líneas le corresponde a usted, marque el recuadro apropiado para decirnos la clase de declaración que está presentando. Puede marcar más de un recuadro. Enmendada. Si ésta es una declaración enmendada que presenta para corregir una declaración que presentó anteriormente, marque el recuadro a. Empleador sucesor. Marque el recuadro b si es un empleador sucesor y: Está declarando salarios pagados antes de que usted adquiriera el negocio por un empleador anterior a quien se le obligaba presentar el Formulario 940 porque el empleador anterior era un empleador para propósitos del impuesto FUTA o Está reclamando un crédito especial por el impuesto estatal de desempleo pagado antes de que usted adquiriera el negocio por un empleador anterior a quien no se le obligaba presentar el Formulario 940 porque el empleador anterior no era un empleador para propósitos del impuesto FUTA. Un empleador sucesor es un empleador que: Adquiere casi toda la propiedad usada en un oficio, profesión o negocio de otra persona (un empleador anterior) o usada en una unidad separada de un oficio o negocio de un empleador anterior; y Emplea inmediatamente después de la adquisición a uno o más empleados que fueron empleados del empleador anterior. Ningún pago hecho a los empleados en 2023. Si no adeuda el impuesto FUTA para 2023 porque no hizo ningún pago a sus empleados en 2023, marque el recuadro c. Luego, pase directamente a la Parte 7, firme la declaración y preséntela ante el IRS. Final: Se cerró el negocio o dejó de pagar salarios. Si ésta es su declaración final porque cerró su negocio o dejó de pagar salarios y no tendrá la obligación de presentar un Formulario 940 en el futuro, marque el recuadro d. Complete todas las líneas que le correspondan de la declaración, fírmela en la Parte 7 y preséntela ante el IRS. También adjunte a su declaración una declaración escrita que indique el nombre de la persona que va a conservar los registros (archivos) de la nómina y la dirección del lugar en donde serán guardados. Entidades no consideradas como separadas de sus dueños. A las entidades no consideradas como separadas de sus dueños se les requiere presentar el Formulario 940 usando su nombre y su EIN, no el nombre ni el EIN del propietario. Una entidad que tiene un solo dueño y no es considerada como separada de su dueño para propósitos de los impuestos federales sobre los ingresos es tratada como entidad separada de su dueño para propósitos de pagar y declarar los impuestos federales sobre la nómina. Si actualmente la entidad no tiene un EIN, tiene que solicitar uno por medio de uno de los métodos explicados bajo Número de identificación del empleador (EIN), anteriormente. Las entidades no consideradas como separadas de sus dueños que tienen un solo dueño incluyen compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) que no han optado por pagar impuestos como si fueran una sociedad anónima para propósitos de los impuestos federales sobre los ingresos, compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S y algunas entidades extranjeras que no se tratan como entidades separadas de sus dueños para efectos de los impuestos federales estadounidenses sobre los ingresos. Aunque a una entidad no separada de su dueño se le trata como entidad separada de su dueño para propósitos de los impuestos sobre la nómina, ésta no está sujeta al impuesto FUTA si la entidad es propiedad de una organización exenta de impuestos conforme a la sección 501(c)(3) y no está obligada a presentar el Formulario 940. Para más información, vea Entidades no consideradas como separadas de sus dueños y compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs) en la sección titulada Introducción de la Publicación 15. Instrucciones Específicas Parte 1: Infórmenos sobre Su Declaración 1. Si Tuvo que Pagar el Impuesto Estatal para el Desempleo... Usted tiene que completar la línea 1a o la línea 1b aunque no haya tenido que pagar ningún impuesto para el desempleo estatal porque su tasa de impuesto estatal para el desempleo fue cero. Puede dejar las líneas 1a y 1b en blanco sólo si todos los salarios pagados a todos sus empleados en todos los estados fueron excluidos del impuesto estatal para el desempleo. Si deja las líneas 1a y 1b en blanco y la línea 7 es mayor que cero, usted tiene que completar la línea 9 porque todos los salarios sujetos al impuesto FUTA que usted pagó fueron excluidos del impuesto estatal para el desempleo. Identifique el (los) estado(s) donde tuvo que pagar el impuesto estatal para el desempleo. 1a. Un sólo estado. Anote la abreviación de dos letras del Servicio Postal de los EE. UU. del estado donde estuvo obligado a pagar el impuesto estatal para el desempleo en la línea 1a. Para una lista de las abreviaciones de cada estado, vea las instrucciones del Anexo A (Formulario 940) o acceda al sitio web del Servicio Postal de los EE. UU. en USPS.com. 1b. En más de un estado (usted es empleador en múltiples estados). Marque el recuadro en la línea 1b. Luego, complete el Anexo A (Formulario 940) y adjúntelo a su Formulario 940. 