Formularios, instrucciones y publicaciones en español.

Para descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y publicaciones que están disponibles en español, acceda a IRS.gov/SpanishForms.

Presentación electrónica de declaración.

La Taxpayer First Act of 2019 (Ley de Contribuyente Primero de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al Departamento del Tesoro y al Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), a emitir reglamentos que disminuyen el límite de declaraciones presentadas electrónicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisión Tributaria 9972), publicada el 23 de febrero de 2023, enmendó los reglamentos de la sección 301.6011-2 para cambiar las reglas de presentación electrónica para ciertas declaraciones informativas, incluyendo los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR.

Requisitos para los Formularios 499R-2/W-2PR.

Los reglamentos bajaron el límite para presentar electrónicamente ciertas declaraciones informativas a 10, incluyendo los Formularios 499R-2/W-2PR. Para determinar si usted tiene que presentar sus declaraciones informativas electrónicamente, sume el número de declaraciones informativas y el número de Formularios 499R-2/W-2PR que tiene que presentar en un año natural. Si el total es al menos 10 declaraciones informativas, usted tiene que presentarlas todas electrónicamente. El nuevo umbral de presentación se hizo efectivo para declaraciones informativas que se requieren presentar en años naturales que comienzan en 2024 (Formularios 499R-2/W-2PR del año tributario 2023).

Las declaraciones informativas corregidas se tratan por separado (vea más adelante) y no se incluyen al calcular el número de declaraciones informativas descritas anteriormente.

Cambios en formularios y publicaciones para 2024.

Ciertos cambios en formularios y publicaciones para 2024 se han incorporado en estas instrucciones según se explica a continuación.

Cambios en la MSRRA.

La sección 18 de la Veterans Auto and Education Improvement Act of 2022 (P.L. 117-333) (Ley de Mejoras de Automóviles y Educación para Veteranos de 2022 (Ley Pública 117-333)), promulgada el 5 de enero de 2023, cambió las reglas de residencia para propósitos tributarios para cónyuges de un miembro de las Fuerzas Armadas. Los cónyuges (cónyuges civiles) de un miembro de las Fuerzas Armadas ya no necesitan haber tenido la misma residencia tributaria que el miembro de las Fuerzas Armadas antes de trasladarse con el fin de mantener su residencia anterior. Además, para cualquier año tributario en que el matrimonio esté en vigor, miembros de las Fuerzas Armadas y sus cónyuges civiles pueden elegir usar la residencia del miembro de las Fuerzas Armadas, la residencia del cónyuge civil o del puesto permanente donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas Armadas, independientemente de la fecha en que el matrimonio entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurrió. Acceda a Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA) (Ley de Alivio de Residencia para Cónyuges de Militares o MSRRA, por sus siglas en inglés) para más información.

Formulario W-3C (PR) se ha actualizado.

El Formulario W-3C (PR) actualizado se publicó el 16 de agosto de 2023. Este formulario tiene la fecha de revisión (Rev. 8-2023) a mano derecha del W-3C (PR) en negrilla. Se hicieron actualizaciones editoriales para alinear el formulario de corrección con el Formulario W-3 (PR) actual.

Servicios para empresas por Internet (BSO) se han actualizado.

Se requieren niveles adicionales de seguridad para tener acceso a los servicios para empresas por Internet (BSO, por sus siglas en inglés). Si no ha actualizado sus credenciales desde el 25 de marzo de 2023, tendrá que actualizar sus credenciales lo antes posible para evitar cualquier demora en la presentación electrónica de sus Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR. No podrá usar los servicios provistos por el BSO sin tener las nuevas credenciales y la autenticación para su cuenta. Los nuevos usuarios y actuales deben permitir por lo menos 2 semanas para completar el proceso de registro. Para más información, acceda a la página web de la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) en SSA.gov/bso.

Alivio tributario por desastres.

Se le está proveyendo alivio tributario a personas que han sido afectadas por desastres recientes. Si desea más información sobre el alivio tributario que hay disponible, acceda a IRS.gov/DisasterTaxRelief y pulse sobre Español.

Fecha de vencimiento para presentar ante la SSA.

