¿Contratista independiente (trabajador por cuenta propia) o empleado?

Para los dueños de negocios, es importante determinar correctamente si las personas que prestan  los servicios son empleados o contratistas independientes.

Por lo general, usted  tiene que retener y depositar  impuestos sobre los ingresos, impuestos al  Seguro Social y  Medicare de los salarios pagados a un empleado. Además, también tiene que pagar la parte correspondiente al negocio de los impuestos al Seguro Social y Medicare, así como el impuesto de desempleo sobre los salarios pagados a un empleado. Por lo general, no tiene que retener ni pagar ningún impuesto sobre los  pagos realizados a contratistas independientes.

Escoja la situación que le corresponda a usted:

• Soy un contratista independiente o tengo un negocio propio Si usted es dueño de un negocio o contratista que presta  servicios a otros negocios, por lo general se le considera trabajador por cuenta propia. Para obtener más información sobre sus obligaciones tributarias si trabaja por cuenta propia (un contratista independiente), vea nuestro o Centro de ayuda tributaria para individuos que trabajan por cuenta propia.
• Empleo o contrato a personas para que presten  servicios a mi negocio Si usted es dueño de un negocio que contrata a otras personas para prestar  servicios, entonces tiene que  determinar si las personas que prestan  los servicios son empleados o contratistas independientes. Para obtener  más información sobre este tema y cuáles son sus responsabilidades, continúe la lectura.

Determine si las personas que prestan servicios son empleados o contratistas independientes

Antes de que pueda determinar cómo tratar los pagos que usted realiza por servicios prestados, usted primero tiene que conocer la relación comercial que existe entre usted y la persona que presta los servicios. La persona que presta los servicios puede ser:

• Un contratista independiente
• Un empleado (Empleado bajo las reglas del Derecho Consuetudinario)
• Un empleado estatutario
• Un empleado no-estatutario
• Un empleado de gobierno (en inglés)

Para determinar si la persona que presta los servicios es empleado o contratista independiente, se tiene que tener en cuenta toda la información que demuestre el grado de control e independencia.

Reglas de la Ley Consuetudinaria

Los hechos que demuestran el grado de control e independencia se dividen en tres categorías:

1. Control de Comportamiento: ¿Tiene el negocio el control o el derecho de controlar lo que el empleado hace y cómo el o ella desempeña su trabajo?
2. Control Financiero: ¿El pagador controla todos los aspectos comerciales del trabajo del empleado? (esto incluye la manera en que se le paga al empleado, si los gastos son o no son reembolsados, quién proporciona  herramientas/materiales, etcétera).
3. Tipo de relación: ¿Existen contratos escritos o  beneficios del tipo que se ofrecen a los empleados (por ejemplo, planes de pensión, seguros, vacaciones pagadas, etcétera)? ¿Va a continuar esta relación y es el trabajo realizado un aspecto clave del negocio?

Los negocios tienen que tomar en consideración todos estos factores al determinar si un trabajador es empleado o contratista independiente. Es posible que algunos de estos factores señalen que el trabajador es empleado, mientras que otros factores indiquen que el trabajador es contratista independiente. No existe un número “mágico” o fijo de factores que “hagan” que el trabajador sea un empleado o un contratista independiente, y ningún factor es el único que sirve para tomar esta determinación. Además, los factores que son relevantes en una situación pueden no serlo  en otra.

Las claves son examinar toda la relación y considerar el alcance del derecho a dirigir y controlar al trabajador. Por último, hay que documentar cada uno de los factores utilizados para llegar a la determinación.

Trabajador remoto

Una persona que trabaja de manera remota, por ejemplo, realizando servicios para usted desde un lugar distinto de una oficina operada por usted, es su empleador bajo las reglas de la Ley Consuetudinaria, si usted puede controlar lo que se hará y cómo se hará. Esto es incluso si el trabajador puede elegir trabajar de manera remota. Lo que importa es que usted tiene el derecho de controlar los detalles de cómo se realizan los servicios.