2. Si Pagó Salarios en un Estado Sujeto a la Reducción en el Crédito Un estado que no ha reintegrado dinero que pidió prestado al gobierno federal a fin de pagar beneficios para el desempleo se denomina un estado con reducción en el crédito. El Departamento del Trabajo de los Estados Unidos determina cuáles estados se clasifican como estados con reducción en el crédito. Si pagó salarios que están sujetos a las leyes del impuesto para el desempleo de un estado clasificado como estado con reducción en el crédito, usted quizás tenga que pagar un impuesto FUTA mayor al presentar su Formulario 940. Para el año tributario 2023, hay estados con reducción en el crédito. Si pagó salarios sujetos a las leyes de tributación para el desempleo en estos estados, marque el recuadro en la línea 2 y complete el Anexo A (Formulario 940). Vea las instrucciones para la línea 9, más adelante, antes de completar el Anexo A (Formulario 940). Parte 2: Determine Su Impuesto FUTA sin Considerar Ajustes Si no le corresponde ninguna línea en la Parte 2, déjela en blanco. 3. Total de Pagos Hechos a Todos Sus Empleados Declare en la línea 3 el total de los pagos hechos durante el año natural. Incluya los pagos por servicios prestados por todos sus empleados aun cuando dichos pagos no estén sujetos al impuesto FUTA. Su método de pago no determina si los pagos constituyen salarios. Es posible que haya pagado salarios por hora, diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. Es posible que haya pagado salarios por trabajo o a destajo o como un porcentaje de las ganancias. Incluya lo siguiente: Remuneraciones, como las siguientes: — Sueldos, salarios, comisiones, honorarios, bonificaciones, pagos de vacaciones y cantidades que haya pagado a sus empleados a jornada completa, parcial o temporal. Prestaciones suplementarias, como las siguientes: — Compensación por enfermedad (incluyendo compensación por enfermedad pagada por un tercero, si la obligación se traspasa al empleador). Para más detalles sobre la compensación por enfermedad, vea la Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía tributaria suplementaria para empleadores). — El valor de mercancías, alojamiento, alimentos, ropa y otras prestaciones suplementarias no en efectivo. — Beneficios de un plan “cafetería” conforme a la sección 125. Jubilación/Pensión, como los siguientes: — Aportaciones a un plan 401(k) hechas por empleadores, pagos a una cuenta Archer MSA (Cuenta de ahorros médicos Archer), pagos hechos de acuerdo con un programa de ayuda para adopciones y aportaciones a una cuenta de retiro de un plan SIMPLE (incluyendo aportaciones electivas que reducen el salario). — Cantidades diferidas de acuerdo con un plan no calificado de remuneraciones diferidas. Otros pagos, como los siguientes: — Propinas de $20 o más en un mes que han sido informadas por sus empleados a usted. — Pagos hechos por un empleador anterior a los empleados de un negocio que usted adquirió. — Pagos hechos a individuos que no son sus empleados pero que se consideran como tales por el negociado del impuesto estatal para el desempleo. Los salarios pueden estar sujetos al impuesto FUTA aunque estén excluidos del impuesto estatal para el desempleo. Para más información sobre los salarios y otras clases de compensación, vea el apartado 5 de la Publicación 15. Tabla . Ejemplo: Usted tuvo tres empleados. Le pagó $44,000 a Juana Rosa, $8,000 a Sara Azul y $16,000 a Juan Verde. $44,000 Cantidad pagada a Juana 8,000 Cantidad pagada a Sara + 16,000 Cantidad pagada a Juan $68,000 Total pagado a todos sus empleados. Anotaría esta cantidad en la línea 3. 4. Pagos Exentos del Impuesto FUTA Si anota una cantidad en la línea 4, marque el (los) recuadro(s) apropiado(s) en las líneas 4a a 4e para indicar las clases de pagos exentos del impuesto FUTA. Usted sólo informa una cantidad como exenta del impuesto FUTA en la línea 4 si incluyó el pago en la línea 3. Algunos pagos están exentos del impuesto FUTA porque dichos pagos no se incluyen en la definición de salarios o los servicios prestados no se incluyen en la definición de empleo. En los pagos exentos del impuesto FUTA se puede incluir lo siguiente: Prestaciones suplementarias, como las siguientes: — El valor de ciertos alimentos y alojamiento. — Aportaciones a planes para accidentes o de salud para sus empleados, incluyendo ciertos pagos hechos por empleadores a una Health Savings Account (Cuenta de ahorros para gastos médicos) o a una Archer MSA. — Pagos por beneficios de un plan “cafetería” excluidos conforme a la sección 125. Seguro de vida colectivo a término. Para información sobre el seguro de vida colectivo a término fijo y otros pagos por prestaciones suplementarias que pueden estar exentos del impuesto FUTA, vea la Publicación 15-B. Jubilación/Pensión, como aportaciones por empleadores a un plan calificado, incluyendo a una cuenta de retiro de un plan SIMPLE (que no sean aportaciones electivas que reducen el salario) y un plan 401(k). Cuidado para dependientes, como pagos (de hasta $5,000 por cada empleado o hasta $2,500 en el caso de una declaración presentada por una persona casada que presenta por separado) por el cuidado de una persona calificada si el cuidado provisto permite que sus empleados trabajen y este cuidado sería excluible del ingreso por sus empleados conforme a la sección 129. Otros pagos, como los siguientes: — Todo pago que no sea en efectivo y ciertos pagos en efectivo