La fecha de vencimiento para presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) ante la SSA correspondientes al año tributario 2024, es el 31 de enero de 2025, sin tomar en cuenta si usted presenta su formulario en papel o electrónicamente.

Informes de salarios denegados por la SSA.

La SSA denegará los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR bajo las siguientes circunstancias:

Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a empleadores domésticos se denegarán bajo las siguientes circunstancias:

Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un informe de salarios, un mensaje de error alertará al remitente para que corrija el informe. Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un informe de salarios en papel, la SSA le notificará por correo electrónico o por correo postal sobre la denegación del informe a la persona que presentó dicho informe. Se le pedirá al empleador que corrija el informe y lo envíe nuevamente a la SSA.

Si es empleador de empleados domésticos, vea la Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía tributaria para empleadores de empleados domésticos).

Impuesto Adicional del Medicare.

Además de retener el impuesto del Medicare del 1.45%, un empleador está requerido a retener un 0.9% del Impuesto Adicional del Medicare en los salarios o compensación conforme a la Federal Insurance Contributions Act (Ley de la Contribución Federal al Seguro Social o FICA, por sus siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso de $200,000 en un año natural. Se le requiere al empleador comenzar a retener el Impuesto Adicional del Medicare en el período de paga en el cual le paga salarios o compensación en exceso de $200,000 a un empleado y continuar reteniendo dicho impuesto hasta el fin del año natural. El Impuesto Adicional del Medicare se le impone únicamente al empleado. No hay porción correspondiente al empleador del Impuesto Adicional del Medicare. Todo salario o compensación sujeto al Impuesto del Medicare está sujeto a la retención del Impuesto Adicional del Medicare si es pagado en exceso del límite de retención de $200,000.

Para más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare, acceda a IRS.gov/ADMTfaqs.

A menos que se indique de otro modo, las referencias al impuesto del Medicare incluyen el Impuesto Adicional del Medicare.

Servicios para empresas por Internet (BSO).

PRECAUCIÓN: Servicios para empresas por Internet (BSO) se han actualizado. Se requieren niveles adicionales de seguridad para tener acceso a los servicios para empresas por Internet (BSO, por sus siglas en inglés). Si no ha actualizado sus credenciales desde el 25 de marzo de 2023, tendrá que actualizar sus credenciales lo antes posible para evitar cualquier demora en la presentación electrónica de sus Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR. No podrá usar los servicios provistos por el BSO sin tener las nuevas credenciales y la autenticación para su cuenta. Los usuarios nuevos y actuales deben permitir por lo menos 2 semanas para completar el proceso de registro. Para más información, acceda a la página web de la SSA en SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm.

La SSA ha mejorado su página web del BSO para facilitar la navegación de la página y el proceso de inscripción. Use los formularios interactivos en línea de la página web del BSO para completar, guardar y presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR electrónicamente ante la SSA. El BSO le permite la presentación de estos formularios con los gobiernos estatales o locales para distribuir a sus empleados y para guardar en sus registros. El BSO genera el Formulario W-3 (PR) automáticamente según la información que tenga en sus Formularios 499R-2/W-2PR. Además, puede usar el BSO para subir registros de salarios a la SSA, verificar el estado de informes de salarios que se han presentado previamente y tomar ventaja de otros servicios convenientes disponibles a empleadores y negocios. Visite la página de la SSA, Business Services Online Tutorial (Servicios para empresas por Internet: Instrucciones e información para empleadores), en SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm para más información en español sobre cómo usar el BSO para así ahorrarle tiempo a su organización. Además, aquí encontrará formularios y publicaciones que se usan para informar los salarios, información sobre cómo verificar los números de Seguro Social en línea, cómo comunicarse con un representante de servicios al empleador de la SSA y más.

Puede ver cómo funciona el BSO viendo las guías disponibles en Internet. Acceda a SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm y bajo el título Enlaces de la guía. Cómo usar..., seleccione la guía que desee ver.

Pagos de indemnización por despido.

Los pagos de indemnización por despido son salarios que están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Tal como se indica en el apartado 15, Reglas Especiales para Varias Clases de Servicios y de Pagos, de la Publicación 15, los pagos de indemnización por despido también están sujetos al impuesto conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés).

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).

Puede ser que se le requiera informar salarios e impuestos en un formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el empleado reclama residencia o domicilio conforme a la MSRRA en una jurisdicción distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte, Guam, Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses.