Si el trabajador remoto es un ciudadano estadounidense o residente extranjero empleado fuera de los Estados Unidos por un empleador estadounidense, revise las siguientes páginas para obtener información adicional.

• Retención del impuesto federal sobre los ingresos para personas empleadas en el extranjero por una persona estadounidense (en inglés)
• Impuesto al Seguro Social y Medicare para ciudadanos estadounidenses y extranjeros residentes empleados en el extranjero por empleadores estadounidenses (en inglés)
• Ciudadanos estadounidenses y extranjeros residentes empleados en el extranjero – FUTA (en inglés)

Formulario SS-8

Si todavía no está seguro si un trabajador es empleado o contratista independiente después de haber revisado las tres categorías de evidencia, entonces puede presentar ante el IRS el Formulario SS-8 (sp), Determinación del Estado de Empleo de un Trabajador para Propósitos de los Impuestos sobre la Nómina y Retención de Impuestos sobre los Ingresos Federales PDF. El formulario puede ser presentado por el negocio o por el trabajador. El IRS revisará las circunstancias y los hechos, y determinará oficialmente el estado actual del trabajador.

Tenga en cuenta que pueden pasar al menos seis meses hasta que se tome una decisión. Un negocio que continúa contratando a trabajadores del mismo tipo para prestar servicios específicos, tal vez le convenga presentar el Formulario SS-8 (sp) PDF.

Obligaciones del pago de impuesto sobre la nómina

Una vez que se haga una determinación (ya sea por un negocio o el IRS), el siguiente paso es presentar los formularios apropiados y pagar los impuestos correspondientes.

• Formularios e impuestos asociados para contratistas independientes
• Formularios e impuestos asociados para empleados

Clasificación errónea de empleados

Consecuencias de tratar a un  empleado como contratista independiente

Si usted clasifica a un empleado como contratista independiente, y no tiene una base razonable para hacerlo, entonces usted podría ser responsable de pagar impuestos sobre la nómina para dicho empleado (las disposiciones de alivio tributario que se explican más adelante no se aplicarán). Para más información, consulte la Sección 3509 del Código de Impuestos Internos.

Disposiciones de alivio tributario

Si usted tiene una base razonable para no tratar a un trabajador como empleado, entonces puede que no tenga que pagar impuestos sobre la nómina para dicho trabajador. Para beneficiarse de este alivio tributario, usted tiene que presentar toda declaración informativa federal requerida de modo compatible con el trato tributario que usted le ha dado al empleado. Usted (o su predecesor) no puede haber tratado como empleado a ningún trabajador en un puesto considerablemente similar durante ningún período a partir de 1977. Para más información, vea la Publicación 1976, Requisitos para el alivio del impuesto sobre la nómina conforme a la Sección 530 del Código de Impuestos Internos (en inglés) PDF.

Empleados erróneamente clasificados pueden completar el formulario tributario del Seguro Social

Los trabajadores que piensan haber sido erróneamente clasificados como contratista independiente por un  empleador pueden utilizar el Formulario 8919, Impuestos al Seguro Social y Medicare sobre los salarios no recaudados (en inglés), para calcular y declarar la parte correspondiente al empleado de los impuestos al  Seguro Social y Medicare sobre su remuneración.

Programa de acuerdo de clasificación voluntaria

El Programa de Acuerdo de Clasificación Voluntaria (VCSP, por sus siglas en inglés) (en inglés) es un programa opcional que ofrece a los contribuyentes la oportunidad de reclasificar sus trabajadores como empleados para los períodos tributarios futuros para efectos del impuesto sobre la nómina  con exención parcial de impuestos federales sobre la nómina para los contribuyentes elegibles que están de acuerdo para tratar de forma prospectiva a sus trabajadores (o de una clase o grupo de trabajadores) como empleados. Para participar en este programa voluntario, el contribuyente tiene que cumplir con ciertos requisitos de elegibilidad. Solicite para participar en el VCSP presentando el Formulario 8952, Solicitud para el programa de acuerdo de clasificación voluntaria (VCSP) (en inglés), para poder entrar en un acuerdo final con el IRS.