por labor agropecuaria y todos los pagos hechos a los trabajadores con visa “H-2A”. Vea Para los Empleadores de Empleados Agropecuarios, anteriormente, o la Publicación 51. — Pagos hechos de acuerdo con una ley de compensación obrera debido a una lesión sufrida en el trabajo o enfermedad ocupacional. Vea el apartado 6 de la Publicación 15-A. — Pagos por servicios domésticos, si usted no pagó salarios en efectivo de $1,000 o más (para todos sus empleados domésticos) en cualquier trimestre natural en 2022 o 2023, o si usted presentó el Anexo H (Formulario 1040). Vea Para los Empleadores de Empleados Domésticos, anteriormente, o la Publicación 926. — Pagos por servicios prestados para usted por su padre o madre, cónyuge o hijo menor de 21 años. Vea el apartado 3 de la Publicación 15. — Pagos por ciertas actividades pesqueras. Vea la Publicación 334, Guía Tributaria para Pequeños Negocios. — Pagos hechos a ciertos empleados estatutarios. Vea el apartado 1 de la Publicación 15-A. — Pagos hechos a individuos que no son sus empleados pero que se consideran como tales por el negociado del impuesto estatal para el desempleo. Vea la sección 3306 y sus reglamentaciones relacionadas para más información sobre los impuestos FUTA de las aportaciones al plan de jubilación, los pagos de cuidado de dependientes y otros pagos. Para más información sobre los pagos exentos del impuesto FUTA, vea el apartado 15 de la Publicación 15. Tabla . Ejemplo: Usted tuvo tres empleados. Pagó $44,000 a Juana Rosa, incluyendo $2,000 por concepto de beneficios del seguro de salud. Pagó $8,000 a Sara Azul, incluyendo $500 por concepto de beneficios de jubilación. Pagó $16,000 a Juan Verde, incluyendo $2,000 por concepto de beneficios del seguro de salud y beneficios de jubilación. $2,000 Beneficios del seguro de salud para Juana 500 Beneficios de jubilación para Sara + 2,000 Beneficios del seguro de salud y _____ beneficios de jubilación para Juan $4,500 Total de los pagos exentos del impuesto FUTA. Usted anotaría esta cantidad en la línea 4 y marcaría los recuadros 4a y 4c. 5. Total de Pagos Hechos a Cada Empleado en Exceso de $7,000 Sólo los primeros $7,000 de remuneraciones que paga a cada empleado durante un año natural después de restar todo pago exento del impuesto FUTA están sujetos al impuesto FUTA. Estos $7,000 constituyen la base salarial para el impuesto FUTA. Anote en la línea 5 el total de los pagos en exceso de la base salarial FUTA que le pagó a cada empleado durante el año 2023 después de restar todo pago exento del impuesto FUTA que aparece en la línea 4. Tabla . Continuamos con el Ejemplo: Usted tuvo tres empleados. Pagó $44,000 a Juana Rosa, $8,000 a Sara Azul y $16,000 a Juan Verde, incluyendo un total de $4,500 a los tres empleados en total por concepto de pagos exentos del impuesto FUTA. Para determinar el total de los pagos hechos a cada empleado que exceden la base salarial para el impuesto FUTA, los pagos exentos del impuesto FUTA y la base salarial FUTA tienen que ser restados del total de los pagos hechos. Se indican tales cantidades en paréntesis. Empleados Juana Sara Juan Total de los pagos hechos a los empleados $44,000 $8,000 $16,000 Pagos exentos del impuesto FUTA (2,000) (500) (2,000) Base salarial para el impuesto FUTA (7,000) (7,000) (7,000) $35,000 $500 $7,000 Total de los pagos en exceso de la base salarial FUTA hechos a cada empleado. Usted anotaría esta cantidad en la línea 5. $42,500 Si es un empleador sucesor... Cuando calcula los pagos hechos a cada empleado en exceso de la base salarial FUTA, puede incluir los pagos que el empleador anterior hizo a los empleados que siguen trabajando para usted únicamente si el empleador anterior era un empleador para propósitos del impuesto FUTA y, por lo tanto, dicho empleador anterior estaba obligado a presentar el Formulario 940. Tabla . Ejemplo para Empleadores Sucesores: Durante el año natural, el empleador anterior pagó $5,000 a Susana Rojo. Usted adquirió el negocio del empleador anterior. Después de adquirir el negocio, usted empleó a Susana y le pagó $3,000 adicionales en salarios. Ninguno de los pagos hechos a Susana estuvo exento del impuesto FUTA. $5,000 Salarios pagados por el empleador anterior + 3,000 Salarios pagados por usted $8,000 Total de los pagos hechos a Susana. Usted anotaría esta cantidad en la línea 3. $8,000 Total de los pagos hechos a Susana – 7,000 Base salarial para el impuesto FUTA $1,000 Pagos hechos a Susana en exceso de la base salarial FUTA $1,000 Pagos hechos a Susana en exceso de la base salarial FUTA + 5,000 Salarios sujetos al impuesto FUTA pagados por el _____ empleador anterior $6,000 Usted incluiría esta cantidad en la línea 5. 6. Subtotal Para calcular su subtotal, sume las cantidades de la línea 4 y de la línea 5 y anote el resultado en la línea 6. línea 4 + línea 5 línea 6 7. Total de Salarios Sujetos al Impuesto FUTA Para calcular el total de sus salarios sujetos al impuesto FUTA, reste la línea 6 de la línea 3 y anote el resultado en la línea 7. línea 3 − línea 6 línea 7 8. Total del Impuesto FUTA antes de Considerar los Ajustes Para calcular el total de su impuesto FUTA antes de considerar los ajustes, multiplique la línea 7 por 0.006 y anote el resultado en la línea 8. línea 7 x 0.006 línea 8 Parte 3: Determine Sus Ajustes Si cualquier línea de la Parte 3 no le corresponde, déjela en blanco. 