La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge que no es miembro de las Fuerzas Armadas (cónyuge civil) de un miembro de las Fuerzas Armadas que presta servicio activo, de conservar su residencia o domicilio previo para propósitos tributarios (domicilio tributario) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia o un territorio estadounidense.

Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero reclama propiamente domicilio tributario en uno de los 50 estados conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no serían considerados como ingresos sujetos a impuesto para propósitos de las tributaciones puertorriqueñas. Los impuestos federales sobre los ingresos deben ser retenidos y enviados al IRS. Los impuestos estatales y locales sobre los ingresos pueden tener que retenerse y ser enviados a las autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las autoridades tributarias estatales, locales o territoriales estadounidenses en relación con sus obligaciones retentivas conforme a la MSRRA.

Sin embargo, para cualquier año tributario en que el matrimonio esté en vigor, el miembro de las Fuerzas Armadas y el cónyuge civil pueden elegir usar la residencia del miembro de las Fuerzas Armadas, la residencia del cónyuge civil o del puesto permanente donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas Armadas para própositos tributarios, independientemente de la fecha en que el matrimonio entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurrió.

En el ejemplo proporcionado anteriormente, al cónyuge se le permitiría elegir usar la misma residencia que el miembro de las Fuerzas Armadas o el puesto permanente donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas Armadas.

Información sobre las obligaciones tributarias estatales para empleadores.

Si es un empleador de Puerto Rico, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico enviando un mensaje a través de su cuenta en el Sistema Unificado de Rentas Internas (SURI) o llamando al 787-622-0123 y marcando la opción 5. Puede enviar correspondencia a:

Ayuda con la presentación electrónica.

Si tiene preguntas sobre cómo inscribirse o usar el BSO, llame al 800-772-6270 (o al 800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de cargos) para hablar con un técnico de información para empleadores en la SSA. Las horas de operación son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 5:30 p.m., horario del Este. También puede escribir a employerinfo@ssa.gov para recibir asistencia. Si usted enfrenta problemas usando cualquiera de los servicios del BSO, llame al 888-772-2970 (libre de cargos) para hablar con un operador de sistemas en la oficina de apoyo técnico de la SSA. Para hablar con el Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los servicios para empleadores o ESLO, por sus siglas en inglés) para Puerto Rico, llame al 212-264-3455 (no es un número libre de cargos).

Información del impuesto sobre la nómina.

Información detallada del impuesto sobre la nómina se encuentra en los siguientes productos:

También puede obtener más información sobre los impuestos sobre la nómina llamando al 800-829-4933 o accediendo a IRS.gov/es/businesses/small-businesses-self-employed/employment-taxes.

Internet.

Puede acceder al sitio web del IRS los 7 días de la semana, las 24 horas al día, para:

No puede presentar Formularios W-3 (PR) que imprima de IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta solamente informes presentados electrónicamente y las versiones oficiales en tinta roja (o versiones sustitutivas aprobadas) del Formulario W-3 (PR). Si desea información sobre la presentación electrónica, vea Presentación electrónica (e-file), más adelante.

En persona.

Puede hacer cita para visitar nuestros Centros de Asistencia al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) ubicados en las siguientes direcciones:

Propósito del formulario.

Se usa el Formulario W-3 (PR) para transmitir Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegúrese de completar un Formulario W-3 (PR) para el año correcto y de guardar una copia del Formulario W-3 (PR) en sus registros.

El Formulario W-3 (PR) no se usa para cumplir con los requisitos de presentación ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Para más información sobre los requisitos de presentación ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico, visite Hacienda.Gobierno.pr.

No use estos formularios para declarar salarios sujetos a la retención de impuestos federales sobre los ingresos. Si declara dicha clase de salarios, use el Formulario W-2 y el Formulario W-3 para declarar la retención de impuestos federales sobre los ingresos, además de cualquier otro impuesto sobre la nómina correspondiente. Vea las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3) para más información sobre cómo declarar ingresos sujetos a impuestos federales sobre los ingresos.

Quién tiene que presentar el Formulario W-3 (PR).

Los empleadores y otros pagadores tienen que presentar el Formulario W-3 (PR) para transmitir Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA.