9. Si el TOTAL de los Salarios Sujetos al Impuesto FUTA que Pagó Fue Excluido del Impuesto Estatal para el Desempleo... La línea 9 no aplica a los salarios sujetos al impuesto FUTA sobre los cuales usted no pagó impuesto estatal para el desempleo sólo porque el estado le asignó una tasa del 0%. Si el total de los salarios sujetos al impuesto FUTA que pagó fue excluido del impuesto estatal para el desempleo, multiplique la línea 7 por 0.054 y anote el resultado en la línea 9. línea 7 x 0.054 línea 9 Si no se le requirió pagar el impuesto estatal para el desempleo porque todos los salarios que pagó fueron excluidos del impuesto estatal para el desempleo, tiene que pagar el impuesto FUTA a la tasa del 6.0% (0.060). Por ejemplo, si la ley estatal del impuesto para el desempleo excluye del impuesto los salarios pagados a los ejecutivos corporativos o a los empleados que tienen ciertas ocupaciones específicas y los únicos salarios que pagó fueron hechos a ejecutivos de la sociedad anónima o a empleados que tienen tales ocupaciones, tiene que pagar el impuesto FUTA a la tasa máxima del 6.0% (0.060). Cuando usted calculó el impuesto FUTA antes de considerar los ajustes de la línea 8, basó el cálculo en el crédito máximo permitido (5.4%) de los pagos del impuesto estatal para el desempleo. Debido a que no pagó ningún impuesto estatal para el desempleo, no tiene un crédito y entonces tiene que calcular este ajuste. Si la línea 9 le corresponde a usted, entonces las líneas 10 y 11 no le corresponden. Por lo tanto, deje en blanco las líneas 10 y 11. No complete la hoja de trabajo en las Instrucciones para el Formulario 940. Complete el Anexo A (Formulario 940) sólo si usted es un empleador en múltiples estados. 10. Si ALGUNOS Salarios Sujetos al Impuesto FUTA que Pagó Fueron Excluidos del Impuesto Estatal para el Desempleo, o si Pagó Tarde ALGUNA PORCIÓN del Impuesto Estatal para el Desempleo... Tiene que completar la hoja de trabajo en la siguiente página, si: Algunos salarios sujetos al impuesto FUTA que usted pagó fueron excluidos del impuesto estatal para el desempleo o Cualquiera de sus pagos del impuesto estatal de desempleo se retrasó. La hoja de trabajo lo llevará paso por paso por el proceso de cómo se calcula su crédito. Al final de la hoja de trabajo, encontrará un ejemplo que ilustra cómo se usa la hoja de trabajo. No complete la hoja de trabajo si la línea 9 le corresponde a usted (vea las instrucciones para la línea 9, anteriormente). Antes de completar la hoja de trabajo, necesitará juntar la siguiente información: Los salarios sujetos al impuesto FUTA (de la línea 7 del Formulario 940). Los salarios sujetos al impuesto estatal para el desempleo (la base salarial estatal y la federal pueden diferir). Las tasas de experiencia asignadas a usted por los estados donde pagó salarios. La cantidad de los impuestos estatales para el desempleo pagados a su debido tiempo. “A su debido tiempo” significa que pagó los impuestos estatales para el desempleo a más tardar en la fecha de vencimiento para presentar el Formulario 940. La cantidad de los impuestos estatales para el desempleo pagados fuera de plazo. “Fuera de plazo” significa que pagó los impuestos estatales para el desempleo después de la fecha de vencimiento para presentar el Formulario 940. No incluya multas, intereses ni impuestos para el desempleo deducidos de la paga de sus empleados en la cantidad de los impuestos estatales para el desempleo. Tampoco incluya en los impuestos estatales para el desempleo ningún impuesto administrativo especial o impuestos voluntarios que usted haya hecho para obtener una tasa de experiencia asignada más baja ni recargos, impuestos sobre artículos de uso y consumo o impuestos sobre la nómina e impuestos de formación (training taxes). Dichas partidas suelen aparecer como partidas por separado en el informe estatal sobre los salarios pagados trimestralmente. Para completar la línea 3 de la hoja de trabajo: Si las tasas de experiencia asignadas a usted fueron menos del 5.4% para cualquier parte del año natural, tiene que anotar cada tasa de experiencia asignada por separado en la hoja de trabajo. Si se le asignaron seis o más tasas de experiencia que fueron menos del 5.4% para cualquier parte del año natural, tiene que usar otra hoja de trabajo para calcular los créditos adicionales. Luego, incluya dichos créditos adicionales en el total para la línea 3. Una vez completada la hoja de trabajo, anote la cantidad de la línea 7 de la hoja de trabajo en la línea 10 del Formulario 940. No adjunte la hoja de trabajo a su Formulario 940. Consérvela en sus registros. Hoja de Trabajo—Línea 10 Tax Tables Lea el ejemplo en la próxima página antes de completar esta hoja de trabajo. Use esta hoja de trabajo para calcular su crédito si: Algunos de los ingresos que usted pagó fueron excluidos del impuesto estatal del desempleo O Usted pagó cualquier impuesto estatal de desempleo tarde. Para esta hoja de trabajo no redondee las cantidades. Antes de que pueda completar esta hoja de trabajo correctamente, tiene que reunir la siguiente información: ■ Salarios sujetos al impuesto FUTA (la línea 7 del Formulario 940). ■ Salarios sujetos al impuesto estatal para el desempleo. ■ Las tasas de experiencia estatal asignadas a usted por el estado donde usted pagó salarios. ■ La cantidad de impuestos estatales para el desempleo que pagó a su debido tiempo. “A su debido tiempo” significa que pagó los impuestos estatales para el desempleo a más tardar en la fecha de vencimiento para el Formulario 940. Incluya cualquier impuesto estatal para el desempleo que usted pagó sobre individuos que no son sus empleados pero que se consideran como tales por el negociado estatal para el desempleo. ■ La cantidad de impuestos estatales para el desempleo que pagó fuera de plazo. “Fuera de plazo” significa que pagó después de la fecha de vencimiento para el Formulario 940. 1. Crédito máximo permitido—Anote la línea 7 del Formulario 940 (Línea 7 del Formulario 940 x 0.054 = línea 1). . x 0.054 en la línea 1 1. . 2. Crédito por los impuestos estatales para el desempleo que pagó a su debido tiempo — ¿Cuánto pagó a tiempo? 2. . • Si la línea 2 es igual a o mayor que la línea 1, DETÉNGASE aquí. Ha completado la hoja de trabajo. Deje la línea 10 del Formulario 940 en blanco. • Si la línea 2 es menor que la línea 1, continúe esta hoja de trabajo. 3. Crédito adicional — ¿Fueron TODAS sus tasas de experiencia estatal asignadas del 5.4% o más? • Si es sí, anote cero en la línea 3. Luego, pase a la línea 4 de esta hoja de trabajo. • Si es no, complete los cálculos más adelante. Enumere SÓLO ESOS ESTADOS para los que su tasa de experiencia asignada para cualquier parte del año natural fue menos del 5.4%. Estado Tasa de cálculo La diferencia entre el 5.4% (0.054) y su tasa de experiencia asignada (0.054 – .XXX (tasa de experiencia asignada) = tasa de cálculo) Ingresos sujetos al impuesto de desempleo según la tasa de experiencia asignada Crédito adicional 1. _____ . x . = . 2. _____ . x . = . 3. _____ . x . = . 4. _____ . x . = . 5. _____ . x . = . Si necesita más líneas, use otra hoja e incluya esos créditos adicionales en el total. Total . Anote el total en la línea 3. 3. . 4. Subtotal (línea 2 + línea 3 = línea 4) 4. . • Si la línea 4 es igual a o mayor que la línea 1, DETÉNGASE aquí. Ha completado la hoja de trabajo. Deje la línea 10 del Formulario 940 en blanco. • Si la línea 4 es menor que la línea 1, continúe esta hoja de trabajo. 5. Crédito por pagar el impuesto estatal para el desempleo fuera de plazo: 5a. ¿Cuál es su crédito permitido restante? (línea 1 – línea 4 = línea 5a) 5a. . 5b. ¿Cuánto impuesto estatal para el desempleo pagó usted fuera de plazo? 5b. . 5c. ¿Cuál es menor, la línea 5a o la línea 5b? Anote el número menor aquí. 5c. . 5d. Su crédito permitido por el impuesto estatal para el desempleo pagado fuera de plazo (línea 5c x 0.900 = línea 5d) 5d. . 6. Su crédito FUTA (línea 4 + línea 5d = línea 6) 6. . • Si la línea 6 es igual a o mayor que la línea 1, DETÉNGASE aquí. Ha completado la hoja de trabajo. Deje la línea 10 del Formulario 940 en blanco. • Si la línea 6 es menor que la línea 1, continúe esta hoja de trabajo. 7. Su ajuste (línea 1 – línea 6 = línea 7) Anote la línea 7 de esta hoja de trabajo en la línea 10 del Formulario 940. 7. . No adjunte esta hoja de trabajo a su Formulario 940. Guárdela para sus registros. Tabla . Ejemplo para la Hoja de Trabajo Julia Moreno y Tomás Blanco son oficiales corporativos cuyos ingresos están excluidos del impuesto estatal para el desempleo en su estado. Los ingresos de Jacobo Duarte no están excluidos del impuesto estatal para el desempleo. Durante 2023, usted pagó $44,000 a Julia, $22,000 a Tomás y $16,000 a Jacobo. Su base salarial estatal es $8,000. Usted pagó algunos impuestos estatales para el desempleo a su debido tiempo, algunos fuera de plazo y algunos permanecen sin pagar. Aquí están los registros: Total de ingresos sujetos al impuesto FUTA (línea 7, Formulario 940) $21,000.00 Ingresos sujetos al impuesto para el desempleo $8,000.00 Tasa de experiencia para 2023 0.041 (4.1%) Impuesto estatal para el desempleo pagado a su debido tiempo $100.00 Impuesto estatal para el desempleo pagado fuera de plazo $78.00 Impuesto estatal para el desempleo no pagado $150.00 1. Crédito máximo permitido $21,000.00 (línea 7, Formulario 940) x 0.054 (tasa de crédito máximo) $1,134.00 1. $1,134.00 2. Crédito por pagos al impuesto estatal para el desempleo hechos a su debido tiempo 2. $100.00 3. Crédito adicional 0.054 (tasa de crédito máximo) $8,000 – 0.041 (su tasa de experiencia) x 0.013 0.013 (su tasa de cálculo) $104.00 3. $104.00 4. Subtotal (línea 2 + línea 3) $100.00 + 104.00 $204.00 4. $204.00 5. Crédito por pagar el impuesto estatal para el desempleo fuera de plazo 5a. Crédito permitido restante (línea 1 – línea 4) $1,134.00 – 204.00 $930.00 5a. $930.00 5b. Impuesto estatal para el desempleo pagado fuera de plazo 5b. $78.00 5c. ¿Cuál es menor, la línea 5a o la línea 5b? 5c. $78.00 5d. Crédito permitido (por pagar fuera de plazo) $78.00 x 0.900 $70.20 5d. $70.20 6. Su crédito FUTA (línea 4 + línea 5d) $204.00 + 70.20 $274.20 6. $274.20 7. Su ajuste (línea 1 – línea 6) $1,134.00 – 274.20 $859.80 7. $859.80 Usted anotaría la línea 7 de esta hoja de trabajo en la línea 10 del Formulario 940. 