Quién puede firmar el Formulario W-3 (PR).

Un transmisor o remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente declarante, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3 (PR) (o usar su número de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) en las presentaciones electrónicas) en nombre del empleador o del pagador sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:

El usar un agente declarante u otro tercero proveedor de servicio de nómina no exime al empleador de su responsabilidad de asegurar que los Formularios 499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) sean presentados ante la SSA correctamente y a tiempo.

Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es responsable de presentar ante la SSA para la fecha de vencimiento un Formulario W-3 (PR) correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de que el nombre y el EIN sean los mismos que aparecen en el Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador; el Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios; el Formulario 944, Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador; o el Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de Empleados Domésticos, presentados por el empleador o en nombre del empleador.

Cuándo se tiene que presentar el formulario.

Si presenta por medio de papel o electrónicamente, tiene que presentar el Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3 (PR) a más tardar el 31 de enero de 2025 ante la SSA. Quizás tenga que pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que presente fuera de plazo.

Adónde enviar formularios en papel.

Envíe el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3 (PR) a:

Visite IRS.gov/PDS para obtener una lista de servicios de entrega privados aprobados por el IRS.

Cómo enviar formularios.

Prepare y presente los Formularios 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del empleado o en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3 (PR) al (a los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera los formularios 499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si presenta más de una clase de formulario para los impuestos sobre la nómina, presente todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase junto con un Formulario W-3 (PR) por separado para cada clase de formulario en cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado. No imprima los Formularios 499R-2/W-2PR con la configuración para imprimir en ambas caras del papel.

Presentación electrónica (e-file).

La SSA le recomienda a todos los empleadores presentar electrónicamente. La presentación electrónica le puede ahorrar tiempo y esfuerzo y asegura la precisión en los documentos. Si tiene que presentar 10 o más Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA, tiene que presentarlos usando medios electrónicos. Usted puede incurrir en una multa si no presenta los formularios por medios electrónicos cuando se requiera que lo haga.

La Taxpayer First Act of 2019 (Ley de Contribuyente Primero de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al Departamento del Tesoro y al IRS a emitir reglamentos que disminuyen el límite de declaraciones presentadas electrónicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisión Tributaria 9972) publicada el 23 de febrero de 2023, enmendó los reglamentos de la sección 301.6011-2 para cambiar las reglas de presentación electrónica para el Formulario W-3 (PR).

Cómo hacer correcciones.

Use el Formulario W-3C (PR), Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3 (PR) presentado anteriormente ante la SSA. Para más detalles sobre cómo corregir un Formulario W-3 (PR) utilizando el Formulario W-3C (PR), vea las Instrucciones para el Formulario W-3C (PR).

Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para información sobre cómo cumplir con los requisitos de presentación ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico.

Encasillado a: Clase de pagador.

Marque el recuadro que le corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le corresponden dos o más recuadros (a menos que sea “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”), envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3 (PR) por separado.

Encasillado b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.

Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales completados que envía con este Formulario W-3 (PR). No incluya los Formularios 499R-2/W-2PR nulos.

Encasillado c: Número de identificación del empleador (EIN).

Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040). Vea las secciones 31.6051-1(a)(1)(i)(A) y 301.6109-4(b)(2)(iv) del Reglamento. No use el EIN de un propietario anterior. Un EIN no puede estar truncado (con cada uno de los cinco primeros dígitos del número de nueve dígitos sustituido con un asterisco (*) o con una X).

Si usted no tiene un EIN al presentar su Formulario W-3 (PR), escriba “Applied For” (Solicitado) en el encasillado c; no escriba su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un EIN solicitándolo por Internet en IRS.gov/EIN (pulse sobre Español) o enviando el Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación del Empleador (EIN), por correo o por fax al IRS.

Encasillados d y e: Nombre y dirección del empleador.

Anote el nombre del empleador (el mismo nombre que figura en sus Formularios 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040)), número y calle, ciudad, estado y código postal (ZIP, por sus siglas en inglés).

Encasillado f: Otro número de identificación del empleador usado este año.

Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un dueño anterior) en el Formulario 941, 943 o 944 presentado para el año 2024, el cual es distinto al EIN anotado en el encasillado c del Formulario W-3 (PR), anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente, los agentes del empleador anotan el EIN del empleador en el encasillado f. Si un agente declara en nombre de más de un empleador, deje el encasillado f en blanco.

Persona de contacto, número de teléfono, número de fax y dirección de email del empleador.

Facilite esta información para que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante la tramitación del formulario. Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podamos comunicar si hubiera alguna pregunta con respecto al formulario al momento de tramitarse. El número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico (email) que se solicitan son del empleador. La SSA notificará al empleador por correo electrónico o postal para que corrija y vuelva a presentar los informes a partir de la información facilitada en el Formulario W-3 (PR).

Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la información de su cliente en esos espacios.

Encasillados 1 a 4 y 6 a 16.

Anote las cantidades de los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario W-3 (PR).

Forms, instructions, and publications in Spanish.

To download, see, or print forms, instructions, and publications available in Spanish, go to IRS.gov/SpanishForms.

Electronic filing of returns.

The Taxpayer First Act of 2019, enacted July 1, 2019, authorized the Department of the Treasury and the IRS to issue regulations that reduce the threshold for mandatory electronic filing. Treasury Decision 9972, published February 23, 2023, amended Regulations section 301.6011-2 to change the electronic filing rules for certain information returns, including Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR.

Requirements for Forms W-2.

The regulations lowered to 10 the threshold at which you must file certain information returns electronically, including Forms 499R-2/W-2PR. To determine whether you must file information returns electronically, add together the number of information returns and the number of Forms 499R-2/W-2PR you must file in a calendar year. If the total is at least 10 returns, you must file them all electronically. The new threshold became effective for information returns required to be filed in calendar years beginning with 2024 (tax year 2023 Forms 499R-2/W-2PR).

Corrected information returns are treated separately and aren’t included in calculating the number of information returns described above.

Form and publication changes for 2024.

Certain changes in forms and publications for 2024 have been incorporated in these instructions as discussed next.

MSRRA changes.

The Veterans Auto and Education Improvement Act of 2022, P.L. 117-333, section 18, enacted January 5, 2023, changed the residency rules for tax purposes for civililan spouses of servicemembers. Civilian spouses no longer need to have had the same tax residence as the servicemember before relocating in order to keep their prior residence. In addition, for any tax year of their marriage, servicemembers and their civilian spouses may elect to use the residence of the servicemember, the residence of the spouse, or the permanent duty station of the servicemember, regardless of the date on which the marriage of the spouse and the servicemember occurred. Go to Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA) for more information.

Form W-3C (PR) has been updated.

Updated Form W-3C (PR) was released on August 16, 2023. The form has a revision date (Rev. 8-2023) to the right of the bold W-3C (PR). Editorial updates were made to align the correction form with the current Form W-3 (PR).

Business Services Online (BSO) has been updated.

Additional levels of security are now required to access BSO employer services. If you haven’t updated your credentials since March 25, 2023, you will need to update your credentials as soon as possible, in order to prevent any delays in e-filing Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won’t be able to use the services provided by BSO without having the new credentials and authentications for your account. New and current users should allow at least 2 weeks to complete the registration process. For more information, go to the SSA’s website at SSA.gov/bso.

Disaster tax relief.

Disaster tax relief is available for those affected by recent disasters. For more information about disaster relief, go to IRS.gov/DisasterTaxRelief.

Due date for filing with the Social Security Administration (SSA).

The due date for filing 2024 Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) with the Social Security Administration (SSA) is January 31, 2025, whether you file using paper forms or electronically.

Rejected wage reports from the SSA.

The SSA will reject Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the following conditions.

Additionally, Form 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR electronic and paper wage reports for household employers will be rejected under the following conditions.

If the above conditions occur in a wage report, an error message will alert the submitter to correct the report. If the above conditions occur in a paper wage report, the SSA will notify the employer by email or postal mail to correct the report and resubmit it to the SSA.

Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide.

Additional Medicare Tax.

In addition to withholding Medicare tax at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA) wages or compensation it pays to an employee in excess of $200,000 in a calendar year. An employer is required to begin withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee and continue to withhold it until the end of the calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and compensation that are subject to Medicare tax are subject to Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the $200,000 withholding threshold.