11. Si Corresponde la Reducción en el Crédito... Si pagó salarios sujetos al impuesto FUTA que también estaban sujetos a los impuestos estatales para el desempleo en cualquier estado sujeto a la reducción en el crédito, anote la cantidad total del Anexo A (Formulario 940) en la línea 11 del Formulario 940. Sin embargo, si anotó una cantidad en la línea 9 porque todos los salarios sujetos al impuesto FUTA que usted pagó fueron excluidos del impuesto estatal para el desempleo, omita la línea 11 y pase a la línea 12. Parte 4: Determine Su Impuesto FUTA y Saldo Adeudado o Cantidad Pagada en Exceso Si no le corresponde una línea de la Parte 4, déjela en blanco. 12. Total de Su Impuesto FUTA después de Considerar los Ajustes Sume las líneas 8, 9, 10 y 11 y anote el resultado en la línea 12. línea 8 línea 9 línea 10 + línea 11 línea 12 Si la línea 9 es mayor que cero, las líneas 10 y 11 tienen que ser cero porque no le corresponden. 13. Impuesto FUTA Depositado para el Año Anote la cantidad del impuesto FUTA que depositó para el año, incluyendo todo impuesto pagado en exceso que aplicó de un año anterior. 14. Saldo Adeudado Si la línea 13 es menor que la línea 12, anote la diferencia en la línea 14. línea 12 − línea 13 línea 14 Si la línea 14 es: Más de $500, tiene que depositar su impuesto. Vea ¿Cuándo Tiene que Depositar su Impuesto FUTA?, anteriormente. De $500 o menos, puede optar por depositar su impuesto, pagar su impuesto con una tarjeta de crédito o tarjeta de débito, pagar su impuesto mediante EFW si presenta electrónicamente o pagar su impuesto con un cheque o giro al presentar su declaración. Para más información sobre las opciones de pago por medios electrónicos, acceda a IRS.gov/Pagos. Menos de $1, no tiene que pagarlo. Si no hace depósitos como se le requiere y, en su lugar, paga todo saldo adeudado con el Formulario 940, puede estar sujeto a una multa. Si paga mediante EFT, tarjeta de crédito o tarjeta de débito, presente su declaración usando la dirección donde se presentan las declaraciones enviadas “sin un pago” bajo ¿Adónde Debe Enviar la Declaración?, anteriormente. No presente el Formulario 940-V, Comprobante de Pago. ¿Qué pasa si usted no puede pagar en su totalidad? Si no puede pagar la cantidad completa de impuesto que adeuda, puede solicitar un plan de pagos a plazos por Internet. Puede solicitar un plan de pagos a plazos por Internet si: No puede pagar la cantidad total que aparece en la línea 14, La cantidad total que adeuda es $25,000 o menos y Usted puede pagar la obligación en su totalidad dentro de 24 meses. Para solicitar un acuerdo de pago usando la Solicitud en Línea para un Plan de Pagos, acceda a IRS.gov/OPA y pulse sobre Español. Conforme a un plan de pagos a plazos, usted puede pagar la cantidad que adeuda en plazos mensuales. Hay ciertas condiciones que usted tiene que cumplir para establecer y mantener un plan de pagos a plazos, tales como pagar la obligación dentro de 24 meses, efectuar todos los depósitos requeridos y presentar oportunamente las declaraciones de impuestos durante el acuerdo. Si su plan de pagos a plazos se acepta, se le cobrará un cargo administrativo y estará sujeto a las multas e intereses sobre la cantidad del impuesto que no ha sido pagado para la fecha de vencimiento de la declaración. 15. Cantidad Pagada en Exceso Si la línea 13 es mayor que la línea 12, anote la diferencia en la línea 15. línea 13 − línea 12 línea 15 Si depositó más del impuesto FUTA adeudado para el año, puede optar por: Aplicar la cantidad pagada en exceso a su próxima declaración o Recibirla como reembolso. Marque el recuadro apropiado de la línea 15 para informarnos de la opción que haya escogido. Marque sólo un recuadro en la línea 15. Si no marca ninguno de los recuadros o si marca ambos recuadros, por lo general, se le aplicará la cantidad pagada en exceso a su próxima declaración. Independientemente del recuadro que usted marque o no marque, podemos aplicar dicha cantidad pagada en exceso a cualquier cuenta tributaria vencida (en mora) que aparezca en nuestros archivos bajo su EIN. Si la cantidad de la línea 15 es menos de $1, le enviaremos un reembolso o se la aplicaremos a su próxima declaración de impuestos únicamente si así lo solicita por escrito. Parte 5: Informe Su Obligación Tributaria para el Impuesto FUTA por Trimestre Sólo si la Cantidad de la Línea 12 es Mayor que $500 Complete la Parte 5 únicamente si la cantidad de la línea 12 es mayor que $500. Si la cantidad de la línea 12 es $500 o menos, deje la Parte 5 en blanco y pase a la Parte 6. 16. Informe Su Obligación Tributaria para el Impuesto FUTA por Cada Trimestre Anote en las líneas 16a a 16d la cantidad de su obligación tributaria para el impuesto FUTA cada trimestre. No anote la cantidad que depositó. Si no adeudó ningún impuesto para un trimestre, deje la línea en blanco. 