For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/ADMTfaqs.

Unless otherwise noted, references to Medicare tax include Additional Medicare Tax.

Business Services Online (BSO).

CAUTION: Business Services Online (BSO) has been updated. Additional levels of security are now required to access BSO employer services. If you haven’t updated your credentials since March 25, 2023, you’ll need to update your credentials as soon as possible, in order to prevent any delays in e-filing Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won’t be able to use the services provided by BSO without having the new credentials and authentications for your account. New and current users should allow at least 2 weeks to complete the registration process. For more information, go to the SSA’s website at SSA.gov/bso.

The SSA has enhanced its secure BSO website to make it easier to register and navigate. Use BSO’s online fill-in forms to create, save, and submit Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR to the SSA electronically. BSO lets you file these forms with state or local governments, distribute to your employees, and keep for your records. BSO generates Form W-3 (PR) automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR. You can also use BSO to upload wage files to the SSA, check on the status of previously submitted wage reports, and take advantage of other convenient services for employers and businesses. Visit the SSA’s Employer W-2 Filing Instructions & Information website at SSA.gov/employer for more information about using BSO to save time for your organization. Here you’ll also find forms and publications used for wage reporting, information about verifying employee social security numbers online, how to reach an SSA employer services representative, and more.

Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to SSA.gov/employer/bsotut.htm.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).

You may be required to report wages and taxes on a form different from the form you generally use if an employee claims residence or domicile under MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S. Virgin Islands.

Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember (civilian spouse) may keep their prior residence or domicile for tax purposes (tax residence) when accompanying the servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a new military duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a U.S. territory.

For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA, their income from services wouldn’t be taxable income for Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and remitted to the IRS. State and local income taxes may need to be withheld and remitted to state and local tax authorities. You should consult with state, local, or U.S. territory tax authorities regarding your withholding obligations under MSRRA.

However, for any taxable year of the marriage, the servicemember and the civilian spouse may elect to use the residence of the servicemember, the residence of the spouse, or the permanent duty station of the servicemember for purposes of taxation, regardless of the date on which the marriage of the spouse and the servicemember occurred.

In the previous example, the spouse would be allowed to elect to use the same residence as, or the permanent duty station of, the servicemember.

Severance payments.

Severance payments are wages subject to social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub. 15, Special Rules for Various Types of Services and Payments, severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax Act (FUTA) tax.

Information about state tax requirements for employers.

If you’re an employer in Puerto Rico, contact the Puerto Rico Department of the Treasury (Departamento de Hacienda de Puerto Rico) by sending a message through your account in Sistema Unificado de Rentas Internas (Internal Revenue Unified System (SURI)) or by calling 787-622-0123 and choosing option 5. Send any correspondence to:

Help with e-filing.

If you have questions about how to register or use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778 (TTY)) (toll free) to speak with an employer reporting technician at the SSA. The hours of operation are Monday through Friday from 7:00 a.m. to 5:30 p.m., Eastern time. You may also write to employerinfo@ssa.gov for assistance. If you experience problems using any of the services within BSO, call 888-772-2970 (toll free) to speak with a systems operator in technical support at the SSA. To speak with the SSA’s Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call 212-264-3455 (not a toll-free number).

Employment tax information.

Detailed employment tax information is given in:

You can also obtain more information on employment taxes by calling 800-829-4933 or by visiting IRS.gov/EmploymentTaxes.

Internet.

You can access IRS.gov 24 hours a day, 7 days a week, to:

You can order forms, instructions, and publications at IRS.gov/OrderForms. For any other tax information, go to IRS.gov/Help/Tax-Law-Questions.

Don’t file Forms W-3 (PR) printed from IRS.gov with the SSA. The SSA accepts only e-filed reports and the official red-ink versions (or approved substitute versions) of Form W-3 (PR). For information about electronic filing, see Electronic filing (e-file), later.

Walk-in.

You can make an appointment to visit our Taxpayer Assistance Centers (TACs) in the following locations:

Purpose of form.

Use Form W-3 (PR) to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3 (PR) for the correct year and also keep a copy of Form W-3 (PR) for your records.

Form W-3 (PR) isn’t used for meeting the filing requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury. For more information on these requirements, go to Hacienda.Gobierno.pr.