16a. 1er trimestre (desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo) 16b. 2do trimestre (desde el 1 de abril hasta el 30 de junio) 16c. 3er trimestre (desde el 1 de julio hasta el 30 de septiembre) 16d. 4to trimestre (desde el 1 de octubre hasta el 31 de diciembre) Para calcular su obligación tributaria para el impuesto FUTA del cuarto trimestre, complete el Formulario 940 hasta la línea 12. Luego, copie la cantidad de la línea 12 en la línea 17. Por último, reste la suma de las líneas 16a a16c de la línea 17 y anote el resultado en la línea 16d. Ejemplo: Usted pagó salarios el 28 de marzo y su impuesto FUTA adeudado sobre dichos salarios fue $200. No se le requirió hacer un depósito para el primer trimestre ya que sus impuestos FUTA acumulados fueron $500 o menos. Usted pagó salarios adicionales el 28 de junio y su impuesto FUTA adeudado sobre dichos salarios fue $400. Ya que su impuesto FUTA acumulado para el primer trimestre y el segundo trimestre excedió los $500, estuvo obligado a depositar $600 a más tardar el 31 de julio. Usted anotaría $200 en la línea 16a porque su obligación tributaria para el primer trimestre es $200. Además, anotaría $400 en la línea 16b para indicar su obligación para el segundo trimestre. En años cuando hay estados con reducción en el crédito, tiene que incluir las obligaciones adeudadas por la reducción en el crédito con su depósito del cuarto trimestre. Puede depositar la obligación adicional anticipada durante todo el año, pero el plazo no se vence hasta la fecha de vencimiento para el depósito del cuarto trimestre, y la obligación asociada debe ser presentada como incurrida en el cuarto trimestre. 17. Total de la Obligación Tributaria para el Año El total de su obligación tributaria para el año tiene que ser igual a la cantidad de la línea 12. Copie la cantidad de la línea 12 en la línea 17. Parte 6: ¿Podemos Hablar con Su Tercero Autorizado? Si desea autorizar a un empleado suyo, a su preparador de impuestos remunerado o a otro individuo para que hable sobre su Formulario 940 con el IRS, marque el recuadro “Sí”. Luego, anote en el espacio provisto el nombre y el número de teléfono del individuo que escoja (su tercero autorizado). Asegúrese de proveernos el nombre específico de tal persona —no el nombre de la empresa que preparó su declaración de impuestos. Asegúrese que su tercero autorizado seleccione un número de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) de cinco dígitos que dicho tercero autorizado tiene que usar como identificación cuando hable con el IRS sobre su declaración. Al marcar “Sí”, nos autoriza a hablar con su tercero autorizado sobre cualesquier preguntas que tengamos al tramitar su declaración. Su autorización corresponde únicamente a esta declaración del año en curso; no corresponde a ninguna otra declaración ni a ningún otro año tributario. Usted le autoriza al tercero autorizado a: Proveernos toda información que no esté incluida en su declaración, Solicitarnos información sobre la tramitación de su declaración y Responder a ciertas notificaciones del IRS que usted haya compartido con el tercero autorizado sobre errores matemáticos y sobre la preparación de su declaración. No le enviaremos notificaciones a su tercero autorizado. Usted no le autoriza al tercero autorizado a: Recibir ningún cheque de reembolso, Obligarlo a usted a ninguna otra circunstancia nueva (incluyendo una obligación tributaria adicional) ni De otra manera, representarlo a usted ante el IRS. La autorización vencerá automáticamente 1 año después de la fecha de vencimiento para presentar su Formulario 940 (sin tener en cuenta las prórrogas). Si usted o su tercero autorizado desea terminar la autorización antes de que la misma venza, escriba a la oficina del IRS que le corresponda según su ubicación, utilizando la dirección a donde se envían las declaraciones “sin un pago” bajo ¿Adónde Debe Enviar la Declaración?, anteriormente. Si desea ampliar la autorización de su tercero autorizado o si desea que le enviemos a su tercero autorizado copias de sus avisos, vea la Publicación 947, Cómo Ejercer ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y el Poder Legal. Parte 7: Firme Aquí (Funciones Aprobadas) TIENE que Completar Ambas Páginas del Formulario y FIRMARLO Al no firmar el formulario, causará una demora en la tramitación del mismo. En la Parte 7 de la página 2, firme su nombre y escriba en letra de molde su nombre y cargo. Luego, anote la fecha y el mejor número de teléfono donde nos podamos comunicar con usted durante el día, incluyendo el código de área telefónico, por si tenemos alguna duda. ¿Quién Tiene que Firmar el Formulario 940? Las siguientes personas están autorizadas a firmar la declaración según la clase de entidad comercial: Empresa de un solo dueño — El individuo que posee el negocio (el propietario o dueño). Sociedad colectiva (incluyendo una LLC que se trata como una sociedad colectiva) u otra organización no incorporada — Un socio, un miembro u otro funcionario responsable y debidamente autorizado que tenga conocimiento de todas las operaciones y asuntos de la entidad. Sociedad anónima (incluyendo una LLC que se trata como sociedad anónima) — El presidente, vice presidente u otro funcionario principal que esté debidamente autorizado a firmar en nombre de la sociedad anónima. Compañía de responsabilidad limitada (LLC) de un solo socio que se trata como una entidad no considerada como separada de su dueño (disregarded entity) para propósitos de los impuestos federales sobre los ingresos — El dueño de la LLC u otro funcionario principal que esté debidamente autorizado a firmar en nombre de la compañía. Fideicomiso o caudal hereditario (relicto) — El fiduciario. El Formulario 940 también puede ser firmado por un agente debidamente autorizado para representar al contribuyente si se ha presentado un poder legal válido o autorización (Formulario 8655) ante el IRS. Método alternativo de firma. Los ejecutivos de la sociedad anónima o agentes debidamente autorizados pueden firmar el Formulario 940 por medio de un sello de goma, aparato mecánico o programa de computadoras (software). Para más detalles y la documentación requerida, vea el Revenue Procedure 2005-39 (Procedimiento Administrativo Tributario 2005-39) que se encuentra en la página 82 del Internal Revenue Bulletin 2005-28 (Boletín de Impuestos Internos 2005-28) en IRS.gov/irb/2005-28_IRB#RP-2005-39. Preparadores remunerados. Un preparador remunerado tiene que firmar el Formulario 940 y proveer la información solicitada en la sección Para Uso Exclusivo del Preparador Remunerado en la Parte 7, si le pagó al preparador por haber preparado el Formulario 940 y el preparador no es empleado de la entidad que presenta la declaración. Los preparadores remunerados tienen que firmar las declaraciones en papel de su puño y letra. El preparador tiene que entregarle una copia de la declaración además de la copia que se presentará ante el IRS. Si usted es un preparador remunerado, anote su número de identificación tributaria del preparador remunerado (PTIN, por sus siglas en inglés) en el espacio provisto. Incluya su dirección completa. Si trabaja para una empresa, anote el nombre y el EIN de la empresa. Puede solicitar un PTIN por Internet o presentando el Formulario W-12. Para más información sobre la solicitud de un PTIN por Internet, acceda a IRS.gov/PTIN. No puede usar su PTIN en lugar del EIN de la empresa que prepara la declaración. Por lo general, no complete la sección Para Uso Exclusivo del Preparador Remunerado si presenta la declaración en su calidad de agente declarante y tiene un Formulario 8655 vigente y archivado con el IRS. Sin embargo, un agente declarante tiene que completar esta sección si dicho agente ofreció asesoría legal, por ejemplo, aconsejándole al cliente sobre cómo determinar si los trabajadores son empleados o contratistas independientes para propósitos de los impuestos federales. Instrucciones para el Formulario 940 - Avisos Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites. Solicitamos la información requerida en el Formulario 940 para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de los impuestos federales de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar la cantidad correcta de impuestos. El Subtítulo C, Employment Taxes (Impuestos sobre la nómina) del Código de Impuestos Internos impone impuestos sobre el desempleo conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de Impuesto para el Desempleo). El Formulario 940 se usa para determinar la cantidad de impuestos que usted adeuda. La sección 6011 requiere que usted provea la información solicitada si le corresponde el impuesto. La sección 6109 requiere que usted provea su número de identificación. Si no provee esta información de una manera oportuna, o provee información falsa o fraudulenta, puede estar sujeto a multas. Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario que esté sujeto a la Paperwork Reduction Act (Ley de Reducción de Trámites), a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o registros relacionados con un formulario o sus instrucciones tienen que conservarse mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de toda ley de impuestos internos. Por lo general, las declaraciones de impuestos y toda información pertinente son confidenciales, como lo establece la sección 6103 del Código. Sin embargo, la sección 6103 del Código permite o requiere que el IRS divulgue o entregue la información que aparece en su declaración de impuestos a otros como se establece en el Código. Por ejemplo, podemos divulgar su información tributaria al Departamento de Justicia para hacer cumplir las leyes tributarias, tanto civiles como penales, y a ciudades, estados, el Distrito de Columbia y los territorios de los Estados Unidos a fin de ayudarlos en la aplicación de sus leyes tributarias respectivas. Podemos también divulgar esta información a otros países conforme a un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal y estatal para hacer cumplir las leyes penales federales no tributarias o a agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de estos estimados de tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que estos formularios sean más sencillos, comuníquese con nosotros. Nos puede enviar comentarios desde el sitio web IRS.gov/FormComments. O puede enviar sus comentarios al Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 940 a esta dirección. En vez de eso, vea ¿Adónde Debe Enviar la Declaración?, anteriormente. Tabla . Promedios de Tiempo Estimado El tiempo que se necesita para completar y presentar este formulario varía según las circunstancias individuales de cada contribuyente. El promedio de tiempo estimado es el siguiente: Formulario Mantener los registros Preparar, copiar, organizar y enviar el formulario al IRS Anexo A (Formulario 940) 16 h, 1min. 15 min. Hoja de trabajo (Formulario 940) 1 h, 41min. 21 min.