Don’t use these forms to report wages subject to U.S. income tax withholding. If you report this type of wages, use Form W-2 and Form W-3 to report U.S. income tax withheld as well as any other applicable employment taxes. See the General Instructions for Forms W-2 and W-3 for more information on how to report income subject to U.S. income taxes.

Who must file Form W-3 (PR).

Employers and other payers must file Form W-3 (PR) to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA.

Who may sign Form W-3 (PR).

A transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Form W-3 (PR) (or use its personal identification number (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the sender satisfies both of the following.

If an authorized sender signs for the payer, the payer is still responsible for filing with the SSA, when due, a correct and complete Form W-3 (PR) and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these requirements. Be sure that the payer’s name and employer identification number (EIN) are the same as those used on Form 941, Employer’s QUARTERLY Federal Tax Return; Form 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees; Form 944, Employer’s ANNUAL Federal Tax Return; or Schedule H (Form 1040), Household Employment Taxes, filed by or for the employer.

When to file.

Regarless of whether you file on paper or electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with Form W-3 (PR) with the SSA by January 31, 2025. You may owe a penalty for each Form 499R-2/W-2PR you file late.

Where to file paper forms.

Send Form(s) 499R-2/W-2PR with the entire page of Form W-3 (PR) to:

Visit IRS.gov/PDS for a list of IRS-approved private delivery services.

Shipping and mailing.

Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR either alphabetically by employees’ last names or numerically by employees’ social security numbers. Don’t staple or tape Form W-3 (PR) to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to each other. Don’t fold either of these forms; send them to the SSA in a flat envelope. If you file more than one type of employment tax form, group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a separate Form W-3 (PR) for each same type and send them in separate groups. Don’t print Forms 499R-2/W-2PR using a double-sided printer setting.

Electronic filing (e-file).

The SSA encourages all employers to e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure accuracy. If you’re required to file 10 or more Forms 499R-2/W-2PR with the SSA, you must e-file them. You may incur a penalty if you fail to e-file when required.

Making corrections.

Use Form W-3C (PR), Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención (Corrected withholding statement), or to make corrections to a previously filed Form W-3 (PR) with the SSA. For more details on how to correct a Form W-3 (PR) using Form W-3C (PR), see the Instructions for Form W-3C (PR).

See the instructions for Form 499R-2c/W-2cPR for more information on how to meet the filing requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury.

Box a: Kind of payer.

Check the box that applies. Check only one box (see Third-party sick pay, later, for an exception). If more than one box applies (except for “third-party sick pay”), send each type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR).

Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR.

Enter the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this Form W-3 (PR). Don’t count void Forms 499R-2/W-2PR.

Box c: Employer identification number (EIN).

Enter the nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same number you used on Form 941, 943, 944, or Schedule H (Form 1040). See Regulations sections 31.6051-1(a)(1)(i)(A) and 301.6109-4(b)(2)(iv). Don’t use a prior owner’s EIN. An employer’s EIN may not be truncated (with each of the first five digits of the nine-digit number replaced with an asterisk (*) or an X).

If you don’t have an EIN when filing Form W-3 (PR), enter “Applied For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN by applying online at IRS.gov/EIN or by faxing or mailing Form SS-4, Application for Employer Identification Number, to the IRS.

Boxes d and e: Employer’s name and address.

Enter the employer’s name (same name as shown on your Forms 941, 943, 944, or Schedule H (Form 1040)), street address, city, state, and ZIP code.

Box f: Other EIN used this year.

If you have used an EIN (including a prior owner’s EIN) on Form 941, 943, or 944 submitted for 2024 that’s different from the EIN reported in box c on Form W-3 (PR), enter the other EIN used. Agents generally report the employer’s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one employer, leave box f blank.

Employer’s contact person, telephone number, fax number, and email address.

Include this information for use by the SSA if any questions arise during processing. The name of a contact person must be provided in case there are any questions in regard to the form during processing. The employer’s phone number, fax number, and email address need to be provided. The SSA will notify the employer by email or postal mail to correct and resubmit reports from the information provided on Form W-3 (PR).

Boxes 1–4 and 6–16.

Enter the amounts from the corresponding totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this Form W-3 (PR).